چگونه کارکنان را در روش های دقیق قانونی آموزش دهیم

مقدمه مقدماتی

دقیق قانونی بودن صرفا یک کار اداری نیست - آن یک سنگ بنای اعتماد مشتری، سودآوری شرکت و انطباق اخلاقی است.هر زمان ورود، فاکتور و روایت هزینه نشان دهنده حرفه ای بودن شرکت و توجه به جزئیات است، با این حال، خطاهای صورتحساب یکی از رایج ترین منابع اختلافات مشتری و انتقال اطلاعات کارکنان در حال انجام است.

هزینه خطای بیلینگ

قبل از غواصی در روش های آموزشی، ضروری است که درک کنیم چه چیزی در خطر است. صدور صورتحساب به طور مستقیم بر خط پایین و شهرت شرکت قانون تأثیر می گذارد:

نارضایتی و از دست دادن اعتماد [FLT 1] - مشتریانی که فاکتورهای گیج کننده یا پر شده دریافت می کنند، احتمال بیشتری دارد که آنها را به چالش بکشند، پرداخت تاخیر را به تعویق بیندازند یا کسب و کار خود را در جای دیگر بگیرند.
نوشتن و کاهش سود [FLT 1] - شرکت ها اغلب نوشتن یا نوشتن ساعت هایی که نمی تواند به اندازه کافی توجیه، افزایش نرخ تحقق.
ریسک های قانونی و انطباق [FLT 1] - بسیاری از حوزه های قضایی نیاز به لایحه روشن و دقیق تحت قوانین رفتاری حرفه ای دارند.
زمان اداری [FLT 1] را پاک می کند - تصحیح اشتباهات صورتحساب ساعتهایی را مصرف می کند که می تواند برای کار مشتری یا توسعه کسب و کار هزینه شود.

برای نگاهی عمیق تر به مفاهیم اخلاقی صورتحساب، به قانون مدل ABA 1.5 در هزینه ها و نظرات مرتبط در مورد معقول بودن و ارتباطات اشاره کنید.

شناسایی اشتباهات رایج

آموزش موثر باید به کارکنان خطا واقعی اغلب رسیدگی کند، در حالی که هر شرکت دارای نقاط درد خود است، مسائل زیر در صورتحساب قانونی موجود است:

لایحه لایحه بلاک - ترکیب وظایف متعدد به یک زمان ورود بدون تخصص (به عنوان مثال، "کار بر روی پرونده" به جای جزئیات هر فعالیت) این تقریبا غیر ممکن است برای مشتریان یا حسابرسان برای ارزیابی معقول بودن.
] توصیفات محرمانه یا رمزنگار - استفاده از اصطلاحات، اختصارات یا عبارات ناقص که قادر به انتقال کار نیستند.
خطای حیرت انگیز - زمان گرد در افزایش بیشتر از سیاست شرکت (به عنوان مثال، گرد آوردن 6 دقیقه به 15 دقیقه) صورتحساب.
درخواست نرخ صحیح - اعمال نرخ صورتحساب اشتباه برای یک ماده، به ویژه هنگامی که با نرخ های مخلوط، کراوات های سالمندان یا تخفیف های خاص مشتری.
زمان ثبت شده [FLT 1] - شکست برای ثبت زمان برای تماس های تلفنی، ایمیل ها یا کارهای سریع که در طول دوره یک موضوع اضافه می شود.
[[۱] [۱۰] [۱]] - صدور یک کار دو بار، اغلب به دلیل چندین کارمند که در طول زمان وارد می شوند.
عدم انطباق با دستورالعمل های صورتحساب مشتری - بسیاری از مشتریان شرکت قوانین سختگیرانه ای در مورد زمانی که وظایف می تواند صورتحساب، فرمت های روایت مورد نیاز و حداکثر افزایش.
هزینه های [FLT 1] را کاهش می دهد، شارژ هزینه هایی که باید به عنوان سربار جذب شوند یا عدم رضایت کتبی برای هزینه های بزرگ به دست آورند.

آموزش باید شامل نمونه هایی از هر نوع خطا و تمرینات عملی برای شناسایی و اصلاح آنها باشد.استفاده از ورودی های واقعی (ناشناسایی) از شرکت خود برای ایجاد یادگیری مربوطه.

ساخت یک بنیاد: مفاهیم اصلی برای کارکنان

زمان بندی بهترین تمرین ها

صورتحساب دقیق با ضبط زمان دقیق شروع می شود، هر عضو کارکنان که زمان را ثبت می کنند باید اهمیت ورود به داخل را درک کنند – انتظار می رود تا پایان روز یا هفته، کار حدس و روش های کلیدی را دعوت کند:

زمان ضبط بلافاصله پس از اتمام یک کار، با استفاده از نرم افزار زمان بندی مشخص شرکت یا تایمر.
توصیف کار در زبان ساده که کسی خارج از حوزه حقوقی می تواند درک کند.
استفاده از کدهای کاری ثابت و تایید شده (به عنوان مثال، کدهای UTBMS) که توسط مشتری یا سیاست شرکت مورد نیاز است.
شکستن بلوک های بزرگ زمان به ورودی های مجزا برای هر فعالیت متمایز (به عنوان مثال، " 25 پاسخ کشف شده" در تمام روز کار نمی کند).
درک حداقل افزایش صورتحساب و هنگامی که گرد و آمد قابل قبول است - بسیاری از شرکت ها از 6 دقیقه افزایش استفاده می کنند، اما برخی از مشتریان نیاز به 1 دقیقه افزایش دارند.

منبع مفید در روش مدرن نگهداری زمان (FLT:0) راهنمای ردیابی زمان Clio برای وکلا است که راهنمایی هایی در مورد سازگاری و دقت ارائه می دهد.

قرارداد امضای مشتری

کارکنان باید ترتیبات مختلف هزینه را درک کنند و چگونه هر یک بر صورتحساب تأثیر می گذارد.

[FLT 1] - نیاز به زمان دقیق و کاربرد مناسب نرخ توافق شده در هر وکیل / کارکنان اداری باید جدول نرخ صورتحساب مشتری قبل از ورود به زمان بررسی.
هزینه - زمان هنوز ممکن است برای تجزیه و تحلیل سودآوری ردیابی شود، اما هیچ صورتحساب ساعتی نباید به طور ساعتی اتفاق بیفتد.
[[۱] [۱۰] هزینه های پذیرش [۱۰] - لایحه به تعویق افتاده است تا حل و فصل یا قضاوت؛ کارکنان باید زمان و هزینه را ثبت کنند، اما به طور منظم فاکتور ارسال نمی کنند.
[[۱] [۱۰] [۱] [۱]] - کارکنان باید بین حفظ کنندگان به دست آمده (تعادات اعمال شده در صورتحساب های آینده) و حفظ کنندگان بدون درآمد (که تا زمانی که به دست آمده اعتماد داشته باشند) تمایز قائل شوند.
هزینه / هزینه های جایگزین (AFAs) - می تواند شامل بودجه، صورتحساب کار مبتنی بر کار یا پاداش های موفقیت باشد. کارکنان باید آستانه بودجه را درک کنند و زمانی که به وکلا در مورد بیش از حد هشدار دهند.

آموزش باید شامل بررسی نامه های استاندارد شرکت و موافقت نامه های نگهدارنده باشد تا کارکنان بدانند که کجا باید شرایط صورتحساب را پیدا کنند.

دستورالعمل های قانونی و قوانین اخلاقی

قوانین رفتاری حرفه ای به طور مستقیم بر لایحه گذاری تأثیر می گذارد.قوانین مدل انجمن آمریکا که توسط اکثر کشورها تصویب شده است، نیاز به هزینه هایی دارند که معقول و واضح به آن ها اطلاع داده شود. علاوه بر این، بسیاری از مشتریان – به ویژه شرکت های بیمه و بخش های حقوقی شرکت – دستورالعمل های دقیقی را ارائه می دهند که کارکنان باید به این دستورالعمل ها ادامه دهند:

حداکثر زمان در هر ورودی (به عنوان مثال 0.1 ساعت در هر کار)
وظایفی که به آن ها محول شده اند (به عنوان مثال، کار اداری، کنفرانس های داخلی)
ساختارهای روایت مورد نیاز (به عنوان مثال، قالب “verb + object + Reason”)
ارسال مهلت و فرمت های فاکتور (PDF، LEDES، eBill Hubing)

کارکنان باید آموزش داده شوند تا قبل از ورود به زمان یا آماده سازی فاکتورها، دستورالعمل های قابل اجرا را بررسی کنند. ]NALA (انجمن ملی دستیارهای حقوقی) می تواند منجر به فاکتورهای رد شده و پرداخت به تأخیر بیفتد.

توسعه یک برنامه آموزش جامع

ارزیابی سطح مهارت کارکنان

یک رویکرد آموزش تک اندازه به ندرت کار می کند. استخدام های جدید ممکن است هیچ تجربه صورتحسابی نداشته باشند، در حالی که کارکنان فصل ممکن است نیاز به یک تازه در نرم افزار به روز شده یا دستورالعمل های مشتری داشته باشند. با انجام ارزیابی مهارت ها - نظرسنجی ها، آزمون های کوتاه یا بررسی دقیق صورتحساب اخیر، این کمک می کند تا برنامه درسی برای رسیدگی به اکثر شکاف های دانش رایج است.

روش های یادگیری ترکیبی

بزرگسالان وقتی اطلاعات در قالب های مختلف ارائه می شود، بهترین یاد می گیرند. روش های زیر را برای ایجاد یک تجربه آموزش قوی ترکیب کنید:

کارگاه های تعاملی - زنده، درون شخص یا جلسات مجازی که کارکنان در آن تمرین به زمان، ایجاد پیش از بسیج و گزارش های در حال اجرا استفاده از نرم افزار واقعی در یک محیط شنی جعبه.
ماژول های یادگیری الکترونیکی - آموزش های ضبط شده موضوعات خاص را پوشش می دهد (به عنوان مثال، "چگونه برای ورود به زمان برای شنیدن حرکت" یا "کد های UTBMS"). کارکنان می توانند با سرعت خود بررسی کنند.
راهنمای مرجع و راهنمای سریع [FLT 1] - توسعه یک کتاب دستی لایحه که شامل دستورالعمل های گام به گام برای وظایف مشترک، خلاصه دستورالعمل های مشتری و لیست کدهای وظیفه تایید شده است.
یک در یک مربیگری [FLT 1] - Pair New یا کارکنان مبارزه با یک مشاور صورتحساب که می تواند بازخورد شخصی در زمان ورود و فاکتور خود را ارائه دهد.
مطالعات موردی و سناریوهای نقش آفرینی - ارائه یک موضوع مشتری (یا ناشناس) و از کارکنان برای ایجاد ورودی، سپس آنها را به عنوان یک گروه بررسی کنید.
آزمون و ارزیابی - تست های کوتاه پس از هر ماژول برای تقویت یادگیری و شناسایی که نیاز به کمک اضافی.

برای تکنیک های آموزش اثبات شده در خدمات حرفه ای، چارچوب ذکر شده در منابع آموزش و پرورش Lorman را در انطباق قانونی در نظر بگیرید .

تمرین های عملی و شبیه سازی

تئوری به تنهایی دقت را تضمین نمی کند.ایجاد تمریناتی که از سناریوهای دنیای واقعی تقلید می کنند:

تقسیم مجموعه ای از 20 شرح کار - برخی جزئیات، برخی مبهم - و از کارکنان بخواهید تا مبهم را بازنویسی کنند.
یک صفحه گسترده از زمان ورودی هایی را که شامل خطا (بلوک، نرخ های اشتباه و غیره) و حسابرسی کارکنان و تصحیح آنها است، ارائه دهید.
ساده سازی یک چک دستورالعمل تنظیم کننده مشتری: به کارکنان یک یادداشت مشتری با قوانین خاص و سپس یک دسته از ورودی برای تایید یا رد.
یک "ارزیابی منظم برای یک هفته" را انجام دهید که در آن ورودی های هر عضو کارکنان توسط یک مربی با بازخورد ارائه شده در عرض 24 ساعت بررسی می شود.

این تمرینات اعتماد به نفس ایجاد می کنند و عواقب خطا را ملموس می کنند.

آموزش در مورد Billing Software و Technology

ویژگی های کلیدی برای Master

حتی کارکنان با هدف بهترین می توانند اشتباهاتی را مرتکب شوند اگر نمی دانند چگونه از سیستم صورتحساب به طور موثر استفاده کنند.

ورود – Timer شروع / توقف، ورود دستی، کپی برداری از ورودی از روزهای گذشته (با احتیاط)، پیوند زمان به موضوعات خاص و کدهای کار.
] پیش از آن بررسی - اجرای پیش از بسیج، خواندن آنها برای خطا و استفاده از ویژگی های نرم افزار برای توصیف از دست رفته و یا ورودی های تکراری.
[در این میان] نسل بعدی – درک تفاوت بین پیش از موعد و یک فاکتور نهایی و چگونگی ویرایش قبل از ارسال.
]LED و فرمت های eBilling - بسیاری از مشتریان نیاز به صورتحساب الکترونیکی در LEDES 1998B، UTBMS، یا از طریق قطب های e بیلیینگ مانند Serengeti، Tymetrix، یا DataCert کارکنان باید بدانند که چگونه به صادرات فایل های سازگار.
] گزارش - تولید گزارش برای بودجه مشتری، نرخ تحقق و زمان بدون محدودیت برای گرفتن مسائل در اوایل.

بررسی های خودکار برای انطباق

نرم افزار مدرن صورتحساب می تواند بسیاری از چک های انطباق را خودکار کند. کارکنان قطار برای فعال کردن و استفاده از اعتبارهای داخلی، مانند:

حداقل توضیحات نیاز
حداکثر زمان افزایش هشدار
قوانین تطبیق پذیری نرخ که هشدار می دهند اگر نرخ ورود با نرخ توافق مشتری متفاوت باشد
تشخیص ورود تکراری

در حالی که اتوماسیون نرخ خطا را کاهش می دهد، کارکنان هنوز باید درک کنند که چرا یک قانون وجود دارد، بنابراین آنها به طور کورکورانه اعتبار را نادیده نمی گیرند.متوجه کنید که پرچم های نرم افزار یک شبکه ایمنی هستند، نه جایگزینی برای بررسی دقیق.

استفاده از گزارش برای خود-Audit

کارکنان را تشویق کنید تا خلاصه های زمانی شخصی را هر هفته برای بررسی شکاف ها یا ناسازگاری ها انجام دهند، به عنوان مثال، مقایسه ساعت های صورتحساب شده خود را در برابر بودجه ماده یا میانگین های تاریخی خود می تواند الگوهای گزارش های کم گزارش یا گزارش بیش از حد را نشان دهد.

آموزش و نظارت

دوره های منظم تر

تغییر دستورالعمل های بیلینگ، به روز رسانی نرم افزار و کارکنان جدید به حداقل سه ماهه آموزش تازه کار می پیوندند:

به روز رسانی به دستورالعمل های مشتری یا سیاست های شرکت
ویژگی های نرم افزار جدید (به ویژه اگر شما به یک سیستم جدید مانند Clio، Practiceپانتر یا Aderant انتقال دهید)
روندهای خطای بیلینگ شناسایی شده از حسابرسی های داخلی
به روز رسانی های اخلاقی (به عنوان مثال، تغییرات در قوانین حسابداری اعتماد)

این جلسات را کوتاه و متمرکز کنید – یک وبینار 30 دقیقه ای با یک جلسه Q&A مؤثرتر از یک آموزش سالانه تمام روزه است که کارکنان از آن وحشت دارند.

معیارهای عملکرد و حسابرسی

آنچه اندازه گیری می شود مدیریت می شود.ایجاد شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) برای دقت صورتحساب و نظارت منظم آنها:

نرخ واقعیت زایی - درصد زمان مقرر شده که در واقع جمع آوری شده است. کم تحقق اغلب با خطای صورتحساب یا نارضایتی مشتری مرتبط است.
نرخ نوشتن / نوشتن - مانیتور که کارکنان بالاترین نرخ تنظیم را دارند.
نرخ رد و شتم – پیگیری چگونگی اغلب مشتریان صورتحساب به دلیل عدم انطباق با دستورالعمل ها را رد کنید.
زمان ورود - میانگین زمان بین تکمیل یک کار و ورود به زمان را اندازه گیری کنید.
حسابرسی - به طور تصادفی 10 تا 20 درصد از فاکتورها را هر ماه برای بررسی دقیق انطباق انتخاب کنید.

معیارهای ناشناس را منتشر کنید تا کارکنان بتوانند ببینند که چگونه تشخیص می دهند.برای دقت بالا می تواند دیگران را تحریک کند.

حلقه های بازخورد و بهبود

آموزش یک خیابان یک طرفه نیست.ایجاد کانال برای کارکنان برای گزارش سیاست های گیج کننده، اشکالات نرم افزار یا دستورالعمل مشتری ambiguities.استفاده از جعبه پیشنهاد، صورتحساب ماهانه دور و یا قانون نظرسنجی ناشناس در بازخورد. - اگر کارکنان به طور مداوم با یک مرکز eBilling مشتری خاص مبارزه می کنند، ارائه یک آموزش تخصصی یا ایجاد یک تقلب ورق.

برنامه های تشخیص

تقویت مثبت تغییر رفتار را در نظر بگیرید:

جایزه "Billing Star of the month" برای کارکنان با رد کردن صفر فاکتور و ورود به موقع ثابت.
پاداش های کوچک یا کارت های هدیه برای دستیابی به نمرات دقت بالا در طول حسابرسی.
شناخت عمومی در جلسات یا خبرنامه های گسترده شرکت

تشخیص نه تنها باعث ایجاد انگیزه گیرنده می شود بلکه به کل شرکت نشان می دهد که دقت صورتحساب یک مهارت ارزشمند است.

ایجاد فرهنگ دقیق اصلاح

تعهد رهبری

آموزش تنها در صورتی موثر خواهد بود که شرکا و وکلای ارشد رفتار را مدل کنند، زمانی که رهبران زمان خود را بر زمان و با روایت های دقیق قرار می دهند، استاندارد را تنظیم می کنند. تشویق شرکای برای جلوگیری از لایحه گذاری و پذیرش جلسات آموزشی مشابه به عنوان کارکنان باید در مورد تاثیر مالی خطاهای صورتحساب شفاف باشد - به اشتراک گذاری مقادیر نوشتن در جلسات شریک می تواند بر جدیت تأکید کند.

ارتباطات باز

کارکنان باید احساس راحتی کنند که سوالاتی در مورد لایحه بدون ترس از تکرار لایحه مطرح کنند. فاستر یک محیط امن که در آن کارکنان صورتحساب، قانون گذاران و همکاران می توانند بگویند: "من مطمئن نیستم که چگونه این کار را برای مشتری X توصیف کنم" یا "من فکر می کنم که یک اختلاف در جدول نرخ وجود دارد."

همکاری بین کارکنان بیلینگ و وکلا

بیلینگ اغلب سیلو می شود، اما دقت زمانی که متخصصان لایحه اداری و متخصصان حقوقی با هم کار می کنند، بهبود می یابد: کارکنان صورتحساب در یک کارآزمایی کوتاه یا رسوب برای درک زمینه ورودی شرکت می کنند، و وکلا سایه بخش صورتحساب برای دیدن پیامدهای پایین زمان مبهم.این درک متقابل اصطکاک را کاهش می دهد و کیفیت روایت را بهبود می بخشد.

نتیجه گیری

آموزش موثر در مورد روش های قانونی قانونی تضمین می کند که کارکنان آگاه، مطمئن و سازگار هستند.این لایحه را از یک کار فاسد به یک تابع استراتژیک تبدیل می کند که اعتماد مشتری را افزایش می دهد و از درآمد شرکت محافظت می کند.با سرمایه گذاری در آموزش جامع و مداوم - پوشش مفاهیم، تمرینات عملی، تسلط فن آوری و نظارت مداوم - شرکت های حقوقی می توانند دقت صورتحساب را بهبود بخشند، رضایت مشتری را افزایش دهند و تقویت می کنند بهترین هزینه های آموزشی برای جلوگیری از زیان های اساسی یک شرکت قابل توجه است.