چگونه هزینه های قانونی خود را پیگیری و مدیریت کنید زمانی که پرداخت هزینه های ساعتی

چرا پیگیری هزینه های قانونی ساعتی اهمیت دارد

صورتحساب ساعتی یکی از گسترده ترین ساختارهای هزینه در حرفه حقوقی است.برای هر دو مشتری و شرکت های حقوقی، توانایی پیگیری دقیق و مدیریت دقیق این هزینه ها ضروری است - نه تنها برای شفافیت مالی بلکه برای حفظ اعتماد و جلوگیری از اختلافات، نظارت کوچک در ضبط زمان یا وظایف کاتینگ می تواند منجر به افزایش روابط پیشرفته، تنش، و حتی استراتژی های مذاکره اخلاقی، و نظارت بر این جنبه های اساسی از ردیابی هزینه های قانونی شود.

درک زمان بندی در عمق

هزینه روزانه با شارژ یک مشتری برای هر کسری از ساعت (اغلب در شش دقیقه افزایش) کار می کند که یک وکیل یا کار قانونی بر اساس یک ماده، نرخ به طور گسترده ای بر اساس جغرافیا، منطقه تمرین و تجربه حرفه ای به عنوان مثال، شریک ارشد در یک شرکت بزرگ شهری ممکن است 1000 دلار در ساعت شارژ، در حالی که یک شرکت کوچکتر در یک لایحه مدیریت روستایی می تواند 200 دلار در هر ساعت اول به طور موثر باشد.

آنچه در هزینه های ساعتی گنجانده شده است

استاندارد زمان بندی وظایف را مستقیماً در رابطه با پرونده پوشش می دهد: تحقیقات حقوقی، پیش نویس اسناد، حضور دادگاه، جلسات مشتری، تماس های تلفنی و مکاتبات، با این حال، برخی از شرکت های حقوقی همچنین برای وظایف اداری مانند فتوکپی، فکس و یا زمان سفر، مشتریان باید از یک توافق نامه هزینه کتبی که به وضوح لیست می کند چه چیزی است و شامل انجمن آمریکایی (F) است که نیاز به پیش گیری معقول دارد:

آموزش های قانونی

اکثر وکلا با افزایش 0.1 ساعت (شش دقیقه) یک تماس تلفنی پنج دقیقه ای ممکن است به عنوان 0.1 ساعت ثبت شود که می تواند به سرعت اضافه شود. مشتریان باید درک کنند که چگونه وکیل خود را به دور می کنند - چه "کاربر" (در زمان واقعی) یا "حداقل افزایش" صورتحساب استفاده می شود.

ابزار و تکنولوژی برای ردیابی دقیق هزینه ها

زمان بندی دستی بر روی کاغذ، روش های قانون مدرن و نادرست است که بر روی نرم افزار که ضبط زمان، صورتحساب و مدیریت هزینه را ادغام می کند، تکیه می کند.

سیستم های مدیریت حرفه ای جامع حقوقی

Clio: ارائه می دهد ردیابی زمان، ثبت نام هزینه، و در بیان برنامه تلفن همراه آن اجازه می دهد تا وکلا زمان در حال رفتن را ثبت کنید، و مشتریان می توانند فعالیت های زمان واقعی را از طریق یک پورتال مشتری مشاهده کنند. Visit Clio [F3)
My Case: یک داشبورد یکپارچه برای ورودی زمان، صورتحساب و حسابداری اعتماد فراهم می کند، همچنین شامل یک ویژگی پردازش پرداخت برای کاهش تأخیر جمع آوری است.
Practice Panther: اتوماسیون را اصلاح می کند - وظایف، زمان گرد قوانین و کاتبان هزینه می تواند برای مطابقت با سیاست های شرکت پیکربندی شود.

برنامه های ردیابی زمان اختصاصی

مسیر ساده برای استفاده، با یک کلیک زمان، ضرب و شتم پروژه و گزارش دقیق ایده آل برای تمرین کنندگان انفرادی یا تیم های کوچک Try Toggl Track :3)
[FLT 1] زمان را با مدیریت هزینه، صورتحساب و هشدار بودجه ترکیب می کند.
زمان لغزش: یک راه حل دسکتاپ طولانی مدت که ارائه می دهد نرخ های قابل تنظیم صورتحساب، زمان ایجاد لغزش و گزارش قوی برای شرکت هایی که ترجیح می دهند نرم افزار پیش بینی.

هزینه ها و Intension Software

QuickBooks Online [به طور خاص برای صورتحساب قانونی طراحی نشده است، بلکه به طور گسترده ای برای کاهش هزینه، ثبت نام و گزارش مالی استفاده می شود.
تمرکز بر پردازش پرداخت مطابق با IOLTA (مداخل در حساب های معتبر وکلا) قوانین کمک می کند تا شرکت های حقوقی سریعتر پرداخت را جمع آوری کنند در حالی که حفظ یکپارچگی حسابداری اعتماد دارند.
کتاب های یک ابزار حسابداری کسب و کار کوچک دیگر که می تواند برای هزینه های قانونی سازگار اگر زمینه های سفارشی برای ردیابی اعداد موردی و ورودی های زمان استفاده می شود.

روش های دستی به عنوان یک شکست

در حالی که ابزارهای دیجیتال ترجیح داده می شوند، برخی از مشتریان یا شرکت های کوچک ممکن است لاگین یا صفحات گسترده را حفظ کنند.اگر از این رویکرد استفاده کنید، به طور قانونی مورد توجه قرار بگیرید: تاریخ، شرح کار، مدت زمان و هر یادداشت های مرتبط بلافاصله پس از فعالیت.یک بررسی هفتگی برای گرفتن حذف قبل از محو شدن خاطرات ضروری است.

بهترین روش برای مشتریان برای کنترل هزینه های ساعتی

مشتریانی که به طور فعال هزینه های قانونی خود را مدیریت می کنند، اغلب با هزینه های پایین تر به نتایج بهتری دست می یابند.این استراتژی ها بدون توجه به اندازه شرکت یا پیچیدگی مورد اجرا می شوند:

انتظارات قبل از مشارکت

قبل از امضای توافق نگهدارنده، یک برآورد کتبی از کل ساعت های مورد انتظار برای این موضوع را درخواست کنید.در مورد نرخ صورتحساب برای هر فردی که بر روی پرونده کار می کند، از همکاران، همکاران، پارا قانونی ها و حتی شرکای خود درخواست کنید.یک کلاه بودجه ایجاد کنید، گاهی اوقات به نام "ل" یا "سرگیری"، که در بالا باید تأیید خود را قبل از ادامه کار دریافت کنید.

درخواست Interim Billing Statements

به جای انتظار برای فاکتور نهایی، از بیانیه های ماهانه یا دو هفته ای بپرسید که هر ورودی را برای دقت بررسی می کنند: آیا زمان برای آن کار منطقی به نظر می رسد؟ بسیاری از شرکت ها در حال حاضر پورتال های آنلاین مشتری را ارائه می دهند که می توانید زمان ورودی را به عنوان ثبت شده مشاهده کنید - این ویژگی را به صورت مذهبی استفاده کنید.

پرداخت های کاتینگ و تحلیل

با وکیل خود کار کنید تا زمان را به وظایف اصلی تقسیم کنید: تحقیقات حقوقی، آماده سازی اسناد، حضور دادگاه، مکاتبات، مشاوره متخصص و غیره در پایان هر دوره بیانیه، میزان ساعت در هر دسته را ارزیابی کنید، اگر تحقیقات 60 درصد از لایحه را مصرف می کند، از این سوال بپرسید که آیا این شریک می تواند به سابقه های تثبیت شده برای کاهش آن زمان متکی باشد.

هشدار بودجه بالا

از ابزارهایی مانند Clio یا My Case برای تنظیم آستانه بودجه استفاده کنید، برخی از نرم افزار به طور خودکار یک اعلان ایمیل ارسال می کند، زمانی که کل هزینه ها به 50٪، 75٪ و 90٪ از بودجه می رسند، برخی به شما اجازه می دهند یک داشبورد زمان واقعی تولید کنید که وجوه باقیمانده را نشان می دهد.

ارتباط فوری با Discrepancies

اگر شما یک خطا را تشخیص دهید – زمان دو بار، ورودی برای کار شما مجاز نبود، یا به وضوح در مدت زمان های پر شده – این مسئله را به سرعت مورد استفاده قرار دهید. اکثر ایالت ها به شرکت های حقوقی نیاز دارند تا خطاهای صورتحساب را در صورت درخواست بهتر کنند، راحت تر حل و فصل سوء تفاهم بدون دادرسی است.

استراتژی های پیشرفته برای وکلا: حفظ شفافیت و اعتماد

وکلا که شیوه های مدیریت هزینه های دقیق را نه تنها اختلافات مشتری را کاهش می دهند بلکه نشان می دهند که صداقت در اینجا روش های عملی برای حرفه ای های حقوقی است:

استفاده از Real-Time Shared Time Tracking

دعوت مشتریان به مشاهده زمان ورودی به عنوان آنها از طریق یک پورتال مشتری وارد شده اند، بسیاری از سیستم های مدیریت عمل مدرن اجازه می دهد تا هر دو وکیل و مشتری به طور همزمان اطلاعات مشابهی را ببینند.این باز بودن باعث می شود مشتریان احساس کنند که اغلب حدود یک ساعت صورتحساب دارند.

ارائه Task-Level Breakdowns

یک مورد خط عمومی مانند "حرکت تحقیق" کمتر از "۱۰ پرونده دادگاه ایالتی در مورد نقض خسارت قرارداد (0.6 hrs)" است. توصیف دقیق کمک به مشتریان در درک ارزش هر کار است.هنگامی که نوشتن روایت، استفاده از افعال عمل و نتایج خاص: "دعمات مخالفت مختصر (3.4 hrs) - در مورد آسیب های محاسبه این سطح از جزئیات محافظت می کند.

پیاده سازی چرخه های نگهداری و منظم

به جای صورتحساب پس از اتمام کار، نیاز به حفظ کننده جلو و دوباره آن را به عنوان وجوه اغلب از بین می رود - هر دو هفته، به عنوان مثال - بنابراین مشتری هرگز یک فاکتور توده عظیم مصرف نمی بیند.

بررسی های دوره ای Bill Audits

یک بررسی سه ماهه از داده های صورتحساب شرکت خود را تنظیم کنید: به دنبال الگوهایی باشید: آیا مشتریان خاصی به طور منظم بیش از بودجه هستند؟ آیا به طور مداوم زمان بیشتری را به طور مداوم بیش از حد برآورد می کنند؟ از داده ها برای بازگرداندن کارکنان یا تنظیم ساختارهای هزینه استفاده کنید. برخی از شرکت ها یک حسابرس خارجی را یک بار در سال استخدام می کنند تا اطمینان از انطباق با استانداردهای ABA را تضمین کنند.

زمان سفر و اخراج را به وضوح اداره کنید

زمان سفر یک منبع مشترک از اصطکاک است.دولت در نامه نامزدی که آیا شما هزینه های کامل برای سفر، نرخ نیمی، و یا تنها زمان در واقع صرف کار در حمل و نقل به طور مشابه، مشخص کنید که چگونه هزینه های خارج از جیب (فاکسینگ، هزینه های ثبت نام دادگاه، پیک) صورتحساب خواهد شد - با هزینه واقعی و یا با نشانه گذاری بسیاری از انجمن های دولتی ممنوع است شارژ بیشتر از اخراج واقعی قبل از رضایت مشتری بدون رضایت مشتری.

هزینه های مشترک در مدیریت هزینه های ساعتی

حتی وکلا و مشتریان باتجربه نیز به دام هایی می افتند که صورتحساب های قانونی را پر می کنند و تشخیص این مشکلات به شما کمک می کند تا از آنها دوری کنید:

اضافه کردن اسناد و مدارک: دو وکیل شرکت در همان جلسه هر دو لایحه برای تمام وقت. بسیاری از شرکت ها سیاست محدود کردن حضور به یک شریک و یک همکار به عنوان یک مشتری، بررسی برای ورودی های تکراری.
وظایف اداری: یک وکیل ممکن است لایحه.2 ساعت برای یک ایمیل 1 دقیقه ای برای برنامه ریزی جلسه دادرسی، این می تواند معقول باشد اگر حداقل افزایش است؛ اگر نه، آن را به وکیل خود را برای استفاده حداقل افزایش برای وظایف اداری.
عدم تمایل به حساب های امن: برای مشتریان که هزینه های جلو از طریق نگهدارنده، شرکت باید خطاهای دقیق IOLTA را حفظ کند.
تشخیص بودجه بیش از حد: بسیاری از مشتریان دریافت یک فاکتور که به طور قابل توجهی بالاتر از برآورد اما احساس ناخوشایند در مورد سوال آن وجود دارد.
نرخ های ساختاریِ ناهمگون: یک شرکت ممکن است نرخ های میان موردی را بدون اطلاع کتبی تغییر دهد، همیشه درخواست یک بند نیاز به 30 روز قبل از هر افزایش نرخی را داشته باشد.

چگونه به بررسی Intensions قانونی به طور موثر

بررسی فاکتور Thorough یک مهارت است.در اینجا یک فرآیند گام به گام است:

بررسی برای Duplicates: در روزهای مختلف به دنبال ورودی های یکسان یا بسیار مشابه بگردید، به عنوان مثال، "پاسخ های کشف متهم" در روز دوشنبه و "پاسخ های کشف متهمان" در روز سه شنبه بدون توضیح در روایت.
زمان ثبت نام: مقایسه تاریخ / زمان تمبر ایمیل و یا اسناد با زمان صورتحساب.اگر یک ایمیل در 3:10 PM ارسال شد اما به عنوان 8.2 ساعت شروع در ساعت 3:00 PM، که ممکن است بیش از حد پر از حالت.
دلیل: استفاده از عقل سلیم: یک تماس تلفنی ساده به مشورت مخالف معمولا 5 تا 10 دقیقه طول می کشد، نه 30 تحقیق برای یک حرکت استاندارد ممکن است 1 تا 2 ساعت طول بکشد، نه 6.
Cross-Reference با دستورالعمل های بیلینگ: بسیاری از مشتریان شرکت دستورالعمل های دقیق صورتحساب (به عنوان مثال، هیچ لایحه ای برای کنفرانس های داخلی، هیچ نشانه گذاری در فتوکپی) را مطمئن کنید وکیل شما آنها را دنبال کند.
برای کار غیر مجاز نگاه کنید: آیا شما اجازه بررسی کارشناس را دادید؟ آیا موافقت می کنید که یک شریک در یک کنفرانس وضعیت شرکت کند؟ اگر نه، ورود را به چالش بکشید.
[FLT: 1 ] لیستی از موارد به چالش کشیده شده را با توضیحات ایجاد کنید. ارسال آن به وکیل خود را در چارچوب زمانی مشخص شده در توافق هزینه (اغلب 30 روز) بیشتر وکلا خطا قانونی را برای حفظ رابطه تنظیم می کنند.

مذاکره نرخ های ساعتی و ساختارهای هزینه

در حالی که بسیاری از مشتریان فرض می کنند که نرخ ثابت است، اغلب اتاق مذاکره وجود دارد، به ویژه برای مسائل بلند مدت یا با حجم بالا:

تخفیفات: اگر شما چندین مورد با همان شرکت دارید، درخواست تخفیف 5 تا 10٪ در نرخ برای همه مسائل ترکیب شده است.
نرخ های بی پایان: [FLT 1] به جای نرخ های جداگانه برای شرکای، همکاران و پارا قانونی، مذاکره یک نرخ ساعتی ترکیبی، این بودجه را ساده می کند و می تواند هزینه های کلی را کاهش دهد.
هزینه های پرداخت شده برای وظایف روتین: پیشنهاد یک هزینه ثابت برای مراحل روزمره مانند مشاوره اولیه، بررسی سند و یا پرونده حرکت. Reserve به صورت ساعتی فقط برای مراحل پیچیده یا غیر قابل پیش بینی.
طرح های هزینه ای جایگزین: هزینه های پذیرش، انقباض جزئی، یا پاداش های موفقیت را بررسی کنید.
سرمایه در نرخ افزایش می یابد: یک بند محدود کننده نرخ سالانه به 5% یا کاهش آنها به شاخص قیمت مصرف کننده اضافه کنید.

ملاحظات اخلاقی و انطباق

هر دو وکلا و مشتریان باید در مرزهای اخلاقی کار کنند. قانون مدل ABA 1.5 نیاز به این دارد که هزینه ها معقول باشند و اساس یا نرخ هزینه به مشتری، ترجیحا در نوشتن، قانون 1.15 کنترل ایمن سازی وجوه مشتری و اموال، نیاز به اعتماد دقیق برای هر گونه پول یا هزینه های نقض، می تواند در عمل انضباطی یا سوء استفاده از سوء استفاده از سوء استفاده، ادعا های انضباطی، نقض.

مشتریان باید تأیید کنند که وکیل آنها دارای بیمه عمل جراحی فعال است و در کنار نوار دولتی قرار دارد. بسیاری از ایالت ها همچنین به وکلا نیاز دارند تا "وضعیت حقوق مشتری" را در مسائل مربوط به هزینه ارائه دهند.اگر شما با یک هزینه مورد اختلاف مواجه هستید، برنامه های داوری هزینه ارائه شده توسط بسیاری از انجمن های نوار محلی - یک جایگزین مقرون به صرفه برای دادخواهی.

مثال واقعی جهانی: رویکرد مدیریت ریسک موفق

یک کسب و کار کوچک را با یک اختلاف قرارداد در نظر بگیرید. مالک یک شرکت با نرخ شریک $ 500 / ساعت و یک نرخ شریک $350 / ساعت $ استخدام کرد. برآورد اولیه 150 ساعت در $ 600،000 بود.با اجرای بررسی صورتحساب ماهانه و تنظیم یک قرارداد 100 ساعت شفافیت لازم برای کار بیشتر، مشتری دستگیر شد که این ارتباط صرف زمان بیش از حد در پیش نویس طرح دیگ بخار، پس از یک شرکت بحث، به طور منظم تنظیم اطلاعات تنظیم شده توسط کاهش 30٪ از زمان تنظیم شده بود.

نتیجه گیری

پیگیری و مدیریت هزینه های قانونی ساعتی صرفا یک وظیفه حسابداری نیست - این یک جزء اصلی از یک رابطه وکیل و موثر مشتری است. هر دو طرف زمانی که زمان دقیق ثبت شده است، صورتحساب دقیق هستند و بودجه ها با استفاده از تکنولوژی مدرن، تنظیم انتظارات روشن از شروع و بررسی فعالانه، مشتریان می توانند کنترل هزینه های قانونی را به دست آورند در حالی که وکلا اعتماد و کاهش اختلافات حقوقی، و قابل مذاکره، هزینه های تجاری دیگر، و هزینه های قابل مذاکره هستند.

برای راهنمایی اضافی، به دادستان nolo هزینه های کلی مراجعه کنید، که منابع خاص دولتی را در موافقت نامه های هزینه فراهم می کند و در صورت بروز اختلافات، با برنامه داوری هزینه انجمن محلی خود مشورت کنید.