Table of Contents

مدیریت لایحه قانونی یک چالش همیشگی برای شرکت های حقوقی و تمرین کنندگان انفرادی است. ساعت های قابل تنظیم سنگ بنای اکثر مدل های قانونی باقی مانده است، با این حال پیگیری دقیق و شفاف آنها اغلب آسان تر از انجام شده است، مشتریان به طور فزاینده ای خواستار مشاهده به آنچه که آنها پرداخت می کنند، و هر ابهام می تواند به استفاده از اختلافات گران قیمت، ردیابی زمان به طور مستقیم، و یا قوانین بهره وری یکپارچه، کمک کند تا شما را به طور موثر ردیابی کند که آیا این کار می کند و یا هر گونه روش های اخلاقی را پوشش می دهد و یا هر گونه ابهام است که می دهد.

درک ساعات قابل اجرا در یک زمینه حقوقی

ساعت های قابل صدور واحد زمانی است که یک وکیل برای کار هزینه می کند که می تواند به مشتری متهم شود، اما هر دقیقه یک وکیل کار می کند، وظایف اداری، جلسات داخلی، توسعه کسب و کار و کار پر زرق و برق اغلب به دسته های غیر قابل قبول تقسیم می شود، تفاوت به این دلیل که ساعت های قابل پرداخت به طور مستقیم درآمد را هدایت می کنند، در حالی که ساعات غیر قابل پرداخت لازم است که درک دقیق کار اولین بار است.

چه چیزی باعث ایجاد کار قابل قبول می شود؟

کار قابل صدور به طور کلی شامل وظایف مربوط به موضوع مشتری است: تحقیقات حقوقی، پیش نویس اسناد، حضور دادگاه، مشاوره مشتری، بررسی مکاتبات و شهرک سازی های مذاکره. زمان صرف شده ارتباط با مشاور مخالف و یا با کارشناسان در مورد پرونده نیز به طور معمول قابل قبول است، هر شرکت سیاست های خود را تنظیم می کند. برخی از صورتحساب سفر را در نظر می گیرند اگر سفر برای مشتری است، در حالی که دیگران سیاست های کلیدی را تعریف نمی کنند.

تفاوت بین زمان قابل قبول و غیر بیلد

زمان غیر قابل قبول شامل وظایف اداری مانند صورتحساب، مدیریت شرکت، بازاریابی و آموزش داخلی است، در حالی که این فعالیت ها برای اجرای یک عمل ضروری هستند، آنها نمی توانند به مشتریان منتقل شوند و از کار غیر قابل قبول جدا شوند و یا زمان غیر قابل قبول منجر به عدم انطباق نادرست می شود. وکلا باید هر دو دسته را برای تجزیه و تحلیل نرخ بهره برداری خود ثبت کنند - درصد کل ساعات کاری که در صورت عدم کارایی پایین یا عدم بهره برداری از آن ممکن است نشان دهد.

چرا ردیابی دقیق اهمیت دارد

پیگیری دقیق ساعت های قابل پرداخت فقط در مورد پرداخت نیست؛ بلکه در مورد ایجاد یک پایه اعتماد و حرفه ای است.در زیر دلایل مهمی است که چرا دقت در زمان بندی برای وکلا و مشتریان مهم است.

تضمین اعتبار شفاف و مشتری

مشتریان بیشتر احتمال دارد که فاکتورها را بپذیرند زمانی که آنها یک تجزیه و تحلیل واضح از زمان صرف شده در وظایف خاص را ببینند، ورودی های دقیق و زمان واقعی نشان می دهد که وکیل به طور فعال در مورد پرونده کار می کند و به بودجه مشتری احترام می گذارد. شفافیت احتمال بروز اختلافات را کاهش می دهد و روابط بلند مدت را تقویت می کند.

بهبود بهره وری وکیل و کارایی تمرین

هنگامی که وکلا زمان خود را با دقت پیگیری می کنند، بیشتر از اینکه چگونه روز خود را صرف می کنند، آگاه می شوند، این آگاهی می تواند الگوهایی را نشان دهد - مانند صرف زمان زیاد در کارهای کم ارزش یا وقفه هایی که در ساعات قابل پرداخت می خورند. مدیران می توانند از داده های زمانی برای واقعی سازی کار، تعیین اهداف واقعی و شناسایی نیازهای آموزشی در طول زمان استفاده کنند.

اجتناب از اختلافات قانونی و قانونی مالوتی

اختلافات قانونی می تواند به ادعاهای سوء رفتار افزایش یابد اگر یک مشتری احساس بیش از حد کند یا بدون مجوز مناسب انجام شود، سوابق دقیق وکیل را با ارائه یک حساب غیر قابل دفاع از کار انجام شده، حسابرسی منظم اطمینان حاصل می کند که ورودی ها درست و توجیه شده است. بسیاری از بیمه گران سوء استفاده نیاز به شرکت برای حفظ سوابق زمان دقیق دارند؛ عدم انجام این کار می تواند پوشش را به خطر برساند.

استراتژی های موثر برای ردیابی ساعات قابل اجرا

پیاده سازی استراتژی های مناسب می تواند ردیابی زمان را از یک کار به یک جریان کاری ساده تبدیل کند. رویکردهای زیر در شیوه های حقوقی همه اندازه ها موثر بوده است.

استفاده از زمان قانونی ردیابی نرم افزار

زمان دستی با کاغذ یا صفحه گسترده مستعد خطا و حذف است [[ویرایش] نرم افزار ردیابی زمان قانونی مدرن ضبط خودکار، ادغام با ابزار مدیریت عمل، و ساده سازی در صورتحساب پلت فرم مانند کد های ورود به سیستم خود را به حداقل رساندن برنامه های کاربردی مانند: FLT 1، TimeSolv [F:3LT3] و [F4] شروع به کار برای شرکت های نرم افزار مانند آنها را به طور خاص ارائه می دهند.

پیاده سازی یک فرآیند زمان ثابت

بهترین ابزار بدون یک فرآیند ثابت بی فایده است.یک قانون جامع تعیین کنید که ورودی های زمان باید در زمان انجام کار ثبت شود، نه در پایان روز یا هفته، حافظه به سرعت محو می شود و جزئیات مبهم می شوند و وکلا را تشویق می کنند تا یک تایمر را برای هر کار شروع کنند و آن را متوقف کنند، زمانی که وظایفی که به راحتی زمان نمی شوند، مانند خواندن ایمیل یا بررسی اسناد استاندارد (در ساعت 6 دقیقه) و یا 6 دقیقه به طور دقیق (0.1)

استفاده از توضیحات دقیق و قوانین فعالیت

ورود به عنوان “تقاضای بررسی” کافی نیست.مشتریان می خواهند بدانند که چه اسنادی، چه چیزی و چه چیزی به دست آمده است، توصیفات بهتر شامل هدف و نتیجه است: “بررسی و تجزیه و تحلیل 50 صفحه از پاسخ های کشف از مشورت مخالف در مورد اختلاف قرارداد - شناسایی سه اعتراض کلیدی (به عنوان مثال، 101 برای تحقیق، برای پیش نویس 103) اضافه کردن لایه دیگر از اینکه گزارش دادن به شما در سیستم های زمانی سفارشی سازی و ردیابی زمان کمک می کند.

تنظیم سیاست های بیلینگ و برقراری ارتباط با Them

قبل از شروع تعامل، ایجاد سیاست های صورتحساب روشن که نرخ های ساعتی، حداقل افزایش صورتحساب (به عنوان مثال 0.1 ساعت)، چه چیزی زمان سفر قابل پرداخت را تشکیل می دهد و چگونه هزینه ها را در نامه نامزدی مستند می کند، زمانی که مشتریان قوانین را درک می کنند، کمتر در مورد سیاست های بررسی منظم وجود دارد تا اطمینان حاصل کنند که آنها با دستورالعمل های دولتی در مورد هزینه های منطقی هماهنگ می شوند.

کارکنان قطار و پذیرش

ردیابی زمان عادتی است که باید تقویت شود و آموزش در نرم افزار انتخاب شده و سیاست های صورتحساب شرکت را ارائه دهد. انتظارات را برای ورود روزانه تنظیم کرده و بررسی های منظم را نگه دارد.برخی از شرکت ها باید به سرعت از اهداف استفاده استفاده کنند (به عنوان مثال 80٪ از ساعت کار باید قابل پرداخت باشد) و پاداش ها یا بررسی های عملکرد را برای انطباق با روش های زمان بندی غیر انطباقی باید به سرعت مورد توجه قرار گیرد، به عنوان پیگیری کل یک وکیل می تواند اعتبار کل شرکت را تضعیف کند.

مدیریت و بررسی ساعات قابل اجرا

ردیابی تنها نیمی از مدیریت منظم نبرد است و بررسی اطمینان حاصل می کند که داده های جمع آوری شده منجر به بینش های عملی و صورتحساب دقیق می شود.

انجام حسابرسی های منظم و آشتی

بررسی های ماهانه یا فصلی از زمان ورودی ها را برنامه ریزی کنید: ورودی بدون توصیف، ساعات غیر معمول بالا یا پایین برای یک کار، یا زمان ثبت شده در خارج از ساعات کار. سوابق زمان بازسازی با پرونده های فعالیت پرونده برای اطمینان از هیچ چیز از دست رفته است. حسابرسی همچنین دریافت خطای دو برابر یا گرد و خم که می تواند در فاکتورهای غیر متعهد به یک مدیر عامل یا نظارت اداری ارائه دهد.

تحلیل نرخ بهره برداری و Realization

نرخ بهره درصد ساعات موجود است که قابل پرداخت هستند. نرخ بهره گذاری درصد ساعات صورتحساب شده است که در واقع جمع آوری شده اند.هر دو معیار حیاتی هستند. نرخ بهره بالا اما نرخ تحقق پایین نشان می دهد که نوشتن بیش از حد مکرر است، شاید به دلیل بیش از حد و یا اختلافات مشتری، استفاده کم نشان می دهد که در ناکارآمدی زمان شما ردیابی گزارش های نرم افزار برای تولید نرخ های منطقه و روش کاربر ماهانه، استفاده از طریق مقایسه روند و روش های کاربر، استفاده می کند.

ارائه مشتریان با صداهای دقیق

یک فاکتور لخت با تنها یک کل توده اعتماد را تضعیف می کند، در عوض، فاکتورهایی را ارسال می کند که هر ورودی را به تاریخ، شرح و زمان صرف شده فهرست می کنند، بسیاری از شرکت ها شامل خلاصه ای از وظایف توسط دسته 1: استفاده از فاکتورها به عنوان یک فرصت برای نشان دادن ارزش: اگر یک تحقیق پیچیده پول مشتری را ذخیره کرده یا یک مذاکره اجتناب شده باشد، توجه داشته باشید که در یک فاکتور دقیق نیز برای مشتریان خلاصه شده و به سرعت حل اختلافات روزانه را ترجیح می دهد.

اشتباهات رایج در ردیابی ساعت های بیلable و چگونگی جلوگیری از آن

حتی وکلا با تجربه به تله های حسابداری زمان مشترک می افتند و تشخیص این مشکلات می تواند به شما در ساخت یک سیستم قابل اعتماد تر کمک کند.

تجدید نظر در حافظه در پایان روز

انتظار تا پایان روز کاری برای ثبت زمان منجر به کارهای فراموش شده، تخمین های گرد و مبهم و توصیف مبهم می شود، از این با استفاده از تایمر که به طور مداوم اجرا می شود، برای کارهایی که به طور مداوم انجام نمی شود، بلافاصله پس از اتمام یادداشت سریع را یادداشت کنید. بسیاری از وکلا یک دفترچه یادداشت کوچک را حمل می کنند یا از یادداشت های صوتی در تلفن خود برای ضبط جزئیات قبل از محو شدن استفاده می کنند.

زمان ثبت یا ضبط بیش از حد

ثبت نام زمانی اتفاق می افتد که وکلا احساس گناه در مورد صورتحساب برای هر دقیقه یا زمانی که آنها فراموش می کنند برای شروع تایمر پس از تماس تلفنی اتفاق می افتد زمانی که وظایف به طور غیر ضروری تکرار می شوند، هر دو غیر اخلاقی هستند و می توانند منجر به اختلافات انضباطی یا عمل انضباطی شوند.استفاده از یک تایمر برای صادق ماندن و به طور دوره ای مقایسه ساعت های ثبت شده خود را در برابر تأیید دقیق تقویم خود را اگر شما به طور مداوم پیدا کنید، اگر شما کار می کنید، به طور منظم کمتر از تنظیم دقیق.

شکست در زمان مناسب

مخلوط کردن وظایف قابل پرداخت و غیر قابل پرداخت در همان ورودی، فاکتورها را گیج می کند و تجزیه و تحلیل سودآوری را غیرممکن می کند.همیشه جدا از مشتری کار از دولت شرکت استفاده از فعالیت های مختلف یا مسائل برای هر نوع.به عنوان مثال، اگر شما یک وقفه 30 دقیقه ای برای خواندن یک مجله حقوقی، که غیر قابل دسترس است مگر اینکه به طور مستقیم به یک مشتری فعال مربوط شود، پاک سازی همچنین زمانی که شما را توجیه کند یا تخفیف نوشتن را توجیه کند.

نقش اتوماسیون و ادغام

تکنولوژی همچنان به تغییر شکل دادن چگونگی ردیابی زمان وکلا ادامه می دهد. اتوماسیون تلاش های دستی را کاهش می دهد و ثبات را بهبود می بخشد.در زیر تاثیرگذارترین نوآوری ها هستند.

زمان خودکار شروع و متوقف کردن

ابزارهای ردیابی زمان پیشرفته می توانند زمان سنج را بر اساس محرک هایی مانند باز کردن یک فایل مشتری، برنامه ریزی جلسه یا ارسال ایمیل شروع کنند. برخی با سیستم های تلفن ادغام می شوند تا مدت تماس را ثبت کنند و آن را به یک ماده پیوند دهند. تایمر خودکار اصطکاک به یاد آوردن آنها را از بین می برد و متوقف می کند، که یک منبع رایج برای جستجوی نرم افزار است که "ت-گش" را بر اساس رویدادهای شما ارائه می دهد.

ادغام با تقویم و ایمیل

هنگامی که ردیاب زمان شما با تقویم شما همگام سازی می کند، جلسات و قرار ملاقات ها می توانند به طور خودکار به ورودی های زمان تبدیل شوند، به طور مشابه، ادغام ایمیل به شما اجازه می دهد تا یک پیام را به عنوان قابل پرداخت علامت گذاری کنید و آن را به یک ماده با یک کلیک واحد اختصاص دهید، این یک جریان کار یکپارچه ایجاد می کند که در آن نیازی به تغییر بین برنامه ها نیست. اکثر سیستم های مدیریت مدرن این ادغام را برای شرکت های مبتنی بر ابر ارائه می دهند.

ورود زمان به هوش مصنوعی-Assisted Time Entry

ابزارهای هوش مصنوعی نوظهور می توانند ایمیل ها، اسناد و رویدادهای تقویمی را برای پیشنهاد ورودی های زمان تجزیه و تحلیل کنند، به عنوان مثال، اگر شما 30 دقیقه را برای یک مکالمه صرف کنید، AI می تواند یک ورودی با یک شرح پیشنهاد کند، در حالی که هنوز هم ما می کنیم، این ابزارها می توانند بار ورود دستی را کاهش دهند و زمان قابل قبول را که ممکن است از دست رفته باشد.

نتیجه گیری

پیگیری موثر و مدیریت ساعت های قابل پرداخت برای یک عمل قانونی مدرن اختیاری نیست - آنها برای سلامت مالی، رضایت مشتری و انطباق قانونی پایه هستند.با درک آنچه که کار قابل صورتحساب را تشکیل می دهد، اتخاذ نرم افزار قابل اعتماد، پیاده سازی فرآیندهای سازگار، و بررسی معیارها به طور منظم، وکلا می توانند پیگیری زمان را از یک بار به یک دارایی استراتژیک تبدیل کنند.