Table of Contents

چرا اختلافات قانونی به روابط مشتری و درآمد مشتری آسیب می زند

اختلافات صدور یکی از مداوم ترین نقاط درد برای شرکت های حقوقی است، اعتماد به مدت طولانی قبل از یک دلار تغییر می کند، هنگامی که یک مشتری یک فاکتور حقوقی را به چالش می کشد، نتیجه فوری پرداخت تاخیر است، اما آسیب های وثیقه اغلب بسیار بیشتر است: روابط آسیب دیده، ارجاعات از دست رفته و ساعات اداری بی شماری که صرف از بین رفتن اختلاف می شود.

فراتر از هزینه های مالی مستقیم، اختلافات توجه وکیل را از کار قابل پرداخت، روحیه کارکنان تخلیه، و تنش را به آنچه که باید یک رابطه حرفه ای مشترک باشد، منحرف می کند، یک اختلاف نامه بدون حل می تواند درک مشتری از کل شرکت را تقویت کند، که منجر به بررسی های آنلاین منفی و بی میلی برای ارجاع به دیگران می شود.

ایجاد سیاست های شفاف و اجباری از ابتدا

پیش نویس نامه های نامزدی Bullet-anti Engagement Letters

پایه و اساس لایحه بدون اختلاف یک نامه نامزدی دقیق و یا توافق هزینه است.این سند باید به صراحت هر دوره را که بعدا می تواند به نقطه ای از محتوا تبدیل شود، بیان کند.

  • نرخ های بی نظیر [FLT 1] برای هر وکیل، عضو پارادی و کارکنان، از جمله هر گونه افزایش یا تعدیل سالانه برنامه ریزی شده است.
  • ] با مرزهای تعریف شده - آنچه شامل و به همان اندازه مهم است، چه چیزی استفاده از زبان بتن: به جای "حمایت از صدور مجوز"، مشخص " شکایت گسترده، درخواست های کشف اولیه و نمایندگی در یک جلسه میانجیگری".
  • ] [ شرایط پرداخت [ [FLT:] تاریخ های صادر (به عنوان مثال، خالص 15 یا خالص 30)، هزینه های دیر (که به طور آشکار تحت قوانین دولتی مجاز است)، علاقه به تعادل بیش از حد و روش های پرداخت قابل قبول.
  • ] فرکانس بیلینگ ] [ماه، دو هفته ای یا مبتنی بر نقطه عطف] و سطح جزئیات ارائه شده در فاکتورها (به عنوان مثال، توصیف روایت، کدهای UTBMS).
  • برای اعتراض به اتهام : چارچوب زمان (به عنوان مثال، 14 روز از رسید)، فرمت مورد نیاز (email vs Official Letter) و مسیر تشدید (اول به صورتحساب مدیر، سپس به شریک).
  • [[۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱]: [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱]] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱]] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۱] [۱] [۱] [۲] [۱] [۱]] [۱] [۲]] [۲] [۲] [۱]]]]] [۱]]] [۲] [۱] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۱] [۱] [۱] [۲]]] [۲] [۲] [۲] [۲] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۲] [۱

] عامل اصلی حل اختلافات است.هنگامی که یک مشتری درخواست کارهای اضافی را که توسط توافق اصلی پوشش داده نشده است، هر دو طرف ممکن است بعدا در مورد اینکه آیا کار اضافی مجاز است، مخالفت کنند. Mitigate این با یک فرایند تغییر نوشته شده: هر گونه گسترش دامنه مواد باعث هزینه جدید و مشتری نوشته شده برای مثال، موافقت نامه درخواست برای ارسال یک معامله ساده ایمیل، حتی اگر درخواست یک قرارداد کوتاه مدت تایید شده است.

استفاده از جایگزین هزینه های قرارداد در جایی که Appropriate

هزینه های ثابت، هزینه های محدود، یا نرخ های ترکیبی می تواند عدم اطمینان را که اغلب منجر به اختلافات می شود، حذف کند. کلید این است که مرزهای محدوده ثابت را دقیقا تعریف کنید. برای مسائل روزمره مانند خواسته های ساده، طلاق های بدون آزمایش، یا پرونده های علامت تجاری، هزینه های آپارتمانی بیشتر برای هر دو طرف قابل پیش بینی است، حفظ ماهانه با یک بیانیه واضح از کارهایی که هزینه جایگزین را حفظ می کند، به علاوه کاهش هزینه های کاهش می دهد، اگر یک ساعت کاهش می دهد، هزینه های تخفیف به طور منطقی کاهش می دهد، به عنوان یک ساعت کاهش می دهد، و یا کاهش می دهد، هزینه های نرخ تبدیل، به عنوان مثال، توصیه های تنظیم هزینه های تخفیف، اگر یک ساعت، هزینه های تخفیف، به عنوان یک ساعت، توصیه های تنظیم هزینه های تخفیف، به عنوان یک ساعت، به عنوان یک ساعت، به عنوان یک ساعت، هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم کننده، به عنوان مثال، به عنوان مثال، برای هر دو طرف، توصیه های تنظیم هزینه های تخفیف، تخفیف، تخفیف، تخفیف، تخفیف، تخفیف، توصیه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه های تنظیم هزینه

یکی دیگر از روش های موثر هزینه های محدود است: تعیین سقف در کل هزینه برای یک مرحله خاص از یک ماده به عنوان مثال، هزینه های کشف کلاه در $ 15،000 برای یک پرونده دادرسی تجاری است.هر کار فراتر از آن که نیاز به تایید مشتری قبلی دارد، این شفافیت اجازه می دهد تا مشتریان را به بودجه با اطمینان و از بین بردن تعجب پس از بیش از یک آستانه غیر مرتبط.

به طور منظم و فعال درباره هزینه ها صحبت کنید

منتظر نباشید که در مورد پول صحبت کنید

بسیاری از اختلافات صورتحسابی ناشی از این است که مشتریان با کل ارتباطات منظم در مورد پیشرفت پرونده و پیش بینی گام های بعدی - از جمله هزینه های خود - اعتماد را ایجاد می کند و فرصتی برای تنظیم اولیه ایجاد می کند. بهترین کار این است که برآورد اولیه از کار ماه آینده در طول تماس منظم خود را انجام دهید.استفاده از یک قالب ساده: (FLT:0) برنامه مبتنی بر برنامه ما برای حدود 30 ساعت پیش بینی هزینه کار است.

هنگام بحث در مورد هزینه ها، از اظهارات مبهم مانند "فقط چند ساعت" اجتناب کنید، محدوده ای را ارائه دهید: "من پیش بینی می کنم 8 تا 12 ساعت برای پیش نویس خلاصه قضاوت، که هزینه بین 2.400 و 3600 دلار در نرخ فعلی من است."اگر کار به پایان می رسد بیش از برآورد، اطلاع رسانی به مشتری بلافاصله و توضیح این جلوگیری از احساس گمراه کننده است.

پیاده سازی پورتال مشتری برای دسترسی به زمان واقعی

سیستم های مدیریت عمل مدرن به مشتریان اجازه می دهد تا تعادل، فاکتورها و تاریخ پرداخت خود را در هر زمان مشاهده کنند، هنگامی که مشتریان می توانند در زمان نزدیک به زمان واقعی هزینه ها را نظارت کنند، به ندرت تجربه "تقسیم گرافیکی" می کنند، علاوه بر این، یک پورتال به آنها یک روش غیر متمرکز برای درخواست سوالات از طریق پیام های امن می دهد تا تلفن را در ناامیدی انتخاب کنند.

هنگام پیاده سازی یک پورتال، اطمینان حاصل کنید که شامل یک داشبورد روشن است که نشان دهنده تعادل فعلی، فاکتورهای برجسته و تجزیه و تحلیل ورودی های زمان اخیر است. ارسال ایمیل خوش آمدید با دستورالعمل های ورود و آموزش مختصر در مورد چگونگی مشاهده و سوال هزینه های برخی پورتال ها حتی به مشتریان اجازه می دهد تا آیتم های خط خاصی را برای تحقیق، که روند اعتراض را ساده می کند.

ارائه صداهای دقیق و شفاف

با متن، نه فقط زمان ارسال

شکایت مشتری رایج این است که فاکتورها شامل ورودی های رمزنگاری مانند "تحقیقات - 2.5 hrs" هستند، چنین ورودی ها مشکوک را دعوت می کنند، در عوض، از UTBMS (سیستم مدیریت مبتنی بر Task-based) استفاده می کنند و یک روایت کوتاه و روشن ارائه می دهند: "در واقع 50 صفحه از رونویسی از اسمیت v. Jones برای شناسایی ناسازگاری برای ساعت های متقابل-exami استفاده می کنند - دقیقاً زمانی که آنها را درک می کنند و نمی کنند که چه چیزی ممکن است برای هر زمان مشخص شود و چه مقدار زمان مشخص شود.

برای مسدود کردن صورتحساب (ماجرا کردن چندین کار تحت یک ورودی)، تجزیه آن را به اقلام جداگانه در نظر بگیرید، اگر شما باید از یک بلوک استفاده کنید، به وضوح کل زمان و لیست هر کار را با بخش تقریبی آن بیان کنید: به عنوان مثال: "بازجویان خاموش (1.2 hrs)، بررسی اسناد مشتری (0.8 hrs)، با مشورت مخالف (0.5 hrs) - تعداد 2.5 مشتری به طور خاص درخواست، مخالفت می کند.

کاهش هزینه ها به صورت جداگانه و شفاف

هزینه های سخت (هزینه های پوشش، اتهامات شهود متخصص، پیک ها، خبرنگاران دادگاه) باید مورد توجه قرار گیرد و در صورت امکان، با هزینه ای که به دریافت کنندگان مربوط به هزینه های فاکتور مرتبط است، از جمله اضافه کردن هزینه های اداری 10٪ در هزینه های کپی، منبع مکرر بی اعتمادی هستند.اگر شرکت شما هر هزینه اداری اضافه می کند، به وضوح آن را در نامه نامزدی فاش می کند و آن را با یک قانون خاص اخلاقی مشورت می کند.

ارسال Intensions در برنامه و اوایل

معایب مهم است.اگر شما قول می دهید صورتحساب ماهانه، ارسال فاکتور در هفته اول ماه بعد بدون شکست، فاکتورهای اواخر ایجاد سردرگمی، اعتبار و اختلال سیگنال را ایجاد می کنند، برخی از شرکت ها موفقیت ارسال یک پیش نویس "پیش از آن" را چند روز قبل از فاکتور نهایی، به مشتریان یک فرصت برای پرسیدن سوال در حالی که کار هنوز هم در ذهن های تازه است قبل از اینکه آنها را به یک رابطه ی ساده و یا تشویق کنند؛ آنها را تشویق می کنند.

استفاده از تکنولوژی برای کاهش خطا و افزایش شفافیت

زمان خودکار ضبط و تایید گردش کار

ردیابی زمان دستی به طور اجتناب ناپذیری منجر به از دست دادن ورودی ها، خطاهای گرد و اختلافات در مورد دقت.استفاده از نرم افزار که با تقویم، ایمیل و مدیریت سند ادغام می شود برای ضبط زمان به طور خودکار. بسیاری از سیستم عامل ها (به عنوان مثال، تمرین پانتر، Clio management، کشیدن سیگار) به شما اجازه می دهد تا پیش نویس فاکتورها را در دسته ها، بررسی و ارسال خودکار کار، همچنین اجرای دستورالعمل های حداکثر خطا برای کاهش دادن به عنوان مثال، عدم ارسال یک کاربر، استفاده از این موارد است که از آن استفاده می کند:

E-Billing برای مشتریان شرکت

اگر شرکت شما نشان دهنده مشتریان شرکت است که نیاز به فرمت های LEDES یا UTBMS دارند، در نرم افزار ebilling سرمایه گذاری می کنند که فاکتورها را در برابر دستورالعمل های مشتری قبل از ارسال اعتبار می دهد، این امر خطاهای پشت و پیش زمینه ای را که منجر به اختلافات می شود، از سیستم هایی مانند BillBlast، CosmoLex یا ماژول های ساده ebilling در ابزارهای مدیریت عمل می تواند به طور خودکار خطاهای رایج را شناسایی کند - مانند کدهای زمان دقیق و یا تحویل سریع و یا حذف کند.

داشبورد مشتری و پیوندهای پرداخت

یک ابزار مدرن صدور صورتحساب باید یک پورتال پرداخت با کارت اعتباری، ACH و گزینه های کیف پول دیجیتال را شامل شود، هنگامی که یک مشتری یک فاکتور ایمیل دریافت می کند که شامل یک دکمه پرداخت Now”، اصطکاک ناپدید می شود، همان پورتال می تواند تعادل پیری و فاکتورهای گذشته را نشان دهد، مشتریان را قادر به حفظ و کاهش سوالات راحت اداری اطمینان حاصل کند که پرداخت سازگار با IOLT است قوانین حسابداری را جمع آوری کند.

گزینه های پرداخت انعطاف پذیر، Client-Centric Payment Options

طرح های پرداخت و قراردادهای پرداخت

هر مشتری نمی تواند در عرض 30 روز، یک طرح رسمی قسط را پرداخت کند - به عنوان مثال، سه پرداخت ماهانه برابر برای یک نگهدارنده بزرگ دادرسی - انعطاف پذیری و کاهش احتمال اختلاف پرداخت تبدیل به یک امتناع کامل از پرداخت را به جای پرداخت هزینه های کوچک، می تواند برنامه را در یک توافق کوتاه که شامل برنامه قسط، عواقب پرداخت دیرهنگام، و ارائه یک شرکت که ممکن است به مشتریان پرداخت کاهش دهد، حتی می تواند پرداخت های پرداخت های کوچک را کاهش دهد.

روش های پرداخت چندگانه را بپذیرید

کارت های اعتباری، کارت های اعتباری، انتقال ACH و حتی ارزهای دیجیتال (جایی که از نظر اخلاقی مجاز است) به مشتریان راحتی که انتظار دارند را می دهد.در حالی که هزینه پردازش یک توجه است، هزینه اغلب با پرداخت سریع تر جبران می شود و بسیاری از مشتریان به سادگی ترجیح می دهند نقاط پاداش یا مدیریت جریان پول نقد کارت های حساب اعتباری.اطمینان حاصل کنید حساب بازرگان شما به درستی برای صورتحساب قانونی تنظیم شده است - برخی از پردازنده های عمومی مانند ارائه دهندگان قانون اعتباری یا خدمات اعتباری.

آموزش تیم خود را در مورد بهترین تمرین ها

وکلا و قانون گذاران اغلب صورتحساب را به عنوان یک کار اداری می بینند، اما به طور مستقیم بر روابط مشتری و درآمد تاثیر می گذارد. آموزش منظم در مورد چگونگی نوشتن زمان روشن، چگونه به ارتباط در مورد هزینه ها در طول تماس های مشتری، و چگونه به رسیدگی به سوالات لایحه حرفه ای می تواند جلوگیری از بسیاری از اختلافات.

همچنین بر روانشناسی صورتحساب آموزش دهید. بسیاری از مشتریان هزینه های بالاتری را با کیفیت بالاتر برابر می کنند، اما تنها زمانی که آنها ارزش را درک می کنند، به وکلا یاد دهید که به طور مداوم ارزش کار خود را در طول ماده بیان کنند، نه فقط زمانی که یک فاکتور ارسال می شود، به عنوان یک حرکت موفق، می گوید: "12 ساعت اندازه گیری که من صرف پیش نویس کردم که حرکت منجر به یک حکم مطلوب که ما را در این دوره سرمایه گذاری قابل توجه سرمایه گذاری کرد.

ایجاد یک فرآیند حل اختلاف

بازبینی داخلی و Mediation ⁇ e

علی رغم بهترین تلاش ها، اختلافات گاهی اوقات بوجود می آیند و یک فرایند ساده و شفاف را طراحی می کنند: مشتری ابتدا یک اعتراض کتبی را در یک دوره تعریف شده ارائه می دهد (به عنوان مثال، 14 روز) یک وکیل یا مدیر لایحه مختلف (نه وکیل اصلی) که در 5 روز پیگیری شکایت و پاسخ دادن به آن را می دهد، یک اعتبار با حسن نیت یا تخفیف برای اذعان به نگرانی قانونی - گاهی اوقات به تنهایی می تواند اختلاف نظر در مورد پذیرش آن را حل کند، اگر به سادگی حل و حل و حل و حل و حل اختلاف نظر از آن را به سادگی، اگر تعداد درخواست رسانه ها، شامل حل و فصل شود، در مورد اختلاف نظر گرفته شود، شامل موارد ساده تر است.

هر مرحله از فرآیند حل اختلاف را مستند کنید، یک log از تمام اعتراض های دریافت شده، چگونه حل شدند و هرگونه الگوهایی که ظهور می کنند، از این log برای اصلاح سیاست های صورتحساب خود در طول زمان استفاده کنید.

استفاده از داده ها برای شناسایی الگوها و جلوگیری از اختلافات آینده

انواع فاکتورهایی که اختلافات را ایجاد می کنند: آیا آنها در مناطق خاص تمرین متمرکز شده اند؟ با مشتریان خاص؟ در سطوح بودجه خاص؟ از ویژگی های گزارش نرم افزار مدیریت عمل خود برای شناسایی روند استفاده کنید، به عنوان مثال، اگر اختلافات اغلب زمانی که کل فاکتورها بیش از 10،000 دلار است، شما ممکن است بررسی های بودجه متوسط برای موضوعات به احتمال زیاد برای رسیدن به آن آستانه، به طور مشابه، اگر اختلافات "در مورد تحقیق نیاز به یک سوال خاص از جزئیات خاص از جزئیات خاص از جزئیات.

همچنین بر نتایج حل اختلاف نظارت کنید، اگر شما به طور مداوم هزینه های بیش از ۲۰۰ دلار برای جذب مشتری را کاهش دهید، الگوی ممکن است اختلافات غیرماجرا را تشویق کند، در عوض یک استاندارد محکم اما منصفانه ایجاد کنید: ارائه تنظیمات حسن نیت تنها زمانی که یک خطا در واقع رخ داده است و ارزش کار را در زمان هیچ خطایی وجود ندارد، داده های شما ساختارهای هزینه و استراتژی های ارتباطی دقیق تر را هدایت می کند.

نتیجه گیری: سیستم های فعال اعتماد و سود را ایجاد می کنند

کاهش اختلافات حقوقی در مورد سخت تر بودن یا بیشتر شدن نیست - در مورد سیستم های طراحی است که اولویت بندی وضوح، ثبات و همدلی مشتری است.هنگامی که نامه های نامزدی دقیق هستند، ارتباطات در حال انجام است، فاکتورها شفاف هستند و تکنولوژی از ردیابی دقیق پشتیبانی می کند، اختلافات به جای شرکت های هنجاری که در این شیوه ها سرمایه گذاری می کنند نه تنها از پول نقد خود محافظت می کنند بلکه اعتبار جریان متمرکز را تقویت می کنند، و همچنین به عنوان شرکای قابل اعتماد مشتری، پشتیبانی می کنند.

هدف نهایی این است که مکالمه را از "چه هزینه ای؟" به "من ارزش را می بینم - با اجرای استراتژی های ذکر شده در بالا، شما می توانید لایحه از یک منبع اصطکاک به پایه اعتماد تبدیل کنید. تلاش برای خود را در کاهش سربار اداری، چرخه پرداخت سریع تر، و قوی تر، روابط مشتری با دوام تر است.