چگونه از کسب و کار خود در برابر اختلافات مدنی با تامین کنندگان یا مشتریان محافظت کنیم

درک اختلافات مدنی در کسب و کار

اختلاف میان کسب و کار و تامین کنندگان و یا مشتریان آنها بسیار شایع تر از بسیاری از صاحبان است [ ] [در این درگیری ها از سوء تفاهم، انتظارات نامطلوب یا شکست های آشکار در عملکرد بوجود می آید]، اغلب انواع عبارتند از تحویل قرارداد [FLT=2] و یا عدم توافق نامه (FLT6) (به عنوان مثال، عدم ارائه کالا در هر مشخصات)، [F3] اختلاف نظر سنجید.

هنگامی که حل نشده باقی مانده است، این اختلافات می تواند جریان نقدی را تخلیه کند، زمان مدیریت مصرف، شهرت و گاهی اوقات کسب و کار را به دادخواهی پر هزینه تحمیل کند. کلید این است که یک سیستم ایجاد کنید که مانع از اختلافات ناشی از تعجب و موثر حل آنها در هنگام انجام این مقاله می شود.این مقاله یک نقشه عملی و آگاهانه برای محافظت از منافع تجاری شما در حالی که روابط تجاری را حفظ می کند.

اقدامات پیشگیرانه برای محافظت از کسب و کار شما

موثرترین راه برای رسیدگی به اختلافات مدنی جلوگیری از آنها در وهله اول است. پیشگیری نیاز به تلاش آگاهانه در پنج حوزه کلیدی دارد: قراردادها، تلاش، تلاش، ارتباطات، اسناد و تخصیص ریسک.

۱- ایجاد قراردادهای ضد گلوله

یک قرارداد خوب سرقت شده اولین خط دفاعی شماست.به توافق نامه های کلامی مبهم یا قالب های عمومی تکیه نکنید.

] [Scope of work or Product profile - استفاده از شرح دقیق، الزامات فنی و معیارهای پذیرش شامل معیارهای قابل اندازه گیری عملکرد.
شرایط پرداخت - مقادیر، نقاط عطف، تاریخ های مقرر، مجازات های پرداخت دیر و در صورت ارائه روش ها، منافع بیش از حد و هر تخفیف پرداخت اولیه را مشخص می کند.
شرایط تحویل - جدول زمانی، روش های حمل و نقل، خطر از دست دادن و تحمیل حوادث ماjeure.
زگیل ها و درمان ها [FLT 1] - چه اتفاقی می افتد اگر کالاها یا خدمات معیوب هستند، از جمله جایگزینی، بازپرداخت، یا گزینه های تعمیر.
بند قطع نامه [FLT 1] - مشخص مذاکره، میانجیگری، داوری، و یا دادخواهی همراه با صلاحیت و محل برگزاری، میانجیگری اجباری قبل از داوری در نظر بگیرید.
صدور مسئولیت [FLT 1 ] - خسارت به مقدار معقول (به عنوان مثال، ارزش قرارداد) و حذف خسارت های احتمالی.

در نظر بگیرید که از فرم های استاندارد صنعت (مانند برای قراردادهای عرضه یا اسناد معماران آمریکایی برای ساخت و ساز استفاده کنید و یک وکیل کسب و کار را بررسی کنید که الگوهای سفارشی خود را سالانه اضافه کنید.

۲- رفتار ثوریو با توجه به دین

قبل از امضای هر توافق، اعتبار طرف دیگر، ثبات مالی و تاریخ قانونی را بررسی کنید، این به ویژه مهم است که هنگام کار با تامین کنندگان جدید یا مشتریان بزرگ، درخواست ارجاعات اعتباری تجاری (به عنوان مثال، دان و بردو خیابان) را بررسی کنید و سوابق عمومی برای رسیدگی های قابل توجه را بررسی کنید، نیاز به بیانیه های مالی [F: [F] برای تأیید و یا مقررات مربوط به محصول.

همچنین باید تأیید کند که تامین کننده بیمه مناسب (قابل اطمینان، جبران خسارت کارکنان، مسئولیت محصول) و پرسنل کلیدی آنها واجد شرایط هستند. اداره کسب و کار کوچک ایالات متحده [FLT 1] منابع را در مورد بررسی پیمانکاران و تامین کنندگان، از جمله چک لیست برای تامین کنندگان پس زمینه، بررسی انطباق تجاری و تحریم ها.

۳- حفظ ارتباطات باز و مستند

حتی بهترین قراردادها نمی توانند تمام سناریوها را پوشش دهند. ارتباطات شفاف و شفاف به مسائل قبل از افزایش آنها کمک می کند تا کانال های روشن برای به روز رسانی های روزمره، درخواست های تغییر و افزایش مسئله ایجاد کنند.استفاده از ایمیل یا ابزارهای مدیریت پروژه که یک مسیر حسابرسی ایجاد می کنند (به عنوان مثال، Basecamp، Asana یا صفحات گسترده ای با تاریخ نسخه مشترک).

بررسی منظم با تامین کنندگان کلیدی و مشتریان برای بررسی پیشرفت، نگرانی ها و تنظیم انتظارات، هنگامی که اختلاف نظر بوجود می آید، بلافاصله در نوشتن، خلاصه کردن مشکل و راه حل های پیشنهادی اجتناب از اجازه دادن به سرخوردگی های کوچک - عدم ابراز نارضایتی زمینه ای برای ایجاد اختلافات رسمی است.

۴- سوابق دقیق را نگه دارید

در هر بحث مدنی، سوابق شما به شواهد شما تبدیل می شود. آرشیو سیستماتیک از موارد زیر را حفظ کنید:

قراردادها، اصلاحات و سفارشات تغییر
در صورت، رسید پرداخت و بیانیه های بانکی
ایمیل و یادداشت های جلسه
تحویل، گزارش های بازرسی و عکس ها
یادداشت های داخلی در مورد عملکرد یا مسائل کیفیت
نمونه های محصول یا تایید نمونه اولیه
• ارسال تماس های تلفنی (از یک ایمیل خلاصه پس از هر تماس استفاده کنید)

ذخیره این سوابق به طور ایمن و حفظ آنها برای حداقل سه سال پس از پایان قرارداد (برای قراردادهای با ضمانت چند ساله) ابزار دیجیتال مانند ذخیره سازی ابر (Google Drive، Dropbox) با نسخه تاریخ یا نرم افزار مدیریت قرارداد اختصاصی (به عنوان مثال، DocuSign CLM، ContractWorks) می تواند این فرآیند را ساده کند.اطمینان از اینکه سیاست حفظ شما با الزامات قانونی و مالیاتی هماهنگ شود - اختلافاتی که می تواند تا شش سال پس از نقض آن ایجاد شود.

۵- شامل پیشگیری از اختلافات

قراردادهای هوشمند شامل مقرراتی است که مانع از بروز اختلافات در وهله اول می شود:

نیروی ماجیور - تعریف حوادث غیر قابل پیش بینی ( بلایای طبیعی، اعتصاب، همه گیر) که باعث می شود عملکرد بدون مجازات. بیانگر این است که آیا بند شامل اختلالات زنجیره تامین یا کمبود نیروی کار است.
نردبان تنش - نیاز به مدیران سطح پایین تر برای تلاش برای حل و فصل قبل از شرکت مدیران و یا وکلا.
[FLT 1 ] [ [ [FLT 1 ] [ [ [ ] ] [ [ [ [ ] ] [ [ ] ] [ [ [ ] ] ] [ [ ] ] [ [ [ ] ] ] [ [ ] ] [ ] [ ] ] [ [ ] ] ] [ [ ] ] [ [ ] ] [ [ ] ] ] [ [ ] ] [برای مثال ، 30 روز ] [ برای ثبت نام در مورد اختلاف نظر ] ، این دوره خنک کننده معمولاً منجر به حل سریع می شود.
- بسیاری از قراردادها در حال حاضر میانجیگری قبل از دادرسی، که اغلب منجر به شهرک سازی سریع تر و ارزان تر می شود، به نام ارائه دهنده میانجیگری خاص (به عنوان مثال، JAMS، AAA).
خسارت های آشکار [FLT 1] - مقدار معقولی را برای نقض های خاص تعیین کنید (به عنوان مثال تحویل دیر)، ایجاد اختلافات آسان تر می شود.

اعدادی مانند این استاندارد در صنایع مانند ساخت و ساز، خدمات IT و تولید هستند. وکیل شما می تواند آنها را به کسب و کار شما متصل کند.

نشانه های هشدار دهنده اولیه از اختلافات احتمالی

حتی با پیشگیری، اختلافات می تواند ظهور کند و تشخیص علائم هشدار دهنده اولیه به شما اجازه می دهد قبل از افزایش آنها مداخله کنید.

از پرداخت های دیرهنگام [FLT 1] بهره برداری می کند، حتی اگر تاخیرهای کوچک و مکرر استرس مالی یا روابط رو به وخامت را نشان دهند.
ارتباطات یا متناقض [FLT 1] - هنگامی که طرف دیگر از ارتکاب به جزئیات اجتناب می کند، اغلب نشان دهنده عدم اطمینان یا ایمان بد است.
تغییر در پرسنل کلیدی [FLT 1] - ارتباطات جدید ممکن است از توافق نامه های گذشته یا انتظارات نوشته نشده آگاه نباشد.
(فَلَّهُمْهُمْهُمْهِ وَهُمْهِ وَهُمْهِ الْمِنِ الْمِنِ الْمِهِهِ وَهُمْهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهُوا وَهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهُواِهُوا وَاِهُوا وَاِهِهِهِهُواِهِهِهُواِهُواِهُواِهُواِهُوا مِهُواِهُواِهُوا مِهُواِهُواِهُواِهُوا م
درخواست برای مذاکره در مورد شرایط میان پیمانه [FLT 1] ممکن است مشکلات مالی یا تمایل به تغییر دامنه بدون پرداخت بیشتر منعکس کند.

هنگامی که این نشانه ها ظاهر می شوند، یک جلسه رو به رو (یا تماس ویدئویی) را برای روشن کردن انتظارات برنامه ریزی کنید.هرگونه موافقت نامه جدید را بلافاصله مستند کنید.

استراتژی های حل اختلافات

علی رغم بهترین پیشگیری، اختلافات هنوز هم رخ می دهد.هدف در این مرحله این است که آنها را به سرعت، ارزان و به طور دوستانه ای در صورت امکان حل کنیم.استراتژی های زیر از حداقل تا رسمی تنظیم شده اند.

۱- مذاکرات اولیه و ارتباطات مستقیم

هنگامی که بحث اول مطرح می شود، در برابر درخواست وکیل بلافاصله مقاومت کنید، به جای آن، مستقیماً با طرف دیگر تماس بگیرید – به طور مستقیم در همان سطح مدیریت – و به وضوح مسئله و نتیجه مطلوب خود را توضیح دهید.از یک لحن حل مسئله مبتنی بر واقعیت و مشکل استفاده کنید.

نکاتی برای مذاکره موثر:

افراد را از این مشکل جدا کنید – روی منافع تمرکز کنید نه موقعیت ها و موقعیت ها بپرسید “چه نتیجه ای برای هر دو ما خواهد بود؟”
گزینه های متعدد را که می تواند هر دو طرف را راضی کند - معامله مانند تاخیر پرداخت در ازای تخفیف در سفارشات آینده.
از معیارهای عینی (زبان های قراردادی، استانداردهای صنعت، برنامه های مستقل) برای توجیه موقعیت خود استفاده کنید.
نتیجه را در یک توافق نامه حل و فصل ساده که توسط هر دو طرف امضا شده است، مستند کنید، حتی یک مبادله ایمیل که واضح و متقابل است، می تواند الزام آور باشد اگر قرارداد را اصلاح کند.
اگر مذاکره مستقیم شکست بخورد، یک تسهیل کننده خنثی مانند یک مدیر ارشد از هر طرف را وارد کنید – قبل از اینکه به روش های رسمی تر حرکت کنید.

مذاکرات زمانی بهتر عمل می کند که هر دو طرف رابطه ای مداوم داشته باشند که ارزش آن را دارند.هدف این است که این رابطه را حفظ کنید و از حقوق قانونی خود محافظت کنید.

۲- میانجیگری و داوری

میانجیگری شامل یک شخص ثالث خنثی است که به هر دو طرف کمک می کند تا یک راه حل متقابل قابل قبول پیدا کنند. Mediation غیر الزام آور، محرمانه است و به طور معمول هزینه یک بخش از دادرسی است. بسیاری از دادگاه ها در حال حاضر نیاز به تلاش برای میانجیگری قبل از ثبت یک شکایت دارند. راهنمای nolo در رسانه و داوری] تفاوت های کلیدی را توضیح می دهد که یک واسطه می تواند راه حل های خلاقانه را به عنوان یک دستور کار کند، و یا یک دستور کار را گسترش دهد، به عنوان یک راه حل های مختلف، نمی تواند به عنوان یک دستور کار را به عنوان یک دستور کار، و یا گسترش دهد.

داوری رسمی تر است: داور (یا پانل) شواهد و مسائل را می شنود (به عنوان یک تصمیم الزام آور) سریعتر از دادگاه است، اما هنوز هم شامل هزینه ها و کشف محدود است، اگر شما شامل یک بند داوری در قراردادها هستید، قوانین (به عنوان مثال، انجمن داوری آمریکا یا JAMS)، تعداد داوران و اینکه تصمیم نهایی است، همچنین در نظر بگیرید (FLT: بالا) برای محدود کردن کف داوری در آن طرف ها موافقت می کنند.

هر دو میانجی و داوری حفظ روابط تجاری بهتر از دادرسی به دلیل آنها کمتر از حد و انعطاف پذیر است، آنها همچنین خصوصی باقی می مانند، محافظت از شهرت خود را.

۳- صدور مجوز به عنوان آخرین سرگرمی

هنگامی که همه چیز شکست می خورد، ممکن است لازم باشد که شکایت کنید یا از یک شکایت دفاع کنید. لیدراسیون باید آخرین گزینه شما به دلیل هزینه های بالا باشد (هزینه های قانونی، شهود متخصص، زمان از دست رفته)، سوابق عمومی و فشار بر روابط، با این حال، اگر سهام مالی بزرگ باشد یا اگر طرف دیگر در ایمان بد عمل کند، یک دادخواست به خوبی آماده شده ممکن است لازم باشد.

قبل از ثبت، با یک وکیل کسب و کار مشورت کنید که متخصص در قانون تجاری است، آنها به شما کمک می کنند تا قدرت پرونده، آسیب های بالقوه و احتمال بهبودی را ارزیابی کنید.همچنین از قانون محدودیت ها آگاه باشید – مهلت ثبت پرونده - که توسط دولت و نوع ادعای (معمولا 3-6 سال برای اختلافات قرارداد) متفاوت است.

اگر شما از شما شکایت می کنید، بلافاصله پاسخ دهید و یک شکایت را رد کنید، می توانید به قضاوت پیش فرض در برابر شما منجر شوید. [۱] وکیل شما ممکن است به دنبال رد کردن ادعاهای ضعیف، به دنبال قضاوت خلاصه یا مقابله با خسارت های خود باشد. [FLT: ۰]

صدور مجوز همیشه باید در برابر هزینه های تسویه حساب باشد، گاهی اوقات پرداخت هزینه های کمی از نظر مالی هوشمندانه تر از هزینه های قانونی ده ها هزار نفر است.

نکات مدیریت ریسک اضافی

فراتر از استراتژی های اصلی بالا، این اقدامات تکمیلی را در نظر بگیرید تا کسب و کار خود را از اختلافات مدنی محافظت کنید.

استفاده از باند های عملکردی یا ضمانت

برای قراردادهای با ارزش بالا - به ویژه در ساخت و ساز، تولید یا قراردادهای خدمات بلند مدت - به تامین کننده برای ارسال یک پیوند عملکردی نیاز دارید، این تضمین از یک اطمینان شخص ثالث است که اگر تامین کننده نتواند آن را انجام دهد، مطمئن شوید که کار را تکمیل می کند یا به طور مشابه، تضمین های شرکت ها از شرکت های مادر می توانند یک لایه امنیتی اضافی برای مثال اضافه کنند اگر شما قرارداد با یک شرکت فرعی برای تضمین عملکرد والدین داشته باشید.

محدود کردن مسئولیت شما

در قرارداد های شما، شامل یک بند است که مسئولیت شما را به کل ارزش قرارداد یا مقدار خاصی (به عنوان مثال، 500.000) می دهد، بسیاری از کسب و کارها همچنین خسارت های احتمالی (سود از دست رفته، وقفه کسب و کار) را رد می کنند مگر اینکه هر دو طرف موافقت کنند که فرض کنند که این خطر مانع از یک اختلاف کوچک از تبدیل شدن به یک ادعای فاجعه بار می شود، اما آگاه باشید که چگونه می توانید مسئولیت های نادرست را محدود کنید یا سوء رفتار نادرست.

تضمین در برابر ریسک های مشترک

بیمه کسب و کار یک بیمه ایمنی حیاتی است. بیمه مسئولیت عمومی پوشش می دهد ادعاهای شخص ثالث برای آسیب فیزیکی و یا اموال آسیب. بیمه مسئولیت حرفه ای (تروریسم و حذف) اشتباهات و یا غفلت در خدمات خود را پوشش می دهد بیمه کسب و کار خود را پوشش می دهد: LT:0 بیمه جرایم تجاری [F:1] برای سرقت یا تقلب کارکنان و یا تقلب و [F] پوشش بیمه هزینه های خود را پوشش داده است.

سیاست های خود را با یک کارگزار بیمه قابل اعتماد مرور کنید تا اطمینان حاصل کنید که آنها سناریوهای اختلاف مدنی معمولی را که با کسب و کار شما مواجه هستند، پوشش می دهند – بسیاری از آنها به دلیل آسیب فیزیکی یا آسیب اموال ایجاد نمی شوند، همچنین محرومیت برای نقض قرارداد را بررسی کنید.

مدیریت ریسک های مالکیت معنوی

اگر کسب و کار شما به طرح های اختصاصی، نرم افزار یا اسرار تجاری بستگی دارد، شامل بندهای مالکیت IP روشن در هر قرارداد تامین کننده و مشتری است. اسپکت که دارای IP جدید ایجاد شده در طول پروژه است. محافظت از خود را با : غیر محرمانه توافق نامه (NDAs) قبل از به اشتراک گذاری اطلاعات حساس. A اختلاف در مورد IP می تواند مزایای رقابتی بیشتری را از راه اندازی منابع کوچک تر [FTO2]

فاستر یک فرهنگ مشارکتی

در نهایت، فرهنگ همکاری احتمال اختلافات را کاهش می دهد. تامین کنندگان و مشتریان به عنوان شرکای، نه دشمنان، در مورد توانایی ها و محدودیت های خود شفاف باشید، زمانی که اشتباه رخ می دهد، آنها را تصدیق می کند و به سرعت به کسب و کارهایی که برای عدالت و صداقت شناخته می شوند، شرکای بهتری جذب می کنند و صبر بیشتری می کنند، زمانی که مسائل مطرح می شوند.

با پیاده سازی سیستماتیک این اقدامات پیشگیرانه، استراتژی های حل و فصل و ابزار مدیریت ریسک، می توانید به طور قابل توجهی فرکانس و شدت اختلافات مدنی را با تامین کنندگان و مشتریان کاهش دهید و امروز از کسب و کار خود محافظت کنید، پایه ای برای رشد پایدار، روابط قوی تر و موفقیت بلند مدت ایجاد کنید.