بازرسی های نظارتی و حسابرسی فرآیندهای حیاتی هستند که اطمینان حاصل می کنند کسب و کار شما مطابق با قوانین، استانداردهای صنعت و سیاست های داخلی است. Far از تشریفات محض، این ارزیابی ها می توانند آسیب پذیری ها، اعتبار عملیاتی شما را کشف کنند و در نهایت از سازمان شما در برابر مجازات های شدید، آسیب های اعتباری و حتی خاموش کردن های عملیاتی محافظت کنند. آماده سازی مناسب فقط در مورد گذراندن یک آزمون نیست - آن را در مورد یک ذهنیت اطمینان مستمر برای ایجاد و اقدامات نظارتی اخلاقی و اطمینان مستمر، و اقدامات دقیق و اقدامات اطمینان و اطمینان از اجرای دقیق و اقدامات نشان می دهد.

درک بازرسی های نظارتی و حسابرسی

بازرسی های نظارتی رسمی، اغلب بررسی های اعلام نشده توسط سازمان های دولتی یا نهادهای صنعت مجاز برای تأیید اینکه کسب و کار شما به الزامات خاص قانونی، ایمنی یا زیست محیطی پایبند است، به عنوان مثال، استانداردهای غذایی و داروی ایالات متحده (FDA) بررسی تاسیسات تولید برای اطمینان از اقدامات تولید خوب (GMP)، در حالی که ایمنی شغلی و بهداشت (A) بررسی می کند که برای مراقبت های بهداشتی عمومی (ارزیابی های تجاری)، و سایر پرونده های هدف های نظارتی، و یا سایر موارد ثبت شده توسط سایر موارد دیگر، بررسی می تواند به اشتراک گذاری شده توسط سایر پرونده های مدیریت بهداشت و یا اسناد و یا اسناد و بررسی های تجاری (ارزیابی سیستماتیک مورد بررسی شود.

تفاوت کلیدی در هدف و زمان بندی آنها است بازرسی معمولا توسط بدن های نظارتی، اغلب با توجه کوتاه، و تمرکز بر انطباق فوری با قوانین خاص است. حسابرسی گسترده تر است و می تواند به خوبی پیش برنامه ریزی شده، بررسی نه تنها انطباق، بلکه اثربخشی سیستم های مدیریت خود را. درک این تفاوت ها به شما کمک می کند تا رویکرد آماده سازی خود را تنظیم کنید - بازرسی برای بازرسی شما نیاز به دسترسی سریع برای رسیدگی به فرآیند های دقیق و تنظیم دقیق، و تنظیم دقیق.

هزینه عدم همکاری

آماده سازی برای بازرسی های نظارتی و حسابرسی می تواند عواقب وحشتناکی داشته باشد.[۱۰] مجازات های مالی به تنهایی می تواند ویرانگر باشد: جریمه های OSHA می توانند به ۷۰ هزار دلار برای هر نقض دسترسی پیدا کنند و تحت مقرراتی مانند GDPR، جریمه ها می توانند به ۴ درصد از گردش مالی سالانه برسند، بدون پرداخت مالیات می تواند به یاد آورد که مجوز محصول، و اغلب از کاهش مالیات استفاده کند، و اعتماد مشتری را افزایش دهد.

گام های کلیدی برای آماده سازی کسب و کار خود را برای بازرسی و حسابرسی

۱- یک بررسی جامع تنظیم مقررات

با شناسایی هر مقررات، استاندارد و کدی که در صنعت، مکان و فعالیت های عملیاتی شما اعمال می شود، این شامل قوانین فدرال، ایالتی و محلی، و همچنین چارچوب های خاص صنعت مانند ISO 9001 (مدیریت کیفیت)، ISO 27001 (امنیت اطلاعات)، یا HIPAA ( حریم خصوصی مراقبت از سلامت) یک ماتریس تنظیم کننده ایجاد کنید که هر کدام نیاز به سیاست های خاص داخلی و روش های بررسی خاص دارند (به طور مکرر) اگر یک از دست رفته است، به یک از مقررات انطباق رسمی و یا مقررات انطباق با توجه داشته باشید.

۲- انجام حسابرسی داخلی ریگور

ممیزی داخلی اولین خط دفاع شما هستند که فرآیند بررسی خارجی را شبیه سازی می کنند و شکاف هایی را قبل از اینکه یک بازرس انجام دهد، بررسی های داخلی حداقل سه ماهه و اغلب برای مناطق پرخطر بالا، استفاده از چک لیست استاندارد شده از ماتریس تنظیم شده خود را نشان می دهد، مهم نیست که چقدر کوچک و بلافاصله اقدامات اصلاحی با مهلت های مهلت (F:0Do می کنند تا به جای استفاده از سیستم های حسابرسی دقیق، به عنوان یک سیستم های انطباق دقیق، آنها را اصلاح کنند.

۳- سازماندهی و مستندات مرکزی

بازرسان و حسابرسان درخواست اسناد خواهند کرد – به سرعت اگر شما برای پیدا کردن آنها تلاش می کنید، شما سیگنال های سازمان دهی و عدم انطباق بالقوه را می دهید. پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) که تمام سوابق مربوط به انطباق را متمرکز می کند: سیاست ها، روش ها، انتقال، گزارش های بازرسی، گزارش های حادثه، سوابق نگهداری و یافته های حسابرسی قبلی، اطمینان از اینکه نسخه های کنترل شده و یا ذخیره سازی فایل های ساده را ایجاد می کنند.

آموزش کارکنان خود را ثوری تقریبا

کارکنان شما در طول یک بازرسی، چهره برنامه انطباق شما هستند، آنها باید نه تنها مسئولیت های شغلی خود را درک کنند، بلکه همچنین چگونگی اعمال آنها بر انطباق تنظیمی تأثیر می گذارد. انجام جلسات منظم آموزش متناسب با نقش های مختلف: کارکنان خط مقدم باید روش های ایمنی را بدانند، مدیران باید الزامات گزارش را درک کنند و مدیران باید از مسئولیت خود آگاه باشند.

۵- تعیین یک تیم انطباقی و نقش های روشن

یک افسر یا تیم متعهد که مسئول آمادگی بازرسی است، باید نمایندگان را از عملیات، تضمین قانونی، کیفیت و IT در صورت لزوم امنیت داده ها شامل شود. تعریف یک زنجیره روشن از دستور: در طول بازرسی، که همراه با بازرس؟ چه کسی اسناد را بازیابی می کند؟ چه کسی به سوالات فنی پاسخ می دهد؟ چه کسی در صورت نیاز به یک مشاور حقوقی شناخته شده باید نقطه تماس اولیه برای بازرسی های سازگار با اطمینان از پاسخ دقیق و مطمئن کردن در این بیانیه های تیم کمک می کند.

۶- پیاده روی های پیش از شک

بازرسی های فیزیکی اغلب شامل راه رفتن از طریق تاسیسات شما برای مشاهده شرایط است.اجرای خود را با استفاده از همان معیارهایی که بازرس احتمالا استفاده می کند انجام دهید: به دنبال خطرات آشکار باشید: مواد شیمیایی برچسب خورده، مسدود شده، خاموش کننده های آتش منقضی شده، تجزیه و تحلیل دقیق و تحلیل دقیق تجهیزات است.

ایجاد یک پروتکل ارتباطی

کارکنان را در مورد بازرسی آینده بدون ایجاد وحشت، آنها را به مودبانه و تعاونی تبدیل کنید، اما نه به حدس زدن و یا پاسخ دادن به سوالات خارج از تخصص خود را.اگر یک بازرس سوال از یک کارمند نمی تواند پاسخ دهد، آنها باید بگویند: "اجازه دهید من یک افسر انطباق که می تواند آن اطلاعات را ارائه دهد،" هرگز با یک بازرس بحث و یا سعی در پنهان کردن مسائل است که صداقت و شفافیت همیشه طرح های مقدماتی خود را نشان می دهد، و سیاست های انطباقی که از جمله ارائه می دهد.

ایجاد فرهنگ انطباق

آماده سازی بازرسی ها و حسابرسی ها نباید هر چند ماه یک قمار باشد، بلکه انطباق را به فرهنگ شرکت شما جاسازی کند، زمانی که هر کارمند می داند که انطباق مسئولیت همه افراد است – از مدیر عامل گرفته تا متخصص دادگستری – نقض و بازرسی های معمول به روز رسانی های معمول تبدیل می شود.

تکنولوژی برای بررسی Readiness

تکنولوژی مدرن همچنین می تواند به طور چشمگیری تنظیم مقررات را ساده کند. پلت فرم های مدیریت سند مانند Directus به شما اجازه می دهد تا اسناد انطباق استاندارد خود را متمرکز کنید و نسخه را کنترل کنید، و بلافاصله در طول یک حسابرسی از نرم افزار مدیریت اطلاعات استفاده کنید، تنظیم کننده های داخلی، اقدامات اصلاحی و تولید گزارش ها، در حال حاضر از سنسورهای IoT و سیستم های نظارت خودکار برای جلوگیری از پردازش زمان دقیق (ت دقیق پردازش داده ها) استفاده می کنند.

چه کاری باید در طول بازرسی انجام دهید

هنگامی که بازرس یا حسابرسان به آنها می رسند، از آنها حرفه ای استقبال می کنند، فضای کاری خصوصی را فراهم می کنند، در صورت امکان، و از شناسایی و مجوز خود درخواست می کنند، دامنه و دستور کار را در طول بازرسی، به طور مستقیم و واقعی، سوالات پاسخ خصوصی را تأیید می کنند؛ اگر شما یک پاسخ را نمی دانید، بنابراین و پیشنهاد برای پیدا کردن اطلاعات اضافی داوطلب که ممکن است در مورد نظارت و یا یادداشت های غیر ضروری باشد، از آنها بپرسید که آیا می توانید از آنها بپرسید که آیا یادداشت های غیر بازرس می تواند از آنها بپرسید.

پس از پیگیری

پس از اتمام بازرسی یا حسابرسی، بلافاصله تیم انطباق خود را در حالی که خاطرات تازه هستند، بررسی نظرات بازرس و هر یافته های اولیه. ایجاد یک طرح پاسخ دقیق برای هر گونه نقض یا مشاهدات: اختصاص صاحبان، تنظیم مهلت و تخصیص منابع خود را به عنوان بازرس ارائه یک گزارش رسمی، با دقت خواندن استناد و درک علل ریشه برای هر سند غیر حساب، آموزش زمان دقیق (حتی زمان ارسال عکس های دریافت شده، و یا ارسال پرونده های دریافت شده).

بهبود مستمر: از انطباق تا تعالی

بازرسی های نظارتی و حسابرسی ها نقطه پایانی نیستند – آنها در سفر شما به سمت برتری عملیاتی هستند.استفاده از یافته ها برای اصلاح فرآیندهای خود، به روز رسانی مواد آموزشی خود و تقویت مستندات خود را. انجام یک جلسه پس از حفظ با تمام ذینفعان برای به اشتراک گذاری درس های آموخته شده است.به روز رسانی ماتریس نظارتی خود را با هر گونه الزامات جدید کشف شده در طول بازرسی شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) برای انطباق به طور یکسان، به عنوان یک برنامه انطباق مستمر با کارکنان، به منظور تنظیم دقیق و تنظیم دقیق، به مشتریان، پاسخ به تجزیه و یا پاسخ به تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق، به اشتراک گذاری دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق پاسخ به مشتریان، به اشتراک گذاری دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از طریق تجزیه و تحلیل دقیق از ارزیابی زمان، به مشتریان، به اشتراک گذاری زمان، به اشتراک گذاری دقیق از

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی کسب و کارهای باتجربه نیز از این اشتباهات رایج اجتناب می کنند:

  • آخرین لحظه ی فریب: تلاش برای سازماندهی ماه های مستندات روز قبل از بازرسی به ندرت موفق به حفظ سوابق به طور مداوم.
  • تشخیص یافته های کوچک: نقض کوچک می تواند تجمع و سیگنال شکست های سیستمیک حتی مسائل کوچک بلافاصله.
  • (فَلَّهُمْهُمْهُمْهِهُمْهِ وَهُمْهِهُمْهِهِ وَهُمْهِهِهِهِهِهِهُمِهُواِهُمِهُواِهُمِهُواِهُوا مِهُمِهُمِهُوا مِهُمِهِهُوا مِهُوا مِهُمِهُمِهُوا مِهُمِنِنِهُوا مِنِهُمِهُوا مِهُوا مِنِنِنِنِنِنْهُمْهُوا مِهُمْهُوا مِنْهُمِنْهُمِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِنِن
  • ریسک های شخص ثالث را به چالش بکشید؛ اگر فرایندها را برون سپاری کنید، هنوز مسئول انطباق هستید و فروشندگان خود را در آماده سازی خود قرار دهید.
  • مقابله با سیاست های به روز رسانی: [FLT 1] مقررات تغییر؛ اگر سیاست های شما هنوز هم به یک قانون قدیمی اشاره می کنند، شما به نظر می رسد از بررسی و به روز رسانی همه سیاست ها حداقل در سال.

نتیجه گیری

بازرسی های نظارتی و حسابرسی ها نیازی به منبع وحشت ندارند.با آماده سازی سیستماتیک - درک چشم انداز نظارتی خود، انجام ممیزی های داخلی، سازماندهی اسناد، کارکنان آموزش، اختصاص دادن نقش های روشن و استفاده از تکنولوژی مانند Directus [FLT 1] برای متمرکز کردن داده های انطباق - کسب و کار شما می تواند این ارزیابی ها را با اطمینان حاصل کند که آماده سازی در بخش عملیاتی و نه تنها بهبود بخش از بهبود عملکرد، بلکه بهبود بخش و همچنین بهبود بخش انطباق را بهبود می دهد.

برای مطالعه بیشتر، بررسی منابع مانند کمک انطباق صفحه برای دستورالعمل های ایمنی محل کار، و یا ارجاعات بازرسی FDA برای صنایع دارویی و مواد غذایی آگاه ماندن اولین گام به سمت سازگار ماندن است.