چگونه برای جلسه مقدماتی قانونی خود آماده کنید

درک فرایند بازنگری قانونی

یک جلسه بررسی لایحه قانونی بیش از یک بررسی روتین از فاکتورها است - این یک تمرین انتقادی در شفافیت مالی، اعتماد مشتری و پاسخگویی حرفه ای است که آیا شما یک شرکت حقوقی هستید که بررسی ورودی های زمان مربوطه را انجام می دهید، یک حساب مشتری شرکت حسابرسی خارجی مشاوره، یا یک تمرین کننده انفرادی که برای حسابرسی شخص ثالث آماده می شود، روند بررسی تضمین می کند که هر ساعت صورتحساب و هر هزینه توجیه شده است، و به طور معمول با پرداخت دقیق موافقت می کند که موافقت می کند، هیچ یک از طریق بررسی دقیق و تنظیم دقیق از طریق یک از طریق یک از طریق یک دستور کار با پرداخت هزینه های خط هدف، تایید شده است.

بررسی های قانونی می تواند اشکال مختلف را در نظر بگیرد: حسابرسی های داخلی انجام شده توسط مدیریت شرکت حقوقی، بررسی های هدفمند تحت موافقت نامه های حفظ کننده، یا حسابرسی های شخص ثالث که توسط شرکت های بیمه یا قراردادهای دولتی مورد نیاز است، هر نوع نیاز به یک سطح کمی متفاوت از آماده سازی دارد، اما اصول اصلی همچنان یکسان باقی مانده است: جمع آوری شواهد، سوال های هدفمند و به وضوح ارتباط برقرار کنید یا عجله این روند اطمینان می تواند منجر به بررسی مشکلات و حتی با توجه به درک آسیب دیده و یا تجزیه و تحلیل دقیق از طریق وکلا شود.

چرا حسابرسی های قانونی برای شرکت های حقوقی و مشتریان اهمیت دارد

برای شرکت های حقوقی، یک بررسی کامل لایحه ای است که پایه و اساس عمل اخلاقی است. [۱] قوانین مدل انجمن آمریکایی از رفتار حرفه ای نیاز به وکلا دارند که مبنای یا نرخ هزینه ها و هزینه های نوشتن را بیان کنند، و آنها حسابداری را به مشتریان ارائه می دهند: بررسی های منظم داخلی کمک به شرکت ها قبل از اینکه فاکتورها را حذف کنند، حفظ شیوه های لایحه سازگار در سراسر تیم و محافظت از پرداخت هزینه برای مشتریان - به ویژه برای پرداخت مالیات های قانونی و مشاوره های غیر قانونی است.

اسناد ضروری برای جمع آوری قبل از بررسی

کیفیت یک بررسی صورتحساب بستگی به تکمیل مستندات شما به میز دارد. Scramble برای پیدا کردن رسید های از دست رفته یا ورودی های زمان در طول جلسه، اعتماد را از بین می برد و حداقل یک هفته را با جمع آوری هر قطعه کاغذ یا رکورد دیجیتال که از دوره صورتحساب در سازمان پشتیبانی می کند، کلید است - ایجاد یک پوشه اختصاصی (یا برچسب ابری) و بررسی فایل های شما، اگر مجموعه ای از پرونده های تمیز و فایل های شما هستند، به وضوح توصیه می شود.

بررسی اسناد کلیدی

اسناد زیر باید قبل از جلسه جمع و بررسی شوند:

] بیانیه های بیلینگ و Intensions - فاکتورهای نهایی برای دوره، از جمله هر صورتحساب موقت، به دنبال تاریخ شروع و پایان، اتهامات کامل و هر گونه تنظیمات ساخته شده است.
زمان ورود به - سوابق دقیق نشان می دهد تاریخ، زمانبان، زمان بندی، و شرح هر کار به طور ایده آل، این باید مطابقت با خط فاکتورها با خط.
گواهی نامه و اسناد حمایت کننده - دریافت هزینه های پرونده دادگاه، هزینه های سفر، هزینه های شاهد متخصص، فتوکپی و سایر اخراج کنندگان اطمینان حاصل کنید که هر هزینه دارای دریافت مربوطه یا توضیح کتبی است.
] قرارداد یا نامه نامزدی [FLT 1 ] - قرارداد اصلی که ساختار نرخ صورتحساب (در ساعت، هزینه مسطح، انقباض)، افزایش صورتحساب و هرگونه برش و یا ترتیبات تخفیف.
رکوردهای ارتباطی - ایمیل یا نامه بحث در مورد تغییرات صورتحساب، مجوز کار یا تنظیمات هزینه.
] بودجه های پیش تأیید شده یا برآورد هزینه [ [FLT 1 ] - اگر بودجه برای یک ماده تنظیم شده است، مقایسه لایحه واقعی علیه آن برای شناسایی بیش از حد.

سازماندهی سوابق الکترونیکی و کاغذی

اگر شرکت شما از یک پلت فرم مدیریت عمل مانند Directus یا یک ابزار قانونی اختصاصی استفاده می کند، گزارش های ورود زمان و خلاصه هزینه های یک فرمت ماشین قابل خواندن (CSV یا PDF با متن جستجو) را صادر می کند، قبل از اینکه یک سند بارگذاری نوار دستی را پیدا کند، اسناد پیش نمایش داده شده با زمان ورود و دریافت اسناد را برای پرونده های کاغذی، استفاده از تقسیم کننده یا مشاهده کنید، مشاهده یک فایل های واحد برای مشاهده سریع یک نوار دستی گوگل است.

چگونه بیانیه های بیلینگ خود را به تعویق بیندازید

هنگامی که اسناد خود را به ترتیب، گام بعدی یک بررسی دقیق و سیستماتیک از اظهارات صورتحساب است.به سادگی کل در پایین را اسکن نکنید، در عوض، هر آیتم خط را با یک چشم بحرانی بررسی کنید.به دنبال الگوهای، ناسازگاری ها و خطاهای بالقوه. یک رویکرد روش روش شناختی خطر نادیده گرفتن یک هزینه قابل توجه یا یک الگوی زمان بندی را کاهش می دهد.

پرچم های قرمز مشترک در داخل لایحه های حقوقی

بررسی کنندگان تجربه می دانند که الگوهای خاصی اغلب مشکلات عمیق تری را نشان می دهند.برای این نشانه های هشدار دهنده مراقب باشید:

بیلینگ - هنگامی که یک بار توده های ورودی با هم چندین کار غیر مرتبط (به عنوان مثال، "حرکت گسترده، کشف بررسی، تماس تلفنی با مشتری" در یک بلوک 3 ساعته) را غیر ممکن می کند.
[FLT 1] شرح محرمانه - ورودی هایی مانند "کار بر روی پرونده" یا "اطلاعات مشاهده" فاقد تخصص است.هر شرح وظیفه باید سند، هدف و عمل انجام شده را شناسایی کند.
ثبت نام - دو نگهبان زمان را برای یک فعالیت ثبت کردند (به عنوان مثال، هر دو وکیل و لایحه قانونی برای حضور در همان جلسه ممکن است ناخواسته یا نشانه ای از هماهنگی باشد.
[FLT 1] زمان اداری اضافی [FLT 1] - لایحه با حجم بالا برای وظایف که می تواند توسط کارکنان ارزان قیمت یا خودکار (به عنوان مثال، فتوکپی، سازماندهی فایل ها، ورودی های تقویم معمولی) انجام شود.
عدم تطابق [FLT 1] - یک شریک جوان با نرخ شریک ارشد یا نرخی که از توافق هزینه بدون تایید قبلی تجاوز می کند.
(فَلَّهُمَهُمَهُمَهُمَهُوا بِهَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمْهُمَهُمَهُمَهُوا مَهُمَهُمَهُمَهُمَهُوا مَهُمْهُوا مَهُوا مَهُمْهُمْهُوا مَهُمْهُمَهُمَهُمَهُمْهُمَهُمْهُوَهُوَهُمَهُمَهُوا مَهُمَهَهُوا مَهُمَهُمَهُمَهُمَهُمَهُوَهُمَهُمَهُوَهُمَهُوَهُوَهُمَهُوَهُوَهُوَهُم

بررسی زمان و نرخ

پس از اتمام آزمون، یک بررسی دقیق انجام دهید (برای مثال، هر دهم ورودی) و ثبت نام، زمان بندی و شرح دقیق در برابر ثبت نام زمان اولیه (به ویژه اگر ساعت های کل در روز معقول باشد) را انتخاب کنید، برای مثال، صورتحساب 24 ساعت در یک روز غیرممکن است.

آماده سازی سوالات و روشنگری

یک جلسه بررسی لایحه یک گفتگو است، نه یک بازجویی، کارآمدترین بررسی ها زمانی اتفاق می افتد که هر دو طرف با سؤالات آماده ای که بر درک تمرکز دارند، به جای متهم کردن، سوالات خود را در مورد ورودی ها یا الگوهای خاص تنظیم می کنند و از توضیحات در یک لحن خنثی می پرسند.این رویکرد گفتگو باز را تشویق می کند و حالت تدافعی را کاهش می دهد.

سوالات نمونه برای جلسه بررسی شما

بر اساس تحلیل اولیه شما، ممکن است بپرسید:

چرا یک سرویس خاص با نرخ خاصی صورتحساب شد؟ برای مثال، " ورود در تاریخ 18 مارس نشان می دهد که یک نرخ شریک ارشد برای بررسی سند است.آیا شما می توانید روشن کنید که چه کسی این کار را انجام داده و آیا یک شریک جوان می تواند آن را اداره کند؟"
آیا تمام هزینه های لازم و مستند هستند؟ [این فاکتور شامل هزینه ای 750 دلاری برای یک پیک شبانه به لس آنجلس است، آیا شما یک دریافت و شما می توانید توضیح دهید که چرا این خدمات ضروری است؟"
آیا می توان از این طریق به صورت زیر و یا کم هزینه کرد؟ [۱] «من چندین درخواست برای درخواست های اداری برای تعیین زمان مقرر را دیدم که آیا شما به عنوان بخشی از هزینه های شرکت در نظر می گیرید؟»
چگونه زمان اختصاص داده شده در سراسر وظایف؟ "در مجموع ساعت برای پیش نویس شکایت در مقایسه با پیچیدگی مورد نظر ظاهر می شود.
آیا تخفیف یا کلاه به درستی اعمال می شود؟ "توافق نامه هزینه ما شامل تخفیف 10٪ حجم برای مسائل بیش از 100 ساعت است که به نظر نمی رسد به این فاکتور اعمال شده است - آیا شما دو چک؟"

سوالات خود را در پیش بنویسید و اولویت بندی کنید.یک جلسه بررسی معمولی 60 تا 90 دقیقه طول می کشد، بنابراین شما ممکن است به هر آیتم برسید.با توجه به ارزش های دلار یا مبهم ترین ورودی ها شروع کنید.

بهترین روش ها برای یک جلسه بررسی محصول

لحن و ساختار جلسه خود می تواند نتیجه را ایجاد یا شکستن کند.با بررسی به عنوان یک تمرین حل مسئله مشترک، نه یک رویارویی، هر دو طرف علاقه مشترکی به صورتحساب دقیق و یک رابطه حرفه ای سالم دارند.در اینجا استراتژی های اثبات شده برای یک جلسه صاف وجود دارد.

ارتباط موثر با تیم حقوقی شما

اگر مشتری هستید، جلسه را با تایید کیفیت کار و ابراز قدردانی از تلاش های شرکت آغاز کنید، سپس مشاهدات خود را به عنوان پرسش ها به جای اتهامات مطرح کنید، به جای گفتن "این ورودی اشتباه است"، بگویید: "من سعی می کنم این ورودی را درک کنید - آیا می توانید از طریق آن راه بروید؟" این توضیح را به جای دفاع از وکیل اگر شما یک وکیل لازم است، به عنوان مثال، "اجازه دهید که به عنوان یک پاسخ دقیق تر، "اجازه دهید، به شما را بدهید که به آن اضافه کنید، "این پاسخ دقیق تر، "اجازه دهید، به عنوان یک پیشنهاد دهید، به عنوان یک پیشنهاد دهید، به عنوان یک پیشنهاد صریح و یا یک پیشنهاد جداگانه، "اجازه دهید، "اجازه دهید، به عنوان یک پیشنهاد دهید، به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک طرف دیگر را به عنوان یک پیشنهاد دهید، به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به آن را به عنوان مثال، "این کار را به عنوان مثال، به آن را به عنوان مثال، "این کار را به عنوان مثال، به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد دهید که به عنوان یک پیشنهاد

مدیریت اختلافات و اختلافات

هنگامی که یک اختلاف نمی تواند بلافاصله حل شود، یک فرآیند شفاف برای پیگیری ایجاد کنید.

یادداشت های دقیق را در طول جلسه یادداشت کنید – ثبت نام صورتحساب در سوال، توضیح داده شده و هر گونه تنظیم توافق شده.
اگر با توضیح موافق نیستید، به جای آن به بحث و جدلی که می گوید: «من از متن قدردانی می کنم، دوست دارم این موضوع را با همکارم (یا بخش مالی ما) مرور کنم، آیا می توانیم در این مورد و دایره در پنج روز کسب و کار نگه داریم؟»
اگر بحث شامل یک خلاصه قابل توجه یا یک الگوی لایحه قابل سوال است، در نظر بگیرید که شامل یک واسطه شخص ثالث یا یک حسابرس قانونی با تخصص در حوزه قضایی است. بسیاری از شرکت های بزرگ حقوقی و ادارات حقوقی شرکت ها پروتکل هایی برای افزایش تنش دارند.
به یاد داشته باشید که هر اختلافی نباید یک نبرد باشد، اگر تفاوت ناچیز باشد (به عنوان مثال، یک هزینه ۵ دلار)، ممکن است تصمیم بگیرید که آن را برای حفظ رابطه بگذارید، اما هر الگویی از خطا باید به طور رسمی برای جلوگیری از بازگشت به آن مورد توجه قرار گیرد.

هر گونه ضرورت یا اصلاح در زمان واقعی را مستند کنید.در پایان جلسه، خلاصه ای از تغییرات توافق شده را برای تأیید درک متقابل بخوانید.این تمرین از اختلافات "او گفت / او گفت" جلوگیری می کند و سابقه روشنی برای حسابداری ایجاد می کند.

Post-Exper-Up and Document

جلسه بررسی زمانی پایان نمی یابد که جلسه به پایان برسد، پیگیری مناسب تضمین می کند که تغییرات اجرا می شوند و چرخه بعدی لایحه تمیزتر است.

ایجاد یک گزارش خلاصه

بلافاصله پس از جلسه، خلاصه مختصری را که شامل:

تاریخ و شرکت کنندگان در بررسی
و از هر کس که از او سوال شده و به هر کس که بخواهد، یا از آن اطاعت کند، سوال می شود.
هرگونه مستندات جدید که درخواست شده (به عنوان مثال، دریافت های مفقود شده)
مهلت اجرای تغییرات (به عنوان مثال، “عامل تجدید نظر شده در عرض 10 روز کسب و کار”)
تغییرات توافق شده در شیوه های صورتحساب آینده (به عنوان مثال، تمام هزینه های سفر نیاز به پیش از رضایت از تیم عملیات قانونی مشتری)

گزارش را به همه شرکت کنندگان در عرض 24 ساعت ارسال کنید و از آن به عنوان مرجع برای جلسه بعدی بررسی استفاده کنید تا پیگیری کنید که آیا پیشرفت ها پایدار بوده اند یا خیر، در نظر بگیرید که یک ستون در سیستم صورتحساب خود اضافه کنید که ورودی ها را بررسی می کند تا بتوانید به راحتی تاریخ را بالا ببرید.

تنظیم فرآیندهای آینده Billing

بررسی صورتحساب فرصتی برای اصلاح گردش کار کلی شما است.اگر بررسی مسائل تکراری را نشان داد – مانند توصیف مبهم، نرخ های نادرست یا دریافت های از دست رفته – برای مثال، روش های جدید را برای جلوگیری از آنها پیاده سازی کنید.

یک گام پیش از رضایت برای هزینه ها در یک آستانه خاص را معرفی کنید.
آموزش زمانبان در نوشتن ورودی های خاص و عملی
از نرم افزار استفاده کنید که حداقل زمان ورود را اجرا می کند (به عنوان مثال، هیچ ورودی کوتاه تر از شش دقیقه) و نیاز به شرح حداقل 15 کاراکتر دارد.
ارسال پیش نویس فاکتور به یک شریک ارشد یا رابط مشتری برای بررسی سریع قبل از لایحه نهایی صادر می شود.

این بهبود فرآیند سود سهام در هر چرخه صورتحساب بعدی را کاهش می دهد، کاهش بار بررسی و افزایش دقت صورتحساب.برای ایده های بیشتر در بهینه سازی جریان های کاری لایحه قانونی، راهنمای لایحه قانونی بهترین شیوه های نرم افزار از Directus [FLT 1] را ببینید.

تکنولوژی برای نقدهای بیلینگ (Leveraging Technology for the Quiet Billing Review)

سیستم عامل های مدیریت عمل قانونی مدرن می توانند به طور چشمگیری آماده سازی و اجرای بررسی های صورتحساب را ساده کنند، به جای مرتب سازی از طریق فاکتور های کاغذی و ثبت زمان دستی، می توانید گزارش های جامع با چند کلیک ایجاد کنید.

** رد پایت – نشان دادن هر تغییری که به زمان ورود می کند، از جمله اینکه چه کسی آن را ساخته و چه زمانی.
** ردیابی هزینه های پرداخت را گزارش کنید - که به طور خودکار به دریافت کنندگان منجر می شود.
* اعتبار نرخ خودکار ** ثبت نام در جایی که نرخ صورتحساب مطابقت با توافق هزینه.
** ابزار بررسی تجربی ** که اجازه می دهد هر دو طرف به فاکتورهای بی نظیر و یادداشت های مذاکره را پیگیری کنند.
** تجزیه و تحلیل های Dashboard - که برجسته کردن ورودی های زمان و یا روند هزینه.

هنگام انتخاب یا ارتقاء سیستم صورتحساب قانونی خود، ابزارهایی را که از UTBMS (سیستم مدیریت مبتنی بر کار) برای توصیف وظایف استاندارد پشتیبانی می کنند، اولویت بندی می کند، این استاندارد سازی باعث می شود که مقایسه صورتحساب در شرکت های مختلف و مسائل مختلف آسان تر شود، بسیاری از سیستم عامل های مبتنی بر ابر، مانند تمرین، Panther، Smokeball، و Clio و LEAP فوق العاده، کارآزمایی های رایگان را ارائه دهید تا بتوانید رضایت از طریق یک روش ساده برای مشتری را ارزیابی کنید، بلکه بهتر است.

نتیجه گیری

آماده سازی برای یک جلسه بررسی لایحه قانونی یک کار خسته کننده نیست - یک نظم استراتژیک است که از شهرت شرکت شما، بودجه مشتری شما، و یکپارچگی رابطه وکیل و مشتری محافظت می کند، با جمع آوری اسناد درست، بررسی فاکتورها برای پرچم های قرمز رایج، آماده سازی سوالات متفکرانه و پرورش یک محیط جلسه مشترک، شما می توانید یک درگیری بالقوه را به فرصت های کمتر برای بهبود در حل و فصل شفافیت کمک کنید، و بهبود نتایج بهبود یافته و هدایت کننده برای هر یک از هر یک از بهبود روند شفافیت مشتری، و بهبود می باشد.