چگونه برای جلسه مقدماتی قانونی خود آماده کنید

جلسات بررسی حقوقی یک نقطه تماس انتقادی بین مشتریان و شرکت های حقوقی است، اطمینان حاصل کنید که هزینه ها شفاف، دقیق و هماهنگ با محدوده کار بدون آماده سازی مناسب، این جلسات می تواند به طور جدی یا غیر مولد تبدیل شود، و سوالات حل نشده در مورد اتهامات و اعتماد را فراهم می کند. با زمان سرمایه گذاری برای سازماندهی اسناد، درک ساختارهای لایحه و ملاحظات شما، بررسی سازنده شما، آماده سازی یک چارچوب استراتژیک و تقویت جزئیات برای مدیریت هزینه های جلسه.

درک بیانیه های بیلینگ خود

بررسی کامل از اظهارات صورتحساب شما پایه و اساس یک جلسه موثر است.با خواندن هر آیتم خط با دقت، تاریخ، شرح خدمات، ورودی زمان و هر هزینه مرتبط با آن، به دنبال الگوهای یا ناهنجاری های مرتبط - مانند یک جهش ناگهانی در ساعت در طول یک مرحله آهسته از پرونده خود - و آنها را برای بحث و درک فرم صورتحساب (به عنوان مثال، آیا از آن استفاده می کنید یا تفسیر دقیق) کمک می کند.

شرایط مشترک

صورتحساب های حقوقی اغلب شامل اصطلاحاتی هستند که ممکن است برای مشتریان ناشناخته باشند.

] ساعت بیل قابل پرداخت - واحد زمان (معمولا 6 یا 10 دقیقه) برای کار قانونی متهم شده است.
لایحه بلاک - ترکیب چندین کار در یک زمان بدون جزئیات هر فعالیت می تواند مبهم باشد که چگونه زمان در واقع صرف شده و نقطه مکرر از محتوا است.
[[۱] [۱۰] [۱۰] [۱۰] [۱] [۱]] [۱]] [۱] [۱]] [۱] [۱]] [۱]] [۱] [۱۰] [۱]] [۱]] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۱] [۷] [۷] [۱]]]]]]]] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [بر [۷] [بر [بر [بر [براى [براى] [براى [براى] [براى [براى [براى] [براى [براى [براى شرکت] [براى شرکت] [براى شرکت] [براى [براى [براى شرکت] [شرکت] [براى شرکت [شرکت] از طرفى] [براى شرکت
- هزینه ساعتی یا مسطح برای زمان وکیل یا پارا قانونی است.
نوشتن / نوشتن [FLT 1] - تنظیمات ساخته شده به لایحه که کاهش مقدار اصلی، گاهی به عنوان یک حسن نیت یا به دلیل یک خطا اعمال می شود.

اگر لایحه شما از اختصارات یا کدهای استفاده می کند، از تیم حقوقی خود برای یک کلید یا توضیح در اوایل رابطه بپرسید.هرچه بیشتر واژگان را درک کنید، مطمئن تر خواهید بود که در ارزیابی هزینه ها هستید.

پرچم های قرمز برای تماشای

در حالی که بررسی اظهارات، مراقب این پرچم های قرمز رایج باشید:

هزینه های تکراری برای همان کار یا خدمات
زمان ورودی که به نزدیکترین ساعت یا نیم ساعت بدون توجیه می شود
وظایفی که در نرخ شریکی که می توانست به یک شریک ارزان قیمت یا پارا قانونی واگذار شود
وظایف اداری (به عنوان مثال، کپی، ثبت، جلسات داخلی) با نرخ های ساعتی بالا محاسبه می شود.
هزینه های بدون دریافت یا به نظر می رسد که به طور غیر معمول بالا است

این موارد را با یک یادداشت علامت گذاری کنید و آنها را در طول جلسه قرار دهید.خصوصی بودن به تیم حقوقی شما کمک می کند تا به طور مستقیم به موضوع رسیدگی کند و صورتحساب را تنظیم کند.

جمع آوری اسناد مربوطه

آماده سازی موثر نیاز به جمع آوری تمام مواد مربوطه قبل از جلسه دارد. فراتر از بیانیه های صورتحسابی خود، جمع آوری:

] نامه یا قرارداد نگهداری [FLT 1 ] - این سند محدوده کار، ساختار هزینه و شرایط پرداخت را تعریف می کند.
پیش از صدور بیانیه - مقایسه اتهامات فعلی با فاکتورهای گذشته به شما کمک می کند تا روند و تغییرات ناگهانی در الگوهای صورتحساب را شناسایی کنید.
سانسور و ایمیل [FLT 1] - هر گونه ارتباط با شرکت در مورد تغییرات دامنه، تایید برای کار اضافی یا محدودیت بودجه باید مستند شود.
[Timeline یا نقاط عطف پرونده [FLT 1] - یک جدول زمانی ساده از رویدادهای کلیدی در ماده شما می تواند به ارتباط با صورتحساب ورودی با کار واقعی انجام شده کمک کند.
یادداشت های قبلی - اگر شما یک بررسی صورتحساب قبلی داشته باشید، یادداشت هایی را در مورد تنظیمات توافق شده یا اقدامات برای اطمینان از اجرای آنها یادداشت کنید.

این اسناد را در یک پوشه متصل، یک پوشه مشترک یا یک ابزار یادداشت برداری دیجیتال سازماندهی کنید.داشتن آنها در طول جلسه به شما اجازه می دهد تا به سرعت بند، تاریخ و توافق های قبلی را هنگام بحث در مورد اتهامات خاص ارجاع دهید.

اسناد ضروری Checklist

برای جلوگیری از از از دست دادن هر گونه پرونده بحرانی، از این چک لیست قبل از جلسه خود استفاده کنید:

بیانیه فعلی صورتحساب و هر گونه فاکتور موقت
امضای قرارداد حفظ کننده یا نامه نامزدی
برآورد بودجه (در صورت ارائه)
زنجیره ایمیل تایید هر گونه کار در خارج از محدوده اصلی
هزینه های جبران ناپذیر (اگر نسخه ای دارید)
سوابق پرداخت های انجام شده تا به امروز

شناسایی مناطق کلیدی برای بحث

نه هر مورد خط باید مورد بحث قرار گیرد، بلکه باید ۳ تا ۵ حوزه کلیدی را که شایسته بحث متمرکز هستند شناسایی کنید.

سازگاری با توافق نامه نامزدی [FLT 1] - بررسی کنید که نرخ ها مطابق با قرارداد و وظایف صورتحساب شده در محدوده توافق شده است.
معمولاً هزینه های بالا یا غیر منتظره [FLT 1] - اگر یک ماه خاص نشان دهنده افزایش در ساعت ها یا هزینه ها، درخواست تجزیه و تحلیل آنچه افزایش می یابد، می تواند یک افزایش قانونی در فعالیت (به عنوان مثال، به دلیل مهلت های کشف) یا لایحه عدم کارایی باشد.
فرصت های صرفه جویی در هزینه [FLT 1] - بحث در مورد اینکه آیا وظایف خاص می تواند به طور متفاوتی در آینده انجام شود، مانند استفاده از یک عضو تیم مختلف، استفاده از تکنولوژی، و یا اتخاذ یک هزینه مسطح برای کار تکراری.

دانلود بازی Discrepanities in Billable Hours

ورودی زمان رایج ترین منبع اختلافات صورتحساب است، به دنبال ورودی هایی که بیش از حد برای کار شرح داده شده است، برای مثال، بررسی یک قرارداد استاندارد ممکن است 0.5-1 ساعت طول بکشد، اما اگر شرکت 3 ساعت حساب کند، این امر همچنین برای بررسی ورودی های بیش از حد، دو عضو برای کنفرانس تماس یا ظاهر دادگاه، درخواست می کنند.

دسته بندی های هزینه

هزینه ها می توانند به سرعت جمع شوند. دسته بندی های مشکوک مانند سفر، کپی برداری، چاپ و خدمات خارجی را جمع آوری کنند.پرستان کنید که آیا شرکت دارای سیاست نشانه گذاری در هزینه های شخص ثالث است (بسیاری از شرکت ها 10 تا 15 درصد برای پرداخت هزینه اضافه می کنند) و اینکه آیا این در نامه نامزدی افشا شده است یا خیر، ممکن است درخواست تایید قبلی برای هر هزینه ای که بیش از یک دلار خاص است.

سوالات برای در نظر گرفتن

آماده سازی یک لیست کتبی از سوالات تضمین می کند که تمام نگرانی های خود را بدون فراموش کردن هر گونه در طول بحث، فراتر از موارد واضح، در نظر بگیرید:

چگونه شرکت اطمینان می دهد که زمان بندی دقیق است و نه پر شده است؟
آیا هزینه های کارکنان پشتیبانی وجود دارد که می توانند به طور موثر در خانه ها کار کنند؟
فرآیند رقابت با یک هزینه پس از پرداخت هزینه چیست؟
آیا شرکت می تواند یک فرمت صورتحساب مختلف مانند یک داشبورد خلاصه ارائه دهد تا بررسی های آینده را آسان تر کند؟
آیا فرصت هایی برای استفاده از ترتیبات هزینه جایگزین وجود دارد، مانند هزینه ثابت برای یک مرحله خاص از ماده؟

پرسیدن این سوالات نشان می دهد که شما مشغول به کار هستید و بهره وری ارزش دارید که می تواند منجر به اقدامات بهتر صورتحساب در طول زمان شود.

ارتباط واضح و حرفه ای

لحن جلسه به اندازه محتوا اهمیت دارد.به بررسی به عنوان یک تلاش مشترک برای اطمینان از دقت و عدالت، نه به عنوان یک رویارویی متقابل، از اظهارات "I" برای بیان دیدگاه خود استفاده کنید، مانند "من متوجه شدم که ساعت ها برای بررسی سند بالاتر از حد انتظار است که در این ماه است - آیا ما می توانیم در مورد آنچه که آن را هدایت می کنیم صحبت کنیم؟" این توضیح به جای دفاع تدافعی.

استفاده از یک رویکرد مشارکتی

جلسه را با تصدیق کار شرکت و ابراز قدردانی از تلاش های خود آغاز کنید و سپس به سؤالات خود با عباراتی مانند: "من چند سوال در مورد لایحه این ماه دارم که می خواهم با هم قدم بزنم" این یک لحن تعاونی را به طور فعال به توضیح آنها گوش می دهد - گاهی اوقات یک هزینه بالا نتیجه کار فوری است که شما درخواست می کنید اگر تنظیمات، اجازه می دهد تا شرکت را کاهش دهد یا کاهش دهد.

اختلافات را اداره می کند

اگر شما با یک شارژ مواجه هستید که به طور محکم باور دارید نادرست است، آرام باشید و شواهد را بر اساس آن ذکر کنید که موضوع خط خاص و اسناد شما را ذکر می کند: “در فاکتور 10 اکتبر، آیتم خط #14 نشان می دهد 2 ساعت برای “دیدگاه مکاتبات خلاصه” در 600 دلار در ساعت، من به یاد نمی آورم که کار، و این نوع کار به طور معمول 30 دقیقه طول می کشد تا مدیر تنظیم کند، اگر یک توضیح حرفه ای لازم را بررسی کند، همیشه با یک توضیح دقیق است.

پس از جلسه

نتیجه جلسه پایان فرآیند بررسی لایحه نیست، شما باید تغییرات توافق شده را تایید کنید و یک رکورد برای مرجع آینده ایجاد کنید.

مستند سازی توافقنامه ها

بلافاصله پس از جلسه، یک ایمیل خلاصه به تیم حقوقی خود ارسال کنید. نقاط بحث کلیدی، هر گونه تنظیمات در لایحه، و موارد اقدام با مهلت های روشن ارسال کنید: به عنوان مثال: "همانطور که توافق شده است، ما اعتبار ۷۵۰ دلار برای اتهامات تکراری در فاکتور سپتامبر دریافت خواهیم کرد و اقلام هزینه آینده بیش از 500 دلار نیاز به تایید ایمیل دارند."

برنامه ریزی برای آینده

از بینش های این بررسی برای بهبود فرآیندهای صورتحساب آینده استفاده کنید.پیشنهاد پیاده سازی یک خلاصه ماهانه به جای یک چهارم یا درخواست اینکه شرکت بودجه ای در مقابل مقایسه واقعی ارائه می دهد.برخی از مشتریان در مورد انواع خاصی از اتهامات مذاکره می کنند (به عنوان مثال، هیچ لایحه ای برای جلسات داخلی زیر 15 دقیقه) برای جلوگیری از بررسی های منظم، ساختار یافته (یا پس از مرحله عطف اصلی) و یا جلوگیری از ایجاد هزینه های شفاف.

خطای رایج بیلینگ و چگونگی کشف آن

حتی با آماده سازی کامل، خطاهای صورتحسابی می تواند از بین برود و از مکررترین اشتباهات آگاه شود که به شما کمک می کند تا قبل از جلسه آنها را بگیرید.

هزینه های همپوشانی

دو وکیل که برای تماس کنفرانس، شنیدن یا موضوع تحقیق لایحه ای را صادر می کنند، یک خطای مکرر است.بررسی زمان ورود از اعضای مختلف تیم در همان روز برای انجام کارهای همپوشانی.اگر مشکوک به تکرار هستید، از شرکت بخواهید سوابق پیگیری زمان داخلی خود را حل و فصل کند.

هزینه های اداری Play به عنوان کار حقوقی

وظایف اداری روتین مانند کپی، ثبت نام یا برنامه ریزی نباید با نرخ ساعتی وکیل ثبت شود، این موارد معمولاً به عنوان سربار در نظر گرفته می شوند.اگر شما می بینید که شرکای برای ثبت اسناد یا لایحه های پارا قانونی برای هماهنگی پیک، درخواست می کنند که این ورودی ها دوباره طبقه بندی شده یا حذف شوند.

سایر اشتباهات شامل نرخ های نادرست (شما ممکن است با نرخ بالاتر از توافق شده، مالیات های نادرست یا اخراج، و هزینه های کار که قبل از شروع تعامل انجام شده است، پرداخت می شود.یک ردیابی صفحه گسترده ساده که انتظار می رود در مقابل مقادیر صورتحساب می تواند اختلاف در یک نگاه آشکار کند.

پرداخت هزینه ها و ترتیبات هزینه جایگزین

جلسه بررسی صورتحساب شما همچنین فرصتی برای بحث در مورد ساختار گسترده تر هزینه است اگر متوجه می شوید که پرداخت ساعتی منجر به هزینه های غیر قابل پیش بینی است، بررسی ترتیبات جایگزین که مشوق ها را هماهنگ می کند.

هزینه های تخت در مقابل، ساعت زمان بندی

هزینه های تخت برای کارهای حقوقی روزمره مانند پیش نویس قرارداد، اراده های ساده یا بررسی های دقیق معمول رایج است، آنها اطمینان هزینه را ارائه می دهند و نیاز به نظارت بر ساعت ها را از بین می برند، آنها نیاز به یک محدوده به وضوح تعریف شده دارند که آیا بخش هایی از ماده شما می تواند به یک هزینه مسطح تبدیل شود تا هزینه اداری را برای هر دو طرف کاهش دهد.

قیمت گذاری مبتنی بر ارزش

ترتیبات پیچیده تر، مانند قیمت گذاری مبتنی بر ارزش، هزینه های مربوط به نتایج یا نقاط عطف را به طور مثال، شما می توانید با کاهش نرخ ساعتی با پاداش موفقیت برای یک حل و فصل مطلوب موافقت کنید، در حالی که برای هر منطقه تمرینی مناسب نیست، این مدل ها بهره وری را تشویق می کنند و تمرکز بر نتایج جلسه صورتحساب شما یک زمان ایده آل برای پیشنهاد چنین سازه هایی برای مراحل آینده کار است.

برای یک شیرجه عمیق تر به استراتژی های مذاکره هزینه، اتحادیه ی آمریکا guide در مورد ترتیبات هزینه راهنمایی های عملی را ارائه می دهد.علاوه بر این، لایحه حقوقی و کتابچه راهنمای اخلاق ارائه می دهد یک مرور کامل از شیوه های رایج صورتحساب و ملاحظات اخلاقی. مشتریان به دنبال اهرم فن آوری باید بررسی (FLT:2Directus لایحه های قانونی [F:3 مدیریت شفاف فاکتور، مدیریت پویا و شفاف].

نقش نرم افزار قانونی Billing Software در شفافیت

نرم افزار لایحه حقوقی مدرن تغییر داده است که چگونه شرکت ها هزینه های خود را ردیابی و ارائه می دهند. ابزارهایی مانند Directus شرکت های حقوقی را قادر می سازد تا مشتریان را با داشبورد زمان واقعی ارائه دهند که ساعت ها، هزینه ها و پیشرفت در برابر بودجه ها را نشان می دهد، از شرکت بپرسید که آیا از چنین نرم افزار استفاده می کند و اگر می توانید به یک پورتال مشتری برای نظارت بر صورتحساب در جلسات دسترسی داشته باشید.

مشتریان همچنین می توانند از استفاده از ابزارهای مدیریت صورتحساب خود برای آشتی فاکتورها در برابر بودجه های داخلی بهره مند شوند، به عنوان مثال، بسیاری از ادارات حقوقی شرکت ها از سیستم عامل های e-billing استفاده می کنند که به طور خودکار هزینه های غیر سازگار را به همراه دارند.حتی برای مشتریان فردی، یک قالب صفحه گسترده ساده می تواند به ردیابی روند هزینه ها در طول زمان کمک کند.

درک تکنولوژی مورد استفاده توسط تیم حقوقی خود و چگونگی گزارش زمان و هزینه ها - شما را قادر می سازد تا سوالات آگاهانه بیشتری را بپرسید، همچنین نشان می دهد که شما در مورد مدیریت هزینه فعال هستید که بسیاری از شرکت ها با افزایش شفافیت، از آن قدردانی و پاسخ می کنند.

نتیجه گیری

آماده سازی برای یک جلسه بررسی لایحه قانونی یک تمرین یک بار نیست، بلکه یک نظم مداوم است که سود را در کنترل هزینه و کیفیت رابطه پرداخت می کند.با تسلط بر اظهارات صورتحساب خود، جمع آوری اسناد مربوطه، شناسایی نقاط بحث کلیدی و برقراری ارتباط با وضوح و حرفه ای، شما تبدیل آنچه می تواند یک مقابله ناخوشایند به یک همکاری مولد باشد.

به یاد داشته باشید که شفافیت یک خیابان دو طرفه است.هر چه بیشتر آماده باشید، برای تیم حقوقی خود آسان تر است تا به طور موثر پاسخ دهد.از چک لیست ها و سؤالات ارائه شده در اینجا به عنوان نقطه شروع عملی استفاده کنید و آنها را با مسائل خاص خود سازگار کنید.در طول زمان، شما یک روال را توسعه خواهید داد که بررسی های روزمره، کارآمد و حتی سودمند را انجام می دهد - صرفه جویی در پول، زمان و استرس.

برای منابع اضافی، خواندن را در نظر بگیرید تجزیه و تحلیل از اختلافات رایج صورتحساب از یک مجله حقوقی، و یا بهترین شیوه های لایحه ACC برای مشتریان شرکت های بزرگ ، و اگر شما به دنبال اجرای یک سیستم لایحه شفاف تر، بررسی کنید که چگونه FLT:4 شرکت های قانون هدایت شده کمک می کنند تا هر فرآیند آماده سازی را بررسی کنند.