Table of Contents

برای دهه ها، صورتحساب قانونی چیزی است که مشتریان به سادگی تحمل می کنند. نرخ ساعتی، شش دقیقه افزایش، و فاکتورهای متراکم پر از کدهای رمزنگاری اغلب مشتریان را احساس سردرگمی، ناامید و حتی بی اعتمادی می کنند، رویکرد سنتی درمان لایحه به عنوان یک ضرورت اداری به جای یک نقطه تماس در رابطه مشتری.

پرونده کسب و کار برای صدور لایحه مشتری-Centric

تغییر به یک مدل صورتحساب مشتری محور نیاز به سرمایه گذاری زمان و منابع دارد، اما بازده قابل توجه است.شرکت هایی که لیست های لایحه شفاف را اولویت بندی می کنند، مجموعه های سریعتر، کاهش نوشتن کمتر و به طور قابل توجهی بالاتر ارزش عمر مشتری، هنگامی که مشتریان درک و اعتماد به صورتحساب خود را، آنها سریعتر پرداخت می کنند، متوسط چرخه های جمع آوری می تواند تا روزها کوتاه شود، به طور مستقیم بهبود رقبای جریان نقدی، یک لایحه اعتباری که هنوز هم برای بازگشت به مشتریان معتبر و احساس می دهد.

درک آنچه مشتریان واقعا از بیلینگ می خواهند

قبل از اصلاح فرایند صورتحساب، شما باید انتظارات و نقاط درد مشتریان خود را درک کنید. بسیاری از مشتریان هرگز با صورتحساب قانونی قبل ارتباط برقرار نکرده اند و با مفاهیمی مانند "تحقیق لایحه" یا "پاره وقت قانونی" آشنا نیستند، بررسی های مشتری، یا فرم های بازخورد پس از زایمان ساده می تواند نشان دهد که مشتریان چه ارزش بیشتری دارند.

موضوعات مشترک در همه جمعیت های جمعیتی عبارتند از:

  • پیش بینی: مشتریان اغلب از افزایش هزینه می ترسند، آنها می خواهند بدانند که چه چیزی احتمالا هزینه خواهد داشت و به سرعت در صورت وقوع تغییرات هشدار داده می شود.
  • ترجمه: شرح دقیق کار انجام شده، نه فقط "خدمات حقوقی ارائه شده است، آنها می خواهند ببینند که چگونه زمان صرف شده و چرا برخی از وظایف لازم است.
  • خشم: مشتریان سوال می کنند که چرا آنها باید برای یک شریک ارشد پرداخت کنند زمانی که یک شریک جوان بیشتر از کار را انجام داد.
  • گزینه های پرداخت دیجیتال، برنامه های قسط و تاریخ های روشن مهم است.
  • مسئولیت پذیری: [FLT 1] هنگامی که یک سوال لایحه ای مطرح می شود، مشتریان انتظار پاسخ سریع و روشن دارند، نه پاسخ دفاعی یا فرار کننده از شرکت.

با جمع آوری بازخورد به طور مستقیم، شما می توانید شیوه های صورتحساب خود را به آنچه که جمعیت های خاص مشتری شما بیشتر ارزش می دهند، سفارشی کنید، به عنوان مثال، ادارات حقوقی شرکت ممکن است بودجه های دقیق در سطح موضوع و گزارش های تعهدی را اولویت بندی کنند، در حالی که مصرف کنندگان فردی ممکن است ترجیح می دهند تنظیم های کم درآمد و پرداخت کارت اعتباری.

اجرای اصلاحات شفاف از روز اول

شفافیت پایه اعتماد مشتری است، لحظه ای که مشتری نامه نامزدی را امضا می کند، باید درک روشنی از چگونگی کار صورتحساب داشته باشد.

ارتباطات شفاف سازی

اگر از نرخ ساعتی، هزینه های مسطح، درصد های انقباضی یا مدل های هیبریدی استفاده کنید، ساختار را در زبان ساده توضیح دهید، از نمونه های کتبی که در صورت امکان، به جای "میزان ساعتی ما 450 دلار در ساعت برای همکاران است"، بگویید "شما 450 دلار برای هر ساعت یک کار مرتبط با موضوع خود را انجام می دهید.

نامه های مشارکت دقیق

نامه نامزدی شما نه تنها باید ساختارهای هزینه را بلکه چرخه های صورتحساب، شرایط پرداخت، آنچه فعالیت های قابل پرداخت را تشکیل می دهد (به عنوان مثال، مکاتبات ایمیل، زمان سفر، تحقیق) و اینکه چگونه هزینه های ثبت نام یا شهود متخصص در نظر گرفته می شود، بسیاری از اختلافات از زبان مبهم در ابتدا ایجاد می شود.

مدیریت فعال محدوده کریپ

حتی مسائل حقوقی بهترین برنامه با پیچ و تاب های غیرمنتظره مواجه می شوند.یک رویکرد مشتری محور نیاز به برقراری فوری هزینه های تحولات جدید دارد.اگر یک درخواست تحقیق به یک یادداشت کامل قانونی گسترش یابد، قبل از ادامه یک ایمیل کوتاه یا پیام متنی که اجازه کار اضافی را می دهد، بسیار بهتر از تعجب مشتری در فاکتور بعدی است.

پیش از بیلینگ تخمین ها و بودجه ها

برای مسائل بزرگتر یا کار تکراری، بودجه کتبی یا دامنه ای را ارائه دهید.به روز رسانی آن به طور منظم و هر انحراف قابل توجهی را بلافاصله به مشتریان اطلاع دهید قبل از رسیدن یک لایحه - نه پس از آن برای دادرسی، ارائه بررسی ماهانه یا سه ماهه بودجه.این شفافیت فعال بستر اعتماد به وکیل و مشتری است.

ساخت و ساز در صداهایی که مشتریان در واقع درک می کنند

حتی با ارتباطات صریح، یک فاکتور گیج کننده می تواند تمام آنچه را که اعتماد می کند، فاکتورهای حقوقی سنتی اغلب متراکم هستند، پر از ورودی های زمانی است که مانند مینی-فتل ها یا، به طور برعکس، بسیار کم کم کم اهمیت هستند تا معنی داشته باشند.یک فاکتور مشتری محور باید:

  • زبان اشاره: از اصطلاحات اجتناب کنید به جای "پیش نویس اصلاح شده SOW بر اساس بازخورد مشتری"، بنویسید "پس از تماس خود در روز سه شنبه، بیانیه کار را مجدداً توصیه کنید."
  • ] [شرکت کنندگان ] [برنامه های کاربردی را با کار یا مرحله (به عنوان مثال، "تحقیقات داخلی"، "قراردادهای جمع آوری"، "تماس های غیر رسمی") به جای یک جریان زمانی از هر 0.1 ساعت افزایش.
  • کل کلات را با کار: نشان می دهد کل هزینه برای هر دسته، نه تنها یک ساعت در حال اجرا، این کمک می کند تا مشتریان ببینند که پول بدون اضافه کردن خود میکرو-محوری، یک نمودار ساده یا نمودار نوار را به صفحه اول فاکتور اضافه می کند، خلاصه کل هزینه با این کار بلافاصله ارتباط برقرار می کند.
  • لایحه بلوکی مجاز: لایحه بلاک (لیست وظایف متعدد تحت یک زمان ورود) منبع اصلی ناامیدی مشتری است و همچنین از نظر اخلاقی خطرناک است.
  • دستورالعمل های پرداخت روشن را ذکر کنید: کل را به صورت حساب، تاریخ، و گزینه های پرداخت به طور برجسته در بالا یا پایین اجتناب از دفن جزئیات پرداخت در چاپ خوب.

بسیاری از ابزارهای مدیریت مدرن به شما اجازه می دهد تا قالب های فاکتور را سفارشی کنید.از انعطاف پذیری برای ایجاد یک طرح مشتری پسند استفاده کنید. پیش از لایحه نهایی، پیش از پرداخت صورتحساب، یک پیش نویس برای تأیید ارسال کنید – این به مشتریان اجازه می دهد تا قبل از پرداخت، سوالات را افزایش دهند.

ارائه گزینه های پرداخت انعطاف پذیر و ترتیبات هزینه جایگزین

صورتحساب مشتری محور فراتر از اینکه چگونه شما اتهامات ارائه می دهید - همچنین شامل چگونگی و زمانی که مشتریان می توانند پرداخت کنند.مصرف کنندگان امروز انتظار دارند همان راحتی را که از سایر ارائه دهندگان خدمات دریافت می کنند: پورتال پرداخت آنلاین، پردازش کارت اعتباری و برنامه های قسط.

پرداخت های دیجیتال را در آغوش بگیرید

اجازه دهید مشتریان از طریق کارت اعتباری، انتقال ACH یا سیستم عامل هایی مانند PayPal، Stripe یا Clio پرداخت کنند، این گزینه ها سرعت بخشیدن به پاداش های شما را افزایش می دهند و اصطکاک را برای مشتریانی که ترجیح می دهند چک بنویسند کاهش می دهند، اطمینان حاصل می کنند که پورتال پرداخت شما امن و به وضوح در صورتحساب ها به نام تجاری است.

ارائه هزینه های تخت و تخت

برای بسیاری از مشتریان، یک لایحه بزرگ جمع آوری انبوه دشوار است ارائه برنامه های پرداخت ماهانه - حتی با یک هزینه بهره متوسط - می تواند خدمات حقوقی را در دسترس تر کند. ترتیبات تخت خواب برای مسائل روزمره (مسلمان، طلاق های بدون آزمایش، ثبت نام تجاری) حذف عدم اطمینان از پرداخت به طور کامل مشتریان دقیقا می دانند که چه چیزی پرداخت می کنند و شما در کار موثر هستند.

در نظر بگیرید ارزش گذاری بر اساس و هیبریدی Billing

در صورتحساب مبتنی بر ارزش، هزینه به نتیجه یا پیچیدگی ماده بستگی دارد، به جای زمان صرف شده، به عنوان مثال، هزینه ثابت برای پیش نویس یک درخواست ثبت اختراع، با یک پاداش اگر ثبت اختراع به سرعت اعطا می شود مدل های هیبریدی، مانند کاهش نرخ ساعتی با یک پاداش یا یک هزینه محدود که در آن هر بیش از حد نوشته شده است، همچنین منافع خود را با اهداف پیچیده و دقیق، شامل می شود.

اعتماد به حسابداری و انطباق

برای شرکت هایی که وجوه مشتری یا نگهدارنده ها را اداره می کنند، حسابداری اعتماد شفاف جزء کلیدی صورتحساب مشتری محور است.ارائه بیانیه های روشن و منظم نشان می دهد که تمام سپرده ها، هزینه های به دست آمده و هزینه های حساب اعتماد را کسر می کند.این نه تنها مطابق با قوانین اخلاقی مانند ABA Model Rule 1.15 [FLT 1] است، بلکه به مشتریان اطمینان می دهد که وجوه خود را به طور مسئولانه مدیریت می کنند.

تکنولوژی یکپارچه سازی برای ساده سازی بیلینگ

تکنولوژی ستون فقرات صورتحساب مشتری محور در مقیاس است. نرم افزار مناسب می تواند وظایف روزمره را خودکار کند، خطاها را کاهش دهد و دسترسی خود به مشتریان را به اطلاعات صورتحساب خود بدهد.

نرم افزار مدیریت با یکپارچه Billing

سیستم هایی مانند Clio مدیریت ، و یا Practice Panther ترکیب مدیریت پرونده با پیگیری زمان و صورتحساب.آنها خودکار نسل، یادآوری و اجازه می دهد مشتریان برای مشاهده ادغام تاریخ خود را با حساب کاربری پرداخت می کند که بلافاصله می تواند ایمیل را حفظ کند و صورتحساب های تکراری را تضمین کند.

پورتال های مشتری و خدمات خود

یک پورتال امن مشتری آنلاین به مشتریان اجازه می دهد تا صورتحساب، تاریخ پرداخت و فاکتورهای آینده را در هر زمان مشاهده کنند.این شفافیت باعث کاهش جستجوهای پشت و برای مشتریان برای مدیریت امور مالی خود می شود. برخی پورتال ها همچنین به مشتریان اجازه می دهند تا فاکتورها را در فرمت های مختلف دانلود کنند یا دسترسی به خود خدمات را تنظیم کنند.

ردیابی زمان که مشتریان می توانند آن را بررسی کنند

از ابزارهایی استفاده کنید که زمان را در زمان واقعی و با شرح دقیق ثبت می کنند، برخی از نرم افزار با ایمیل و تقویم ادغام می شوند تا به طور خودکار زمان ثبت شده را در ارتباطات مشتری ثبت کنند، زمانی که مشتریان می بینند که هر دقیقه با یک شرح واضح حساب می شود، احتمال بیشتری دارد که بدون چالش، لایحه را بپذیرند.

Data Analytics برای مدیریت فعال

سیستم عامل های مدیریت عمل مدرن تجزیه و تحلیل قدرتمندی را ارائه می دهند.شرکت ها می توانند سود را در زمان واقعی پیگیری کنند، مشتریانی را شناسایی کنند که به طور مداوم پرداخت می کنند و پیش بینی جریان نقدی را انجام می دهند.این داده ها به شرکت ها اجازه می دهد تا قبل از اینکه مسائل کوچک به مشکلات بزرگ تبدیل شوند، گفتگو آگاهانه با مشتریان داشته باشند.

یادآوری های پرداخت خودکار

یادآوری های خودکار و مودبانه چند روز قبل از تاریخ مقرر می تواند پرداخت های دیر به طور قابل توجهی کاهش یابد.مشتریان از nudge قدردانی می کنند و شرکت شما از جریان پول نقد بهتر بهره مند می شود.اطمینان حاصل کنید که یادآوری ها شامل یک لینک برای پرداخت آنلاین برای حداکثر راحتی است.

ارتباط با بیلینگ Proactively و Empathetic

حتی با بهترین سیستم ها، سوالات صورتحسابی مطرح می شود، چگونه شرکت شما این مکالمات را مدیریت می کند یا می تواند رابطه مشتری را بشکند.

تنظیم یک سیستم پولی

ارسال فاکتور به طور مداوم - ماهانه یا در نقاط عطف توافق شده. پیش بینی پذیری باعث کاهش تعجب می شود اگر یک ماده برای مدتی آرام شود، یک به روز رسانی وضعیت همراه با یک لایحه "بدون فعالیت" یا یادداشتی که انتظار دارید، ارسال کنید.

مسئولیت پذیری برای صدور حکم

هنگامی که یک مشتری از یک شارژ درخواست می کند، بلافاصله پاسخ می دهد و با لحن مفید اجتناب از تدافعی یا اخراج، متن ورودی را توضیح می دهد و اگر یک تنظیم مجاز است (به عنوان مثال، یک ورود تکراری یا توصیف مبهم)، بلافاصله آن را بدون نیاز به مشتری برای مبارزه برای آن، ایجاد حسن نیت بسیار بزرگ.

ارائه به روزرسانی های بودجه منظم

برای مسائل جاری، یک ایمیل کوتاه ماهانه ارسال کنید که کل هزینه ها را در برابر بودجه نشان می دهد، همراه با پیش بینی برای ماه آینده، این انتظارات را به صورت هماهنگ نگه می دارد و به مشتری اجازه می دهد تا تصمیم های آگاهانه ای در مورد دامنه بگیرد. برخی از شرکت ها از داشبورد ساده ای استفاده می کنند که مشتریان می توانند به 24/7 دسترسی داشته باشند.

نرخ افزایش حساسیت

یک منبع مشترک از اصطکاک مشتری افزایش نرخ غیر منتظره است. شرکت های مشتری محور به مشتریان 30-60 روز قبل از هر گونه تغییر نرخ اطلاع می دهند. آنها نیاز به کسب و کار را برای افزایش هزینه های عملیاتی یا اضافه شدن تخصص تخصصی توضیح می دهند.

اختلاف نظر ها را به خوبی حل می کند

علی رغم بهترین تلاش ها، اختلافات لایحه ای می تواند رخ دهد، یک فرایند داخلی روشن برای بررسی و حل اختلافات به سرعت داشته باشید، گاهی اوقات کاهش یا نوشتن برای رابطه طولانی مدت بهتر از یک بحث طولانی است.به یاد داشته باشید که یک مشتری راضی به احتمال زیاد به کسب و کار ارجاع می دهد.

ملاحظات اخلاقی در لایحه مشتری-Centric Billing

صورتحساب مشتری محور نه تنها کسب و کار خوب است بلکه یک ضرورت اخلاقی است. قانون مدل 1.5 به وضوح نیاز به این هزینه ها معقول است و اساس یا نرخ هزینه به مشتری، ترجیحا در نوشتن، قبل یا در یک زمان معقول پس از شروع نمایندگی.

شیوه های لایحه شفاف بهترین دفاع در برابر شکایات اخلاقی است، هنگامی که مشتریان صورتحساب خود را درک می کنند، کمتر احتمال دارد که بیش از حد احساس کنند یا گمراه شوند.شرکت ها همچنین باید از قوانین خاص مربوط به هزینه های غیر قابل استرداد آگاه باشند، که به شدت تحت کنترل و یا ممنوع در برخی از حوزه های قضایی هستند، به جای یک هزینه غیر قابل استرداد، هزینه ای را برای یک محدوده کاری تعریف شده که به عنوان قانون اخلاقی به عنوان قانونی ترین حالت قانونی است، در نظر می گیرند و یا ممنوع است.

امضای لایحه با استراتژی تجربه مشتری به طور کلی

صورتحساب مشتری محور نباید در سیلو وجود داشته باشد، باید در فلسفه خدمات مشتری کلی شرکت شما ادغام شود. بیلینگ اغلب آخرین نقطه لمسی در یک ماده است و یک تجربه مثبت صورتحساب می تواند یک تصور پایدار را رها کند - درست به عنوان یک منفی می تواند همه چیز را که قبلا آمده است را تحمل کند.

آموزش تیم خود

تمام وکلا و کارکنانی که با پرداخت صورتحساب کار می کنند باید بر اساس اصول مشتری محور آموزش ببینند. Paralaws که وارد زمان می شوند باید درک کنند که چگونه توصیف آنها توسط مشتریان خوانده می شود. شرکا باید برای فاکتورهای روشن و به موقع پاسخگو باشند.

ارسال بازخورد Post-Matter

پس از پایان یک موضوع، از مشتریان به طور خاص در مورد تجربه صورتحساب خود بپرسید: آیا فاکتور روشن بود؟ آیا گزینه های پرداخت مناسب بود؟ آیا آنها احساس می کنند که با هر گونه هزینه ای شگفت زده شده اند؟ از بازخورد برای اصلاح فرآیندهای خود استفاده کنید.

شرکت خود را از طریق لایحه

در یک بازار حقوقی رقابتی، صورتحساب می تواند یک رویکرد متفاوت باشد.بازاریابی مشتری محور خود را - " ⁇ ، هزینه های قابل پیش بینی با پرداخت آنلاین آسان" - می تواند مشتریان ناامید شده توسط شرکت های سنتی را جذب کند.

خط پایین: اعتماد ارز است

ایجاد لایحه قانونی مشتری محور در مورد کاهش هزینه ها یا دور کردن زمان خود نیست، بلکه در مورد ایجاد اعتماد از طریق وضوح، راحتی و همدلی است که مشتریان درک می کنند که چه چیزی را برای پرداخت می کنند، به راحتی می توانند پرداخت کنند و زمانی که سوالات شما بیشتر به شما توصیه می شود و برای نیازهای آینده بازگشت می کنند، ساده کردن شیوه های صورتحساب اداری کاهش بار اداری داخلی، مجموعه های سرعت و تنظیم مجدد آن ها به عنوان یک مقاله اخلاقی یا شروع می شود:

برای مطالعه بیشتر در مورد بهترین شیوه های لایحه قانونی، منابع را از انجمن بار آمریکایی در نظر بگیرید و گزارش روند حقوقی Clio] را برای داده ها در مورد چگونگی ترجیح مشتریان به صورتحساب.