یک کتاب جامع کارکنان، پایه ای از ارتباط روشن بین یک سازمان و نیروی کار آن است، انتظارات، طرح های حقوق را تعیین می کند و تضمین می کند که رعایت قانونی ترین سیاست ها شامل خانواده و سیاست ترک پزشکی است که به کارکنان خود اجازه می دهد تا به دلایل مهم خانواده و بهداشتی، این سیاست را به کتاب شما اضافه کنند نه تنها تعهدات قانونی تحت قوانین بهره وری فدرال را برآورده می کند، بلکه به شما اطمینان می دهد که به کارمندان خود اعتماد می دهد تا به کارمندان خود را از این امر کمک کنند.

درک قوانین مرخصی خانوادگی و پزشکی

قبل از تدوین هر زبان سیاسی، ابتدا باید چشم انداز قانونی حاکم بر خانواده و مرخصی پزشکی در ایالات متحده را درک کنید.قانون اصلی فدرال قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) است، اما بسیاری از ایالت ها حفاظت های اضافی را اعمال کرده اند که ممکن است نیاز به مرخصی یا واجد شرایط گسترده تر داشته باشند.

قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA)

در سال 1993، FMLA نیاز به کارفرمایان تحت پوشش برای ارائه کارکنان واجد شرایط تا 12 هفته مرخصی بدون دستمزد، شغل محافظت شده در هر سال به دلایل خاص است. کارفرمایان پوشش شامل تمام سازمان های عمومی، مدارس ابتدایی و متوسطه خصوصی و خصوصی، و کارفرمایان بخش خصوصی با 50 یا بیشتر کارکنان در شعاع 75 مایل کار کرده اند، که یک کارمند باید حداقل 12 ماه قبل از کار کند (حداقل نیاز به کار دارد).

دلایل اصلی ترک FMLA عبارتند از:

  • تولد یک کودک و پیوند با نوزاد تازه متولد شده در 12 ماه اول.
  • قرار دادن فرزند برای پذیرش یا پرورش مراقبت.
  • یک وضعیت جدی سلامتی که باعث می شود کارمند نتواند عملکرد شغلی خود را انجام دهد.
  • کار کردن برای همسر، کودک یا والدین با یک وضعیت جدی سلامتی.
  • تشکیل نسل های خارجی از خدمات نظامی فعال یک عضو خانواده ناشی می شود.
  • کار کردن برای یک کارمند تحت پوشش با یک آسیب جدی یا بیماری (تا 26 هفته)

وزارت کار ایالات متحده (DOL) راهنمایی دقیق، از جمله فرم های مدل و پوسترها را ارائه می دهد که کارفرمایان باید به آن اشاره کنند. صفحه DOL FMLA برای آخرین به روز رسانی ها.

قوانین مرخصی پزشکی و خانوادگی

بیش از دوازده ایالت از جمله کالیفرنیا، نیویورک، ماساچوست، واشنگتن و نیوجرسی، برنامه های مرخصی خانوادگی و پزشکی را تصویب کرده اند، این قوانین اغلب مزایای پرداخت شده را از طریق حقوق و دستمزد کارکنان ارائه می دهند و ممکن است کارکنان را در کارفرمایان کوچکتر (به عنوان مثال، 5 یا بیشتر کارکنان) پوشش دهند و اجازه دهند زمان به دلایل فراتر از FMLA، مانند مراقبت از شرکای داخلی یا دولت های کوتاه تر، ارائه دهند.

هنگام ترکیب سیاست ها در کتابچه دستی، باید با تمام قوانین دولتی قابل اجرا مطابقت داشته باشید.[۱] در برخی موارد، ممکن است لازم باشد که مرخصی همزمان را اجرا کنید، جایی که FMLA و حالت به طور همزمان اجرا می شوند، عدم توجه به الزامات خاص دولتی می تواند منجر به مجازات های غیر انطباقی شود.

بازی با انواع دیگر Leave Type

سیاست های مرخصی خانوادگی و پزشکی در خلاء وجود ندارد.کارگران همچنین ممکن است به مرخصی بیمار، تعطیلات، روزهای شخصی، معلولیت کوتاه مدت (STD) یا جبران خسارت کارکنان دسترسی داشته باشند.کتاب دستی شما باید روشن کند که چگونه این تعامل را انجام می دهد.برای مثال، کارفرمایان ممکن است نیاز به کارکنان برای استفاده از مرخصی بدون پرداخت با مجوز FMLA ترک کنند.

گام های مشارکت در سیاست به کتاب راهنمای شما

ایجاد یک سیاست سازگار با قانون و روشن نیازمند یک فرآیند عمدی است.این مراحل را دنبال کنید تا بخش کتابچه دستی شما تمام زمینه های لازم را پوشش دهد.

الزامات حقوقی

با حسابرسی قوانینی که برای سازمان شما اعمال می شود، تعهدات فدرال خود را تحت FMLA شناسایی کنید، سپس الزامات ایالتی و محلی را در نظر بگیرید که در آن کارکنان دارید، زیرا برخی از شهرها (به عنوان مثال، سان فرانسیسکو، سیاتل) دارای اختیارات مرخصی پرداخت شده خود هستند.

معیارهای واجد شرایط بودن را تعریف کنید

از زبان دقیق برای بیان اینکه برای ترک چه کسی واجد شرایط است استفاده کنید: برای مثال شما واجد شرایط برای مرخصی خانوادگی و پزشکی تحت این سیاست هستید اگر حداقل 12 ماه است که توسط شرکت استخدام شده اید، حداقل 1،250 ساعت در طول 12 ماه قبل از ترک کار کرده اید و به مکانی اختصاص داده شده اند که شرکت 50 یا تعداد کمتری از کارکنان را در 75 مایل بیشتر استخدام می کند.

Leave Methods

کارکنان فرآیند باید به درخواست مرخصی را دنبال کنند: برای مرخصی پیش بینی شده (به عنوان مثال جراحی برنامه ریزی شده یا تولد)، کارکنان باید حداقل 30 روز اطلاع رسانی ارائه دهند.اگر این امکان پذیر نیست، باید به محض عمل یا بدون پیش بینی، اطلاع شفاهی و تأیید کتبی در یک چارچوب زمانی معقول قابل قبول است.

اسناد مورد نیاز، مانند گواهینامه پزشکی از یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی، اثبات رابطه خانوادگی یا سفارشات نظامی را شرح دهید. شامل مهلت هایی برای ارسال فرم ها و عواقب عدم ارائه گواهینامه کافی است.همچنین توضیح دهید که چگونه کارکنان باید برای ادامه کار یا خروج طولانی مدت، اطلاعات تماس واضحی را ارائه دهند که کارکنان می توانند اسناد را ارسال کنند و سوال بپرسند.

توضیح حفاظت از شغل و مزایای

کارکنان باید بدانند که موقعیت خود را در طول ترک کشور امن است، به وضوح که پس از بازگشت از ترک FMLA-qualify، کارمند به شغل اصلی خود یا موقعیت معادل با پرداخت معادل، مزایا و اصطلاحات که مرخصی گرفتن تاثیر نمی گذارد سالمندان و یا مزایای دیگر متعهد قبل از ترک.

ادامه آدرس: کارفرما باید پوشش بیمه درمانی را در طول شرایط مشابه حفظ کند، همانطور که اگر کارمند کار می کرد، برای سایر مزایای مانند بیمه عمر یا بیمه معلولیت، توضیح دهد که آیا آنها همچنان ادامه می دهند و چگونه حق بیمه درمانی را اداره می کنند (به عنوان مثال، کارفرما پرداخت می شود، کارمند پرداخت می شود یا به حالت تعلیق در می آید).

شامل اطلاعات تماس و منابع

یک نماینده HR یا مدیر ارشد را که کارکنان می توانند برای کمک تماس بگیرند، شماره تلفن، آدرس ایمیل و ساعات اداری را ارائه دهند، علاوه بر این، شامل ارجاع به منابع خارجی مانند پوستر FMLA DOL و وب سایت های بخش کار دولتی می شود.

زبان نمونه زبان

زبان سیاست نمونه زیر را می توان اقتباس و وارد کتاب دستی کارکنان خود کرد. جایگزین کردن سهامداران با جزئیات خاص سازمان شما.

نام شرکت مطابق با قانون ترک خانواده فدرال و پزشکی (FMLA) و قوانین مرخصی دولتی و محلی قابل اجرا است. کارکنان واجد شرایط ممکن است تا 12 هفته مرخصی بدون حقوق، مرخصی محافظت شده در یک دوره 12 ماهه برای یک یا چند دلیل زیر:

  • (و یا در این میان، فرزندی را به فرزندی که در آن می گذرد، یا به فرزندی می رسد.
  • یک وضعیت جدی بهداشتی که مانع از انجام کار خود می شود.[۱۰]
  • (فَلَّهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمِهُمْهِ وَهُمْهُمِهُمْهُوا مِنْهُمِهُمِهُوا مِهُمِهُمِهُوا مِهُمِهُمِهُوَهُوَهُوَهُوا مِهُوَهُوا مِهُوا مِهُوَهُوَهُمْهُمْهُوا مِهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُوَهُ
  • متحد کردن نیروی نظامی، مانند حضور در امور خانوادگی، هنگامی که یک عضو نظامی به وظیفه فعال فراخوانده می شود.[۱۰]
  • [در این باره] [و] [به سبب] پاداشی که به یک فرد یا بیمار مبتلا شده است [و یا] [به مدت 26 هفته] [به این ترتیب] [به جز [در این میان] [و] [به جز] [و] [به جز] [و] [به جز] [و] [به جز] [و]] [به [و]] [و [و]]] [و [به [و [و]]]]]] [و [و [و [و [به [و [به [به [به [و]]]]]]]]]]]]]] [و [و [و [و [و [به [به [و [و [و [به [و [به [به [و [و [و]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]] [و [به [به [به [به [به [و [و [به [به [به [به [به [به [و [و [و [و [و [و [به [به [به [به [به [به [به [و [به [به [

[اعتبار] مستلزم آن است که شما برای حداقل 12 ماه (نیاز به پیگیری نیست)، حداقل 1،250 ساعت در 12 ماه قبل از ترک کار کرده اید و در محل با 50 یا بیشتر کارکنان در 75 مایل کار می کنید.شما باید حداقل 30 روز برای خروج قابل پیش بینی یا پیش بینی شده، اطلاع از مدیر پزشکی خود را برای صدور گواهینامه جدی برای ارائه دهید.

در طول ترک FMLA، بیمه سلامت خود را تحت همان شرایط حفظ کنید، همانطور که شما به طور فعال کار می کنید، ممکن است از زمان پرداخت شده ( واکسیناسیون، مرخصی بیمار، روزهای شخصی) برای اجرای همزمان با مرخصی بدون پرداخت، به عنوان مورد نیاز از قانون استفاده کنید، شما می توانید به موقعیت اصلی یا معادل آن بازگردانده شوید، اگر شرایط کار را برای بازپرداخت هزینه های لازم نیست، و اگر شرایط کار لازم باشد، به دلیل بازگشت به عنوان شرایط کار نیست.

] برای پرسش ها یا درخواست مرخصی، تماس با منابع انسانی در [شماره تلفن] و یا [ آدرس ایمیل] اطلاعات اضافی از وزارت کار ایالات متحده [لینک] و [لینک بخش کار دولتی] در دسترس است.[۱۰]

ملاحظات سیاست اضافی

علاوه بر اصول، کتابچه راهنمای شما باید به موقعیت های خاصی که اغلب با مرخصی خانوادگی و پزشکی ایجاد می شود، رسیدگی کند.

حذف و کاهش برگ Leave

FMLA اجازه می دهد مرخصی متناوب (در بلوک های جداگانه زمان) یا مرخصی کم شده (به عنوان مثال، نیمه وقت کار) زمانی که به طور پزشکی لازم است، سیاست شما باید توضیح دهد که کارکنان باید سعی کنند برنامه ریزی برای برنامه ریزی مانند ترک به طوری که کارکنان را به طور غیر مناسب مختل نمی کند.re کارکنان نیاز به ارائه یک برنامه مرخصی برنامه ریزی شده در صورت امکان پیگیری اهداف، کارفرما می تواند گزارش زمان برای یک کارمند باشد.

خانواده نظامی ترک

دو ماده ویژه FMLA برای خانواده های نظامی اعمال می شود.ترک مرخصی اجباری (تا 12 هفته) فعالیت هایی مانند حضور در مراسم نظامی، تنظیم مراقبت از کودکان، رسیدگی به امور مالی یا حقوقی و مشاوره زمانی که عضو نظامی در وظیفه فعال است یا به وظیفه اشاره می کند، مراقبت از مراقبت های نظامی تا 26 هفته مرخصی در یک دوره 12 ماهه برای مراقبت از یک سرویس به طور واضح نادیده گرفته می شود و یا به عنوان یک سیاست جدی نادیده گرفته می شود.

پرداخت در مقابل، مرخصی بدون پرداخت

بسیاری از کارفرمایان مرخصی والدین یا معلولیت کوتاه مدت را ارائه می دهند که مکمل ها یا بیش از تضمین بدون پرداخت FMLA را ارائه می دهند، به وضوح توضیح می دهند که شرکت شما چگونه پرداخت دستمزد را در طول مرخصی انجام می دهد.به عنوان مثال: اگر شما نیاز به پرداخت هزینه های پرداخت شده تحت سیاست [شرکت] داشته باشید، که تخفیف به طور همزمان با مجوز ترک کار خود را ترک می کند.

حسابداری و انطباق

سوابق دقیق تمام درخواست های ترک FMLA، گواهینامه ها و تاییدیه ها را حفظ کنید. DOL کارفرمایان را ملزم می کند تا حداقل سه سال این سوابق را حفظ کنند و پوستر FMLA را در محل کار ارسال کنند و محرمانه بودن را تضمین کنند: اسناد پزشکی باید در فایل های جداگانه و محرمانه نگه داشته شوند، سیاست شما باید شامل بیانیه ای در مورد حفاظت از حریم خصوصی، مانند: (FLT:0) همه اطلاعات پزشکی مورد نیاز به کارکنان قانونی و اطلاعات مربوط به آنها باشد.

بهترین روش ها برای اجرای

یکپارچه سازی یک سیاست در کتابچه دستی تنها اولین گام است. پیاده سازی موثر، کارکنان و مدیران را قادر می سازد تا نقش ها و مسئولیت های خود را درک کنند.

مدیران قطار و کارکنان HR

مدیران اغلب اولین نقطه تماس هستند که یک کارمند نیاز به ترک آن دارد.آنها باید بدانند که چگونه یک درخواست بالقوه FMLA را تشخیص دهند، از تبعیض یا تلافی جلوگیری کنند و کارکنان مستقیم به کارکنان HR باید در مورد الزامات صدور گواهینامه، روش های ردیابی و تعامل بین قوانین فدرال و ایالتی آموزش ببینند.

ارتباط با سیاست به وضوح

توزیع کتابچه دستی به همه کارکنان در هنگام ورود و ارائه به روز رسانی زمانی که هر گونه تغییر سیاست رخ می دهد، در نظر بگیرید که یک جلسه اطلاعات کوتاه یا ارسال ایمیل شرکت به طور کلی، خلاصه نقاط کلیدی از کارکنان خانواده و سیاست ترک پزشکی نیز باید یک کپی از پوستر DOL (و هر معادل دولتی) را به صورت فیزیکی در مناطق مشترک یا به طور دیجیتالی دریافت کنید.

به طور منظم بررسی و به روز رسانی

قوانین به طور مکرر تغییر می کنند، برنامه های مرخصی دولتی جدید تصویب می شود و مقررات فدرال به صورت دوره ای اصلاح می شوند.بررسی سیاست سالانه با مشورت حقوقی برای اطمینان از اینکه زبان کتابچه راهنمای شما همچنان در حال حاضر باقی مانده است، علاوه بر این، اگر شرکت شما به حالت های جدید گسترش یابد، قوانین ترک دولت را در سیاست خود قرار دهید. A سیاست های رکود می تواند شکاف های انطباق و اعتماد به نفس کارکنان را ایجاد کند.

با ترکیب تفکری از سیاست مرخصی خانوادگی و پزشکی در کتابچه راهنمای کارکنان، شما یک چارچوب شفاف و حمایتی ایجاد می کنید که هم سازمان شما و هم کارکنان شما را به کار می برد.یک سیاست به خوبی نوشته شده نه تنها با الزامات قانونی مطابقت دارد، بلکه تعهد شما را به تعادل کار و احترام به چالش های شخصی که به طور اجتناب ناپذیری ایجاد می شوند، ارتباط می دهد و اعتماد و به ارزش های شرکت شما را هماهنگ می کند.