چگونه به بهبود قانون گذاری قانونی در محیط کار از راه دور

تکامل لایحه حقوقی در یک چشم انداز دور

تغییر سریع به کار از راه دور اساسا تغییر داده است که شرکت های حقوقی چگونه کار می کنند و مناطق کمی این تحول را به عنوان روش های لایحه ای سنتی احساس کرده اند - اغلب وابسته به زمان بندی های کاغذی، تایید بر روی سایت، و تعامل با مشتری چهره به چهره - دیگر کافی نیست. متخصصان حقوقی در حال حاضر باید یک محیط توزیع شده را هدایت کنند که در آن زمان ردیابی دقیق حساب، و اطمینان از دسترسی به شرکت های کاربردی، و دسترسی به مشتریان، و روش های کاربردی، و انطباق با استفاده از راه حل های کاربردی، و بدون استفاده از راه حل های کاربردی، و انطباق با ریسک های کاربردی، و روش های کاربردی، و بدون استفاده از راه دور، و انطباق با استفاده از راه حل های کاربردی، و بدون استفاده از راه دور، و روش های کاربردی، و انطباق با مشتری، و روش های کاربردی، و روش های کاربردی، و انطباق با ریسک های کاربردی، و انطباق با مشتری، و روش های کاربردی، و انطباق با مشتری، دسترسی به مشتریان، و انطباق با استفاده از راه حل های کاربردی، دسترسی به مشتریان، دسترسی به مشتریان، دسترسی به طور دقیق، و روش های کاربردی، و روش های کاربردی، و انطباق با استفاده از راه حل های کاربردی، اعتماد به مشتریان، اعتماد به طور دقیق، اعتماد به

طبق گزارش اپیدمی ۲۰۲۱ انجمن آمریکایی ، نزدیک به ۷۰ درصد از شرکت های حقوقی در طول COVID-19 به کار از راه دور انتقال یافته اند، با بسیاری از آنها به طور کامل یا تا حدودی دور باقی مانده است، این تغییرات مداوم خواستار فرایندهای صورتحساب است که انعطاف پذیر، ایمن و قادر به ارائه همان سطح دقت به عنوان سیستم های سازمانی است که نمی تواند به روز رسانی زمان ناامید کننده، و نادرست خود را به تاخیر بیاندازد.

چالش های خاص از راه دور قانونی لایحه

از راه دور لایحه موانعی را معرفی می کند که فراتر از نقاط درد معمول مدیریت مالی شرکت قانون است. درک این چالش ها اولین گام برای ساخت یک سیستم انعطاف پذیر است.

ردیابی زمان و درآمد از دست رفته

هنگامی که وکلا از خانه کار می کنند، خط بین کار و زمان شخصی محو می شود، بدون ساختار یک محیط اداری، فعالیت های قابل پرداخت - مانند تماس های کوتاه مشتری، بررسی ایمیل ها یا پیش نویس حرکات کوچک - می تواند فراموش شده یا کمتر گزارش شده است.

سیستم های تقسیم شده و Data Silos

بسیاری از شرکت ها به ابزارهای جداگانه برای ردیابی زمان، صدور صورتحساب، مدیریت هزینه و مدیریت عمل متکی هستند، در یک محیط دور، استفاده از سیستم های جدا شده خطر خطای ورود داده ها، ورودی های تکراری یا هماهنگ سازی از دست رفته را افزایش می دهد.به عنوان مثال، یک قانون گذار ممکن است زمان را در یک صفحه گسترده وارد کند، در حالی که هماهنگ کننده صورتحساب از یک پلت فرم مختلف استفاده می کند، که منجر به عدم تطابق هایی می شود که فاکتورها و مشتریان را گیج می کند.

موانع ارتباطی با مشتریان

کار از راه دور می تواند فرکانس و کیفیت تعاملات مشتری را کاهش دهد، هنگامی که وکلا به طور فیزیکی در یک دفتر مشترک حضور ندارند، چک های غیررسمی در مورد مسائل صورتحساب نادر می شوند. مشتریان ممکن است صورتحساب ها را بدون زمینه گفتگو دریافت کنند، افزایش احتمال اختلافات.علاوه بر این، مشتریانی که از راه دور کار می کنند ممکن است تاخیر پرداخت خود را داشته باشند یا سردرگمی در مورد آنچه که فعالیت های قابل پرداخت را تشکیل می دهد.

امنیت داده ها و ریسک های انطباق

مدیریت اطلاعات مالی حساس مشتری در سراسر شبکه های خانگی، دستگاه های شخصی و پلتفرم های ابری، آسیب پذیری های جدیدی را بدون پروتکل های مناسب، شرکت ها در معرض نقض (FLT:0) استانداردهای امنیت داده های قانونی مانند ABA Model Rule 1.6، که نیاز به تلاش های معقول برای محافظت از اطلاعات مشتری دارد، می تواند منجر به از دست دادن اعتماد مشتری و اقدام انضباطی بالقوه شود.

استراتژی های پایه برای مدرن سازی کارهای بیلینگ

برای غلبه بر این چالش ها، شرکت ها باید استراتژی های اصلی را اجرا کنند که به علل ریشه ای عدم کارایی صورتحساب می پردازد.این شیوه های بنیادی یک چارچوب قوی برای عملیات از راه دور ایجاد می کنند.

پیاده سازی ابزار ردیابی زمان-Built Time

از بین رفته روزهای جدول کاغذی یا ثبت های دستی اکسل است.نرم افزار ردیابی زمان دیجیتال قابل اعتماد - مانند Clio، TimeSolv یا Toggl - می تواند زمان خود را به طور خودکار با یک کلیک، برنامه های تلفن همراه و ادغام با ایمیل و تقویم ثبت نام کند. وکلا را تشویق کنید تا زمان را برای هر مشتری شروع و توقف کنند، ضبط یک بخش عادت کار دقیق (برای جلوگیری از یادآوری دقیق) و یا اجرای چندین بار در هفته.

استاندارد سازی روش های بیلینگ در سراسر شرکت

سازگاری ضد فریب برای سردرگمی است.توسعه یک سیاست صورتحساب نوشته شده است که به وضوح تعریف می کند که چه چیزی زمان قابل صورتحساب را تشکیل می دهد (به عنوان مثال، تمام ارتباطات مشتری، تحقیق، پیش نویس، حضور دادگاه، سفر)، چگونه به مستندسازی فعالیت (از جمله سطح جزئیات مورد نیاز)، و مهلت برای ارسال زمان ورودی های زمان سیاست همچنین باید روش هایی برای بازپرداخت هزینه، تخفیف، و تنظیم در طول تغییرات در سال را مشخص کند.

افزایش ارتباطات مشتری و شفافیت

در یک محیط دور، ارتباطات عمدی حیاتی است. ارسال فاکتورهای دقیق که هر کار را با شرح واضح، تاریخ، زمان صرف شده و نرخ قابل اجرا تجزیه می کنند، شامل توضیحی در مورد هر گونه تغییرات در نرخ صورتحساب یا سیاست های دقیق است.استفاده از پورتال مشتری (به عنوان مثال، از طریق نرم افزار مدیریت عمل) برای اجازه دادن به مشتریان برای مشاهده فاکتورها، پرداخت آنلاین و سوال در زمان بررسی دقیق (اگر مورد حساب های عمده مورد استفاده قرار گیرد) و یا تنظیم موارد مهم است.

ایجاد شرایط پرداخت شفاف و فرایندهای پیگیری

جمع آوری پرداخت از راه دور می تواند کندتر باشد اگر مشتریان به یاد نمی آورند، شرایط پرداخت (به عنوان مثال، خالص 30، با توجه به رسید) و آنها را در نامه نامزدی به اشتراک بگذارید.تولید فاکتور خودکار و ارسال یادآوری برای پرداخت های بیش از حد خودکار، استفاده از پورتال پرداخت آنلاین امن که کارت های اعتباری، انتقال ACH یا echeques حقوقی بسیاری از سیستم عامل های حسابداری یکپارچه مانند پردازش زمان خودکار را بهبود می دهد.

تکنولوژی بهینه سازی برای کارایی و دقت

تکنولوژی، جوهره ای از لایحه مدرن از راه دور است. پلتفرم های مبتنی بر ابر می توانند ردیابی زمان، بیان، مدیریت هزینه و گزارش به یک سیستم واحد، کاهش کار و خطا دستی را خنثی کنند.

پلتفرم های Billing Cloud-based Billing Platforms

پلتفرم هایی مانند Clio management، My Case یا Practiceپانتر قابلیت های صورتحساب نهایی را فراهم می کنند.آنها به وکلا اجازه می دهند تا زمان را از هر نقطه وارد کنند، فاکتورهایی را با چند کلیک ایجاد کنند و همگام سازی با نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks، راه حل های Cloud اطمینان حاصل کنند که صورتحساب داده ها برای کاربران مجاز است بدون در مورد مکان، و آنها به طور خودکار داده ها را برای جلوگیری از از از از دست دادن یک پلت فرم حسابداری، مانند الگوهای حساب کاربری قابل تنظیم کننده، و اطمینان از حفظ قالب های حساب می کنند، به عنوان مثال، و حفظ قالب های قابل تنظیم کننده، شامل حفظ داده های اطمینان از دسترسی است که شامل می شوند.

ادغام با مدیریت تمرین و ابزار CRM

یک سیستم صورتحساب که از بقیه تمرین شما جدا شده است، ناکارآمدی ایجاد می کند.ایجاد پلت فرم صورتحساب خود را با سیستم مدیریت پرونده، نرم افزار مدیریت سند و ابزار مدیریت ارتباط مشتری (CRM) ابزار، به عنوان مثال، هنگامی که یک مورد بسته است، سیستم صورتحساب باید به طور خودکار زمان برجسته را نهایی کند و یک ادغام فاکتور نهایی را ایجاد کند.

اتوماسیون وظایف بازگشتی

اتوماسیون می تواند به طور چشمگیری کاهش هزینه های اداری. تنظیم فاکتور های تکراری برای مسائل مربوط به حالت مسطح یا نگهدارنده های ماهانه.استفاده از یادآوری ایمیل خودکار برای صورتحساب های آینده، مهلت های صورتحساب، تاریخ های صورتحساب و پرداخت های گذشته به موقع خودکار زمان ضبط شده توسط لینک ایمیل و تقویم خود را - ابزار مانند TimeMeter می توانید تشخیص دهید زمانی که شما یک مشتری را به سمت سیستم اتوماسیون ایمیل و کارکنان ایمیل بیشتر ارسال می کنید.

سازگاری و اعتماد حسابداری

لایحه از راه دور باید همچنان به الزامات بار دولتی برای حسابداری اعتماد، قوانین ICOLA /IOLTA و مقررات حریم خصوصی داده پایبند باشد.استفاده از نرم افزار صورتحساب که از ردیابی حساب اعتماد، آشتی سه طرفه و مسیرهای حسابرسی پشتیبانی می کند، بسیاری از سیستم عامل ها اکنون ویژگی هایی را ارائه می دهند که به طور خودکار به خطاهای حسابداری اعتماد دارند، مانند تعادل منفی یا جمع آوری وجوه آموزش و پرورش کارکنان در این ویژگی های انطباق اخلاقی ضروری است.

آموزش و بهبود مستمر

حتی بهترین تکنولوژی بدون پذیرش مناسب شکست خواهد خورد و ایجاد فرهنگ صورتحساب درست نیازمند آموزش مداوم و حلقه های بازخورد است.

جلسات آموزشی منظم

آموزش سه ماهه برای تمام وکلا، paralaws و کارکنان اداری در مورد روش های صورتحساب و به روز رسانی نرم افزار پوشش موضوعاتی مانند چگونگی توصیف مناسب زمان ورودی (به عنوان مثال، "Conference with client re: Discovery Responses" در مقابل ورودی های مبهم مانند "کار در مورد")، چگونه به تقسیم صورتحساب، و چگونه به استفاده از ویژگی های ردیابی زمان تلفن همراه برای جلسات ضبط تعاملی، نمونه های مختلف از طریق تیم های آموزشی واقعی و اجازه می دهد.

معیارهای عملکردی و قابلیت پاسخگویی

پیگیری شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) مربوط به صورتحساب: نرخ تحقق (یک شمارش صورتحساب شده در مقابل مقدار جمع آوری شده)، درصد نوشتن، میانگین روز به پرداخت و انطباق زمان ورود (با افزایش زمان ثبت شده در مهلت اجرایی) به اشتراک گذاری این معیارها با شرکت به طور منظم برای شناسایی زیر پیش بینی ها و پاداش کسانی که برتری داده ها برای بهبود عادات سازنده در مورد گفتگو، به عنوان مثال، اگر تغییر در ارتباط مشتری، ممکن است نشان دهد.

بررسی های فرآیند دوره ای و حسابرسی

یک بررسی نیمه وقت از روش های صورتحساب خود تنظیم کنید.نظرسنجی از وکلا، کارکنان و حتی مشتریان در مورد نقاط درد وجود دارد.آیا اختلافات مکرر در مورد نوع خاصی از ورود وجود دارد؟ آیا فرمت فاکتور باعث سردرگمی می شود؟ ممیزی های تصادفی از زمان ورودی برای اطمینان از اینکه آنها با استانداردهای سیاست خود مطابقت دارند، از یافته ها برای به روز رسانی سیاست صورتحساب خود، تنظیم پیکربندی نرم افزار یا اضافه کردن ماژول های آموزش جدید در حال توسعه انتظارات از راه دور و تغییرات کار در روش های بهبود مستمر در روش های مشتری استفاده می کنند.

ایجاد فرهنگ شفافیت و اعتماد

کار از راه دور می تواند روابط شخصی را که به طور سنتی بر مسائل صورتحسابی استوار است، از بین ببرد.در حال حاضر به طور فعال اعتماد از طریق شفافیت یک مزیت رقابتی است.

● Intensions به عنوان یک ابزار اعتماد-ساخت

فراتر از موارد خط مانند "خدمات حقوقی ارائه شده" ارائه روایت است که به مشتریان کمک می کند تا ارزش کار شما را درک کنند.برای مثال: "در حال بررسی 45 صفحه از گزارش متخصص مشورت، آماده تجزیه و تحلیل مجدد 12 صفحه ای، و پیش نویس 5 سوال رسوب - 2.5 ساعت" مشتریان که تلاش پشت فاکتور را می بینند، احتمالا کمتر به چالش کشیدن آن از جمله یک نمونه فعالیت (به عنوان مثال، تکمیل شده) است.

قرارداد های هزینه شفاف از استارت

رابطه را با یک نامه نامزدی روشن که نرخ های صورتحساب، ساعت در مقابل ساختارهای هزینه مسطح، سیاست های هزینه و چگونگی تغییرات در دامنه را مشخص می کند، در طول مشاوره اولیه، بحث در مورد انتظارات صورتحساب به طور صادقانه، اگر یک مشتری در مورد هزینه ها نگران است، ارائه ترتیبات هزینه های جایگزین مانند هزینه های پرداخت و یا برنامه های شفافیت در ابتدا کاهش و ایجاد اعتماد پایه.

پروتکل های حل اختلاف

هنگامی که یک اختلاف صورتحساب ایجاد می شود - و آنها می خواهند - به سرعت و حرفه ای آن را ایجاد یک فرایند رسمی برای مشتریان برای افزایش نگرانی، با یک شریک تعیین شده یا مدیر صورتحساب مسئول حل و فصل. پاسخ در عرض 24 ساعت، و ارائه یک توضیح دقیق و یا اصلاح اگر مقرر اختلاف در یک مکالمه سازنده می تواند رابطه مشتری را تقویت کند.

اندازه گیری موفقیت: شاخص های عملکرد کلیدی برای اجرای قانون از راه دور

برای اطمینان از بهبود شما کار می کند، معیارهای خاصی را نظارت کنید. KPI های زیر می توانند به اندازه گیری سلامت شیوه های صورتحساب در محیط دور کمک کنند:

• نرخ واقعی سازی - درصد هزینه های صورتحساب که شما در واقع جمع آوری می کنید. نرخ کمتر از 85٪ ممکن است بیش از حد، ارتباطات ضعیف یا مسائل جمع آوری را نشان دهد.
• نرخ انتخاب - درصد پرداخت های دریافت شده در دوره پرداخت (به عنوان مثال، در عرض 30 روز) نرخ پایین پیشنهاد نیاز به پیگیری بهتر یا زیرساخت پرداخت بهتر است.
• سازگاری ورودی - درصد از زمان ارسال شده در داخل شرکت (به عنوان مثال، در عرض 48 ساعت) انطباق پایین خطر از دست دادن ساعات قابل پرداخت را افزایش می دهد.
• [FLT: 1 ] روز های تخفیف برای پرداخت [FLT 1 ] - میانگین روزهای بین تاریخ فاکتور و رسید پرداخت. شرکت های از راه دور باید برای استفاده بالا از پورتال پرداخت آنلاین برای کاهش این تعداد هدف.
• نرخ اختلاف کلی - تعداد اختلافات لایحه ای در هر 100 فاکتور ممکن است نشان دهنده نیاز به فاکتورهای روشن تر یا توافق های دامنه بهتر باشد.

به طور منظم بررسی این معیارها - به صورت ماهانه یا فصلی - به شما اجازه می دهد تا روند را شناسایی کرده و استراتژی ها را به طور فعال تنظیم کنید. بسیاری از سیستم عامل های صورتحساب ارائه داشبورد داخلی برای تجسم این داده ها.

نتیجه گیری: پذیرفتن یک بیلینگ از راه دور

بهبود شیوه های قانونی در محیط کار از راه دور صرفا در مورد اتخاذ نرم افزار جدید نیست؛ آن نیاز به تغییر ذهنیت به سمت عمدی، شفافیت و بهبود مستمر دارد.با پرداختن به چالش های منحصر به فرد ضبط زمان، تقسیم سیستم و ارتباطات مشتری، و با استفاده از فن آوری مبتنی بر ابر و آموزش قوی، شرکت های قانون می توانند لایحه ای را از یک بار پشت به یک حساب استراتژیک قوی تر تبدیل کنند که نه تنها در حل و نه تنها اعتماد به شیوه های درآمد و همچنین از طریق حل و تحلیل های کاری انعطاف پذیر است، بلکه اعتماد به طور مساوی، بلکه از طریق استفاده از طریق روش های درآمد و هماهنگی روابط کاری آنها، بلکه اعتماد به طور مساوی، بلکه اعتماد به طور مساوی، و همچنین از طریق استفاده از طریق تسهیل در روند کسب و هماهنگی بیشتر از طریق استفاده از ارتباطات درآمد و همچنین اعتماد به طور مساوی، و هماهنگی بیشتر از طریق استفاده از طریق استفاده از طریق استفاده از ارتباطات کاری مشتریان، و هماهنگی روابط کاری آنها، و انعطاف پذیر و انعطاف پذیر تر، و انعطاف پذیر تر، و انعطاف پذیر تر، و انعطاف پذیر تر، و هماهنگی روابط کاری آنها، و هماهنگی با استفاده از طریق استفاده از طریق استفاده از طریق استفاده از طریق استفاده از طریق استفاده از ارتباطات کاری، شرکت ها، شرکت های درآمد و انعطاف پذیر تر،