چگونه یک سیاست قانونی شفاف برای مشتریان جدید ایجاد کنیم

چرا قانون گذاری شفاف بیشتر از همیشه اهمیت دارد

در یک بازار حقوقی رقابتی، اعتماد ارزشمندترین ارز شما است.یک سیاست لایحه شفاف پایه و اساس آن اعتماد است.هنگامی که مشتریان جدید دقیقاً می دانند که چه چیزی را پرداخت می کنند و چگونه هزینه ها جمع می کنند، به احتمال زیاد کمتر به فاکتورها یا احساس بهره برداری از تحقیقات نشان می دهد که اختلافات صورتحساب یکی از منابع برتر نارضایتی مشتری و ادعاهای سوء استفاده از یک سیاست طولانی مدت و ابهام در مرحله همکاری هستند.

شفافیت همچنین به شیوه عملیاتی شما بهره می برد.مشتریان که صورتحساب شما را درک می کنند، احتمال بیشتری دارند که به موقع پرداخت کنند، کاهش حساب های قابل قبول، علاوه بر این، مشتریان راضی به منابع ارجاعی (FLT:0 آمریکایی Bar Association [FLT 1]، شرکت هایی که سیاست های لایحه شفاف دارند، حفظ مشتری بالاتری را می بینند و شکایات اخلاقی کمتری دارند که مصرف کنندگان انتظار دارند هر معامله ای که پول های مبهم را در آن ها نمی توانند هزینه کنند.

اجزای اصلی یک سیاست قانونی شفاف

یک سیاست واقعا شفاف فراتر از لیست ساعتی است که کل رابطه مالی با مشتری را شامل می شود، از مشاوره اولیه تا فاکتور نهایی.

۱- توافقنامه های هزینه دقیق

هر تعامل باید با یک توافق نامه هزینه کتبی که مطابق با قوانین اخلاقی صلاحیت شما باشد شروع شود، این سند باید بیان کند:

(فَلَّهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمْهُمِهُمِهُواً، یا در صورتی که از یک نگهدارنده استفاده می کند، توضیح دهید که آیا این کار غیر قابل استرداد است یا به دست آمده است.
] : فهرست دقیق آنچه که کار شامل آن است، شامل هر چیزی که هزینه های اضافی (به عنوان مثال، زمان سفر، هزینه های بیش از حد، شخص ثالث) را تولید می کند.
] افزایش بیلینگ : دولت می گوید که آیا زمان در شش دقیقه، ده دقیقه یا پانزده دقیقه افزایش می یابد.
هزینه ها و هزینه ها : جزئیات رایج از هزینه های خارج از جیب مانند ثبت هزینه، هزینه های گزارشگر دادگاه، هزینه های شاهد متخصص و هزینه های کپی کردن احتمالاً دامنه.

به زبان قانونی تکیه نکنید، اگر مشتری نتواند توافق را درک کند، واقعا شفاف نیست، یک بخش خلاصه یا یک جعبه “کلمات کلیدی” اضافه کنید.

۲) چرخه شفاف سازی و شرایط پرداخت

یک چرخه قابل پیش بینی برای صورتحساب ایجاد کنید، اکثر شرکت ها ماهانه لایحه ای را می پردازند، اما برخی از مسائل ممکن است به صورت دو هفته یا سه ماهه به صورت واضحی به دولت نیاز داشته باشند (به عنوان مثال، 15 یا خالص 30)

روش های پرداخت قابل قبول [FLT 1]؛ کارت اعتباری، چک، انتقال الکترونیکی و غیره.
مجازات پرداخت : نرخ بهره، هزینه های دیر یا تعلیق خدمات.
فرایند داوری : توضیح دهید که چگونه مشتریان می توانند سوالات صورتحساب را بالا ببرند و چگونه آنها را اداره کنند.

یک سیاست نمونه ممکن است بگوید: در ابتدا برای کار انجام شده در ماه قبل ارسال می شود، پرداخت در عرض 15 روز است که اگر شما در مورد هر گونه اتهام سوال دارید، لطفا با بخش صورتحساب ما تماس بگیرید در عرض 30 روز.

۳- Intensions with Meaningful Descriptions

یک فاکتور که به سادگی می گوید: "خدمات قانونی ارائه شده" شفاف نیست، هر ورودی باید شامل تاریخ، شرح مختصر از کار، زمان صرف شده (در صورت ساعت) و وکیل یا قانون گذار که کار را انجام می دهد، برای مسائل مربوط به فرم 1:LT، نشان دهید که چگونه هزینه به دست آمده است (به عنوان مثال، مشاوره اولیه، پیش نویس اسناد، ظاهر دادگاه بررسی شده).

بسیاری از مشتریان از دیدن تعادلی که شامل استفاده از نگهدارنده و باقی مانده وجوه است قدردانی می کنند.برخی از شرکت ها پورتالی را ارائه می دهند که مشتریان می توانند قبل از اتمام فاکتور، ورودی های مورد نظر را مشاهده کنند. A مطالعه توسط قانون بلومبرگ دریافت که فاکتورهای مورد نظر به طور متوسط زمان پرداخت را به طور متوسط 12 روز کاهش می دهند.

برآورد هزینه های واقعی و بودجه Caps

مشتریان جدید اغلب نگران هزینه هستند.ارائه برآورد کتبی برای کل ماده یا برای هر مرحله شامل یک محدوده پایین، متوسط و بالا است، بنابراین مشتری متغیرهای را درک می کند.اگر از کلاه بودجه استفاده می کنید، توضیح می دهد که کار متوقف خواهد شد زمانی که مشتری اجازه می دهد تا وجوه اضافی به روز رسانی به طور منظم به عنوان مورد پیشرفت شفافیت به معنای به اشتراک گذاری هزینه های اخبار بد است - اگر افزایش می رسد، قبل از اینکه مشتری بعدی به آن برسد.

اجرای سیاست های بیلینگ خود در مشتری Onboarding

بهترین سیاست بی فایده است اگر از ابتدا به آن اطلاع داده نشود و اجرا شود، بحث های مربوط به لایحه را در فرآیند جمع آوری خود ادغام کنید.

مرحله 1: معرفی بیل در مشاوره اولیه

منتظر نمانید تا بعد از ثبت نام مشتری، به طور خلاصه ساختار هزینه خود را توضیح دهید و از آنها بپرسید که آیا نگرانی دارند.این لحن را برای یک مکالمه باز تنظیم می کند. بسیاری از مشتریان با هزینه های قانونی مرعوب می شوند؛ تمایل شما برای بحث در مورد پول به طور آشکار نشان می دهد احترام.

مرحله دوم: توافقنامه هزینه را با هم مرور کنید

به سادگی به توافق نامه ایمیل نکنید، یک تماس ۱۵ دقیقه ای یا جلسه برای پیاده روی در هر بند را برنامه ریزی کنید.از مشتری بخواهید تا تأیید کند که این احتمال را کاهش می دهد که بعدا ادعا می کند که آنها هیچ گونه گونه گونه گونه بررسی را نمی خوانند یا موافقت نمی کنند (به عنوان مثال، یک ایمیل پیگیری که خلاصه بحث را جمع آوری می کند).

مرحله 3: یک داشبورد بیلینگ یا پورتال را تنظیم کنید

تکنولوژی شفافیت را آسان می کند.استفاده از نرم افزار مدیریت عمل که به مشتریان 24/7 دسترسی به فاکتورها، تعادل حفظ کننده و تاریخ پرداخت را می دهد.در حداقل، یادآوری خودکار قبل از فاکتورها را ارسال کنید. یک پورتال مشتری همچنین اجازه می دهد تا اشتراک گذاری سند امن، که سربار اداری را کاهش می دهد، بررسی کنید (FLT:0Law Technology امروز مقایسه مشتری را بررسی کنید.

دانلود زیرنویس فارسی فیلم The Undermine Transparency

حتی شرکت های با هدف خوب نیز می توانند به دام هایی که اعتماد را از بین می برند، نفوذ کنند.

هزینه های پنهان و غافلگیری

مشتریان هزینه های غیرمنتظره را اضافه نکنید، هزینه های اداری را اضافه نکنید یا “هزینه های بازیابی اسناد” را بدون افشای قبلی اضافه نکنید، اگر برای فتوکپی هزینه هر صفحه ای در توافق هزینه را پرداخت می کنید، همان هزینه های مربوط به هزینه های الکترونیکی، تماس های طولانی و پست را در صورت شک شامل می شود.

دانلود فیلم Vague Time

ورودی هایی مانند "تحقیقات" یا "مداخل" بی معنی هستند اگر مشتری نتواند آنچه را که انجام داده اید را درک کند، ارزش آن را مورد سوال قرار می دهد. تیم خود را برای نوشتن ورودی هایی که یک مشتری منطقی خواهد یافت، به عنوان مثال، "سه پاراگراف مخالف حرکت شاکی برای قضاوت خلاصه" (از حذف چندین کار تحت یک زمان واحد) اکثر انجمن های ورود به بحث در مورد اختلاف در مورد یک لایحه پرچم خودداری می کنند.

اجرای سیاست های تجاری

اگر شما یک سیاست دارید، آن را دنبال کنید، اگر هزینه های دیرهنگام برای یک مشتری را کاهش دهید، آماده باشید که این کار را برای همه انجام دهید، یا ادعاهای تبعیض ریسکی را مطرح کنید.به طور مشابه، به فاکتورهای دقیق وعده ندهید و سپس صورتحسابهای خلاصه ارسال کنید.

عدم موفقیت در هزینه های تکنولوژی

بسیاری از شرکت ها در حال حاضر هزینه های مربوط به ذخیره سازی الکترونیکی، ذخیره سازی ابر یا اشتراک های تحقیقاتی قانونی را در مورد هزینه این خدمات و اینکه آیا مشتری انتظار می رود به بازپرداخت آنها را. بهترین روش این است که شامل برآورد هزینه تکنولوژی در نامه نامزدی اولیه است.

بهترین تمرین ها برای شفافیت مداوم

شفافیت یک رویداد یک بار نیست، باید در سراسر نمایندگی حفظ شود.

] به روز رسانی بودجه دوره ای : حتی اگر شما ماهانه صورتحساب نمی کنید، ارسال یک ایمیل کوتاه نشان می دهد که چگونه نگهدارنده و هزینه های پیش بینی شده آینده است.
بررسی منظم داده های صورتحساب : تجزیه و تحلیل صورتحساب خود را.آیا شما به طور مداوم در حال شارژ و یا بیش از حد شارژ?آیا مشتریان اغلب نوع خاصی از ورود سوال? استفاده از این داده ها برای اصلاح سیاست خود را.
پس از بازخورد درخواست : پس از بسته شدن ماده، از مشتریان در مورد تجربه صورتحساب خود بپرسید.
کارکنان در ارتباط با لایحه : هر فردی که با مشتریان تعامل دارد - شریکان، همکاران، کارکنان، کارکنان پشتیبانی - باید سیاست صورتحساب و چگونگی توضیح آن را درک کنند.
در حال حاضر با نظرات اخلاقی ؛ دولت و انجمن های نوار محلی به طور دوره ای راهنمایی در مورد شفافیت صورتحساب، به ویژه در مورد هزینه های الکترونیکی کشف و هزینه های مسطح، به روز رسانی از سازمان هایی مانند ABA] مرکز مسئولیت حرفه ای [LT:3].

مدیریت اختلافات با شفافیت

مهم نیست که سیاست شما چقدر روشن است، اختلافات ممکن است بوجود آید، چگونه شما آنها را اداره می کنید یا می توانید اعتماد را تقویت یا از بین ببرید.

(فَلَّهُمْهُمْهِ الْمِنْمِنَّهِ الْمِنَّهِ الْمِنِ الْمِنِ الْمِهِهِ الْمِنِنَّهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهِهُوا مِهُوا مِهُوا مِهِهِهِهُوا مِهِهِنِنِهُوا مِ
توضیح دقیق را ارائه دهید [و] ثبت نام زمان را دوباره ایجاد کنید یا هزینه را توضیح دهید، اگر اشتباهی صورت گرفته باشد، آن را تصدیق کنید، اصلاح کنید و فاکتور را مطابق با گزارش Clio Trends Report] تنظیم کنید. ، شرکت های حقوقی که حل اختلافات را در عرض 24 ساعت از 85 درصد از مشتریان حفظ می کنند.
و اگر در هنگام مناسب بودن یا کاهش اعتبار، از حق و زیان مشتری خودداری کنید، تردید نکنید که مبلغ مورد اختلاف را بنویسید.
قطعنامه را امضا کنید، نامه پیگیری یا خلاصه ایمیل ارسال کنید که در مورد چه چیزی بحث شده است و نتیجه آن از شما محافظت می کند.

ملاحظات ویژه برای ترتیبات هزینه های مختلف

ساعت بندی

صورتحساب ساعتی نیاز به بالاترین سطح شفافیت دارد، زیرا مشتریان اغلب احساس اضطراب در مورد دویدن متر می کنند. برآورد واضحی از کل ساعت ها برای هر مرحله ارائه می دهند.استفاده از نرم افزار زمان یاب که به مشتریان اجازه می دهد تا در صورت امکان ورودی های زمان واقعی را ببینند. برخی از شرکت ها یک خلاصه ماهانه ارائه می دهند که ساعت ها را با دسته (تحقیقات، پیش نویس، نمایش های دادگاه) نشان می دهد تا مشتریان بتوانند پول خود را ببینند.

هزینه های تخت

هزینه های تخت می تواند برای شفافیت عالی باشد زیرا مشتری هزینه دقیق را می داند، با این حال، شما باید به وضوح محدوده را تعریف کنید.اگر دامنه گسترش یابد، توضیح نیاز به یک هزینه جدید آپارتمانی یا تغییر به صورتحساب ساعتی را توضیح دهید، لیست کتبی از آنچه که شامل می شود و چه نیست، هزینه ای برای طلاق بدون محدودیت ممکن است شامل آماده سازی و حضور در جلسه باشد، اما اگر در نوشتن مقاله باشد.

بازداشت کنندگان

بازداشت کنندگان اغلب به اشتباه درک می شوند.تغذیه بین "محافظه واقعی" (پرداخت شده برای دسترسی امن) و " نگهدارنده امنیتی" ( سپرده در برابر هزینه های آینده) برای حفظ کنندگان امنیتی، ارائه بیانیه های ماهانه نشان دادن تعادل و چگونگی وجوه کشیده شده است.

هزینه های قاره

ترتیبات هزینه های قاره ای نیازمند شفافیت فوق العاده است، زیرا مشتری ممکن است تا زمان حل و فصل، درصد را ببندد، چه قبل یا بعد از هزینه محاسبه شده باشد و چه هزینه هایی کسر خواهد شد. ارائه به روز رسانی های دوره ای در مورد هزینه های متحمل شده، ارائه یک حسابداری دقیق از زمان صرف شده توسط کار، حتی اگر شما در ساعت پرداخت نیست، این کمک می کند تا مشتری هزینه را ببیند.

تکنولوژی بهینه سازی برای افزایش شفافیت

نرم افزار حقوقی مدرن می تواند بسیاری از تلاش های شفافیت را خودکار کند، کار دستی و خطای انسانی را کاهش دهد.

ردیابی زمان با صورتحساب : هیچ جدول زمانی بیشتری بر روی فاکتورها حک نشده است.
پورتال پرداخت آنلاین [FLT 1]: اجازه دهید مشتریان به پرداخت فوری، مشاهده تاریخ و دانلود دریافت کنندگان.
پیش نمایش خودکار فاکتور [FLT 1]: برخی از سیستم ها اجازه می دهند تا مشتریان قبل از اتمام فاکتور، هزینه های مورد نظر را ببینند، و به آنها فرصتی برای پرسیدن سوال بدهند.
تعادل حفظ کننده زمان واقعی را اثبات کنید: داشبورد که به روز رسانی به عنوان زمان وارد شده است به مشتریان کمک می کند بودجه خود را مدیریت کنند.
] برآورد هزینه بر اساس مسائل گذشته : با استفاده از داده های تاریخی، شما می توانید برآورد دقیق تر پیش زمینه، یک جزء کلیدی از شفافیت ارائه دهید.

هنگام انتخاب نرم افزار، اولویت بندی کسانی با ویژگی های مشتری قوی است.یک ابزار که برای شرکت عالی است اما برای مشتری شکست هدف.نگاه کنید به سیستم عامل هایی که بر ارتباطات مشتری و دید مالی تأکید می کنند.

نتیجه گیری

ایجاد یک سیاست قانونی شفاف فقط در مورد انطباق نیست - این یک مزیت استراتژیک است.هنگامی که مشتریان جدید می بینند که شما در مورد هزینه ها باز هستید، آنها بیشتر احتمال دارد به شما با مسائل پیچیده و حساس اعتماد کنند که اعتماد به وفاداری، ارجاعات و یک عمل سالم تر ترجمه می شود.تلاش شما در ایجاد موافقت نامه های هزینه روشن، ارائه فاکتور های دقیق، و حفظ تقسیم ارتباطات باز در اختلافات و کاهش یافته است.

امروز با حسابرسی اسناد فعلی خود شروع کنید، آیا آنها به زبان ساده نوشته اند؟ آیا آنها تمام اجزای ذکر شده در بالا را پوشش می دهند؟ روشن کردن جایی که نیاز دارید و تیم خود را آموزش دهید، سپس شفافیت بخش اصلی فرهنگ شرکت خود را - و خط پایین خود - از شما تشکر خواهد کرد.