چرا مستندات مناسب اهمیت دارد

شواهد پایه و اساس هر پیشرفت قانونی را تشکیل می دهند - چه مدنی یا کیفری، اعتبار و عدم پذیرش آن به طور کامل در مورد چگونگی جمع آوری، مستند و حفظ شده است، حتی قانع کننده ترین بخش شواهد می تواند از دادگاه حذف شود، به طور موثر از بین بردن یک پرونده مناسب، زنجیره ای روشن و غیر آشکار از حضانت، اثبات اینکه شواهد به کار گرفته شده، و قانون تغییر داده شده است، و بدون اینکه شواهد مربوط به سوء رفتار و یا اسناد مربوط به سوء استفاده از این پرونده های پاسخگو و سوء استفاده از آن تضمین می شود.

انواع شواهد

شواهد در بسیاری از اشکال وجود دارد، هر دو دسته بندی تخصصی خواستار شواهد فیزیکی و شواهد دیجیتال هستند. شواهد فیزیکی شامل موارد ملموس هستند: سلاح، لباس، اسناد، نمونه های بیولوژیکی (خون، بزاق، مو)، و مواد ردیابی مانند الیاف، خاک یا قطعات شیشه ای، شامل اطلاعات الکترونیکی است: ایمیل، پیام های متنی، سوابق داده، فایل های شاهدان عینی، و رایانه های آلوده، و اسناد و یا شواهد اولیه (به عنوان شواهد فیزیکی، اسناد و یا اسناد رسمی).

گام های مستند شواهد موثر

عکاسی و ویدئوگرافی

مستندات بصری باید بلافاصله اتفاق بیفتد، قبل از اینکه هر آیتم منتقل یا آشفته شود، از یک دوربین با وضوح بالا یا تلفن هوشمند استفاده کنید؛ اطمینان حاصل کنید که تاریخ و تنظیمات زمان دقیق است. ثبت شواهد از زوایای متعدد، از جمله عکس های متنی و بسته های عکس، همیشه شامل یک مقیاس (قوانین یا یک شی شناخته شده مانند یک سکه) و یک کارت مرجع است.

توضیحات دقیق نوشته شده

حساب های نوشته شده ثبت تصاویر بصری و جزئیات ضبط که عکس ممکن است از دست بدهد برای هر قطعه از شواهد، ثبت مکان دقیق خود را با استفاده از نقاط مرجع ثابت (به عنوان مثال، "در کف، 18 اینچ شرق قاب درب، زیر یک قطعه چوبی، شرح زیر یک برچسب فیزیکی آن: آسیب، لکه ها، علامت ها، یا تغییرات.

تکنیک های Collection

همیشه دستکش های تمیز – نان یا لاتکس – برای جلوگیری از آلودگی.استفاده از ابزارهای استریل یا تمیز: tweezers برای قطعات کوچک، قاشق های یکبار مصرف برای پودر، کاغذ یا کیسه های پلاستیکی مناسب برای مواد مسدود کننده هر آیتم در ظرف خود؛ هرگز اقلام کاغذی را با هم مخلوط نکنید، برای منسوجات و مواد آلی ایده آل هستند، زیرا آنها اجازه می دهند جریان هوا و جلوگیری از ایجاد کیسه های ضد شیشه ای برای استفاده از مواد اولیه یا مواد ذخیره سازی مواد اولیه، بلافاصله مواد سمی است.

برچسب گذاری و کاتالوگ

یک شناسه منحصر به فرد را به هر قطعه از شواهد علامت گذاری کنید.یک فرمت مشترک شماره مورد است - شماره - شماره - تاریخ (به عنوان مثال، 2024-012-001-10152024) شناسه را به طور مستقیم در ظرف با استفاده از یک نشانگر دائمی یا استفاده از یک برچسب ثابت دستکاری شامل اولیه جمع آوری، تاریخ و زمان جمع آوری، و شرح مختصری که در طول زنجیره بازیابی دقیق کد، استفاده از طریق تجزیه و تحلیل دقیق و تحلیل و یا استفاده از سیستم های ضبط دقیق کد گذاری شده است.

زنجیره Custody

زنجیره حضانت، توالی تاریخی و مستند هر فردی است که شواهد جمع آوری را از طریق ارائه در دادگاه اداره می کند، هر بار که شواهد دست را تغییر می دهد - از جمع کننده به شواهد به تحلیلگر آزمایشگاه به وکیل - انتقال باید ثبت شود، اسناد استاندارد شده در تاریخ، زمان، نام و امضا هر دو طرف انتقال و دریافت غیر قابل توضیح، دلیل انتقال (به عنوان مثال، "مدیریت دیجیتال") و به طور بالقوه می تواند به طور خودکار از شواهد ذخیره سازی شده در شرایط تجزیه و تحلیل داده شده استفاده کند.

ابزارهای مستند سازی شواهد

تکنولوژی مدرن ابزار قدرتمندی برای ساده سازی مستندات و کاهش خطای انسانی ارائه می دهد. دوربین های دیجیتال با GPS و زمان بندی اتوماتیک کمک می کنند تا متا را به طور مستقیم به تصاویر جاسازی کنند. سیستم عامل های مدیریت شواهد - مانند Directus - تیم های قابل تغییر برای ایجاد پایگاه های داده ای برای اسناد، عکس های با وضوح بالا و فیلم ها، زنجیره ورود ثبت نام، و تولید فایل های ضروری (مانند گزارش های قابل حمل و اسناد معتبر).

تکنیک های حفظ

شواهد فیزیکی

حفظ شواهد فیزیکی به معنای جلوگیری از زوال، آلودگی یا از دست دادن در طول زمان است. اقلام ذخیره شده در یک تاسیسات امن، دسترسی کنترل شده با شرایط مناسب محیط زیست. دما و نوسانات رطوبت می تواند نمونه های بیولوژیکی، اسناد کاغذی و مواد خاص را برای ظروف حساس، لکه های مواد شیمیایی، لوله های دی ان ای، نامه های قدیمی - استفاده از ذخیره سازی آب و هوا کنترل شده (cool، خشک، و مواد تاریک، دقیقاً ذخیره سازی مواد شیمیایی، و یا ذخیره سازی مواد پاک، و یا ذخیره سازی مواد پاک، ذخیره سازی مواد پاک، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی شدید، ذخیره سازی مواد پاک، و یا ذخیره سازی مواد پاک، ذخیره سازی مواد پاک کردن مواد، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد پاک، ذخیره سازی مواد اولیه، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی های پنهان شده، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد اولیه، ذخیره سازی مواد اولیه، ذخیره سازی مواد شیمیایی، و یا ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی مواد شیمیایی، ذخیره سازی دقیق، ذخیره

نمونه های بیولوژیکی

شواهد بیولوژیکی - خون، بزاق، مو، بافت - بسیار قابل تخریب است. [۱] نمونه های خشک و خشک به طور کامل قبل از مهر زدن در پاکت های کاغذی یا کیسه های پلاستیکی رطوبت را به دام می کشند و قارچ، رشد دستکش های باکتریایی یا تجزیه و تحلیل DNA را تشویق می کنند.[۱] برای نمونه های کوتاه مدت (روزها تا هفته ها) و یا در ۲۰ درجه سانتی گراد برای مدت طولانی مدت (ماه به سال ها) با ظروف برچسب گذاری مواد زیستی مورد نیاز برای استفاده از اسناد ذخیره سازی و یا استفاده از پروتکل های جمع آوری اطلاعات لازم برای استفاده از پروتکل های جمع آوری اطلاعات ذخیره سازی DNA:

اقلام غیر زیست شناختی

شواهد غیر بیولوژیکی - اسناد، فیبرها، فلزات، شیشه - نیاز به شرایط پایدار دارند. اسناد کاغذی فروشگاه در پوشه های بدون اسید یا آستین های Mylar برای جلوگیری از زرد شدن و شکننده بودن فلزات در محیط های خشک برای جلوگیری از زنگ زدن یا خوردگی، برای رسانه های فیزیکی ( درایوهای سخت، فلش، فلش، کارت های SD)، استفاده از کیسه های ضد استاتیک و دور از میدان مغناطیسی (به طور واضح، قفل شده است و یا قفل شده با استفاده از وسایل دسترسی قفل شده است.

شواهد دیجیتال مقدماتی

شواهد دیجیتال منحصر به فرد شکننده است - می تواند تغییر کند، حذف شود یا با یک کلید تک بازنویسی شود: هرگز بر روی دستگاه اصلی یا رسانه ذخیره سازی کار نکنید.همیشه یک تصویر قانونی (یک نسخه بیت) ایجاد کنید که از طریق ابزارهای ذخیره سازی شده استفاده می کند، یکپارچگی کپی را با هش های محاسباتی (SHA-256) قبل و بعد از آن تغییر داده های ضبط شده (اگر به نظر می رسد که یک سیستم ضبط شده است) چاپ شده است، استفاده از فایل های غیر قانونی و یا مسدود شده است.

تصویربرداری قانونی

از ابزارهایی مانند تصویرگر یا برای ایجاد تصاویر استفاده کنید. درایو مظنون را از طریق یک ابزار سخت افزار نوشتن مسدود کننده (به عنوان مثال، جدولau یا WiebeTech) برای جلوگیری از هر گونه نوشتن تصادفی، یک درایو با ذخیره سازی کافی، در حالت ایده آل، بدون فایل های ذخیره سازی شده (برای مثال، فایل های خودکار و فایل های خودکار).

متاداده و Hashes

متاداده – ایجاد فایل، اصلاح و تاریخ دسترسی؛ نام های نویسنده؛ مختصات GPS – می تواند شواهد حیاتی باشد.استفاده از ابزارهای قانونی که متاداده را بدون تغییر فایل اصلی یا هش های زمان بندی آن استخراج می کنند. هش های لایه ای از فایل های اصلی و تمام نسخه ها بلافاصله پس از تصویربرداری دائمی این مقادیر هش را در مستندات شما ثبت می کنند (به عنوان مثال تضمین، در یک سند یا یک بیانیه امضا شده) ثابت می کند که هنوز شواهد دیگری برای تأیید برخی از سیستم عامل های بازیابی فایل های دیجیتال آنها وجود دارد.

ملاحظات حقوقی

رعایت پروتکل های حقوقی غیر قابل مذاکره است.(۱) شواهد باید قوانین فدرال شواهد (FRE) یا معادل های دولتی را برآورده کنند. الزامات کلیدی شامل ارتباط، اصالت و زنجیره ای مناسب از مدارک قضایی که بدون حکم، موافقت نامه یا استثناء قابل اجرا (به عنوان مثال، نظر ساده، شرایط بیرونی) به دست می آید، ممکن است تحت قانون منع قانونی برای رسیدگی به اطلاعات محرمانه (قانون دسترسی خاص) و قانون دسترسی به طور کامل (قانون دسترسی به اطلاعات شخصی) باشد.

اشتباهات رایج برای اجتناب از

  • در جمع آوری: شاهدان جزئیات را فراموش می کنند و شواهد دیجیتال می تواند در عرض چند ساعت بازنویسی یا حذف شود.
  • برچسب گذاری: استفاده از برچسب های عمومی مانند "Item 1" بدون شماره پرونده، تاریخ یا نمونه اولیه جمع آوری کننده باعث سردرگمی در محیط های چند موردی می شود.
  • بسته بندی: استفاده از کیسه های پلاستیکی برای شواهد مرطوب یا ارگانیک ترویج قالب و تجزیه و تحلیل DNA کیسه های کاغذی امن تر برای چنین اقلام است.هرگز اقلام متعدد را در همان ظرف قرار ندهید - نفوذ متقابل می تواند هر دو را خراب کند.
  • اطلاع رسانی را به اشتراک بگذارید: به سادگی یک فایل را باز کنید تا مشاهده کنید یا کپی کنید، می تواند آخرین زمان دسترسی خود را تغییر دهد، به طور بالقوه از ابزارهای قانونی که متاداده اصلی را حفظ می کنند استفاده کند.
  • زنجیره ای از بازداشت: برای جلوگیری از انتقال، ترک شواهد ناخواسته در یک فضای مشترک، و یا عدم مهر و موم یک ظرف پس از معاینه می تواند کشنده به پرونده.
  • فشرده سازی از دست دادن: پس انداز شواهد اصلی در فرمت های JPEG یا MP3 داده ها را دور انداخته و می تواند تجزیه و تحلیل قانونی را در قالب های بی ضرر (TIFF، PNG، WAV یا تصاویر خام) و نگه داشتن نسخه های اصلی.
  • تشخیص شرایط محیطی: [FLT 1]، کشف شواهد در یک ماشین گرم، زیرزمین مرطوب، یا دفتر امن می تواند تمامیت آن را کاهش دهد.

نقش تکنولوژی در مدیریت شواهد

تکنولوژی به طور فزاینده ای کاهش بار اداری مستندات شواهد و سیستم های مدیریت شواهد و شواهد، یک مخزن متمرکز و قابل حسابرسی برای همه پرونده ها فراهم می کند - عکس ها، توصیف های نوشته شده، زنجیره ای از ثبت های بازداشتی، و گزارش های قانونی مانند Directus] همیشه اجازه می دهد تا تیم ها برای ساخت جریان های کار سفارشی، پیوست رسانه ها، هر زنجیره ای از پشتیبانی قانونی (به طور منظم به آنها اجازه می دهد تا به آنها دسترسی پیدا کنند تا شواهد چند منظوره و یا حتی یک از طریق اطلاعات مجاز به آنها استفاده کنند.

نتیجه گیری

مستندسازی و حفظ شواهد یک نظم است که نیاز به دقت، ثبات و درک کامل از استانداردهای قانونی دارد.از عکس اولیه تا امضای نهایی در یک فرم زنجیره ای از قفسه سینه، هر مرحله باید آگاهانه، ثبت شده و تأیید شده باشد، با سرمایه گذاری در روش های مناسب، شما از اعتبار شواهد و بهبود پیگیری عدالت محافظت می کنید، آیا شما یک قانون پردازش دقیق، بررسی دقیق و یا اسناد قانونی است که در نظر گرفته شده است، و یا شواهد مربوط به پرونده خصوصی.