چگونه یک برآورد هزینه دقیق حقوقی برای مشتریان ایجاد کنیم

ارزش استراتژیک یک برآورد هزینه حقوقی دقیق

در عمل قانونی، برآورد هزینه بسیار بیشتر از هزینه های لیست است - آن را نشان می دهد حرفه ای، تخمین انتظارات، و شکل تخت از یک رابطه وکیل قوی مشتری است که مشتریان که درک آنچه که آنها پرداخت برای صورتحساب کمتر احتمال دارد سوال، احتمال بیشتری برای اعتماد به قضاوت خود، و بهتر قرار است تصمیم گیری آگاهانه در مورد مورد مورد مورد آنها.

مرحله 1: ارزیابی عمق محدوده

قبل از اینکه بتوانید هزینه ها را برآورد کنید، باید به طور کامل درک کنید که مشاوره اولیه فقط یک جلسه و یا یک جلسه نیست؛ یک جلسه تشخیصی است که سوالات را نه تنها مسائل حقوقی آشکار بلکه لایه های پنهان پیچیدگی را نیز کشف می کند.به عنوان مثال، در یک بحث قرارداد، تعداد احزاب، قانون حاکم، مرحله بحث و بحث، و تحلیل متقابل، اگر یک پرونده نقض ساده باشد، می تواند شامل موارد ساده باشد.

فرضیات تجربی مهم است.[۱۰] آنچه را که شما در هنگام ایجاد برآورد فرض می کنید بنویسید، به عنوان مثال، کشف استاندارد خواهد بود، که مشاور مخالف همکاری خواهد کرد، یا اینکه پرونده قبل از محاکمه حل خواهد شد.هنگامی که این فرضیات تغییر می کنند، شما یک مبنای روشن برای بازنویسی برآورد بسیاری از شرکت ها "فرضیه ای" استفاده می کنند که هر کدام از لیست های بالقوه را اثبات می کنند و اگر آن تأثیر می گذارند.

عوامل خطر که هزینه های بالا را می کنند

هر ماده حقوقی خطر ذاتی را دارد که می تواند بودجه را گسترش دهد.

رفتار مشاوره ای را در نظر بگیرید: [FLT 1] تاکتیک های تهاجمی یا مانع می توانند زمان کشف سه برابر را به دست آورند.
تصمیم گیری های کلی: تغییر اهداف، امتناع از پیشنهادات حل و فصل، و یا پاسخ های آهسته اضافه کردن ساعت های قابل پرداخت.
[در این باره]: [[۱]] [۱۰] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱] تأخیر، تشنج، و یا ازدحام در برخی از حوزه های قضایی، هزینه ها را افزایش می دهد.
مسائل حقوقی جدید: سوالات پیش بینی نشده از قانون که نیاز به تحقیق گسترده و یا مشاوره تخصصی.

در طول ارزیابی دامنه، این خطرات را به خود اختصاص دهید و آنها را در برآورد ذکر کنید.برخی از شرکت ها یک "ثبت خطر" را به عنوان بخشی از فرآیند برآورد هزینه خود ایجاد می کنند، اختصاص دادن احتمال و هزینه برای هر مورد خطر.این سطح شفافیت نشان می دهد مشتریان شما از طریق بدترین سناریوها فکر کرده اید.

مرحله دوم: Granular Task Breakdown

یک مورد خط مبهم مانند "حمایت از صدور مجوز" هیچ چیز برای ایجاد اعتماد به نفس مشتری نیست، به جای آن، هر مرحله از پرونده را به کوچکترین وظایف معنی دار تبدیل کنید.

پیش نویس درخواست های کشف اولیه (معاملات، درخواست های تولید)
بررسی و پاسخ به کشف مخالف
آماده باشید و در صورت لزوم به ثبت نام کنید.
تمرین حرکت در رابطه با اختلافات کشف
بررسی و آمادگی ثبت امتیاز

هر وظیفه باید شامل یک توصیف قابل تحویل، محدوده زمانی تخمین زده شده و میزان صورتحساب اعضای تیم در انجام کار باشد.از انجام وظایف توده ای با هم اجتناب کنید – مشتریان از دیدن اینکه شما از طریق جزئیات فکر کرده اید، قدردانی می کنند.

استفاده از Task-Stic Matrix

یک صفحه گسترده ساده یا جدول ایجاد کنید که وظایف را به مرحله ها، افراد مسئول، ساعت ها، نرخ ها و هزینه های کل برنامه ریزی می کند: به شما کمک می کند تا برآورد را بسازید و بعدا به یک ابزار ردیابی بودجه تبدیل می شود.به روز رسانی آن ماهانه برای مقایسه واقعی در برابر برآوردها. بسیاری از برنامه های مدیریت عمل به شما اجازه می دهد بودجه ای را تنظیم کنید که خودکار سازی را از زمان ورودی ها، و اصلاح در اواسط دوره بسیار ساده تر می کند.

مرحله 3: زمان دقیق و برآورد هزینه

زمان برآورد بخشی از هنر است، علم بخشی از علم از داده های تاریخی می آید.اگر شما برای چند سال از نرم افزار مدیریت عمل استفاده کرده اید، گزارش هایی را در مورد موضوعات مشابه اندازه اجرا کنید، به ساعت های متوسط و ۷۵ درصد برای هر مرحله نگاه کنید. هنر شامل تنظیم شرایط منحصر به فرد مورد فعلی است: مشتری که به سرعت پاسخ می دهد و سازمان یافته است، زمانی را ذخیره می کند که یک سازمان یافته یا آن را کاهش می دهد.

هنگام ساخت برآورد، از جمله دسته های هزینه زیر را فراتر از زمان وکیل در نظر بگیرید:

زمان قانونی برای مدیریت سند، ارتباطات مشتری و وظایف اداری
هزینه های پایگاه داده تحقیقاتی خاص (Westlaw, LexisNexis, PACER)
گواهی و سفر
هزینه های ثبت دادگاه، هزینه های واسطه و هزینه های رونویسی
ارائه دهندگان خدمات خارجی (سرویس دهنده های پردازش، حسابداران قانونی، محققان)

این امر به طور معمول 15 تا 20 درصد از کل هزینه های برآورد شده را شامل می شود - برای پوشش شگفتی های اجتناب ناپذیر، این را به وضوح به عنوان "تحریم برای پیشرفت های پیش بینی نشده" برچسب گذاری کنید.

مثال: برآورد هزینه تخفیف

یک شکایت تجاری را با یک راه نسبتا روشن برای حل و فصل در نظر بگیرید، اما در اینجا چگونگی یک برآورد دقیق ممکن است به نظر برسد:

Task / Phase	Hours	Rate	Total
Initial case evaluation and strategy	3	$500	$1,500
Draft complaint and file	4	$500	$2,000
Service of process (via paralegal & process server)	1	$150	$150
Discovery: plan, draft, serve requests	6	$500	$3,000
Discovery: review and respond to defenses	4	$500	$2,000
Depositions (2 fact witnesses at 4 hrs each including prep)	8	$500	$4,000
Negotiation and settlement communications	5	$500	$2,500
Contingency reserve (15%)	–	–	$2,100
Estimated total fees (attorney and paralegal)	31	–	$17,250
Estimated disbursements (filing, service, transcripts, expert)			$3,000
Grand total estimate			$20,250

ارائه اعداد به این ترتیب باعث می شود مشتری بتواند ببیند که هر دلار کجا می رود و از سوالات آگاهانه سوال کند.

مرحله 4: انتخاب مدل بیلینگ و Disclosure

برآورد هزینه باید به وضوح بیان کند که مدل صورتحسابی چه کاربردی دارد و چگونه بر اعداد تأثیر می گذارد.هر مدل نیازمند رویکرد متفاوتی است:

یک محدوده تخمین زده شده (به عنوان مثال، "15،000 - $ 20،000 در هزینه") و توجه داشته باشید که شما در 10-of ساعت افزایش هزینه اختیاری یا کف باید صریح باشد.
هزینه های بسته بندی شده: فهرست دقیقاً آنچه را که پوشش داده شده است و آنچه که پرداخت می شود برای مسائل قابل پیش بینی مانند یک اراده ساده یا طلاق بدون آزمایش مناسب است.
هزینه پذیرش: درصد (معمولا 33-40٪) را محاسبه کنید و پس از هزینه ها یک بازیابی نمونه را نشان دهید.
[FLT 1] برای مثال، نرخ ساعتی کاهش یافته به علاوه پاداش موفقیت، محرک پاداش را دقیقا تعریف کنید: به عنوان مثال، "10٪ از هر مقدار حل و فصل بیش از 100،000 دلار است."

همچنین شامل شرایط پرداخت: مقدار نگهدارنده، الزامات پاداش، چرخه های صورتحساب (ماهانه، ربع)، جریمه های پرداخت دیر و روش های پرداخت پذیرفته شده (check، کارت اعتباری، انتقال اعتماد) توصیه می شود که شامل بخش در مورد چگونگی محاسبه افزایش صورتحساب باشد – بسیاری از مشتریان متوجه نمی شوند که یک ایمیل 6 دقیقه ای ممکن است به عنوان 0.1 ساعت شارژ شود.

مرحله پنجم: پیش نویس سند برآورد هزینه

سند فیزیکی باید حرفه ای، به خوبی سازمان یافته و آزاد از اصطلاحات باشد.با یک هدر حاوی نام مشتری، شماره ماده، تاریخ و یک مرجع برآورد منحصر به فرد شروع کنید.

[[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱]] [۳]] [۳] [۳] [۱]] [۳] [۱]] [۳] [۱] [۱]] [۳]] [۱] [۳] [۱] [۱]] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۳] [۳] [۱] [۷] [۷] [۸] [۸] [۸] [۸] [۱] [۱] [۱] [۱] [۸] [۸] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱]] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۷] [۱] [۱] [۳] [۱] [۱] [۱] [۳] [۳] [۱] [۳] [۱] [۸] [۸] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۳] [۳] [۳] [۳] [۷] [۳] [۸] [۸] [۸] [۱] [
مدل بیلینگ و برنامه نرخ: [FLT 1] نرخ های تعیین برای هر وکیل، عضو هیات مدیره و پشتیبانی کارکنان.
کاهش هزینه: ماتریس یا جدول نشان دادن وظایف، ساعت ها و هزینه ها.
[در این باره] برنامه ی پرداخت هزینه های پرداخت شده توسط یک کارمند را با یک ادعا که هزینه های واقعی ممکن است متفاوت باشد، برآورد می کند.
[[۱] [۱۰]: [۱] [۱] [۱] [۱] [۱]] [۱] [۱] [۱]] فرضیات کلیدی را فهرست کنید و شامل رزروهای مناسب باشید.
[در این باره] [و [از این رو] هزینه ها و هزینه های برآورد شده را برآورد کرد؛ [[۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [
شرایط پرداخت و نگهداری: [FLT 1 ] چگونه و هنگامی که مشتری باید پرداخت، به علاوه جزئیات حساب اعتماد.
فرایند حل و فصل: [FLT 1] چگونه مشتری می تواند نگرانی های صورتحساب (به عنوان مثال، یک دوره بررسی 30 روزه) را افزایش دهد.
بلوک [FLT 1] فضا برای هر دو وکیل و مشتری برای ثبت نام و تاریخ.

اگر برآورد بیش از دو صفحه را اجرا کند، شامل خلاصه اجرایی یک صفحه در جلو است.از پاراگراف های شماره برای مرجع آسان در طول بحث ها استفاده کنید - مشتریان آنها را از بین می برند، در عوض، درخواست کنندگان انتقادی در متن بدن را بیان می کنند.

مرحله 6: ارائه برآورد به مشتری

هرگز یک برآورد هزینه را از طریق ایمیل بدون مکالمه ارسال نکنید، یک جلسه اختصاصی را به صورت ایده آل با ویدیو، برای پیاده روی از طریق سند، شروع با بیان کل، توضیح دهید که چگونه شما در هر شماره وارد شده اید، مشتری را تشویق کنید تا با پرسش ها تداخل کند، اگر آنها یک آیتم خط را به چالش می کشند، ارزش را توضیح دهید، به عنوان مثال، "من می بینم که آماده سازی بالا به نظر می رسد، زیرا ما در مورد کمتر از شش مورد نظر می گیریم، اگر آنها مشورت می گیریم، کمتر شبیه به نظر می گیریم، اگر آنها هستیم، اگر یک مورد نظر می رسد، به نظر می رسد، مشاوره واقعی است، اگر آنها را کاهش دهیم، اگر آنها را به نظر می رسد، کمتر است، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، کمتر تهاجمی است، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، اگر آنها را به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد، به نظر می رسد،

آماده باشید تا با دامنه مذاکره کنید.یک مشتری ممکن است از شما بخواهد هزینه ها را با محدود کردن کشف یا کاهش حرکات خاص، تنظیم کنید: اگر موافقت می کنید، برآورد را تجدید نظر کنید و آن را ارائه دهید، هر گونه تغییر در نسخه به روز شده با تاریخ جدید را مستند کنید. مطمئن شوید مشتری متوجه معاملات می شود: کار کمتر به معنای ریسک بیشتر یا نتایج بدتر است.

در طول مکالمه، همچنین در مورد واقعیت های عملیاتی بحث کنید: اگر بعد از ساعت ها باید کار کنید، چگونه حرکت های اضطراری را اداره می کنید و چگونه در طول سفر ارتباط برقرار می کنید، مشتریان از اینکه شرکت شما چگونه روزانه کار می کند، قدردانی می کنند.

مرحله 7: تشکیل نامه با نامه نامزدی

هنگامی که هر دو طرف توافق کردند، برآورد نهایی را در نامه نامزدی یا توافق نامه حفظ کننده قرار دهید.دولت به وضوح می گوید که آیا برآورد یک پیش بینی یا یک کلاه الزام آور است یا بسیاری از دولت ها به شما نیاز دارند که این را مشخص کنید.برای مثال، در کالیفرنیا، قانون رفتار حرفه ای ۱.۵ مستلزم این است که اساس یا نرخ هزینه در نوشتن ارسال شود.

مشتری را امضا برآورد و نامه نامزدی را به آنها با نسخه ها ارائه دهید. ثبت نام اصلی در فایل مشتری.این مرحله شما را در برابر اختلافات بعدی محافظت می کند و نشان می دهد که مشتری شرایط را درک و پذیرفته است.

مرحله 8: مدیریت بودجه پویا در سراسر مورد

برآورد هزینه یک سند زنده است.پی.پی.ت.پی.ت.پی.ت.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.د.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.د.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.د.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک.ک

اگر محدوده پرونده به صورت مادی تغییر کند – احزاب جدید، مخالف، تغییرات در استراتژی حقوقی – بلافاصله برآورد تجدید نظر شده را ارائه می دهند، بسیاری از قوانین اخلاقی نیاز به برقراری تغییرات هزینه در نوشتن دارند.

ابزارهای تکنولوژی برای برآورد هزینه

تکنولوژی مدیریت می تواند زمان لازم برای ایجاد برآورد و بهبود دقت آنها را کاهش دهد.

[[ویرایش] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱۰] [۱] [۳] [۳] [۱۰] [۳] [۳] [۳] [۱۰] [۱۰] [۳] [۱۰] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [۳] [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [۱۰] [۳] [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [۳] [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [بر [
برآورد هزینه های خودکار: [FLT 1] برخی از ابزارها اجازه می دهند یک نوع مورد را انتخاب کنید و به طور خودکار وظایف مشترک و ساعات معمول را به کار گیرید.
پورتال های مرکزی: برآوردها و فاکتورها را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارید تا مشتریان بتوانند آنها را به راحتی بررسی کنند.
داشبوردهای تحلیلی: از داده های تاریخی برای اصلاح برآوردهای آینده استفاده کنید، به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که دادخواست تجاری در میانگین های قضایی شما 40 ساعت طول می کشد تا حل شود، بنابراین شما می توانید برآوردهای خود را بر اساس آن سفت کنید.

فناوری همچنین به ردیابی هزینه کمک می کند اگر از کارت های اعتباری یا یک سیستم حسابداری اعتماد استفاده می کنید که به طور خودکار از تخفیف ها ثبت می کند، می توانید گزارش های هزینه ای را به مشتریان ارائه دهید.

سازگاری اخلاقی و نظارتی

ایجاد برآورد هزینه توسط قوانین رفتاری حرفه ای اداره می شود.رئیس در میان آنها قانون مدل ABA 1.5 است که نیاز به معقول بودن هزینه ها دارد و اساس یا نرخ به مشتری در نوشتن قبل یا در یک زمان معقول پس از شروع نمایندگی ارتباط برقرار می کند. علاوه بر این، اگر از یک هزینه ی انقباضی استفاده می کنید، باید یک بیانیه کتبی ارائه دهید که توضیح روش و هر گونه تغییر را توضیح می دهد.

برخی از ایالت ها الزامات اضافی را اعمال می کنند.برای مثال، قوانین نیویورک که تخمین های هزینه شامل بیانیه ای است که مشتری ممکن است حق پرداخت داوری را داشته باشد. نظرات اخلاقی انجمن ایالتی خود را بررسی کنید – بسیاری دستورالعمل ها را به طور خاص برای برآورد هزینه منتشر می کنند. آمریکایی Bar Association نظر می دهد. نقطه شروع خوبی است.

سایر ملاحظات اخلاقی:

احتمال موفقیت را برای توجیه هزینه بالاتر بیش از حد بیان نکنید.
به اندازه کافی به صدا در این مورد توجه نکنید مگر اینکه آن را تضمین کنید.
حفظ حریم خصوصی مشتری در هنگام به اشتراک گذاری برآورد به صورت الکترونیکی یا از طریق خدمات ابری.
اگر شما یک قرارداد پرداخت با وکیل یا شرکت دیگر دارید، آن را در نوشتن افشا کنید.

مدیریت اعتراض های مشتری و مذاکرات

حتی با بهترین برآورد، مشتریان ممکن است به کل اعتراض های مشترک فشار وارد کنند: "این چیزی است که من انتظار داشتم" یا "آیا می توانید آن را برای یک هزینه مسطح انجام دهید؟" هنگامی که با مقاومت مواجه می شوید، به سادگی تخفیف نمی دهید - تنظیمات دامنه را به جای آن نشان دهید که مشتری چه چیزی را می توان حذف یا به عقب برگرداند، ممکن است بگویید، "ما می توانیم کشف کنیم و به این دلیل مهم بودن آن، اما شواهد را از دست می دهیم.

اگر یک مشتری اصرار دارد که یک هزینه ی مسطح برای یک مورد با متغیرهای نامشخص داشته باشد، می توانید یک هیبریدی ارائه دهید: یک هزینه ی مسطح پایه برای مجموعه ای از وظایف به خوبی تعریف شده، به علاوه کاهش نرخ ساعتی برای هر کار فراتر از آن.این شما را از کم هزینه در حالی که اطمینان بودجه مشتری را می دهد، محافظت می کند.

هر گونه تغییر مذاکره شده در نوشتن را مستند کنید و مشتری آنها را تصدیق کند.هرگز بدون اصلاح برآورد کتبی، موافقت نامه های کلامی به سادگی فراموش شده یا مورد مناقشه قرار نمی گیرند.

به روز رسانی های دوره ای و شفافیت

پیاده سازی یک فرآیند بررسی بودجه منظم برای مسائل طولانی مدت، ارسال یک خلاصه بودجه سه ماهه که مقایسه واقعی به برآورد است.اگر ماده نزدیک به یا بیش از برآورد اولیه است، برنامه ریزی تماس برای بحث در مورد گزینه های مختلف استفاده از سیستم چراغ ترافیک: سبز اگر کمتر از 80٪ از بودجه، زرد بین 80 تا 100٪، قرمز اگر بیش از 100٪ است.

مشتریان از اطلاع رسانی در مورد آن قدردانی می کنند، حتی زمانی که اخبار بی طرف هستند، یک ایمیل ساده می گوید: "ما با برآورد هزینه پیگیری می کنیم؛ آیا تغییراتی در شرایط شما وجود دارد که باید در نظر بگیریم؟" تعهد شما را به شفافیت تقویت می کند.

نتیجه گیری: برآورد به عنوان یک ابزار رابطه مشتری

برآورد دقیق هزینه یکی از قوی ترین ابزارهای توسعه مشتری در زرادخانه شما است.این نشان می دهد که شما ماده مشتری را به طور کامل درک می کنید، که به نگرانی های مالی آنها احترام می گذارید و به اندازه کافی سازماندهی شده اید تا برنامه ریزی کنید.با دنبال کردن مراحل ساختاری ذکر شده در این راهنما - از ارزیابی عمیق دامنه از طریق مدیریت بودجه پویا - شما یک برآورد می کنید که دقیق، شفاف و اخلاقی است، نتیجه تعامل با اعتماد کمتر است.