چگونه یک فرآیند قانونی مناسب برای مشتری ایجاد کنیم

بنیاد: چرا یک فرآیند بیلینگ مشتری پسند اهمیت دارد

در حرفه حقوقی، صورتحساب بیش از یک کار اداری است - آن یک انعکاس مستقیم از حرفه ای بودن و یکپارچگی شرکت شما است.یک فرایند صورتحساب که احساس مبهم یا مشتری را می تواند اعتماد سریع تر از هر گونه مشتری دیگر نقطه تماس مشتری را دریافت کند، زمانی که مشتریان صورتحساب هایی را دریافت می کنند که گیج کننده هستند، با اتهامات غیرمنتظره، یا دیر تحویل داده شده، به طور طبیعی ارزش آنها را دریافت می کنند، و انتظار می کشند یک سیستم انعطاف پذیر تر است.

داده ها را در نظر بگیرید: طبق گزارش بررسی فناوری حقوقی انجمن آمریکا در سال 2023، 45 درصد از شرکت های حقوقی گزارش دادند که لایحه و پرداخت منبع قابل توجهی از نارضایتی مشتری بوده است، در همین حال، شرکت هایی که اقدامات لایحه شفاف را تصویب کردند، کاهش 30 درصدی در اختلافات پرداخت و 20 درصد بهبود در پرداخت های زمان را مشاهده کردند، این اعداد یک حقیقت ساده را برجسته می کنند: چگونه شما لایحه به عنوان یک لایحه مهم برای اولویت بندی حساب کاربری که به طور مستقیم به مشتری اعتماد می دهد، اعتماد دارند.

تغییر در سمت صورتحساب مشتری پسند نیز توسط روند بازار گسترده تر هدایت می شود. مشتریان امروز به معاملات یکپارچه و شفاف در هر منطقه دیگر از زندگی خود عادت دارند - از اشتراک گذاری به بانکداری به تجارت الکترونیک، آنها انتظار دارند که شفافیت و راحتی از ارائه دهندگان خدمات حقوقی خود را ایجاد کنند. شرکت های حقوقی که قادر به پاسخگویی به این انتظارات از دست دادن مشتریان به رقبایی که شیوه های مدرن صورتحساب خود را دارند، فرصت های استراتژیک و وفاداری را به نوبه خود تبدیل می کنند.

ستون های اصلی یک سیستم بیلینگ مشتری-دوست

برای ساخت یک فرآیند صورتحساب که برای شرکت شما و مشتریان شما کار می کند، شما باید بر چند اصل اساسی بنا کنید.این ستون ها اضافی اختیاری نیستند؛ آنها پایه ای هستند که یک رابطه لایحه ای قابل اعتماد بدون آنها ساخته شده است، حتی سیاست های صورتحساب بهترین مورد توجه، نمی توانند اعتماد مشتری را ایجاد کنند که منجر به تعامل طولانی مدت و تکرار کسب و کار می شود.

شفافیت: تنظیم مرحله از روز اول

شفافیت از مدتها قبل از اولین فاکتورها در صندوق ورودی مشتری شروع می شود، با مشاوره اولیه و نامه نامزدی شروع می شود. به وضوح روش های صورتحساب خود را مشخص می کند (به طور ساعتی، هزینه های شفافیت عکس، اطلاع رسانی، یا هیبریدی)، نرخ ساعت یا ساختارهای هزینه، و خدمات خاص که پوشش صریح در مورد چه نمونه های مصاحبه مشتری، و یا جزئیات هزینه های مصاحبه نامه، توضیح می دهد، زمانی که آنها را به طور کامل هزینه های مصاحبه نامه های مشاوره، و یا هزینه های ایمیل، توضیح می دهد، زمانی که هزینه های مشاوره، و یا هزینه های مصاحبه با جزئیات هزینه های مشاوره، و یا هزینه های مصاحبه نامه های ایمیل، توضیح می دهد، توضیح می دهد، و یا هزینه های مصاحبه نامه های مصاحبه ای که گزارش شده است، و یا هزینه های مصاحبه ای که گزارش می دهد، هزینه های مصاحبه نامه های مشاوره، و یا هزینه های مصاحبه نامه های مشتری را توضیح می دهد، و یا هزینه های مصاحبه نامه های مشاوره، و یا هزینه های مصاحبه نامه های مشتری را به طور کامل هزینه های مصاحبه نامه های مصاحبه نامه های مشتری را توضیح می دهد، زمانی که گزارش شده است.

برای پیاده سازی شفافیت واقعی، فراتر از زبان نامه نامزدی استاندارد بروید.یک برگه خلاصه یک صفحه ای را ارائه دهید که مشتریان می توانند به عنوان مرجع سریع نگه دارند.این برگه باید تمام هزینه های بالقوه، محدوده هزینه های معمول برای خدمات مشترک را فهرست کند و نمونه های واضح تر از آنچه که هر دسته بندی شامل آن است را تشویق کند، به عنوان یک دسته مبهم، شکستن آن به تجزیه و تحلیل "کار" و بررسی دقیق تر از آنچه که مشتریان "در مورد نیاز دارند، و مشاوره "در مورد آنچه که می توانند مشاهده کنند، و مشاوره های قانونی" را ارائه دهند، به آنها "ارائه دهند، به عنوان مثال، و مشاوره "ارائه می دهد.

وضوح: در صداهایی که داستانی را می گویند

یک فاکتور دقیق بیش از یک لیست از اتهامات است - روایت کار انجام شده در نمایندگی مشتری است. هر ورودی باید شامل تاریخ خدمات، توضیح مختصر اما توصیفی از کار (به عنوان مثال، "بررسی و تجزیه و تحلیل حرکت مشاوره مخالف برای قضاوت خلاصه"، نه فقط " اسناد مرور")، زمان صرف شده (در شش دقیقه یا اطمینان از کاهش قیمت) و یا تعجب از اینکه چه چیزی قابل اجرا است.

اتخاذ قانون گذاری روایت، که در آن هر فاکتور یک داستان منسجم از کار حقوقی تکمیل شده در طول دوره صورتحساب را می گوید. گروه وظایف مربوط به همراه عنوان توصیفی مانند "پیشگیری از تجزیه و تحلیل گواهی کارشناسان" یا "توافق نامه های مشتری در مورد شرایط تسویه حساب" را نشان می دهد، این رویکرد به مشتریان کمک می کند تا تصویر بزرگ از چگونگی پیشرفت حقوقی خود را ببینند و درک کنند که چگونه هر کار را به طور کلی ارائه می دهد "در لیست مشتری "اگر آنها نیاز به طور جداگانه "در مورد مشتری "در مورد مشتری "این کار" ارائه می تواند به طور جداگانه ".

سازگاری: عامل قابل اطمینان

مشتریان قدردانی از پیش بینی همان شیوه های صورتحساب را اعمال می کنند - سطح جزئیات، همان فرمت، زمان بندی - همه مشتریان و همه موارد.اگر شرکت شما از یک نرم افزار صورتحساب خاص استفاده می کند، به طور مداوم برای هر ماده استفاده می کند.اگر شما صورتحساب ماهانه ارسال می کنید، آنها را در همان روز ارسال کنید سیگنال های سازگاری که شرکت شما با نظم و عدالت کار می کند، همچنین آن را برای مشتریان حقوقی و هزینه های مختلف مقایسه می کند.

سازگاری به فرکانس و روش ارتباط در مورد صورتحساب گسترش می یابد.اگر شما صورتحساب ماهانه ارسال می کنید، همیشه شامل یک یادداشت پوشش است که فعالیت دوره را خلاصه می کند و هر گونه هزینه یا اعتبار غیر معمول را برجسته می کند، اگر یک لایحه بالاتر از حد معمول به دلیل یک دوره از فعالیت شدید دادرسی، شامل یک توضیح مختصر است تا مشتری درک زمینه، همچنین حفظ ثبات در چگونگی رسیدگی به لایحه خاص و یا انتظار یک تیم تماس و یا زمانی که آنها را در مورد نیاز به مشتری های خاص دارند.

انعطاف پذیری: مشتریان جایی که هستند

هر مشتری دارای شرایط مالی یا ترجیحات مشابه نیست.یک فرآیند صورتحساب مشتری پسند شامل درخواست های معقول برای ترتیبات پرداخت جایگزین است.این ممکن است به معنای ارائه هزینه های مسطح برای مسائل روزمره (مانند اراده های ساده یا طلاق های بدون آزمایش)، برنامه های پرداخت برای صورتحساب بزرگتر، یا یک نرخ ترکیبی برای کار شرکت های در حال انجام است. برخی از مشتریان ممکن است ترجیح می دهند یک تکرار به طور خودکار، در حالی که دیگران می خواهند یک لایحه معامله انعطاف پذیر است.

به عنوان مثال، پیاده سازی یک منو از گزینه های هزینه برای خدمات حقوقی مشترک را در نظر بگیرید.برای مثال، یک هزینه مسطح برای یک طرح املاک ساده، هزینه های پرداخت برای دفاع از سوء استفاده، یا یک نگهدارنده ماهانه برای مشاوره کسب و کار مداوم ارائه دهید، مشتریان قدردانی از انتخاب یک گزینه و قادر به انتخاب ساختار هزینه است که بهترین وجه با بودجه و تحمل آنها برای مسائل بزرگتر، آماده بحث در مورد ترتیبات جایگزین برای پرداخت هزینه های خاص است - به این معنی است که شما نیاز به پرداخت هزینه های خاص است که به عنوان هزینه های خاص، به عنوان هزینه های خاص، به عنوان هزینه های پیام محدود است.

راهنمای پیاده سازی مرحله به مرحله

تبدیل این اصول به عمل روزانه نیازمند یک رویکرد عمدی و ساختار یافته است.این مراحل را برای طراحی و پیاده سازی یک فرآیند صورتحساب که مشتری را برای اولین بار می سازد، دنبال کنید.هر گام بر اساس یک گام قبلی ایجاد می شود، ایجاد یک سیستم جامع که هم از شرکت شما و هم مشتریان شما بهره می برد.

مرحله 1: تعریف فلسفه بیلینگ خود را

قبل از اینکه بتوانید شیوه های صورتحساب خود را به مشتریان ارتباط دهید، باید آنها را به صورت داخلی جمع کنید، شرکای خود، کارکنان صورتحساب و وکلای کلیدی را جمع کنید تا در مورد فلسفه اصلی شرکت خود بحث کنید.آیا شما به سمت صورتحساب مبتنی بر ارزش یا پیگیری دقیق ساعت خود تکیه می کنید؟ آیا شما مسئول هر ایمیل و تماس تلفنی هستید، یا مقدار مشخصی از ارتباطات غیر قابل دسترسی را در هر ماه ارائه می دهید که این تصمیم گیری های راهنمای شما را درک می کند و همه در این تصمیم گیری های راهنمای راهنمای شما می شود.

در طول این بحث داخلی، به سوالات کلیدی زیر برای ایجاد یک فلسفه جامع در مورد لایحه اشاره کنید:

مدل اولیه شما چیست؟ (در ساعت، هزینه مسطح، انقباض، ارزش، یا یک رویکرد هیبریدی)
چگونه کارهای کوچک را اداره می کنید؟ ( مبادلات ایمیل، تماس های تلفنی کوتاه، جلسات داخلی - آیا آنها صورتحساب، بسته بندی شده یا نوشته شده اند؟
سیاست شما در حداقل افزایش صورتحساب چیست؟ (شششف یک ساعت، دهم یا بلوک های پانزده دقیقه ای)
[در این باره] چگونه هزینه ها و هزینه ها را اداره می کنید؟ (از طریق هزینه، اضافه کردن نشانه گذاری یا جذب به عنوان سربار).
سیاست شما در پرداخت های دیرهنگام چیست؟ [FLT 1 ] (هزینه های علاقه، برنامه های پرداخت یا تعلیق خدمات)
چگونه شما را به حل و فصل اختلاف? [FLT 1] (فرآیند بررسی داخلی، میانجیگری شخص ثالث، و یا سیاست حل و فصل نوشته شده)

پاسخ به این سوالات را در قالب واضح و قابل دسترس مستند کنید و اطمینان حاصل کنید که هر عضو تیم یک کپی دارد.سیاست را سالانه بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که با عملکرد و انتظارات مشتری در حال تحول شرکت شما هماهنگ شده است. یک فلسفه لایحه به خوبی تعریف شده ابهام را از بین می برد و تضمین می کند که هر وکیل و عضو کارکنان پیام مشابهی را به مشتریان می رسانند.

مرحله دوم: ایجاد نامه های مشارکت شفاف

نامه نامزدی شما تنها مهم ترین سند برای تعیین انتظارات است. فراتر از زبان استاندارد قانونی، شامل یک بخش صورتحساب اختصاصی است که پوشش می دهد:

انواع هزینه ها و چگونگی محاسبه آنها
افزایش قیمت (به عنوان مثال، 0.1 ساعت)
چه هزینه هایی به صورت جداگانه (به عنوان مثال، هزینه های ثبت، سرورهای فرآیند، هزینه های تخصصی)
پرداخت (net 30، 15 و غیره)
سیاست های پرداخت و هزینه های بهره برداری دیرین
چگونه اختلافات حل خواهد شد

نامه نامزدی را با صدای بلند به مشتری در جلسه اولیه بخوانید یا حداقل از آنها بخواهید که آن را به دقت بخوانند و از آنها سوال بپرسند.یک مشتری که بدون درک شرایط صورتحساب مشتری در معرض خطر نارضایتی است، لطفا یک لایحه جداگانه اضافه کردن را به نامه مصاحبه ای که مشتریان می توانند به طور مستقل ثبت نام کنند، اضافه کردن چه چیزی باید به زبان ساده، رایگان از حقوقی، و چه چیزی باید یک نمونه کلیدی را از طریق "در مورد نظر مالی" ارسال کند، چه چیزی می تواند شامل شود که "این که آیا می شود؟" یک نمونه های مصاحبه نامه تعامل با یک نمونه های مصاحبه را به طور مستقیم به طور خلاصه می شود.

مرحله 3: استفاده از تکنولوژی برای کارایی و دقت

نرم افزار حقوقی مدرن می تواند یک فرایند دستی را به یک سیستم ساده تبدیل کند [سیستم بدون خطا] پلت فرم هایی مانند Clio ، ، سیستم عامل های پردازش خودکار: و nCino ] قبلا (exL)

زمان پیگیری ادغام: وکلا می توانند زمان را از دستگاه های تلفن همراه، مرورگرهای وب یا ورودی تقویم وارد کنند.
قالب های فاکتور قابل توجه (مشتری: [FLT 1] شامل لوگوی شرکت، اقلام خط روشن و پیوندهای پورتال پرداخت است.
گزینه های پرداخت آنلاین: به مشتریان اجازه می دهد تا با کارت اعتباری، ACH یا کیف پول دیجیتال به طور مستقیم از فاکتور پرداخت کنند.
[در این باره] یادآوری های خودکار: [[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱۰] [۱] [۱] [۷] [۷] [۹] [۷] [۹] [۷] [۹] [۹] [۹] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۹] [۹] [۹] [۷] [۹] [۹] [۹] [۹] [۱] [۱] [۹] [۱] [۱] [۷] [۷] [۷] [۷] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۱] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۷] [۹] [۷] [۹] [۷] [۷] [۹] [۹]
ادغام حسابداری اعتماد: برای شرکت هایی که به وجوه اعتماد مشتری دست می دهند، نرم افزار که با حساب های IOLTA ادغام می شود، انطباق با قوانین نوار دولتی را تضمین می کند.
] گزارش و تجزیه و تحلیل: [FLT 1 ] پیگیری روند صورتحساب، قابل قبول برجسته و رفتارهای پرداخت مشتری برای شناسایی مناطق برای بهبود.

اتخاذ تکنولوژی نه تنها دقت را بهبود می بخشد بلکه بار اداری را بر تیم شما کاهش می دهد، و آنها را آزاد می کند تا بر خدمات مشتری تمرکز کنند، علاوه بر این، بسیاری از سیستم عامل های قانونی مدرن پورتال های مشتری را ارائه می دهند که در آن مشتریان می توانند فاکتورها، تاریخ پرداخت و به روز رسانی های موردی را در یک مکان امن مشاهده کنند.این گزینه خود سرویس مشتریان را قادر می سازد تا به دسترسی به اطلاعات در برنامه خود دسترسی داشته باشند و تعداد سوالات ورود کارکنان را کاهش دهد تا زمانی که پردازش داده های کار را تنظیم می کنند، زمانی که از طریق نرم افزار های نرم افزار شما را تنظیم کنند، تنظیم مجدد و تنظیم مجدد را تنظیم کنند، و تنظیم کنند، زمانی که از آن ها را تنظیم مجدد را تنظیم کنند، اطمینان حاصل کنند، و تنظیم مجدد را ارائه دهند، و تنظیم کنند، و تنظیم مجدد اطلاعات را تنظیم کنند، و تنظیم کنند.

مرحله 4: ایجاد یک قالب دقیق، مشتری-Centric Invoice

فاکتور شما باید یک لذت برای باز کردن باشد، نه یک کار برای رمزگشایی یک الگو که شامل بخش های زیر است:

[[۱] [۱۰] [[۱۰]] [[۱۰]] [[۱]]] [۱]] [۱] [۱] [۱]] نام شرکت، آدرس، تلفن، ایمیل و تاریخ فاکتور [۱]
اطلاعات مربوط به محتوا و ماده: [FLT 1 ] شناسایی واضح از مورد یا شماره ماده.
[در این میان] جعبه ی پرماجرا: [[۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۱] [۵] [۱] [۱] [۵] [۵] [۱] [۵] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۵] [۵] [۱] [۵] [۵] [۵] [۵] [۵] [۵] [۱] [۱] [۵] [۱] [۱] [۱] [۵] [۵] [۱] [۱] [۱] [۵] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۱] [۱] [۱] [۵] [۵] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۵] [۱] [۱] [۱] [۱] [۵] [۱] [۱] [
[[۱] [۱۰] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۱] [۷] [۹] [۱] [۱]] [۷] [۹] [۱] [۱] [۱] [۹] [۱] [۹] [۱] [۱] [۱] [۹] [۱] [۱] [۲] [۲] [۲] [۲] [۵] [۹] [۹] [۱] [۲] [۹] [۹] [۱] [۲] [۱] [۱] [۲] [۹] [۲] [۹] [۱] [۱] [۱] [۱] [۲] [۹] [۱] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۱] [۱] [۱] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹] [۹
هزینه های پرداخت شده: [FLT 1] هزینه های موردی به نمایندگی از مشتری (به عنوان مثال هزینه های ثبت نام)
دستورالعمل های پرداخت: گزینه های متعدد برای پرداخت، از جمله یک لینک پرداخت آنلاین.

بسیاری از شرکت ها همچنین شامل یک یادداشت کوتاه از مشتری برای اعتماد خود و یادآوری آنها چگونگی تماس با بخش صورتحساب با سوالات است، برای ارتقاء قالب فاکتور خود را بیشتر، در نظر بگیرید اضافه کردن یک بخش پیشرفت که خلاصه وضعیت فعلی از مواد حقوقی، به عنوان خوانده شده در ادامه، شامل یک یادداشت در مورد نقطه عطف اصلی بعدی یا مهلت ضرب و شتم، این فاکتور از یک لایحه ساده به یک ابزار ارتباطی که در نهایت به مشتریان متعهد است، به نظر می رسد، و همچنین می تواند به عنوان خوانده شده است که حساب های متن صریح و صریح و صریح و صریح است.

مرحله پنجم: کل تیم خود را آموزش دهید

یک فرآیند صورتحساب مشتری پسند اگر کارکنان پشتیبانی، قانون گذاران و همکاران آن را به طور مداوم پیاده سازی نمی کنند، جلسات آموزشی را در زمان ورود به بهترین شیوه ها انجام می دهند - ثبت نام همزمان به جای پایان هفته گرفتن دفتر کار، نوشتن توصیف روایت که برای مشتری منطقی است، و اجتناب از ورودی های مبهم مانند "تقاض: همچنین مدیر حساب جلو خود را به طور مودبانه به کارکنان پیچیده پاسخ دهید و کارکنان.

برنامه آموزش خود را در حدود سه شایستگی اصلی: مهارت های فنی، ارتباطات مشتری و انطباق اخلاقی، آموزش مهارت های فنی پوشش می دهد که چگونه به استفاده از نرم افزار صورتحساب، چگونه به درستی ثبت نام، و چگونه به اعمال قانون صورتحساب شرکت و آموزش ارتباطات مشتری متمرکز بر چگونگی بحث در مورد صورتحساب با مشتریان - استفاده از زبان ساده، نشان دادن همدلی زمانی که مشتریان بیان نگرانی، و توضیح بدون آموزش قانونی است که تضمین می کند، اعضای حسابداری برای درک قوانین حسابداری جدید، به طور مداوم، به اعضای تیم حسابداری اعتماد به طور مداوم، به طور مداوم، به اعضای گروه حسابداری اعتماد به طور مداوم، به طور منظم، ارائه می دهد.

مرحله 6: بازنگری و به طور منظم

هیچ فرآیند صورتحساب در بررسی های برنامه ریزی شده برای تجزیه و تحلیل بازخورد مشتری، شناسایی اختلافات تکراری و ارزیابی عملکرد نرم افزار شما مناسب نیست.پرسید مشتریان به طور مستقیم (از طریق نظرسنجی های کوتاه یا پس از تماس های مشاوره) در مورد تجربه خود را با صورتحساب.آیا فاکتورها روشن هستند؟ آیا هزینه های پرداخت شگفت انگیز است؟ آیا هر گونه هزینه تعجب آور است؟ استفاده از بازخورد برای اصلاح قالب ها، تنظیم توصیف هزینه های خود، یا تغییر حساب خود را به مشتریان خود را به شما سیگنال های خود را.

در طول بررسی های فصلی، نقاط داده زیر را بررسی کنید تا سلامت فرآیند صورتحساب خود را بسنجید:

روند قطع: انواع خاصی از اتهامات به طور مداوم به چالش کشیده شده اند؟ (به عنوان مثال، هزینه های اداری، هزینه های تحقیق، زمان سفر).
] زمان پرداخت: آیا مشتریان زودتر یا دیرتر از فصل های قبلی پرداخت می کنند؟ آیا ارتباط بین وضوح فاکتور و سرعت پرداخت وجود دارد؟
بازخورد کلی: آیا مشتریان در مورد فرمت، فرکانس یا سطح جزئیات در صورتحساب خود شکایت کرده اند؟
عملکرد تکنولوژی: آیا نرم افزار صورتحساب شما قابل اعتماد است؟ آیا مسائل ادغامی وجود دارد که باعث خطا یا تاخیر می شود؟
به روز رسانی های انطباق: آیا تغییرات در قوانین نوار دولتی و یا مقررات مربوط به شیوه های صورتحساب خود را تحت تاثیر قرار دهید؟

پس از هر بررسی، یک طرح عملی با بهبود های خاص و قابل اندازه گیری ایجاد کنید.در آن مناسب، به مشتریان خود را، به عنوان مثال، اگر مشتریان نشان دهند که آنها لایحه دو هفته ای را در مورد لایحه ماهانه ترجیح می دهند، یک گزینه صورتحساب دو هفته ای برای یک زیرمجموعه از مشتریان را آزمایش کنید و تاثیر بر رضایت و سرعت پرداخت را اندازه گیری کنید.

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی شرکت های دارای هدف نیز می توانند به شیوه هایی که اعتماد مشتری را تضعیف می کنند، دچار شوند. اجتناب از این اشتباهات رایج به همان اندازه مهم است که بهترین شیوه های فوق را دنبال کنید. تشخیص این مشکلات به زودی به شما اجازه می دهد تا قبل از آسیب رساندن به روابط مشتری، به طور کامل اصلاح شوید.

هزینه های سورپرایز

هرگز شامل یک اتهام که مشتری نمی تواند پیش بینی کند، اگر قصد دارید برای کارکنان بیش از حد، تحقیقات پارا قانونی یا پیک عجله، ذکر کنید که امکان در نامه نامزدی خود را به طور دائم پیش بینی کرده است، هنگامی که یک هزینه غیر معمول ایجاد می شود (به عنوان مثال، یک شرکت بزرگ ثبت نام به دلیل پرونده دادگاه آخرین دقیقه)، ارسال ایمیل جداگانه به مشتری قبل از آن را در سر فاکتور فاکتور پرداخت کنید.

دانلود بازی Overly Complex Invoices

برخی از شرکت ها شامل جزئیات زیادی هستند – هر افزایش 0.1 ساعت برای تماس های تلفنی کوتاه، چندین ورودی برای " ایمیل مشاهده" – که فاکتور بسیار مهم است، در حالی که جزئیات خوب است، یک نقطه اوج است، گروه وظایف کوچک مشابه با یک خط واحد با تخصیص زمان معقول (به عنوان مثال، "Correspondence با مشاوره حل و فصل مجدد: زمان بندی مشتری (0.3) برای درک دقیق از مسائل مربوط به کار ساده تر است.

کاربرد احتمالی سیاست ها

اگر یک شریک به طور منظم در حالی که صورتحساب های دیگر برای هر فتوکپی می نویسد، مشتریان متوجه می شوند که نژادهای بی اعتمادی و مقایسه را دعوت می کنند، اطمینان حاصل کنید که هر وکیل و کارمند از همان سیاست های صورتحساب پیروی می کنند، یا حداقل، هر استثنا به طور شفاف به مشتری اطلاع می دهد تا انطباق را اجرا کند، ممیزی های دوره ای از فاکتورها را از وکلا و زمینه های اطمینانی که آنها را در نظر می گیرند، ارائه بازخوردهای شرکت و ارائه می دهد، ارائه بازخوردهای نمونه ای که به طور دقیق از طریق دستورالعمل های شرکت آنها را ارائه می دهد.

تاخیر در صدور

ارسال فاکتورها سه ماه پس از انجام کار تقریبا تضمین اختلاف است.مشتریان زمینه کار را فراموش کرده اند و ممکن است احساس کوردل کنند.یک فرایند مشتری پسند فاکتورها را در عرض یک هفته یا دو مورد از پایان دوره صورتحساب ارسال می کند، اما بسیاری از شرکت ها لایحه موقت برای مسائل طولانی مدت ارائه می دهند - یک بیانیه ماهانه از زمان متحمل شده حتی اگر کل به دلیل تاخیر در زمان مشخص شده انجام شود، حتی برای حذف موارد قابل توجه تر است.

تشخیص مشتری Preferences

همه مشتریان نمی خواهند همان تجربه صورتحساب را دریافت کنند، برخی ترجیح می دهند که فاکتورها را از طریق ایمیل دریافت کنند، در حالی که دیگران می خواهند یک کپی فیزیکی به خانه یا دفتر خود ارسال کنند، برخی از تماس تلفنی قبل از ارسال یک فاکتور بزرگ قدردانی می کنند، در حالی که دیگران ترجیح می دهند همه چیز را به صورت دیجیتال تنظیم کنند، یک عمل برای درخواست هر مشتری در طول فرآیند مرتب کردن تنظیمات حساب کاربری خود را بیان می کنند و ارائه تنظیمات مشتری به طور مداوم آنها را در نظر نمی دهد.

اندازه گیری موفقیت: شاخص های عملکرد کلیدی

برای دانستن اینکه آیا فرآیند صورتحساب مشتری پسند شما در واقع کار می کند، چند معیار ساده را دنبال کنید، این شاخص ها به شما کمک می کنند نقاط قوت را شناسایی کنید، نقاط ضعف را مشخص کنید و بازده سرمایه گذاری خود را در یک سیستم صورتحساب مشتری پسند نشان دهید.

روز های متوالی برای پرداخت: روند کاهش نشان می دهد که مشتریان سریعتر پرداخت می کنند زیرا آنها فاکتور را روشن و آسان می دانند.
شماره اختلاف در ماه: یک عدد ثابت یا رو به افزایش به معنی چیزی است که با شفافیت یا وضوح شما اشتباه می کند.
امتیازات رضایت بخش: شامل یک سوال خاص در نظرسنجی پس از ماده (به عنوان مثال، "شما با وضوح و عدالت فاکتورها راضی هستید؟"
پاداش پرداخت آنلاین: اگر مشتریان انتخاب به پرداخت الکترونیکی، معمولا یک تجربه بدون اصطکاک است.
نرخ فاکتورها در شرایط پرداخت می شوند: این متریک به طور مستقیم نشان می دهد که آیا مشتریان شما فرایند پرداخت شما را راحت و منصفانه می دانند.
] [شماره شکایت مشتری مربوط به صورتحساب: [ شکایت از طریق دسته (به عنوان مثال، توصیف های نامشخص، اتهامات غیرمنتظره، تاخیر در صدور) برای شناسایی الگوهای.
[هزینه برای جمع آوری: [FLT 1] هزینه ارسال فاکتورها، پردازش پرداخت ها و حل اختلافات است.هزینه پایین تر برای جمع آوری یک فرایند کارآمد و مشتری پسند است.
نرخ نگهداری کلی در میان مشتریان با اختلافات لایحه ای: اغلب مشتریانی که یک مسئله لایحه را مطرح می کنند، با شرکت باقی می مانند؟ نرخ حفظ بالا نشان می دهد که شرکت شما به طور سازنده اختلافات را اداره می کند.

این معیارها را ماهانه مرور کنید و آنها را با معیارهای صنعت در دسترس مقایسه کنید. نظرسنجی سالانه انجمن آمریکایی و گزارش های مختلف صنعت حقوقی ارائه داده های مقایسه ای مفید است، علاوه بر این، معیارهای خود را با منطقه تمرین، نوع مشتری و مدل صورتحساب برای شناسایی اینکه کدام زمینه های عمل شما به خوبی عمل می کنند و برای مثال، ممکن است متوجه شوید که شرایط پرداخت به طور متوسط برای مشتریان مناسب است.

مزایای طولانی مدت یک رویکرد مشتری-Focuse

سرمایه گذاری در فرآیند صورتحساب شما سود سهام بسیار فراتر از بخش حسابداری است. شهرت برای صورتحساب منصفانه، شفاف و انعطاف پذیر یک عامل قدرتمند در یک بازار حقوقی رقابتی است. مشتریانی که از شیوه های صورتحساب شما قدردانی می کنند، به احتمال زیاد مشتریان را تکرار می کنند و به دوستان، خانواده و همکاران تجاری ارجاع می دهند، علاوه بر این، یک چرخه لایحه نرم و نرم افزاری زمان را کاهش می دهد و پیگیری مشکلات رشد مشتری را انجام می دهد - به جای آن، می تواند یک لایحه کار را به عنوان یک حساب کاری مخفی کند.

مزایای مالی یک سیستم صورتحساب مشتری پسند قابل اندازه گیری و قابل توجه است.شرکت هایی که اقدامات لایحه شفاف را پیاده سازی می کنند، کاهش میانگین ۱۵٪ در روزهای برجسته، کاهش ۲۵٪ در نوشتن حساب ها، و افزایش ۱۰٪ درآمد کلی به دلیل چرخه پرداخت سریع تر و کاهش سربار اداری، یک فرآیند صورتحساب مشتری پسند، شهرت شرکت شما را افزایش می دهد، که در آن یک حساب کاربری خاص می تواند یک مدیر تجاری را به طور دقیق تر از بین ببرد و یا کاهش دهد.

علاوه بر این، یک فرآیند صورتحساب مشتری پسند، استرس را برای هر دو مشتری و تیم شما کاهش می دهد.مشتریان که به آنها اعتماد دارند که نسبتا اضطراب کمتری در مورد صورتحساب های حقوقی خود دارند. وکلا و کارکنان شما زمان کمتری را صرف دفاع از فاکتورها و حل اختلافات می کنند، که رضایت شغلی را بهبود می بخشد و گردش مالی را کاهش می دهد، نتیجه یک فرهنگ سالم تر و سازنده تر است که استعدادهای حقوقی بالا را جذب می کند و متخصصان رشد مداوم را تجربه می کند، و ایجاد مزایای رضایت از طریق مشتریان، و کاهش می کند.

نتیجه گیری: از معامله تا اعتماد

ایجاد یک فرآیند قانونی مشتری پسند در مورد آسان تر کردن صورتحساب برای شرکت شما نیست (اگر چه این کار را نیز انجام می دهد) در مورد تبدیل یک معامله مالی روتین به یک فرصت برای تقویت اعتماد و نشان دادن احترام به مشتری خود است - با شروع با شفافیت و وضوح، پیاده سازی یک فرآیند ساختار یافته، استفاده از تکنولوژی و بازخورد مداوم، شما می توانید یک سیستم صورتحساب ایجاد کنید که مشتریان را تجدید نظر می کند و درک می کند که یک بخش پول نقد و تغییر می دهد، و یا تغییر مستقیم تر است.

سفر به سمت یک فرآیند صورتحساب مشتری پسند با پیاده سازی پایان نمی یابد، نیاز به تعهد مداوم، ارزیابی منظم و تمایل به انطباق با انتظارات مشتری تکامل می یابد.شرکت هایی که در سال های آینده رشد خواهند کرد، کسانی هستند که هر تعامل مشتری را به طور فزاینده ای تقسیم می کنند - به عنوان یک فرصت برای ایجاد اعتماد و ارزش، با پذیرش این ذهنیت، شما شرکت خود را نه تنها به عنوان یک ارائه دهنده خدمات حقوقی، بلکه به عنوان یک شرکت معتبر در شکل سرمایه گذاری در حال حاضر، پرداخت انعطاف پذیر و ثابت در شکل سرمایه گذاری مشتریان، اعتماد به شما اعتماد و ثابت، و ثابت، ارائه دهندگان خدمات سرمایه گذاری می کند.