درک نقش شواهد در مذاکرات حل و فصل

شواهد بستر هر پرونده حل و فصل است که نماینده یک شاکی یا متهم در یک اختلاف مدنی، کیفیت و سازمان شواهد شما به طور مستقیم بر تمایل طرف دیگر برای مذاکره در مورد یک قطعنامه منصفانه تاثیر می گذارد. دادگاه ها، واسطه ها و داوران به طور موثر بر اثبات خوب اثبات برای ارزیابی مسئولیت، آسیب، و احتمال موفقیت در محاکمه بدون رویکرد سیستماتیک برای جمع آوری شواهد و اثبات قانونی و حتی ارائه شواهد معتبر، تاکید می کنند.

مستند سازی شواهد برای موارد حل و فصل

مدیریت شواهد موثر با درک روشنی از انواع شواهد که ممکن است در مورد شما ظاهر شود شروع می شود. به طور گسترده، شواهد به چهار دسته تقسیم می شوند، هر کدام با الزامات متمایز و حفظ.

مستند شواهد مستند

شواهد مستند شامل مواد نوشته شده مانند قراردادها، مکاتبات، فاکتورها، سوابق پزشکی، سیاست های بیمه، عکس ها و سوابق تجاری است.در مذاکرات حل و فصل، این اسناد اغلب به عنوان پایه برای مسئولیت و استدلال های آسیب پذیری عمل می کنند.اصلها را هر زمان که امکان پذیر باشد و نسخه های تأیید شده برای تولید ایجاد کند.استفاده از یک سیستم مدیریت سند برای برچسب زدن هر آیتم با متادی - تاریخ منبع، ارتباط سریع - برای بازیابی فایل های الکترونیکی و ذخیره سازی داده های الکترونیکی و ذخیره سازی داده های جاسازی شده.

شواهد تجربی

اظهارات شاهدان، تاییدیه ها، و نظرات کارشناسان، شواهد تجربی را تشکیل می دهند. شاهدان می توانند حقایق را ارائه دهند، یا ادعاهای مخالف را به چالش بکشند. جمع آوری شهادت بلافاصله در حالی که خاطرات تازه هستند.استفاده از خلاصه های نوشته شده توسط شاهدان یا، که در آن مجاز، ضبط صدا یا ویدیو اطمینان حاصل می کنند که همه اظهارات صادقانه و سازگار با شواهد دیگر برای کشف برخی از روش های دقیق است.

شواهد فیزیکی

اقلام فیزیکی مانند محصولات معیوب، اموال آسیب دیده یا دستگاه های پزشکی شواهد قوی نشان دهنده ای هستند. زنجیره حضانت بسیار مهم است - هر فردی که مورد را اداره می کند و در آن ذخیره شده است شواهد فیزیکی عکس از زوایای متعدد قبل از هر آزمایش یا تغییر اگر آیتم بیش از حد بزرگ برای ذخیره، ایجاد نمودار دقیق، اسکن 3D، یا عکس های با وضوح بالا با مقیاس های ذخیره سازی مناسب، و یا شرایط ذخیره سازی دقیق.

شواهد دیجیتال

موضوعات ایمیل، پیام های متنی، پست های رسانه های اجتماعی، متادی، log های کامپیوتری و سوابق مبتنی بر ابر به طور فزاینده ای در موارد حل و فصل مدرن متمرکز هستند. شواهد دیجیتال می تواند به راحتی تغییر کند، بنابراین باید با استفاده از روش های قانونی جمع آوری شود.با استفاده از یک متخصص پزشکی دیجیتال واجد شرایط در صورت لزوم، حفظ متاداده و ارزش های هش برای نشان دادن صحت، توجه از قوانین حریم خصوصی مانند قانون ارتباطات ذخیره شده، GDPR یا مواد استخراج اطلاعات، یا مواد دسترسی به عنوان ابزار جمع آوری اطلاعات دیجیتال، و یا استخراج مواد اولیه، و یا ابزار جمع آوری اطلاعات دیجیتال، زمانی که از طریق جمع آوری اطلاعات قانونی استفاده می شود.

بهترین روش ها برای جمع آوری شواهد

جمع آوری شواهد نیاز به یک برنامه استراتژیک دارد که به محض باز شدن پرونده شروع می شود و این دستورالعمل ها را دنبال می کند تا کیفیت و قابلیت پذیرش شواهد شما را به حداکثر برساند.

فرآیند جمع آوری را بلافاصله شروع کنید

تاخیر می تواند منجر به اسناد از دست رفته، خاطرات محو شده یا اتهامات مربوط به قانون گذاری شود.یک دادخواست به محض پیش بینی دادرسی برگزار می شود. این نگه باید نوشته شده، روشن و کارگردانی شده به تمام احزاب و اشخاص ثالث که ممکن است دارای اطلاعات مربوط به زمان بندی از حوادث کلیدی و شناسایی تمام منابع بالقوه - بخش های داخلی، فروشندگان خارجی، رسانه های آنلاین و اجتماعی و حساب های مربوط به طور دوره ای تایید می شود.

حفظ صداقت اصلی

اسناد اصلی و اقلام فیزیکی باید در شرایط کنترل شده ذخیره شوند، برای فایل های دیجیتال، از رسانه های نوشتن یا ذخیره سازی ابری امن با تاریخ نسخه و ورود به حساب کاربری، اجتناب از تغییر یا اشاره کردن به اصل ها، کار با کپی و علامت گذاری آن نسخه ها به وضوح استفاده کنید.اگر شما باید یک مورد فیزیکی را آزمایش کنید - به عنوان مثال، یک محصول برای تجزیه و تحلیل نقص - عکس و شرایط آن قبل از بررسی یک مرکز تست بی طرف برای حفظ بی طرف بودن.

استفاده از تکنیک های مستندات مناسب

هنگام جمع آوری شواهد در این زمینه - مانند صحنه های تصادف یا شرایط مالکیت - زمان بندی یک پروتکل استاندارد. عکس با یک دوربین زمان بندی شده، ایجاد یک گزارش کتبی با توصیف، و ضبط مختصات GPS در صورت لزوم مصاحبه، استفاده از یک پرسشنامه ساختار یافته و سوال های پایان باز.

مصاحبه با شاهدان Thorough

حساب های شاهد می توانند در طول زمان تکامل یابند.انجام مصاحبه ها به محض وقوع حادثه، از لحن آرام و بی طرف استفاده کنند و از سوالات پیشرو اجتناب کنند.از شاهدان بخواهید که آنچه را که دیده اند، شنیده اند یا به کلمات خود انجام داده اند، با روشن کردن سوالات اولیه خود، پس از مصاحبه، از شهادت برای بررسی و ثبت خلاصه کتبی بپرسید اگر شاهد بی میل است، آنها را مطمئن می کند و به یادآوری اهمیت شهادت های کلیدی در مورد پذیرش رسمی خود یادآوری می کند.

توسعه یک چارچوب سازمانی

هنگامی که جمع آوری، شواهد باید سازمان یافته شوند تا بتوانند بازیابی، تجزیه و تحلیل و ارائه موثر، شواهد غیر سازمان یافته زمان اعتبار و زباله را در مذاکرات حل و فصل یا کشف تضعیف کند.

ایجاد یک سیستم مرکزی برای فیلیپین

چه با استفاده از یک کابینت پرونده فیزیکی یا یک پلت فرم مدیریت سند مبتنی بر ابر، یک کنوانسیون برچسب گذاری سازگار ایجاد کنید.استفاده از شماره پرونده، انواع سند و تاریخ به عنوان بخشی از نام فایل. :Smith v Jones MedicalRecords 20-01-15.pdf Subdivide توسط موضوع فیلتر کردن، همه ی فایل های استاندارد، و فایل های قابل دسترسی به اشتراک گذاری دیجیتال.

ایجاد یک شاخص کارشناسی ارشد یا Log

یک شاخص شواهد کارشناسی ارشد ارائه می دهد یک چشم پرنده از همه موارد استفاده از یک صفحه گسترده (Excel یا Google Sheets) با ستون برای: شماره، شرح، تاریخ جمع آوری شده، منبع، فرمت، Relevance، و موقعیت مکانی (مسیر برابر) به روز رسانی شاخص هر بار شواهد اضافه شده یا حذف یک کپی برای فایل و نگه داشتن یک نسخه دیجیتال در سراسر دستگاه های برچسب گذاری شده است.

همانطور که سازماندهی می کنید، هر قطعه ای از شواهد را به عناصر خاص استدلال های حقوقی خود متصل کنید، به عنوان مثال، اگر بحث در مورد نقض قرارداد، برچسب خود قرارداد، ایمیل بحث در مورد نقض، و اظهارات شاهد تایید این نقض، ساخت روایت شما و شناسایی شکاف ها در اثبات استفاده از کد گذاری رنگ یا زمینه های سفارشی در نرم افزار خود را برای پیوند شواهد بصری به اقدامات.

استفاده از تکنولوژی برای سازمان پیشرفته

نرم افزار مدیریت پرونده مانند Clio، My Case یا Litify را در نظر بگیرید که ارائه می دهد ردیابی شواهد یکپارچه، بارکد و ابزارهای کشف الکترونیکی برای شرکت های کوچکتر، ابزار مانند Evernote یا OneNote می تواند یادداشت ها و اسناد را برچسب گذاری کند.برای دادخواست بزرگ مقیاس، سیستم عامل های کشف مانند Relativity، Logikcull یا Everlaw با میلیون ها اسناد جستجوی خودکار، بررسی و امتیاز بصری (CEO) برای شناسایی تصاویر بصری و هویت (CEO)

امنیت و زنجیره Custody

هنگامی که سازمان یافته، شواهد باید در برابر از دست دادن، سرقت یا دستکاری زنجیره اسناد حضانت برای هر دو شواهد فیزیکی و دیجیتال ضروری است تا قابل قبول باشد.برای هر آیتم، رکورد: که جمع آوری آن، زمانی که، چگونه ذخیره شده است، و هر فردی که به آن دسترسی دارد، استفاده از مهرها و موم های شماره یا دستکاری آشکار برای شواهد فیزیکی برای فایل های دیجیتال، حفظ یکپارچگی ثبت نام در زنجیره بلوک بلوک بلوک بلوک بلوکی خود را برای نشان دادن اسناد حیاتی در سیستم های کلیدی.

محدودیت های دسترسی به همان اندازه مهم هستند.ارائه شواهد حساس در کابینت های قفل شده یا پوشه های محافظت شده با احراز هویت چند عاملی.ایجاد پروتکل های روشن برای کسانی که می توانند شواهد را مشاهده یا کپی کنند و ثبت تمام رویدادهای دسترسی را حفظ کنند.اگر با یک تیم کار کنند، همه را در مورد تعهدات محرمانه و عواقب قانونی شواهد لمسی آموزش دهید.

مطالبات حقوقی و اخلاقی در مدیریت شواهد

جمع آوری شواهد همیشه باید مطابق با قوانین قابل اجرا و اخلاق حرفه ای باشد. نقض می تواند منجر به محرومیت از شواهد، تحریم ها یا ارجاع به هیئت مدیره انضباطی شود.

  • حقوق باروری: [FLT 1] [FLT 1 ] ارتباطات پزشکی، مالی یا شخصی بدون مجوز مناسب - HIPAA آزاد، زیرپوناس، یا دستور دادگاه برای رسانه های اجتماعی، از شرایط پلت فرم خدمات پیروی کنید و رضایت در صورت لزوم به دست آورید.
  • [به طور عمدی تخریب یا تغییر شواهد - یا عدم حفظ آن پس از یک وظیفه برای حفظ وجود دارد - می تواند منجر به دستورالعمل های استنتاج نامطلوب یا قضاوت های پیش فرض شود.
  • درتورنی-کلریت خصوصی: مراقب باشید که در هنگام به اشتراک گذاری شواهد با کارشناسان یا مشاوران، از حروف رسمی مشارکت استفاده نکنید و ثبت امتیاز را حفظ کنید.
  • توصیف یا Coercion: هرگز پرداخت یا تهدید به شهادت برای تغییر شهادت غیر اخلاقی است و می تواند منجر به اتهامات جنایی حتی ارائه "جیت" برای شهادت می تواند قوانین اخلاقی را نقض کند.
  • قوانین تعهد: هر صلاحیت دارای قوانین خاص در مورد شکل و زمان افشای شواهد (به عنوان مثال، قوانین فدرال قانون رویه مدنی قانون 26، معادل دولت) آشنا خود را با قوانین محلی و مهلت برای موارد در دادگاه ایالتی، بررسی کد دولت از روش مدنی و هر گونه دستورالعمل مدیریت پرونده.

مستند مستندی برای ارائه های تسویه حساب

شواهد سازمان یافته به یک ابزار مذاکره قدرتمند تبدیل می شود که به وضوح به حزب مخالف یا یک واسطه ارائه می شود.ایجاد بروشور یا بسته تقاضا که شواهد شما را به یک داستان قانع کننده تقسیم می کند.از جدول زمانی، نمودارها و اسناد خلاصه شده برای برجسته کردن حقایق کلیدی استفاده می کند، به عنوان مثال، یک جدول زمانی که متهم هشدار داده ها را دریافت کرد و نتوانست به عمل نشان دهد، می تواند خلاصه ای از موارد مراقبت پزشکی و کاهش وزن را نشان دهد.

با استفاده از نمایشگاه های نمایشی – اسناد کلیدی، فیلم های روزمره زندگی یا واکنش های متحرک – برای روشن کردن شواهد خود – در رسانه ای که در آن تصمیم گیرنده ( واسطه) باید وزن شواهد را بدون هیئت منصفه درک کند، به ویژه موثر هستند.

آماده سازی شواهد برای کنفرانس میانجیگری یا تسویه حساب

کنفرانس های رسانه ای و حل و فصل نیاز به یک رویکرد ارائه متفاوت نسبت به آزمون.م.م.مؤمنان در یک توالی منطقی که داستان را از موقعیت شما حمایت می کند، یک خلاصه مختصر از حقایق کلیدی را آماده می کند، با ارجاع به اسناد خاص یا شهادت که از هر واقعیت پشتیبانی می کند، به عنوان مثال، سوالات واسطه ارسال شده و استدلال های طرف مخالف، و شواهد پاسخگو آماده می کند.

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی متخصصان حقوقی با تجربه می توانند هنگام مدیریت شواهد، اشتباهاتی مرتکب شوند.

  • اعتماد به نفس بر یک نوع از شواهد.[۱۰] یک مورد قوی از چندین دسته برای تأیید حقایق کلیدی استفاده می کند.
  • دستکاری برای تأیید شواهد دیجیتال.[۱۰] Screenshots به تنهایی ممکن است به چالش کشیده شود؛ حفظ متاداده و در صورت نیاز، یک متخصص قانونی است که داده ها را تایید می کند.از ابزارهایی مانند یک فایل یا ضبط نرم افزار که حفظ یکپارچگی قانونی فایل است استفاده می کند.
  • آماده سازی برای به روز رسانی اسناد به عنوان کشف ادامه می دهد، اقلام جدید وارد می شوند.اگر شاخص فعلی نیست، شما ممکن است یک بررسی هفتگی از اضافات جدید را از دست بدهید.
  • تشخیص شواهد نامطلوب [وفور] و ضعف در پرونده شما احتمالاً کشف خواهد شد.
  • عدم امنیت بررسی کارشناسان در اوایل.[۳] برای شواهد فنی یا پزشکی، کارشناسان ممکن است نیاز به زمان برای تجزیه و تحلیل و آماده سازی گزارش ها داشته باشند.
  • برای از بین بردن عنصر انسانی شواهد در نهایت در مورد مردم و رویدادها است که شامل زمینه ای است که توضیح می دهد چرا شواهد مهم است - تاثیر عاطفی، قابلیت اطمینان از شاهدان و پیامدهای عملی اختلاف.

استفاده از تکنولوژی برای گردش های کاری از راه دور و هیبریدی

با ظهور کار از راه دور و کنفرانس های حل و فصل مجازی، سازماندهی شواهد برای ارائه دیجیتال ضروری است.اطمینان حاصل کنید که شواهد شما از طریق لینک های امن، به اشتراک گذاری و یا پورتال ها قابل دسترسی است.استفاده از ابزارهای مشترک مانند نرم افزار مدیریت پرونده که اجازه می دهد تا همکاران و کارشناسان در مورد شواهد در زمان واقعی مشاهده و اظهار نظر کنند.این آماده سازی خطوط حل و کاهش آخرین جلسه های هیبریدی برای جلسات فنی در دسترس است که می تواند شواهد اتاق بالا را در دسترس مشاهده و اطلاع از طریق کنفرانس های فنی بالا را مشاهده کند.

نتیجه گیری

جمع آوری و سازماندهی شواهد صرفا یک گام رویه ای نیست؛ یک ضرورت استراتژیک برای حل و فصل موفقیت آمیز است.با درک انواع شواهد، اجرای پروتکل های جمع آوری دقیق و حفظ یک چارچوب سازمانی سیستماتیک، شما یک مورد ایجاد می کنید که الهام بخش اعتماد به نفس و تشویق وضوح مطلوب با الزامات قانونی و اخلاقی و استفاده از تکنولوژی برای افزایش بهره وری با این شیوه ها در محل، شما به خوبی برای دستیابی به موقعیت مجهز و دستیابی به نتیجه مجهز به مشتری است.

برای مطالعه بیشتر در مورد مدیریت شواهد و کشف بهترین شیوه ها، منابع را از انجمن بار آمریکایی و مرکز قضایی [FLT3] بررسی کنید؛ برای راهنمایی عمیق در مورد کشف الکترونیکی، ارجاع به [FLT: [2] مدل کشف (به علاوه، اسناد رسمی [F] [F] [F] [F]