چرا هر کسب و کار نیاز به یک دوره قوی و سیاست خروج دارد

دوره یکی از حساس ترین و قانونی ترین رویدادهای در چرخه کار است، چه خروج داوطلبانه (نشانه، بازنشستگی) یا غیر ارادی ( ⁇ ، اخراج)، روشی که سازمان شما این فرایند را مدیریت می کند می تواند اثرات پایدار بر اخلاق، شهرت نام تجاری و قرار گرفتن در معرض دادرسی داشته باشد.یک خاتمه خوب و سیاست خروج، جاسازی شده در کتاب کارمند، یک چارچوب قانونی و سازگار برای کنترل جدایی عادلانه.

بدون سیاست های روشن، مدیران ممکن است تصمیم های متناقض بگیرند، گام های انطباق انتقادی را از دست بدهند یا به طور ناخواسته شرکت را در معرض ادعاهای مربوط به خاتمه اشتباه، تبعیض یا تلافی جویانه قرار دهند.یک سیاست جامع نه تنها از سازمان شما محافظت می کند، بلکه تضمین می کند که کارکنان با شأن و احترام رفتار می کنند، کاهش خطر بررسی های منفی یا اقدام قانونی، یک فرآیند مشاوره آگاهانه می تواند کارمند سابق را به یک سفیر تبدیل کند، در حالی که به شدت در حال رشد است و کاهش می تواند منجر به چالش های مدیریت ریسک و کاهش دهد.

درک انواع کارمند

قبل از تدوین زبان سیاست، لازم است انواع مختلف خاتمه را تشخیص دهید و چگونه هر کدام باید مدیریت شوند.کتاب دستی شما باید این دسته های متمایز را با زیربخش های جداگانه برای جلوگیری از سردرگمی و اطمینان از سازگاری مورد توجه قرار دهد.

  • ] ثبت نام (Resignation): کارمند تصمیم می گیرد که ترک کند.سیاست باید دوره های اطلاع رسانی (به عنوان مثال، دو هفته)، چگونگی تسلیم استعفای (نوشتن به مدیر و HR) را مشخص کند و همچنین روشن کند که آیا استعفا فوری پذیرفته شده و چگونه بر تعهدات نهایی در مورد انتقال و انتقال کمک های نهایی تاثیر می گذارد.
  • در دوره برای علت: دوره به دلیل نقض سیاست، عملکرد ضعیف، یا سوء رفتار، این نیاز به مستندات روشن، مراحل انضباط مترقی، و یک فرایند بررسی برای اطمینان از ثبات و عدم دفاع قانونی.
  • [Lyoff]: Termination به دلیل بازسازی کسب و کار، کاهش یا دلایل اقتصادی.این ممکن است تعهدات حقوقی خاص تحت تعدیل کارگران و بازگرداندن اطلاع رسانی (WARN) قانون یا آنالوگهای دولتی را ایجاد کند.
  • فسخ (برای کارکنان موقت یا قراردادی): عدم تجدید توافق نامه های ثابت باید با توجه به شرایط قرارداد انجام شود.سیاست باید توجه داشته باشد که هیچ گونه محدودیت یا اطلاع اضافی از تعهدات قراردادی لازم نیست.

چگونه زبان سیاست را برای هر نوع مختلف متفاوت کنیم

کتابچه دستی شما باید از اظهارات گسترده مانند "ما ممکن است در هر زمان خاتمه یابد" به وضوح فرآیندهای هر سناریو را برای خاتمه علت، توصیف فرایند تحقیق، نقش HR و هر حق تجدید نظر، توضیح دهید که سیاست تضمین کننده قرارداد کار مداوم نیست و در اشتغال مجاز است که استفاده از بخش جداگانه با استفاده از تنظیمات نمونه برای اطمینان از مدیران نمونه.

اجزای کلیدی یک سیاست خروج موثر

عناصر زیر برای شامل در روش های خروج کتاب شما بسیار مهم هستند.هر کدام باید به اندازه کافی دقیق باشند تا مدیران را هدایت کنند، اما به اندازه کافی انعطاف پذیر باشند تا اجازه دهند تا یک ضمیمه چک لیست برای تیم های منابع انسانی اضافه کنند تا اطمینان حاصل شود که هیچ چیز در طول یک برنامه ریزی فشار بالا از دست نمی رود.

۱) الزامات توجه

دوره اطلاع مورد انتظار برای استعفا (معمولا دو هفته) و چگونگی اطلاع رسانی باید به اطلاع (به عنوان مثال، در نوشتن به مدیر مستقیم و HR) اگر شرکت شما استعفای فوری را قبول کند، بیان کنید که برای خاتمه غیر ارادی، سیاست باید توجه کند که آیا اطلاع یا پرداخت به جای اطلاع در انطباق با قوانین دستمزد دولتی ارائه شده است.

۲- پرداخت نهایی و مزایای

جزئیات زمان و محتویات پرداخت نهایی، از جمله تمام مرخصی های متعهد اما استفاده نشده [۶] مرخصی، کمیسیون ها، پاداش ها و هر پرداخت کاهش هزینه، بسیاری از ایالت ها الزامات دقیقی در مورد دستمزد نهایی باید پرداخت (به عنوان مثال، بلافاصله پس از خاتمه یا در چند روز قابل اجرا) توضیح دهید که چگونه مزایای مانند بیمه سلامت، برنامه های بازنشستگی، و گزینه های سهام خود را مدیریت می کنند (F1.

۳- بازگشت مالکیت شرکت

یک چک لیست از اقلام را به بازگشت: لپ تاپ ها، تلفن ها، کلید ها، کارت های اعتباری، فایل ها و اسناد اختصاصی، عواقب بازگشت اموال، مانند کسر از پرداخت نهایی (جایی که از نظر قانونی مجاز است) و یا اقدام قانونی شامل روش هایی برای اطمینان از اینکه داده های شرکت از دستگاه های شخصی پاک می شود اگر یک سیاست BYOD وجود دارد، همچنین دارایی های آدرس دیجیتال: ایمیل، انتقال رمز عبور، و دسترسی به وب (به عنوان مثال دسترسی به اطلاعات).

۴- مصاحبه های خروج

هدف و فرایند مصاحبه های خروج را توضیح دهید. تصمیم بگیرید که آیا آنها اجباری، اختیاری هستند یا فقط برای نقش های خاصی انجام می شوند. بازخورد صادقانه را تشویق کنید، اما روشن کنید که برای بهبود سازمانی استفاده می شود، نه برای مذاکره مجدد شرایط، به حداکثر رساندن candor، در نظر گرفتن گزینه های شخص ثالث یا ناشناس.از داده ها برای شناسایی روند گردش مالی، مسائل مدیریت یا نگرانی های فرهنگی برای خروج موثر، مصاحبه های کلی افراد بدون گزارش راهنمای شماره 1:

۵) رعایت قانونی و محرمانه

به یاد آوردن کارکنان وظایف مداوم خود: موافقت نامه های غیر محرمانه، بندهای غیر صلاحیت، عدم تعهد و حفاظت از اطلاعات اختصاصی خود را در نظر بگیرید از جمله یک فرم تایید امضا شده به عنوان بخشی از چک لیست خارج از صفحه، بسیاری از سازمان ها شامل یک آزاد عمومی یا توافق جدایی در تبادل برای کاهش است - این باید توسط مشاور حقوقی قبل از استفاده از کارکنان در صنایع به شدت تنظیم شده، اضافه کردن محدودیت های یادآوری و مشخص از کنترل های تجاری.

اجرای یک فرآیند ثابت و منصفانه

داشتن یک سیاست تنها نیمی از نبرد است؛ اجرای مداوم چیزی است که مانع از مسئولیت می شود و یک فرآیند گام به گام برای مدیران و HR را برای پیگیری آن ترسیم می کند.استفاده از یک سیستم مدیریت پرونده متمرکز برای پیگیری انطباق و مستندسازی هر مرحله.

مرحله 1: مستند عملکرد یا مسائل رفتاری

قبل از هر گونه خاتمه برای علت، اطمینان حاصل کنید که یک دنباله کاغذ روشن وجود دارد: برنامه های بهبود عملکرد (PIPs)، نوشتن، ایمیل ها و اظهارات شاهدان، این اسناد مهم است اگر خاتمه بعدا به چالش کشیده شود، سیاست باید نیاز به این داشته باشد که همه خاتمه ها توسط HR بررسی می شوند و در صورت لزوم، مشاوره حقوقی نیز نیاز دارد که همه اسناد عینی، واقعیت و رایگان از کلمات محرمانه استفاده کنند - به جای رفتار خاص، به نقل از فایل های خاص، به نقل از فایل های خاص و یا نقل از رفتار های خاص.

مرحله ۲: یک جلسه مقدماتی را انجام دهید

مدیران را در مورد چگونگی انجام جلسه حرفه ای: به طور خصوصی، با یک شاهد (معمولا HR)، و به شیوه ای آرام ارائه یک اسکریپت یا چک لیست، جلسه باید دلیل خاتمه، تاریخ موثر، اطلاعات مربوط به پرداخت نهایی و مزایا، و بازگشت اموال را پوشش دهد.

مرحله 3: گزینه Offboarding Checklist را تکمیل کنید

یک چک لیست رسمی ایجاد کنید که شامل: اطلاع از حقوق و دستمزد، IT (برای غیر فعال کردن دسترسی)، امکانات (برای بازگرداندن کلید / دسترسی)، امنیت (بدجغال کردن)، و مدیران سود (COBRA اعلان) تأیید می کند که تمام اموال شرکت بازگشته و اطلاعات تماس به روز شده برای ارسال ایمیل یا W-2 جمع آوری شده است. تعیین یک مهلت برای تکمیل (به عنوان مثال، در عرض 24 ساعت) و ابزار طراحی بلیط (معمولا برای ردیابی ابزار اتوماسیون)

مرحله 4: ارتباطات پس از پایان

تصمیم بگیرید که چگونه خروج به تیم منتقل خواهد شد، یک اعلان ساده که "Employee X دیگر با شرکت نیست" کافی است.از به اشتراک گذاری جزئیات فراتر از تایید تاریخ و که برای تماس با دست دادن، این محافظت حریم خصوصی و شرکت از ادعاهای بی اعتبار برای رهبران ارشد، آماده یک طرح ارتباطی گسترده تر که شامل اطلاعیه های سهامداران و انتقال یک کارمند و ارتباطات خارجی است.

نکات قانونی و پذیرش

قانون اشتغال با صلاحیت متفاوت است، اما خطرات جهانی وجود دارد که هر کارفرما باید در کتابچه کاری خود آدرس دهد.با یک وکیل استخدام برای اطمینان از سیاست شما مطابق با تمام قوانین قابل اجرا است.

در صورت عدم مسئولیت شغلی

اگر در حالت بدون اراده (اکثراً ایالات متحده) کار می کنید، کتاب دستی باید حاوی یک بیانیه روشن در خواست باشد، ترجیحاً در صفحه اول، بیان می کند که اشتغال برای یک اصطلاح ثابت نیست و می تواند توسط هر دو طرف در هر زمان خاتمه یابد، بدون علت یا بدون اطلاع، این درخواست کمک می کند تا استدلالی که روش های خاتمه قرارداد را شامل می شود، بدون اینکه هیچ مجوز خاصی را به عنوان یک مدیر اجرایی به عنوان یک بخش مشخص صادر کند.

تبعیض و ممنوعیت های مالی

سیاست خاتمه شما باید تعهد شرکت به فرصت شغلی برابر را تقویت کند.هرگونه خاتمه نباید بر اساس نژاد، جنسیت، مذهب، سن، معلولیت یا سایر ویژگی های محافظت شده باشد.اطمینان حاصل کنید که این سیاست نیاز به تصویب سطح دوم برای خاتمه کارکنان در دسته های محافظت شده دارد یا کسانی که اخیرا در فعالیت های محافظت شده مشغول بوده اند (به عنوان مثال، شکایت، ثبت یک دلیل قانونی برای خاتمه دادن به همه مدیران و جلوگیری از اینکه چگونه تصمیم گیری را تشکیل می دهند.

قوانین خاص دولت: قانون جنگ، پرداخت نهایی و ترک

به عنوان مثال، کالیفرنیا نیاز به پایبندی دقیق به زمان پرداخت نهایی دارد؛ نیویورک دارای الزامات اطلاع ویژه برای اخراج انبوه است؛ و ایالت هایی مانند ماساچوست دارای الزامات منحصر به فرد برای پرداخت هزینه تعطیلات هستند. مشاوره با یک وکیل استخدام محلی ضروری است. ایالات متحده ایالات متحده از پورتال قانون ایالتی کار یک نقطه خوب برای شروع کار است، علاوه بر آن، اطلاع از وضعیت خاص (به کار کنید.

ثبت نام داوطلبانه در Duress

گاهی اوقات یک کارمند استعفا می دهد، زیرا احساس می کنند که توسط یک محیط کاری خصمانه یا اقدام انضباطی قریب الوقوع مجبور می شوند، سیاست شما باید شامل یک فرآیند برای تحقیق در مورد چنین استعفا هایی برای جلوگیری از ادعاهای تخلیه سازنده باشد.اگر کارمند در طول مصاحبه خروج از آن آزار و اذیت یا تبعیض را ذکر کند، HR باید فوراً این مسئله را تشدید کند.

توافق نامه ها و آزادی ها

اگر شرکت شما پیشنهاد می کند که در عوض برای انتشار ادعاهای، شامل دستورالعمل در سیاست خود را. اسپکت زمانی که اختلاف ارائه می شود (به عنوان مثال، برای اخراج تنها، یا همچنین برای برخی از خاتمه های برای علت خاص برای جلوگیری از دادرسی)، توجه داشته باشید که آزادی باید مطابق با قانون حمایت از مزایای کارکنان قدیمی (OWBPA) برای کارکنان 40 ساله + نمونه بررسی و بررسی برای همه موارد قانونی است که به عنوان گزارش های سرکوب گزارش های قانونی مورد بررسی قرار می گیرد.

مدیران آموزش و HR در اعدام

سیاست ها تنها در صورتی موثر هستند که مردم بدانند چگونه آنها را اعمال کنند.ارائه آموزش منظم برای همه مدیران و سرپرستان در روند خاتمه، از جمله چگونگی جلوگیری از تبعیض، اهمیت مستندات و چگونگی انجام جلسات خاتمه یافته، HR همچنین باید در مورد به روز رسانی های قانونی و الزامات انطباقی سازنده آموزش داده شود.

بازبینی و ارتقاء سیاست های شما به طور منظم

قوانین اشتغال به طور مکرر تغییر می کند و سیاست های پایان نامه شما باید مطابق با بررسی سالانه با مشورت قانونی برای اطمینان از انطباق با مقررات فدرال، ایالتی و محلی، به تغییرات توجه ویژه ای داشته باشد:

  • [[۱] [۱۰] [۱] [۱۰] [۱] [۱]] [۱]] [۱] - مهلت های پرداخت نهایی، محاسبات بی مزد و مقررات مجازات.
  • قوانین را رها کنید - FMLA، مرخصی بیمار، مرخصی خانوادگی دولتی و شرایط اقامت.
  • عدم توانایی [FLT 1] - برخی از کشورها عدم صلاحیت کارگران کم مزد را ممنوع یا محدود کرده اند؛ نظارت بر به روز رسانی های غیر صلاحیتی
  • مقررات مهاجرت - قوانین حفظ و مقررات پایان نامه حمایت از ویزا.
  • قوانین حریم خصوصی داده - مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان پس از خاتمه، به ویژه با GDPR یا CCPA اطمینان حاصل کنید که پروتکل های تخریب داده مناسب دنبال می شوند.

کتاب دستی را بلافاصله زمانی که قوانین تغییر می کنند به روز رسانی کنید و خلاصه ای از تغییرات را به همه کارکنان ارسال کنید، نه اینکه منتظر به روز رسانی سالانه بعدی باشید، یک log تجدید نظر را برای پیگیری زمانی که هر بخش آخرین بار به روز شده بود، با استفاده از ابزارهای کنترل نسخه برای کتاب دستی خود، نگه دارید.

اتوماسیون و مستندات فرآیند Offboarding

تیم های HR مدرن می توانند به طور قابل توجهی خطاهای خود را با خودکار کردن قطعات گردش کار خارج از صفحه کاهش دهند. یکپارچه سازی سیستم اطلاعات HR خود را با ابزارهای مدیریت خدمات IT برای ایجاد غیرفعال کردن حساب، نمایندگی مجدد و توزیع نظرسنجی به طور خودکار پس از تاریخ خاتمه، یک پورتال خارج از منابع انسانی دیجیتال را ایجاد کنید که کارکنان می توانند مراحلی مانند ارسال زمان نهایی یا بررسی گزینه های آنها را تکمیل کنند.

نتیجه گیری

روش های دوره و سیاست های خروج فقط چک لیست بوروکراسی نیستند - آنها ابزار حیاتی برای مدیریت ریسک، روابط کارکنان و یکپارچگی سازمانی هستند.با وضوح انتظارات، فرآیندها و حفاظت های قانونی در کتابچه راهنمای کارکنان خود، شما ایجاد یک پایه عدالت و ثبات است که هر دو شرکت و کارکنان آن را به طور واضح طراحی شده است، سردرگمی، به حداقل رساندن دادخواهی، و حتی اطمینان از خروج حرفه ای و احترام.

با حسابرسی کتاب فعلی خود، با مشورت استخدامی شروع کنید و متعهد به آموزش مداوم و به روز رسانی های سیاست شوید.زمان و منابع سرمایه گذاری شده امروز از سازمان شما محافظت می کند.برای راهنمایی اضافی در مورد بهترین شیوه ها، ارجاع به منابع از Society for Human Resources Management [F:1] و [F:2 گواهینامه [۳] موسسه توسعه حرفه ای.