اشتباهات رایج برای جلوگیری از صدور قانونی و صدور بیانیه

چرا دقت قانونی یک شرکت حقوقی را تعریف می کند

یک خطای صورتحساب تنها می تواند سال ها اعتماد ساخته شده با مشتری را از بین ببرد.در حرفه حقوقی، فاکتور فقط یک درخواست برای پرداخت نیست - این یک حساب دقیق از یکپارچگی شرکت، شایستگی و احترام به رابطه مشتری است، اقدامات لایحه دعوت، تاخیر جریان نقدی، و می تواند ادعاهای حرفه ای یا نظم و انضباط جایگزین تغییر (AF) را به عنوان دستورالعمل های پرداخت قانونی و ثابت از طریق تجزیه و تحلیل دقیق تر از طرف بخش های قانونی و اقدامات هدایت کند.

شرکت های حقوقی در یک محیط با ریسک بالا کار می کنند که در آن هر دقیقه قابل پرداخت به حساب می آید، با این حال بسیاری از شیوه ها صورتحساب را به عنوان یک پس از تفکر درمان می کنند، با تکیه بر صفحه گسترده قدیمی یا نرم افزار پیکربندی ضعیف، نتیجه یک آبشار از مشکلات است: فاکتورهای مورد بحث، نرخ های کم تحقق، روابط شریک و در موارد شدید، درک دقیق که در آن خطا و اجرای دقیق اتفاق می افتد، اصلاح های موتور هدف می تواند تبدیل به یک تابع قابل اعتماد آن شود.

اشتباهات رایج در صدور قانونی (و چگونگی اصلاح آن)

۱- تاخیر و تاخیر در ردیابی زمان

زیان آورترین اشتباه صورتحساب، عدم ثبت زمان دقیق است. وکلا اغلب ساعت ها یا روزها را انتظار می کشند – قبل از ضبط کار خود، حافظه در هنگام بازسازی روز شما، به طور اجتناب ناپذیری جزئیات را از دست می دهید، زمان را به بالا یا پایین می آورید و وظایف را به طور کامل به زیرکانینگ مزمن منجر می شود، که درآمد را بر روی میز، یا بیش از حد مجاز می کند، که در مشتریان و دادگاه های نظارتی، و بدتر از آن، و رد می شود.

بلافاصله آن را بلافاصله: یک سیاست ورودی دقیق همان روز استفاده از نرم افزار که شروع و متوقف زمان با یک کلیک واحد، به طور خودکار تنظیم زمان برای مشتری صحیح و ماده، اگر شرکت شما استفاده از دستگاه های تلفن همراه، تجهیز وکلا با یک برنامه است که اجازه می دهد آنها را به زمان ورود مداوم به حساب و یا تجزیه و تحلیل در سراسر دستور کار برای جلوگیری از تجزیه و تحلیل دقیق در مورد هدف و تحلیل و تحلیل و تحلیل در مورد استفاده از طریق تجزیه و تحلیل دقیق است.

۲- توضیحات جعلی که Pushback را دعوت می کنند

"تأموریت های بررسی شده"، "کار بر پرونده"، "تحقیقات قانونی" این نوشته های مبهم به مشتری چیزی در مورد ارزش شما نمی گویند.یک فاکتور پر از توصیف مبهم است که شرکت به نیازهای مشتری برای شفافیت احترام نمی گذارد.خصوصی تگزاس به جای " اسناد بررسی شده" ، " 85 صفحه از سوابق پزشکی شاکی را برای شناسایی قانون استثنایی در تحقیقات "قانون تحقیق در مورد محدودیت های تحقیق در تگزاس" می نویسد.

بلافاصله آن را بلافاصله: هر بار که نیاز به ورود به چهار سوال: چه کسی کار انجام شد؟ چرا آن را لازم بود؟ در نظر بگیرید اجرای کد های کار استاندارد از سیستم مدیریت کار یکپارچه (FLT:3) و دقیق، اثبات می کند.

3- مسدود کردن بیلینگ و Lumped

مسدود کردن صورتحساب - ترکیب چندین وظیفه غیر مرتبط با ورود یک زمان - یک پرچم قرمز بدنام در حسابرسی هزینه است.یک ورودی مانند "مطریق با مشتری، پیش نویس شکایت و بررسی پاسخ های کشف (4.5 ساعت) جلوگیری از مشتری از ارزیابی اینکه آیا هر فعالیت در طول زمان معقول بود. بسیاری از دادگاه ها و ادارات حقوقی شرکت ها امتناع از پرداخت هزینه برای مسدود کردن زمان، برای شرکت های پنهان کردن آن در یک کار بزرگ تر می تواند انجام شود:

بلافاصله آن را بلافاصله: نیاز به ورودی های گسسته برای هر فعالیت متمایز، حتی اگر یک کار تنها شش دقیقه طول کشید، اگر شما در یک مورد برای سه ساعت کار می کرد اما پنج وظیفه مختلف انجام داده، شکستن آنها به صورت جداگانه، سیستم عامل های مدرن صورتحساب می تواند کاربران را به هر فعالیت جداگانه وارد کند، و آن را آسان برای ساخت یک فاکتور و غیر قابل دفاع دقیق در هر دقیقه از چالش های سیگنال مدیریت شده است.

۴- سیاست های قانونی و توافق نامه های هزینه

بسیاری از شرکت ها در طول زمان یک توافق نامه هزینه ای را می نویسند و هرگز آن را بازبینی نمی کنند، نرخ تغییر، تغییر دسته هزینه ها و شیوه های صورتحساب تکامل می یابد، زمانی که فاکتور دیگر با نامه نامزدی، سردرگمی و اختلافات مطابقت ندارد، به عنوان مثال، افزایش نرخ بازبینی سند بدون اصلاح توافق نامه هزینه می تواند منجر به اتهامات نقض قرارداد شود، به طور مشابه عدم برقراری تغییرات در لایحه (به عنوان مثال قبل از انتقال یک ساعت) از یک ساعت بدون انتقال یک ساعت از یک ساعت از یک ساعت بدون انتقال یک ساعت از یک ساعت از یک ساعت از یک ساعت از یک ساعت از یک ساعت تنظیم، عدم انتقال یک ساعت.

بلافاصله آن را بلافاصله: سیاست های صورتحساب تجدید نظر سالانه صحبت هر گونه تغییر به مشتریان موجود در نوشتن حداقل سی روز قبل از آنها اثر می کنند، اطمینان حاصل کنید که توافق هزینه به وضوح نرخ ساعتی، شرایط هزینه های مسطح، دسته های هزینه (postage، کپی، پایگاه داده)، حداقل صورتحساب افزایش و دیر پرداخت، یک سیاست جامع برای جلوگیری از هر فاکتور و تنظیم و تنظیم برای جلوگیری از هر فاکتور و تنظیم و تنظیم برای هر فاکتور.

دانلود زیرنویس فارسی فیلم Ignoring Writing-Downs andWrite-Offs

هر ساعت قابل پرداخت سزاوار نیست که در تحقیقات کارآمد، وظایف اداری غیر ضروری، یا کار که بیش از بودجه مشتری است باید تنظیم شود قبل از اینکه فاکتور خارج شود، شرکایی که این بررسی را ارسال می کنند، فاکتورهایی را ارسال می کنند که به اعتماد آسیب می رسانند و منجر به اختلافات طولانی می شوند. Proactive Writing-downs نشان می دهد اعتماد خوب و حفظ روابط مشتری را نشان می دهد، تنها پس از اینکه مشتری را از اعتماد به نظر می رسد و شکایت می کند.

بلافاصله آن را بلافاصله: یک گام پیش از بررسی به گردش کار خود را، هر فاکتور باید توسط یک شریک یا متخصص صورتحساب که دارای مجوز تنظیم ورودی های نوشتن است بررسی کنید: اگر یک همکار به طور مداوم زمان بیش از حد در کارهای روزمره تولید کند، آدرس ریشه از طریق آموزش و یا مجوز استراتژیک نوشتن طولانی مدت با تکرار رضایت مشتری و تکرار طولانی مدت.

اشتباهات رایج در روند صدور بیانیه

۱- ارسال پیام های دیر یا زود

فاکتورهای دیرهنگام، قاتل خاموش جریان پول نقد شرکت حقوقی هستند.هر روز یک فاکتور بدون توجه است، شما یک وام بدون علاقه به مشتری خود ارائه می دهید. تسلیم شدن حساب های پرداخت شده در فواصل نامنظم یا حذف ماه ها به طور کامل - باعث سردرگمی برای حساب های مشتری و چرخه پرداخت تاخیر می شود. برخی از شرکت ها به طور کامل درآمد از دست می دهند زیرا آنها فراموش می کنند که برای کار به پایان رسیده اند.

بلافاصله آن را بلافاصله تنظیم کنید: یک برنامه ثابت را بر اساس اولویت مشتری ایجاد کنید، بسیاری از شرکت ها ماهانه صورتحساب را می دهند، در حالی که مشتریان شرکت ممکن است برای مسائل بزرگ به صورت هفتگی یا دو هفته ای ارسال کنند. Automate فرآیند: پیکربندی سیستم صورتحساب خود را برای تولید و ارسال صورتحساب در همان چرخه روز استفاده از یادآوری های خودکار برای پیش بینی صورتحساب و هشدار مشتری هنگامی که سیگنال های مالی آنها را از دست می دهند.

خطای ورود اطلاعات و اطلاعات

اشتباهات ریاضی، نرخ های اشتباه و اتهامات تکراری به طور شرم آور رایج هستند.یک تایپ ساده در یک نرخ ساعتی می تواند مشتری را با صدها دلار افزایش دهد، اعتماد را تقویت کند و به یک یادداشت اعتباری نیاز دارد، در مقابل، خطاهایی که مشتری را کاهش می دهد درآمد شرکت را کاهش می دهد، این اشتباهات نشان می دهد که شرکت فاقد توجه به جزئیات است، که اعتماد به مشاوره حقوقی ارائه شده را تضعیف می کند.

بلافاصله آن را بلافاصله: استفاده از نرم افزار صورتحساب که محاسبات خودکار کل، اعمال موافقت نامه نرخ، و اختلاف پرچم همیشه یک شخص دوم فاکتور بررسی قبل از ارسال آنها، به ویژه برای مسائل بزرگ و پیچیده، بررسی چک لیست کیفیت است که شامل تأیید نام مشتری، شماره ماده، صورتحساب، جدول، و نرخ بررسی چند دقیقه بعد از آن می تواند تعداد کمی از جمع آوری اختلافات.

۳- شرایط پرداخت متوسط

یک فاکتور که می گوید "پرداخت به دلیل دریافت" بدون مشخص کردن روش های قابل قبول یا مهلت های زمانی برای تفسیر، مشتریان نیاز به دستورالعمل های روشن و قابل اجرا دارند، زمانی که شرایط مبهم هستند، پرداخت به تأخیر می افتد زیرا مشتری خواستار روشن شدن یا انتظار پاسخ از بخش صورتحساب است.

بلافاصله آن را بلافاصله: قرار تاریخ صادر شده در جسورانه در بالای هر فاکتور شامل یک تجزیه و تحلیل ساده از گزینه های پرداخت: کارت اعتباری، انتقال ACH، یا بررسی. اسپکت هزینه های دیر یا هزینه های مورد علاقه برای تعادل بیش از حد (به عنوان مثال، "1.5٪ هزینه های مالی ماهانه در تعادل بیش از 30 روز") اگر شما تخفیف های پرداخت و کاهش روند پرداخت.

ارسال Intensions بدون بررسی مناسب

عجله برای دریافت فاکتورها اغلب منجر به خطاهای شرم آور می شود: نام مشتری اشتباه، شماره شماره شماره شماره نادرست، از دست دادن اسناد و یا اتهامات تکراری.هر خطا نیاز به صدور صورتحساب دارد که زمان کارکنان را هدر می دهد و مشتری را به مرور زمان ناامید می کند، اشتباهات مکرر به تصویر حرفه ای شرکت آسیب می زند.

بلافاصله آن را بلافاصله: موسسه یک چک قبل از پرواز اجباری قبل از یک فاکتور ارسال، تأیید اطلاعات تماس گیرنده، تایید می کند که دوره صورتحساب مطابق با کار انجام شده است، و هر پشتیبان لازم (مانند گزارش دقیق هزینه یا رسید هزینه) استفاده از یک جریان کار تایید در نرم افزار صورتحساب شما که نیاز به یک عامل کیفیت خاص است - ارائه یک بخش کنترل خاص است.

۵- تشخیص دستورالعمل های E-Billing مشتری-Specific E-Billing

مشتریان شرکت و شرکت های بیمه اغلب نیاز به فاکتور در فرمت الکترونیکی خاص، مانند LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) دارند، ارسال یک فاکتور که قادر به پاسخگویی به این مشخصات در رد خودکار یا کسر مسائل مشترک شامل زمینه های مورد نیاز، کدهای نادرست و یا اشکال قالب بندی است.

بلافاصله آن را بلافاصله: نگه داشتن یک پایگاه داده از هر مشتری نیازهای e-billing. Configure your صورتحسابing نرم افزار به طور خودکار تولید فایل های گواهی سازگار با LEDES به طور منظم برای اطمینان از سیستم خود را به تاریخ با مشخصات فعلی مشتری است.

اشتباهات اخلاقی و انطباق در لایحه حقوقی

نقض استانداردهای دلیل

هر وکیل وظیفه اخلاقی دارد که فقط هزینه های معقول را پرداخت کند، مفهوم معقولی که توسط قانون مدل 1.5 تعریف شده است، عوامل مانند پیچیدگی ماده، زمان لازم، تجربه وکیل و انتظارات مشتری را در مورد کارهای روزمره، شارژ اداری یا استفاده از هزینه های بیش از حد برای افشای این قانون انضباطی و افشای ادعاهای سازمان نقض می کند.

بلافاصله آن را بلافاصله: آموزش هر وکیل و قانون در قوانین اخلاقی حاکم بر لایحه در حوزه قضایی خود را به طور منظم فاکتور حسابرسی برای هزینه های بالقوه، مانند لایحه تحقیق که باید کارآمد بوده و یا شارژ یک شریک ارشد برای کار سطح همکار در هنگام شک و تردید، اعمال تنظیمات محافظه کارانه قبل از ارسال لایحه صداقت اخلاقی - و نه فقط نظم و انضباط برای ایجاد عدالت برای ایجاد یک قانون اخلاقی و نه ایجاد یک قانون عدالت.

اعتماد به حساب (IOLTA) مدیریت

اشتباهات در مدیریت حساب های اعتماد، از سریع ترین راه ها برای نظم و انضباط حرفه ای است. جمع آوری وجوه مشتری با وجوه عملیاتی، عدم موفقیت در حفظ یک دفتر مناسب، یا استفاده از هزینه های به دست آمده قبل از اینکه آنها به طور رسمی صورتحساب و پرداخت می شوند نقض جدی است.

بلافاصله آن را بلافاصله: هرگز پرداخت هزینه به حساب اعتماد به حساب کاربری. حفظ حساب های بانکی جداگانه برای عملیات و اعتماد وجوه، و آشتی آنها ماهانه در برابر پرونده های صورتحساب خود را با استفاده از نرم افزار صورتحساب با ویژگی های حسابداری اختصاصی اعتماد که هر سپرده، اخراج، و به دست آوردن هزینه در زمان واقعی انجام یک سه- آشتی (بانک، حدس و اعتماد به حساب کاربری خود را در مورد حساب کاربری خاص است، اگر شما یک حساب کاربری مطمئن نیست.

صدور مجوز برای کار غیر بیلی یا اداری

مشتریان انتظار دارند که برای کار حقوقی پرداخت کنند، نه برای ناکارآمدی داخلی یک شرکت، شارژ وظایفی مانند کپی، ثبت نام یا ایمیل های اداری داخلی به طور کلی در استانداردهای اخلاقی غالب غیر منطقی به نظر می رسد، به طور مشابه، صورتحساب برای کارکنان آموزش وقت صرف شده یا آماده شدن برای جلسات داخلی نباید به مشتری منتقل شود.

بلافاصله آن را بلافاصله: ایجاد یک سیاست روشن متمایز کردن هزینه های قابل پرداخت از سربار. اکثر شرکت ها جذب هزینه های اداری اساسی و هزینه های قابل توجه از جیب مانند هزینه های ثبت دادگاه، هزینه های شهود، یا بررسی گسترده هزینه های هزینه خود را به طور منظم برای اطمینان از آنها با مشتری و دستورالعمل های اخلاقی در هنگام محاسبه بهتر است.

ساخت یک جریان، عملیات بیلینگ خطا

ایجاد یک سیاست قانونی قانونی راک-Solid

یک سیاست صورتحساب بیش از یک سند است - این کتاب راهنمای عملیاتی برای رابطه مالی شرکت شما با مشتریان است.باید در هر نامه نامزدی گنجانده شود و در طول ثبت نام با مشتری بررسی شود.این سیاست باید ساعت ها و نرخ های ثابت، دسته های هزینه، پرداخت، هزینه های دیر، هزینه های پرداخت، هزینه های صورتحساب، فرکانس و روش های برای اتهامات سلب مجوز، تعجب و ارائه یک نقطه مرجع زمانی که اختلاف نظر می آید.

مرحله ی تحریم: پیش نویس یک سیاست جامع لایحه گذاری و از هر مشتری بخواهید که دریافت را در نوشتن به روز کند، سیاست را به طور سالانه و تغییرات را در تمام مشتریان توزیع کند.

سرمایه گذاری در آموزش کارکنان Ongoing

عادت های ردیابی زمان در طول زمان بدتر می شود. Associates، paralaws و شرکا همگی از آموزش دوره ای بهره مند می شوند که بهترین شیوه ها را تقویت می کند بدون تقویت منظم، حتی وکلا با تجربه به دام لایحه بلوک، توصیف مبهم یا تاخیر در ورودی ها می افتند. آموزش باید نرم افزار صورتحساب خاص شرکت، تعهدات اخلاقی، و مشکلات رایج را برای جلوگیری از پوشش دهد.

مرحله ی پذیرش: کارگاه های آزمایشی فصلی را انجام دهید که ورودی های نمونه را بررسی می کنند و مناطق را برای بهبود شناسایی کارکنانی که به طور مداوم سوابق دقیق و دقیق زمان تولید می کنند، فراهم می کند یک مربیگری برای کسانی که مبارزه می کنند، یک تلاش تیمی است و آموزش مداوم ایجاد یک فرهنگ پاسخگویی است که به طور مداوم از کل شرکت بهره مند می شود.

ارتباط با پیشرفت مالی به مشتریان

شگفت انگیز یک مشتری با یک فاکتور بزرگ سریعترین راه برای ایجاد اصطکاک است، به جای انتظار برای رسیدن به لایحه، به روز رسانی بودجه منظم در سراسر ماده ارائه می دهد. مشتری را زمانی که هزینه ها به آستانه از پیش تعیین شده نزدیک می شوند، و پیشنهاد می کند تا محدوده کار را در صورت لزوم تنظیم کند. بسیاری از شرکت ها از پورتال های مشتری برای ارائه دسترسی به فاکتورها، تعادل اعتماد، و تاریخ دسترسی شفاف و ایجاد اختلافات دسترسی به آن استفاده می کنند.

مرحله ی تحریم: تنظیم هشدار خودکار که اطلاع رسانی به مشتریان هنگامی که ماده آنها بیش از 75 درصد از بودجه ارسال یک ایمیل کوتاه ماهانه خلاصه کار انجام شده و تعادل فعلی به دلیل ارائه یک تماس کوتاه برای بحث در مورد هر گونه نگرانی قبل از ارسال فاکتور ارسال شده است.

انجام معاملات منظم بیلینگ و اندازه گیری KPI ها

آنچه که اندازه گیری می شود مدیریت می شود. شرکت های حقوقی باید معیارهای کلیدی صورتحساب را برای شناسایی روند و مشکلات صحیح قبل از افزایش آنها ردیابی کنند. معیارهای مهم شامل میزان تحقق (در واقع افزایش هزینه های صورتحساب جمع آوری شده)، نرخ جمع آوری (سرعت پرداخت)، میانگین نوشتن در هر ماده، و درصد از فاکتورها مورد بحث است.

مرحله ی انتقال: ایجاد داشبورد در سیستم مدیریت عمل خود را که ردیابی KPI های صورتحساب در زمان واقعی.بررسی این معیارها در طول جلسات شریک ماهانه.اگر یک وکیل خاص به طور مداوم تولید نوشتن بالا، حل مسئله به طور مستقیم.

متمرکز کردن اطلاعات بیلینگ با تکنولوژی مناسب

موثرترین راه برای از بین بردن خطاهای صورتحساب استفاده از هدف تکنولوژی برای عملیات حقوقی است. استفاده از صفحات گسترده دستی یا نرم افزار حسابداری عمومی شرکت را در برابر خطاهای ورود داده ها آسیب پذیر می کند، ورودی های از دست رفته و شکاف های انطباق مدرن. پشته صورتحساب به طور خودکار ضبط زمان، محاسبات، میزان، نسل فاکتور و اعتماد حسابداری در حالی که ادغام با اکوسیستم مدیریت گسترده تر.

پلتفرم هایی مانند Directus ارائه می دهد یک CMS انعطاف پذیر بی سر و صدا که می تواند سفارشی برای متمرکز کردن داده های صورتحساب، خودکار گردش کار، و ایجاد پورتال های مشتری محور، شرکت های قانون می توانند Directus را پیکربندی کنند تا اطلاعات را مدیریت کنند، ردیابی زمان، ارسال فاکتورها از طریق API، و ارائه دسترسی امن به تاریخ مالی خود را - همه چیز دقیق و نیاز به حذف این عامل یکپارچه است.

نتیجه گیری

اشتباه و صدور خطا اجتناب ناپذیر نیست، آنها از عادت های ضعیف، فرآیندهای منسوخ شده و عدم شفافیت ناشی می شوند.با جاسازی نظم و انضباط به پیگیری زمان، ارائه توصیف دقیق، حفظ سیاست های روشن، و پیاده سازی فن آوری مدرن، شرکت های حقوقی می توانند به طور چشمگیری اشتباهات و بهبود روابط مشتری را کاهش دهند.هزینه گرفتن صورتحساب به مراتب فراتر از درآمد از دست رفته گسترش می یابد - این اعتماد، تنظیم کننده، و دقت حساب کاربری شما را برای انجام دادن شیوه های حسابرسی کامل پشتیبانی می کند.