بهترین روش ها برای تمرین های قانونی شفاف

بنیاد اعتماد مشتری: چرا قانون گذاری شفاف اهمیت دارد

در حرفه حقوقی، اعتماد ارز هر رابطه مشتری است. چیزهای کمی که اعتماد را سریع تر از یک فاکتور که احساس مبهم، گیج کننده یا به طور غیرمنتظره بالا است، کاهش می یابد نه تنها یک حسن نیت است؛ این سنگ بنای عمل اخلاقی و یک راننده انتقادی از رضایت مشتری و حفظ است، زمانی که مشتریان دقیقا درک می کنند که چه چیزی برای پرداخت و چرا پرداخت می کنند، به احتمال زیاد به نظر می رسد که اختلاف های حرفه ای و یا حتی به طور رسمی، به شکایت های حرفه ای آسیب دیده اند، و یا حتی به طور دقیق.

قوانین مدل انجمن آمریکایی رفتار حرفه ای به صراحت نیاز به ارتباط هزینه ها و هزینه ها دارد. قانون ۱.۵ حکم می کند که یک وکیل باید ارتباط معقولی در مورد مبنای یا نرخ هزینه ایجاد کند. شفافیت فراتر از بیان یک نرخ ساعتی است؛ این شامل فعالانه توضیح می دهد که چگونه زمان ردیابی می شود، چه هزینه های جانبی ممکن است بوجود آید، و چگونه صورتحساب در سراسر شرکت کار می کند که اغلب پذیرای شفافیت پیچیده تر است، به عنوان رانندگان اطلاع رسانی شده است، به عنوان هزینه های پیچیده تر، به عنوان مثال، به عنوان هزینه های قابل توجهی از طریق کشف هزینه های پیچیده تر، به عنوان کمک می شود.

ارتباط شفاف در مورد هزینه ها و صورتحساب نه تنها کسب و کار خوب است - آن را یک تعهد اخلاقی است که مشتریان سزاوار دانستن آنچه که آنها پرداخت برای پرداخت و وکلا از اعتماد این ایجاد می کند بهره مند می شوند. - اقتباس شده از راهنمایی اخلاق ABA.

در بازار حقوقی رقابتی امروز، مشتریان به طور فزاینده ای انتظار دارند که همان وضوحی را که از سایر ارائه دهندگان خدمات حرفه ای دریافت می کنند، بیمارستان ها، حسابداران و مشاوران همه تخفیف های مورد نظر را ارائه می دهند، شرکت های حقوقی که قادر به پاسخگویی به این ریسک از دست دادن مشتریان به شرکت هایی هستند که لایحه شفاف سازی نیز می کنند، کاهش اصطکاک داخلی: زمانی که فاکتورها واضح و ثابت هستند، کاهش صورتحساب، مجموعه ها و وکیل، بهبود می دهد و هزینه های کمتری برای توجیه روش های قانونی خود دارند.

اجزای اصلی لایحه حقوقی شفاف

نامه های مشارکت و توافقنامه های هزینه

شفافیت قبل از اینکه اولین لایحه تولید شود، نامه نامزدی یا توافق هزینه، سند بنیادی است که انتظارات را برای کل رابطه وکیل- مشتری تنظیم می کند، باید به طور صریح دامنه نمایندگی، ساختار هزینه (در ساعت، هزینه های مسطح، موافقت نامه، یا حفظ کننده)، چرخه صورتحساب (به عنوان مثال، ماهانه)، و هزینه های خاص که ممکن است به طور دقیق تحمیل هزینه های حرفه ای، و یا هزینه های کپی کردن، و غیره در مرحله اصلی، و غیره) منجر شود.

بهترین تمرین این است که یک بخش را شامل شود که توضیح می دهد که چگونه ورودی های زمان ضبط می شوند (برای مثال در دهم یک ساعت)، و چه حداقل افزایش ممکن است اعمال شود، برخی شرکت ها همچنین نمونه های تصویری از آنچه که یک ماه معمولی از صورتحساب ممکن است شبیه به آن باشد، ارائه می دهند.این توافق همچنین باید سیاست شرکت را در مورد پرداخت های دیر، هزینه های مورد علاقه و اینکه چگونه مشتریان می توانند جزئیات بیشتری را در صورت نیاز به سوال های مربوط به راه حل های محدود کردن تشویق کنند، بیان کند.

توضیحات دقیق و دقیق Invoices

یک فاکتور واقعا شفاف بیش از یک مقدار کل است، یک تجزیه و تحلیل کالا از هر سرویس ارائه شده، از جمله تاریخ، شرح کار، زمان صرف شده (اگر به صورت ساعتی محاسبه شود)، و نرخ قابل اجرا، توصیفات مربوط به آن مانند "تضعیف" یا "تحقیقات" باید به نفع ورودی های خاص، معنی دار مانند "باز و بررسی صفحات کار" یا بررسی جزئیات مربوط به این پرونده، اجتناب شود.

شرکت ها همچنین باید تخفیف ها و هزینه های لیست را به جای اینکه آنها را به طور کلی به موارد خط عمومی سوق دهند، به عنوان مثال، هزینه ثبت پرونده ۴۰۲ باید به عنوان یک خط متمایز به نظر برسد، نه در یک دسته از "هزینه های متنوع" پنهان شده است، اگر شرکت از یک نرم افزار قانونی (بخش فناوری ببینید)، سیستم اغلب می تواند این موارد را به طور خودکار تولید کند، در حالی که برخی از شرکت ها برای ارسال یک پیش نویس فرصت رسمی استفاده می کنند.

ارتباطات مداوم و به روز رسانی های Proactive

شفافیت فقط در مورد فاکتورها نیست؛ بلکه در مورد گفتگو مداوم است.مشتریان هرگز نباید از یک لایحه بزرگ متعجب شوند زیرا آنها در ماه ها از وکیل خود نشنیده اند. ارتباطات فعال شامل ارسال به روز رسانی های منظم وضعیت که همچنین در صورتحساب نیز لمس می کنند، مانند اجازه دادن به مشتری می داند که یک کار قابل توجه کشف احتمالا فاکتور بعدی را افزایش می دهد اگر شرکت نرخ های جدید را تنظیم کند یا اضافه کند تا مشتریان را افزایش دهند، زمانی که نباید نرخ بالاتر از آن اطلاع داشته باشند.

بسیاری از شرکت ها سیاست ارسال یک ایمیل کوتاه ماهانه را اتخاذ می کنند که کار را در آن ماه مشخص می کند، حتی اگر صورتحساب تا پایان چرخه ارسال نشود، این ارتباط "پیش از حد" به مدیریت انتظارات و کاهش احتمال اختلافات کمک می کند، آن را برای مشتریان آسان می کند تا به پرسنل صورتحساب با سوالات اختصاص داده شده تماس شخصی یا یک تلفن مستقیم در هر فاکتور و سیگنال های باز پاسخگو باشند.

چرخه های منظم و قابل پیش بینی Billing Cycles

سازگاری در برنامه های لایحه ای، ستون دیگری از شفافیت است.مشتریان باید دقیقاً بدانند که چه زمانی باید انتظار یک فاکتور را داشته باشند – چه ماهانه، دو هفته ای، یا در دیگر فواصل توافق شده، ارسال فاکتور در فواصل نامنظم می تواند مشتریان را گیج کند و بودجه را برای آنها دشوار کند، یک چرخه قابل پیش بینی اعتماد می کند، زیرا مشتریان می توانند برنامه ریزی کنند، اگر یک شرکت از یک فاکتور استفاده کند، به طور خودکار باید یک مورد بحرانی را از بین ببرند و نشان دهند که چقدر تعجب می کند.

تکنولوژی بهینه سازی برای Billing Transparency

دانلود زمان ردیابی نرم افزار و اتوماسیون

نرم افزار مدیریت عمل قانونی مدرن شامل ردیابی زمان یکپارچه است که زمان قابل پرداخت را در زمان واقعی ثبت می کند، اغلب با تایمرهایی که وکلا شروع و متوقف می کنند، این کاهش وابستگی به حافظه در پایان روز و تضمین می کند که هر دقیقه به طور دقیق ضبط می شود. بسیاری از ابزارها همچنین اجازه می دهند تا وکلا زمان را با توجه به مطالب، نوع کار و حتی مشتری طبقه بندی کنند، آسان برای تولید دقیق گزارش های کار، نمی توانند بر اساس تعهد واقعی آنها را نشان دهند:

سیستم عامل های پیشرفته همچنین قوانین خودکار صورتحساب را ارائه می دهند که خطاهای بالقوه را نشان می دهند، مانند ورودی های تکراری، هزینه های زمان غیرمعمول بالا یا کم، یا توضیحات کم، این مزایا کیفیت فاکتور را بهبود می بخشد و خطر هدر رفتن یا حذف تصادفی را کاهش می دهد.

پورتال های مشتری برای دسترسی واقعی

شاید قوی ترین ابزار شفافیت یک پورتال مشتری است که دسترسی به زمان واقعی را به اطلاعات صورتحساب ارائه می دهد. مشتریان می توانند برای دیدن تعادل فعلی، اتهامات اخیر و حتی وضعیت پرونده خود وارد شوند، این امر نیاز به صبر برای یک بیانیه ماهانه را از بین می برد و به مشتریان اجازه می دهد تا هزینه های خود را به عنوان پورتال ها احساس کنند. پورتال همچنین ارتباطات امن، به اشتراک گذاری اسناد و پردازش پرداخت را فراهم می کند، و گزارش مشتریان را به طور فعال تر ارائه می کند.

بسیاری از سیستم های مدیریت عملکرد مبتنی بر ابر شامل پورتال های مشتری داخلی است. پیاده سازی یکی نیاز به سرمایه گذاری بزرگ IT ندارد.برای شرکت هایی که نمی توانند یک پورتال کامل ارائه دهند، ارائه یک PDF امن از فاکتور همراه با یک پیوند به یک پردازنده پرداخت آنلاین یک جایگزین معقول است. کلید این است که به مشتریان دسترسی داشته باشد، دسترسی مناسب به اطلاعات مالی خود.

E-Billing و Auto Inulation

سیستم های صورتحساب الکترونیکی (e-billing) در بخش های حقوقی شرکت رایج هستند، اما هر شرکت می تواند از تولید و تحویل فاکتور خودکار بهره مند شود.در صورت صدور مجوز، صورتحساب تضمین می کند که صورتحساب ها در همان روز هر چرخه صورتحساب ارسال می شوند، کاهش تاخیر در سیستم های الکترونیکی همچنین به مشتریان اجازه می دهد تا صورتحساب ها را به صورت آنلاین و پرداخت از طریق کارت اعتباری یا انتقال ACH، که به سرعت پرداخت هزینه های حساب الکترونیکی و پرداخت هزینه های آسان تر می کند.

بهترین روش ها برای مدیریت ساختارهای مختلف هزینه

ساعت بندی

صورتحساب ساعتی رایج ترین ساختار هزینه است، اما همچنین دقیق ترین آن است که شفافیت را در زمان بندی به حداکثر برساند، شرکت ها باید:

[در این باره] افزایش وضوح لایحه [FLT 1] [به عنوان مثال، شش دقیقه یا دهم] افزایش و توضیح آنها در نامه نامزدی.
[در این باره] از زمان های زمان بندی شده استفاده کنید - زمان بلافاصله پس از اتمام کار ثبت شده است، نه بعدا بازسازی شده است.
شرح روایت پیشنهادی که توضیح کار حقوقی، زمینه و چرا آن لازم است.
ارتباط برقرار کردن در مورد "تحقیق لایحه" - گروه بندی وظایف متعدد به یک زمان ورود، بسیاری از مقامات اخلاق در لایحه بلوکی اخم می کنند، زیرا زمان واقعی صرف شده در هر کار را مبهم می کند.
به روز رسانی بودجه دوره ای [FLT 1]، به ویژه هنگامی که یک ماده نزدیک به یک کلاه بودجه یا خستگی نگهدارنده است.

شفافیت در زمان بندی ساعتی نیز به معنای صادق بودن زمانی است که یک کار بیش از حد انتظار می رود.اگر یک پروژه تحقیقاتی ۱۰ ساعت مصرف کند، توضیح دهید که چرا دامنه به جای پرداخت هزینه های روزانه، به طور فعال، افزایش یافته است.

هزینه های تخت

هزینه های تخت در حال رشد است زیرا آنها اطمینان هزینه برای مشتریان فراهم می کنند، شفافیت هنوز ضروری است. نامه نامزدی باید به وضوح تعریف کند که چه چیزی در هزینه آپارتمان گنجانده شده است و به عنوان مهم، چه چیزی است که به عنوان مثال، طلاق مسطح ممکن است شامل اسناد اولیه و پاسخ مهم، اما حذف کشف و یا محاکمه اگر کار اضافی مورد نیاز است، شرکت باید هزینه مشتری را دریافت کند تا هزینه های اولیه را مشخص کند (اگر آن را در لیست جدید پرداخت می کند).

هزینه های قاره

هزینه های ثبات چالش های شفافیت منحصر به فرد را ارائه می دهد، زیرا مشتری تنها در صورتی پرداخت می کند که نامه نامزدی به وضوح درصد شرکت را اعلام کند، چه این درصد قبل یا بعد از هزینه ها اعمال شود و چگونه هزینه ها به کار گرفته می شود (به عنوان مثال هزینه های دادرسی پیشرفته توسط شرکت) بسیاری از دولت ها نیاز به افشای دقیق از چگونگی هزینه های پرداخت شده و قضاوت درست مشتری برای بستن مقدار دقیق در مورد زمان دقیق است.

بازداشت کنندگان

بازداشت کنندگان می توانند یا "محافظه کاران واقعی" باشند (جایی که هزینه بر دریافت و تضمین دسترسی وکیل) یا "محافظه کاران امنیتی" (که سپرده ای در اعتماد به حساب های آینده نگه داشته می شود) ، شفافیت نیاز دارد که شرکت بیانیه های منظمی را ارائه دهد که نشان دهنده تعادل نگهدارنده است ، همه اتهامات اعمال شده و مقدار باقیمانده است. هرگز وجوه کامیکگل باید با حساب های کاری اضافی (که اغلب به شرکت اجازه می دهد)

آموزش مشتریان در مورد صدور قانونی

بسیاری از مشتریان با چگونگی کار قانونی لایحه آشنا نیستند، به ویژه کسانی که قبلا وکیل استخدام نکرده اند، آموزش و پرورش سردرگمی را کاهش می دهد و فعالیت های آموزشی کلیدی را تقویت می کند:

[در این باره] بسته های خوش آمدید که عبارت های صورتحساب را توضیح می دهند (به عنوان مثال، "ساعت بی ثمر"، "ده ساعت" (ده ساعت)
] پرسش های بیلینگ بر روی وب سایت شرکت یا در پورتال مشتری.
جهت گیری یک در یک [FLT 1] در اولین جلسه که در آن وکیل یا متخصص صورتحساب از طریق یک فاکتور نمونه و سوالات پاسخ می دهد.
[[۱] [۱۰] یادآوری های دقیق [۱۰] [۱۰] در مورد چگونگی خواندن فاکتور و هر بخش به چه معنی است.

آموزش همچنین شامل تعیین انتظارات برای اینکه مشتری چگونه می تواند با سوالات صورتحساب به دست آورد، مشتری که احساس قدرت می کند از "این مورد خط به چه معنی؟" قبل از فاکتور به علت کمتر احتمال دارد که شکایت از هزینه های پیش بینی شده را برای هر مرحله از دادرسی (به عنوان مثال، کشف، عمل، محاکمه) بر اساس داده های تاریخی، ارائه می دهد، مشتریان یک مشاهده رو به جلو از هزینه های.

قرص های معمول و چگونگی اجتناب از آن

حتی با بهترین نیت، شرکت ها می توانند به دام هایی که شفافیت را تضعیف می کنند، سقوط کنند:

توصیفات محرمانه یا ناقص [FLT 1]: اجتناب از ورودی مانند "تحقیقات قانونی" یا " جلسه مشتری" در عوض نوشتن "قانون تحقیق محدودیت در اختلاف قرارداد (2.5 ساعت) و یا "من با مشتری برای بحث در مورد استراتژی حل و فصل (1 ساعت)
لایحه بدون توضیح : اگر وظایف گروهی، لیست هر کار به طور جداگانه در داخل ورودی، و یا شکستن آنها را به ورودی های فردی.
[FLT: 1 ] هزینه های بالقوه (به عنوان مثال، هزینه های فروشنده شخص ثالث، هزینه های سفر) در نامه نامزدی هرگز هزینه تعجب به یک فاکتور بدون تایید قبلی اضافه کنید.
: اجازه دادن به فاکتورها برای ماه ها یک لایحه بزرگ تکان دهنده در پایان ایجاد کنید.به یک چرخه صورتحساب منظم بچسبید، حتی اگر کل کوچک باشد.
ارتباط با تغییرات نرخ [FLT 1]: اگر نرخ ها را افزایش دهید، اطلاع رسانی پیش از موعد - به طور معمول 30 روز - و اجازه می دهد مشتریان به سوال یا مذاکره کنند، برخی از شرکت ها شامل یک بند تغییر نرخ در نامه نامزدی است که نیاز به اطلاع دارد.
عدم نظارت بر فناوری : صورتحساب خودکار عالی است، اما بررسی هر فاکتور قبل از ارسال.یک کامپیوتر ممکن است یک ورود را تکرار کند یا نرخ اشتباه را اعمال کند.

برای جلوگیری از این مسائل، یک فرآیند بررسی صورتحساب را پیاده سازی کنید که در آن یک شریک یا مدیر صورتحساب هر ماه نمونه ای از فاکتورها را برای وضوح و دقت بررسی می کند. علاوه بر این، بازخورد مشتری در مورد صورتحساب از طریق نظرسنجی رضایت را درخواست می کند.این رویکرد فعال مشکلات را قبل از تبدیل شدن به اختلافات می گیرد.

مزایای فراتر از اعتماد: نتایج کسب و کار و اخلاقی

لایحه شفاف فقط مشتریان را خوشحال نمی کند؛ همچنین مزایای قابل اندازه گیری کسب و کار را نیز به شرکت های با شیوه های لایحه ای روشن، اختلافات کمتری را تجربه می کنند، به این معنی که زمان کمتری صرف نوشتن هزینه ها یا تنظیمات مذاکره می شود، این باعث می شود که مشتریان راضی بیشتر به دیگران ارجاع دهند و برای نیازهای حقوقی آینده بازگردند.

از دیدگاه اخلاقی، لایحه شفاف با وظیفه اصلی ارتباطات تحت قوانین مدل ABA و اکثر قوانین نوار دولتی هماهنگ می شود، خطر شکایات اخلاقی را کاهش می دهد که می تواند گران و زیان آور باشد، یک شرکت که می تواند یک الگوی ثابت از لایحه شفاف سازی را نشان دهد، همچنین معتبر تر است اگر یک مشتری یک بیمه بحث را افزایش دهد، حتی ارائه می دهد تا سوء استفاده از شرکت های قانونی که مقررات شفافیت مشتری را به رسمیت می شناسند.

در نهایت، لایحه شفاف از یک فرهنگ قانونی سالم حمایت می کند که وکلا را صادقانه پیگیری می کنند و فاکتور به وضوح در کار خود اعتماد به نفس بیشتری دارند و کمتر در مورد مکالمات مشتری تاکید می کنند، کارکنان زمان کمتری را صرف پرداخت مجدد یا رسیدگی به تماس های تلفنی عصبانی می کنند. کل شرکت در هنگام باز بودن و پاسخگو بودن، راحت تر عمل می کند.

نتیجه گیری

لایحه حقوقی شفاف یک ایده آل انتزاعی نیست؛ یک استراتژی عملی و قابل اجرا است که همه افراد درگیر را به کار می برد.با شروع یک نامه تعامل روشن، ارائه فاکتورهای مورد نظر، حفظ ارتباط منظم، استفاده از فن آوری عاقلانه و آموزش مشتریان، شرکت های حقوقی می توانند لایحه را از یک منبع اصطکاک قابل اعتماد به یک پلت فرم برای اعتماد تبدیل کنند. سرمایه گذاری در شفافیت پرداخت می کند تقسیم در مشتری، و مشاوران قانونی را در اولویت بندی بیشتر از انتخاب های حرفه ای، که در آن قرار دارند.

برای مطالعه بیشتر در مورد بهترین شیوه ها و الزامات اخلاقی، با قانون مدل ABA 1.5 مشورت کنید، .2ABA منابع در پورتال های مشتری مشورت کنید و راهنماهای از کارشناس فن آوری حقوقی را بررسی کنید.