استراتژی های حفاظت از دارایی برای سازمان های غیر انتفاعی

سازمان های غیر انتفاعی به عنوان ستون های حیاتی در جوامع خود خدمت می کنند، منابع کانالی را به علل اجتماعی، آموزشی، فرهنگی و بشردوستانه هدایت می کنند، با این حال، دارایی های بسیار مهمی که این ماموریت ها را تامین می کنند، ذخیره سازی اموال و تجهیزات امنیتی، اغلب در معرض خطراتی هستند که برای کسب و کارهای سودآور به ندرت با یک دادخواست واحد مواجه می شوند، یک حادثه مبهم، یا یک عملیات آماده سازی سایبری می تواند به مدیران اجرایی اعتماد کند و مقررات نظارتی آن را محدود کند؛ صرفاً با استفاده از طریق حفاظت از دارایی های مالی، تضمین می کند.

درک ریسک های دارایی منحصر به فرد در برابر غیر انتفاعی

غیر انتفاعی تحت یک نمایه خطر اساسا متفاوت نسبت به اشخاص سودآور عمل می کند. جریان درآمد آنها کمتر قابل پیش بینی است، شهرت آنها اغلب به اعتماد به نفس اهدا کننده گره خورده است و تعهدات حقوقی آنها فراتر از سهامداران به منافع عمومی گسترش می یابد.

ریسک های قانونی و مسئولیت

اعضای هیئت مدیره غیر انتفاعی و افسران می توانند شخصا مسئول سوء مدیریت، نقض وظایف محرمانه یا عدم رعایت مقررات ایالتی و فدرال باشند.حتی یک اشتباه به خوبی مورد توجه قرار می گیرند - مانند سرمایه گذاری غیر مجاز یا نقض منافع متناقض - می تواند باعث دعوی شود که منابع سازمانی را علاوه بر این، غیر انتفاعی با مسئولیت آسیب های اموال در داوطلبان، حوادث تحویل یا برنامه های تحویل مواجه می شوند.

ریسک های مالی و تقلب

Cash خون زندگی هر غیر انتفاعی است، اما همچنین آسیب پذیرترین دارایی در برابر سرقت داخلی، تقلب فروشنده و سرقت سایبری است.انجمن حسابداران خبره تقلب به طور مداوم گزارش می دهد که غیر انتفاعی به دلیل کنترل های داخلی ضعیف تر و فرهنگ اعتماد، بدون تفکیک وظایف، آشتی های منظم و حسابرسی مستقل، حتی سازمان های کوچک می توانند به طور غیر قابل توجهی از دست بدهند.

خطرات عملیاتی و مالکیت

دارایی های فیزیکی – بیضه ها، تجهیزات پزشکی، رایانه ها و ساختمان ها – در معرض سرقت، بلایای طبیعی، آتش سوزی و خرابکاری هستند. بسیاری از غیر انتفاعی در بودجه های تنگ کار می کنند که فضای کمی برای زیان های ناشی از فروش یا زیان های ناخواسته را ترک می کنند. COVID-19 اپیدمی همچنین خطر وقفه کسب و کار را برجسته کرد: سازمان هایی که نمی توانند به خدمات تحویل درآمد و افزایش هزینه های کاهش یابند.

ریسک های متقابل و متقابل

اهداکنندگان و وام گیرندگان خواستار شفافیت هستند.یک رسوایی شامل سوء استفاده از وجوه، عدم انطباق با آزمون حمایت عمومی IRS، یا نظارت بر داده های ضعیف می تواند منجر به کاهش ناگهانی در مشارکت و از دست دادن وضعیت معاف از مالیات شود.

ایجاد یک بنیاد حقوقی قوی

خط اول حفاظت از دارایی با ساختار قانونی سازمان آغاز می شود، در حالی که بسیاری از گروه های کوچک به عنوان انجمن های غیر اختصاصی کار می کنند، این هیچ گونه حمایت از مسئولیت برای اعضای هیئت مدیره و ترک دارایی های شخصی در معرض.

شرکت های غیر انتفاعی به عنوان یک شرکت غیر انتفاعی

تشکیل یک شرکت غیر انتفاعی تحت قانون ایالتی ایجاد یک نهاد حقوقی جداگانه که مالکیت دارایی های سازمان و تعهدات آن را فرض می کند. اعضای هیئت مدیره و کارکنان به طور کلی شخصا مسئول بدهی ها و تعهدات شرکت نیستند، به شرطی که آنها به وظایف محرمانه خود از مراقبت، وفاداری و اطاعت پایبند باشند.

دریافت 501 (c) (3) وضعیت معاف از مالیات

هنگامی که ثبت نام شد، درخواست برای به رسمیت شناختن IRS در بخش 501 (c) (3) سازمان را از مالیات درآمد فدرال معاف می کند و به اهداکنندگان اجازه می دهد تا مشارکت را کاهش دهند. مهمتر از همه، ممنوعیت های شدید در مورد عدم بهره وری خصوصی و فعالیت سیاسی اعمال می شود که - اگر نقض شود - می تواند منجر به تجدید وضعیت معافیت و مالیات های قابل توجه در حال انجام است.

ثبت نام و سازگاری دولتی Charitable

اکثر ایالت ها نیازمند کمک های غیر انتفاعی هستند که درخواست کمک های مالی برای ثبت نام با شکست دفتر دادستان کل برای ثبت نام می تواند منجر به جریمه، تعلیق اجباری و قرار گرفتن در معرض قانونی با استفاده از یک عامل ثبت شده حرفه ای و ردیابی الزامات خاص دولتی مانند گزارش های سالانه و مالی حسابرسی - پیش از آن، جلوگیری از وقفه های اداری که می تواند توانایی سازمان برای کار را به خطر برساند.

بیمه: ایجاد یک شبکه ایمنی جامع

بیمه برای حفاظت از دارایی اختیاری نیست؛ یک لایه اساسی است که خطر را به شخص ثالث منتقل می کند. غیر انتفاعی باید با کارگزارانی که در بخش تخصص دارند برای تنظیم پوشش در معرض خاص خود کار کند.

بیمه مسئولیت عمومی

این امر آسیب های جسمی، آسیب اموال و آسیب شخصی را پوشش می دهد که از محل، عملیات یا محصولات ناشی می شود، به عنوان مثال، یک داوطلب در کف مرطوب در طول یک رویداد قرار می گیرد؛ مسئولیت عمومی هزینه های پزشکی و دفاع قانونی را پوشش می دهد. اکثر صندوقداران همچنین نیاز به اثبات این پوشش قبل از صدور کمک های مالی دارند.

مدیران و افسران بیمه مسئولیت D&O

بیمه D&O از اعضای هیئت مدیره و افسران در برابر ادعاهای اعمال نادرست، از جمله سوء مدیریت، نقض وظیفه و مسائل مربوط به اشتغال محافظت می کند بدون این پوشش، مدیران فردی می توانند مجبور به پرداخت شهرک های قانونی از جیب با توجه به افزایش نظارت از حاکمیت غیر انتفاعی، بیمه D&O تبدیل به یک هزینه استاندارد خدمات هیئت مدیره.

مسئولیت حرفه ای / خطا و جبران؛ بیمه Omissions

اگر غیر انتفاعی خدمات حرفه ای - مانند کمک های حقوقی، مشاوره یا غربالگری سلامت - این پوشش در برابر ادعاهای غفلت و یا شکست برای ارائه نتایج وعده داده شده محافظت می کند.حتی برنامه های خوب می توانند با اتهامات مواجه شوند و هزینه های دفاعی به سرعت افزایش می یابد.

بیمه درآمد و مالکیت و کسب و کار

بیمه اموال شامل ساختمان ها، تجهیزات و محتویات در برابر آتش، سرقت و بلایای طبیعی است. پوشش درآمد کسب و کار (یا وقفه کسب و کار) جایگزین درآمد از دست رفته و هزینه های مداوم اگر عملیات مختل شده است. بسیاری از غیر انتفاعی زمان لازم برای بازسازی پس از یک فاجعه را دست کم می گیرند؛ یک وقفه شش ماهه می تواند ذخایر کامل را به دست آورد.

بیمه مسئولیت سایبری

غیر انتفاعی به طور فزاینده ای توسط باج افزار و حملات فیشینگ هدف قرار می گیرند. بیمه مسئولیت سایبری هزینه های پاسخگویی داده را پوشش می دهد - از جمله تحقیقات قانونی، اطلاع رسانی، نظارت اعتبار، هزینه های قانونی و پرداخت های باج افزار.این همچنین ممکن است ادعاهایی برای عدم محافظت از اهدا کننده و داده های ذینفع را پوشش دهد.

جنایت و باندهای فیدلی

عدم صداقت، جعل و سرقت پول نقد یا اوراق بهادار تحت سیاست های جرم و جنایت قرار می گیرد.یک پیوند وفاداری به طور خاص برای پوشش زیان ناشی از اقدامات نادرست کارکنان یا داوطلبان طراحی شده است.

کنترل داخلی و کنترل داخلی به عنوان نگهبان دارایی

حکومت قوی پایه حفاظت از دارایی است.سیاست ها و رویه ها موانع بوروکراسی نیستند؛ آنها حفاظتی هستند که از سوء استفاده، نقض قانونی و آسیب های اعتباری جلوگیری می کنند.

دانلود بازی Segregation of Duties

هیچ کس نباید تمام مراحل معامله مالی را کنترل کند. حداقل، نقش های مجاز پرداخت، ضبط معاملات و تنظیم بیانیه های بانکی را برای سازمان های کوچکتر بدون کارکنان مالی اختصاص داده شده، اعضای هیئت مدیره می توانند وظایف نظارت را بچرخانند یا یک حسابدار برون سپاری شده را استخدام کنند که گزارش ها را به کمیته مالی می دهد.

تعارض سیاست منافع

یک درگیری کتبی از سیاست منافع - که توسط یک کمیته مستقل هیئت مدیره - اعضای هیئت مدیره یا کارکنان را از بهره مند شدن شخصا در هزینه سازمان، سیاست باید به افشای سالانه، تجدید نظر از تصمیمات مرتبط و روند برای رسیدگی به درگیری های بالقوه نیاز دارد.

بینش مالی و حسابرسی

کمیته مالی هیئت مدیره باید بیانیه های مالی ماهانه را بررسی کند، بودجه را در مقابل عملکرد واقعی نظارت کند و نظارت بر حسابرسی سالانه یا بررسی را بر سازمان هایی که وجوه فدرال دریافت می کنند یا بیش از ۷۵۰،۰۰۰ دلار را دریافت می کنند، یک حسابرسی واحد تحت هدایت یکنواخت اجباری است.

رزرو سیاست ها و مدیریت سرمایه گذاری

یک سیاست رزرو رسمی، وجوه را برای موارد اضطراری جدا می کند، اطمینان حاصل می کند که حوادث غیر برنامه ریزی شده کاهش برنامه را تحمیل نمی کند. شورای ملی غیر انتفاعی توصیه می کند سه تا شش ماه از هزینه های عملیاتی در ذخایر، بیانیه سیاست سرمایه گذاری (IPS) هدایت تخصیص دارایی، هزینه های هزینه، و سطح قابل قبول برای حفظ اصلی در طول مدت طولانی.

حفاظت از دارایی های مالی: پول نقد، سرمایه گذاری و محدودیت های دونور

پول نقد، مایع ترین و آسیب پذیرترین دارایی است که غیر انتفاعی باید روش های دقیق را در مورد پرداخت کمک های مالی، اخراج و حساب های بانکی پیاده سازی کند.

کنترل حساب بانکی

همیشه حساب های جداگانه برای صندوق های عملیاتی، صندوق های محدود و صندوق های رزرو را نگه دارید.دو امضا در تمام چک ها در بالای یک آستانه کوچک، و حکم می کند که آشتی های بانکی توسط کسی که در فعالیت های سپرده یا اخراج شرکت نمی کند، انجام می شود.از خدمات مثبت برای شناسایی تقلب استفاده کنید.

صندوق های محدود

دانرها اغلب شرایط را به هدیه ها متصل می کنند – به عنوان مثال، "برای برنامه بورس تحصیلی فقط" استفاده از وجوه محدود برای اهداف دیگر قانون اعتماد به نفس دولتی را نقض می کند و می تواند منجر به شکایت از اهدا کنندگان یا وکلای دولتی به طور کلی.

امنیت پرداخت الکترونیکی

همانطور که ارائه آنلاین رشد می کند، خطر تقلب کارت پرداخت را نیز می کند. غیر انتفاعیs باید اطمینان حاصل کند که صفحات کمک کننده سازگار با PCI هستند و از توکن سازی برای جلوگیری از ذخیره داده های کارت حساس و پرداخت های ACH، پیاده سازی مجوز دوگانه و آشتی منظم استفاده می کنند.

محافظت از دارایی های فیزیکی و دیجیتال

فراتر از امور مالی، غیر انتفاعی دارای دارایی های فیزیکی و دیجیتال است که نیاز به حفاظت فعال دارند.این شامل ساختمان ها، وسایل نقلیه، رایانه ها، پایگاه های داده اهدا کننده و سوابق برنامه است.

تدابیر امنیتی فیزیکی

همه تجهیزات را در نظر بگیرید و آن را با شماره های سریال یا برچسب های ردیابی علامت گذاری کنید. نصب سیستم های هشدار دهنده، دوربین های نظارتی و نورپردازی کافی در امکانات.برای وسایل نقلیه، بازرسی منظم و نیاز به چک های پس زمینه برای رانندگان.

بهترین روش های امنیت سایبری

غیر انتفاعیها اغلب با بودجه های IT محدود کار می کنند، آنها را هدف های جذاب می سازند.(اقدامات امنیت سایبری اساسی) مانند استفاده از احراز هویت چند منظوره، رمزگذاری داده ها، به روز رسانی نرم افزار و انجام پشتیبان های منظم - به طور گسترده ای خطر را کاهش می دهد. ایجاد یک سیاست امنیتی نوشته شده است که به مدیریت رمز عبور، دسترسی از راه دور و دفع دستگاه اشاره می کند.

پشتیبانی داده ها و تداوم کسب و کار

حملات باج افزار می توانند فایل های اهدا کننده، سوابق مالی و داده های برنامه را قفل کنند.حداقل سه نسخه از داده های حیاتی (در محل، خارج از محل و ابر) را حفظ کنند و روش های بازسازی آزمایشی را به صورت سه ماهه تنظیم کنند.برنامه تداوم کسب و کار (BCP) توضیح می دهد که چگونه سازمان در طول و بعد از اختلال به ارائه خدمات ادامه می دهد - از جمله مکان های کار جایگزین، پروتکل های ارتباطی و مراحل بهبودی اولویت.

برنامه ریزی اضطراری و فاجعه

بلایای طبیعی، بیماری های همه گیر و تلفات ساختمان می توانند عملیات را برای هفته ها یا ماه ها متوقف کنند.یک برنامه اضطراری فعال از هر دو دارایی و افرادی که سازمان به آن ها خدمت می کند محافظت می کند.

توسعه یک برنامه واکنش فاجعه

شناسایی خطرات خاص برای جغرافیا و عملیات سازمان - آتش سوزی های فوری، سیل، طوفان ها یا زمین لرزه ها.این طرح باید نقش هایی را برای تخلیه، ارتباطات و جابجایی دارایی اختصاص دهد. شامل لیستی از تماس های اضطراری، شماره های بیمه و جزئیات حساب فروشنده در یک پاکت مهر و موم شده در دسترس برای کارکنان کلیدی و اعضای هیئت مدیره.

ارزیابی پوشش بیمه Gaps

سیاست های استاندارد مالکیت اغلب سیل، زلزله یا بیماری های همه گیر را حذف می کنند.خرید سواران جداگانه یا سیاست های مستقل برای خطرات شناخته شده است.پوشش های بررسی سالانه برای محاسبه تورم و خریدهای جدید، همچنین پوشش مسئولیت داوطلبان مستقر در فعالیت های فاجعه را در نظر می گیرد.

آموزش و فرهنگ: عنصر انسانی

حتی پیچیده ترین سیاست ها هم بی اثر هستند اگر کارکنان و داوطلبان از آنها بی اطلاع باشند، فرهنگ حفاظت از دارایی با جهت گیری آغاز می شود و از طریق آموزش منظم ادامه می یابد.

آموزش و تربیت کارکنان

هر عضو هیئت مدیره جدید باید مسئولیت های محرمانه ای را که حفاظت از دارایی، تعارض منافع و سیاست های افشا کننده را پوشش می دهد، دریافت کند.در حال حاضر تازه کاران در موضوعاتی مانند به رسمیت شناختن ایمیل های فیشینگ، پرداخت پول نقد کوچک و گزارش فعالیت های مشکوک اهمیت هوشیاری را تقویت می کنند. بهتر اداره کسب و کار عاقلانه ارائه می دهند استانداردهایی را فراهم می کند که می تواند به عنوان چارچوب آموزش برای آموزش و آموزش خدمت کند.

خطای داوطلبانه Oversight

داوطلبان اغلب پول نقد، وسایل نقلیه رانندگی یا پایگاه داده های اهدا کننده دسترسی دارند.یک کتاب دستی داوطلبانه ایجاد می کنند که انتظارات مربوط به حفاظت از دارایی را مشخص می کند و بررسی های پس زمینه را برای نقش های مربوط به کودکان، بزرگسالان آسیب پذیر یا نظارت های مالی انجام می دهد.

حفاظت از Whistlebleer Protection

یک سیاست قوی افشاگر، کارکنان و داوطلبان را تشویق می کند تا بدون ترس از تلافی، نگرانی ها را گزارش دهند، این نه تنها یک عمل حکمرانی است بلکه همچنین یک الزام برای حفظ وضعیت معاف از مالیات تحت قانون Sarbanes-Oxley است.یک گزارش ناشناس داغ یا یک فرد خارجی می تواند اعتماد به نفس را در روند گزارش افزایش دهد.

نتیجه گیری: حفاظت از دارایی به عنوان فعال کننده ماموریت

حفاظت از دارایی اغلب به عنوان یک نگرانی پشت سر دیده می شود، اما به طور مستقیم بر توانایی سازمان برای اجرای ماموریت آن تأثیر می گذارد.یک تراکنش جعلی یا یک نقض داده عظیم می تواند برنامه نویسی را برای سال ها تنظیم کند و به اعتماد که اهدا کنندگان و ذینفعان در سازمان کمک می کنند، آسیب برساند: با اتخاذ استراتژی های ذکر شده در اینجا - از مشارکت قانونی و کنترل های جامع برای مالی دقیق، و برنامه ریزی اضطراری - سرمایه گذاری های انعطاف پذیر را در هر سرمایه گذاری در یک سازمان آب و سرمایه گذاری در آینده ادامه می دهد.