مقدمه: چرا بیلینگ آنالیتیکس برای شرکت های حقوقی اهمیت دارد

در بازار حقوقی رقابتی امروز، به حداکثر رساندن درآمد فقط در مورد کار بیشتر ساعت نیست - در مورد کار دقیق تر است تجزیه و تحلیل صورتحساب حقوقی ارائه می دهد شرکت های قانون بینش داده محور نیاز به شناسایی ناکارآمدی، بهینه سازی قیمت گذاری، و بهبود جریان نقدی است که تجزیه و تحلیل اهرم می تواند نوشتن، مجموعه ها، سرعت بخشیدن و تمرکز بر تلاش های سودآور خود را در مورد اکثر مشتریان عمل و استراتژی های رشد ضروری، و هدایت به ابزار داده های ضروری، و هدایت.

هر سال، شرکت های حقوقی درآمد قابل توجهی را بر روی میز به دلیل شیوه های ضعیف صورتحساب می گذارند: زمان بی سرپرست، بیش از حد سخاوتمندانه نوشتن، مجموعه های آهسته و خدمات نامناسب قیمت گذاری شده بر اساس ABA] بررسی سالانه ، میانگین میزان تحقق در سراسر شرکت ها در حدود 85-90٪، به این معنی است که 10 -15٪ از پول نقد و تجزیه و تحلیل نزدیک به این موضوع کمک می کند.

Billing Analytics قانونی چیست؟

تجزیه و تحلیل قانونی اشاره به جمع آوری سیستماتیک و تفسیر داده های مالی تولید شده توسط فرآیندهای صورتحساب شرکت قانون است.این داده ها معمولا شامل:

  • ساعات قابل اجرا و غیر قابل اجرا در سیستم های زمان بندی ثبت شده است
  • نرخ هزینه (استاندارد، تخفیف یا حق بیمه) اعمال شده در موضوعات مختلف
  • در صورت ارسال، پرداخت دریافت شده و حساب های برجسته قابل قبول (AR)
  • هزینه ها، هزینه های پیشرفته و فعالیت حساب اعتماد
  • تاریخچه پرداخت مشتری، از جمله پرداخت های دیر و الگوهای اختلاف
  • هزینه های Overhead اختصاص داده شده به موضوعات خاص یا مناطق تمرین

با تجزیه و تحلیل این اطلاعات، شرکت ها می توانند فراتر از حدس و گمان حرکت کنند و تصمیمات مبتنی بر شواهد را بر تنظیمات نرخ، کارکنان، تخصیص منابع و مدیریت روابط مشتری اتخاذ کنند، به جای تکیه بر بازخوردهای حکایتی، شرکا و مدیران می توانند از داشبورد و گزارش های خودکار برای مشخص کردن دقیق اینکه درآمد از دست رفته است و جایی که می تواند به دست آورد.

سیستم عامل های تجزیه و تحلیل مدرن با ادغام داده ها از سیستم های مدیریت عمل، نرم افزار حسابداری و حتی معیارهای خارجی بیشتر می شوند.این اجازه می دهد تا برای تجزیه و تحلیل (FLT:0) تجزیه و تحلیل مقایسه ای در برابر میانگین های صنعت - به عنوان مثال، ارزیابی فروش روزهای شرکت شما (DSO) در برابر متوسط برای شرکت های اندازه مشابه یا عمل تمرکز.

چرا مدیریت بیلینگ سنتی کافی نیست

از لحاظ تاریخی، شرکت های حقوقی بر معیارهای ساده مانند ساعت های کامل صورتحساب یا مجموعه های ماهانه برای اندازه گیری سلامت مالی متکی هستند، در حالی که این معیارها مهم هستند، آنها مسائل اساسی مانند نوشتن بیش از حد برای مشتریان خاص، چرخه پرداخت آهسته، یا کارکنان کم ارزش را عمیق تر می کنند: آن را به زمان ورودی با نرخ های تحقق، الگوهای دیر پرداخت مشتری، شناسایی می کند که نشان می دهد تا اقدامات موثر را انجام دهد.

به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی متوسط متوجه شد که میزان جمع آوری کل آن 93 درصد است، که به نظر می رسد سالم است، با این حال، تجزیه و تحلیل صورتحساب نشان داد که یک شریک خاص دارای نرخ جمع آوری تنها 76٪ است، زیرا شریک زندگی به طور مداوم کاهش فاکتور نهایی بدون تایید، پس از شناسایی، شرکت تغییر روند تایید نوشتن و بهبود $ 120,000 اضافی در درآمد سالانه.

معیارهای کلیدی برای پیگیری بهینه سازی درآمد

همه معیارها برابر نیستند، برای بهینه سازی درآمد، شرکت ها باید بر شاخص های عملکرد کلیدی زیر تمرکز کنند (KPIs):

ساعات کاری در مقابل نرخ واقعی سازی

ساعت های قابل تنظیم زمان ثبت نام تیم شما را اندازه گیری می کنند، اما معیار حیاتی (FLT:0LT:0.1ization Rate) است - درصد ساعات قابل پرداخت که در واقع فاکتور و پرداخت می شوند [F3] نرخ درک بالا نشان می دهد زمان کارآمد و محاسبه نرخ درک (5:2.

نرخ جمع آوری (یا درصد جمع آوری)

این متریک نشان می دهد که چه بخشی از مقدار فاکتور در واقع جمع آوری شده است. [۵] نرخ جمع آوری (۰٪) نشان می دهد که مسائل مربوط به پردازش قابل تغییر حساب های شما، مانند تاخیر در پیگیری، فاکتورهای نامشخص، یا مشتریانی که با مشکل مالی مواجه هستند، سرعت جمع آوری جمع آوری شده توسط مشتری، منطقه عمل، و حساب شریک می تواند الگوهایی را که نیاز به توجه دارند، نشان دهد.

متوسط نرخ بیلینگ و نرخ موثر

] میانگین نرخ صورتحساب نرخ استاندارد شما در هر ساعت شارژ می شود، با این حال، نرخ مقرون به صرفه [ - مقدار واقعی جمع آوری شده در هر ساعت پس از نوشتن 16٪ و تخفیف - بیشتر می گوید اگر شکاف بین میانگین و نرخ موثر گسترده است، شما ممکن است تخفیف بیش از حد تهاجمی یا تنظیم نرخ انتشار، اگر به طور متوسط نرخ انتشار، به طور متوسط، و یا تنظیم کردن نرخ انتشار، به طور متوسط زمان، کمتر است.

فروش روزهای تعطیل (DSO)

DSO اندازه گیری می کند که چقدر طول می کشد، به طور متوسط، برای دریافت پرداخت پس از ارسال یک فاکتور، DSO بالا (بیش از 45 تا 60 روز برای بسیاری از شرکت ها) نشان می دهد مجموعه های آهسته که می تواند جریان نقدی را فشار دهد، تجزیه و تحلیل قانونی می تواند بخش DSO توسط مشتری، نوع، یا مقدار فاکتور، کمک به شما اولویت بندی تلاش های جمع آوری و برنامه های لایحه (به عنوان مثال، نیاز به ذخیره سازی زمان کمتر و کاهش هزینه های پرداخت کمتر.

ساعات بدون مدیریت و WIP (کار در پیشرفت)

ساعات بدون مدیریت نشان دهنده کار است که ثبت شده است اما هنوز فاکتور نشده است.یک تعادل WIP در حال رشد ممکن است نشان دهنده تنگناهای صورتحساب باشد، مانند تاخیر در مرور زمان ورودی یا اختلافات در مورد مقادیر هزینه. تجزیه و تحلیل منظم از پیری WIP کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که زمان به سرعت محاسبه می شود، کاهش خطر زمان است که مشتریان بعدا پرداخت بهترین عمل را رد کنند تا سن خود را به طور کامل بیش از 90 روز در معرض خطر قرار گیرند.

نوشتن-Off و تخفیف تجزیه و تحلیل

نوشتن - چه داوطلبانه (تغییرات آگاهانه) یا اجباری (مخالق مشتری) - به طور مستقیم کاهش درآمد. Analytics می تواند به شما نشان دهد که کدام شرکا یا مناطق عمل بیشترین زمان را می نویسند و اینکه آیا این اصلاحات در نوشتن توجیه شده اند یا خیر، شما همچنین می توانید تاثیر پیشنهادات تخفیف (به عنوان مثال تخفیف های پرداخت اولیه) را در تجزیه و تحلیل کلی سود نشان دهید که ممکن است نشان دهد که در واقع آنها در سیاست های اداری بیش از 5000 دلار از حد کاهش یافته اند.

استراتژی های بهینه سازی درآمد با استفاده از Billing Data

هنگامی که شما یک دسته در معیارهای کلیدی دارید، می توانید استراتژی های هدفمند را برای بهبود درآمد پیاده سازی کنید.در زیر پنج روش مبتنی بر داده است که شرکت های موفق از آن استفاده می کنند.

۱- پیاده سازی Dynamic Rate Configuration

تجزیه و تحلیل بیلینگ نشان می دهد که کدام زمینه های تمرینی، مسائل و یا حتی وظایف خاص، نرخ های موثر بالاتری را برای تنظیم کارت نرخ بهره شما دارند: افزایش نرخ برای تقاضای بالا، تخصص طاقچه (به عنوان مثال، قانون امنیت سایبری، M&A)، و در نظر گرفتن ارائه هزینه های ثابت برای کار روزمره که کمتر سودآور است در هر ساعت. Analytics همچنین می تواند به شما کمک کند تا مشتریانی را شناسایی کنید که به طور مداوم پرداخت می کنند - بدون اینکه شما را کاهش دهند - در حالی که نرخ های سازمانی خود را افزایش دهید، فقط برای افزایش می دهد، اگر نرخ های سرمایه گذاری اطلاعات سازمانی خود را افزایش دهید، نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های ثابت کنید، و به طور منظم را افزایش دهید، اگر نرخ های داده های خود را افزایش دهید، نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های حساب می توانید نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های ثابت کنید، نرخ های ثابت کنید، نرخ های ثابت کنید، نرخ های فروش داده های فروش داده های سرمایه گذاری کنید، اگر نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های سرمایه گذاری کنید، نرخ های فروش داده های فروش داده های ثابت کنید.

۲) بهینه سازی Inulation practice ها بر اساس داده ها

Analytics می تواند رایج ترین دلایل اختلافات مشتری و پرداخت های تاخیری را مشخص کند، به عنوان مثال، اگر داده ها نشان دهند که فاکتورها با توصیف مبهم بیشتر مورد سوال قرار می گیرند، توصیف های زمان ورود شما را بهبود می بخشد و شامل تجزیه و تحلیل دقیق است - اگر مشتریان اغلب از دیدن شرکای متعدد در یک ماده شکایت می کنند، کارکنان را به طور موثر در نظر می گیرند تحویل فاکتور و یادآوری پرداخت (از طریق پورتال یا ایمیل) همچنین می توانند با توجه به برخی از تجزیه و تحلیل های بهینه از 10٪ از تجزیه و تحلیل های پرداخت شده در حال حاضر، کاهش دهند.

۳- تمرکز بر مشتریان با ارزش بالا و مسائل

همه درآمد برابر نیست.استفاده از تجزیه و تحلیل برای محاسبه سودآوری در هر مشتری (هزینه های مستقیم مانند زمان و هزینه های وابسته) شناسایی که مشتریان بالاترین حاشیه را تولید می کنند و منابع بیشتری را به آنها اختصاص می دهند، گزینه های صورتحساب حق بیمه را ارائه می دهند - مانند حفظ کنندگان ماهانه یا هزینه های مبتنی بر ارزش - برای ایمن سازی درآمد قابل پیش بینی از مشتریان بالا، مشتریان پایین، کاهش قیمت بالا (به عنوان مثال تجزیه و تحلیل مشتری) و تحلیل مشتری ارشد خود را.

کاهش نوشتن - اخراج از طریق زمان بهتر

بسیاری از نوشتن ها به این دلیل اتفاق می افتد که ورودی های زمان ناقص، دیر یا هماهنگ با انتظارات مشتری است. Analytics می تواند دقیقاً نشان دهد که زمان ضبط شکست خورده است: وکلای خاص با استفاده کم، انواع خاصی از موارد که در آن زمان اغلب از دست رفته است، یا زمان ورودی که بعداً در طول بررسی کاهش می یابد. پیاده سازی ابزارهای زمان خودکار که فعالیت در زمان واقعی را ثبت می کنند و هشدارهایی را برای ثبت نام ناقص تنظیم می کنند که بلافاصله توسط یک فرآیند زمان ضبط شده اند و به سادگی کاهش می دهند.

۵- بهبود مجموعه ها با نظارت پیش بینی

Analytics می تواند به شما کمک کند تا مشتریان را با ریسک پرداخت تقسیم کنید، به عنوان مثال، اگر یک مشتری سابقه پرداخت دیر یا کسر فاکتورها را داشته باشد، می توانید به طور فعال شرایط صورتحساب خود را تنظیم کنید – مانند نیاز به یک نگهدارنده بزرگ تر یا تنظیم پرداخت خودکار برای برخی از نرم افزار های قانونی شامل امتیاز جمع آوری AI که به احتمال زیاد برای شناسایی این اطلاعات پیش بینی شده است، تنها می تواند به طور موثر به مشتریان ارائه دهد که به آنها کمک کند تا آخرین بار پرداخت کنند.

ابزارهای ضروری برای صدور قانون قانونی

داده های گسترده دستی crunching زمان بر و خطا-prone. مدرن مدیریت عمل و سیستم عامل های صورتحساب ارائه داشبورد تجزیه و تحلیل داخلی، ماژول های گزارش و ادغام است که آن را آسان برای ردیابی KPI در زمان واقعی است.

  • Clio یکی از رایج ترین راه حل های مدیریت مبتنی بر ابر است. مجموعه گزارش آن شامل داشبورد داخلی برای حسابداری اعتماد، ساعت های صورتحساب و عملکرد مالی است. Clio همچنین یکپارچگی با QuickBooks و Xero برای تجزیه و تحلیل عمیق تر حسابداری ارائه می دهد.
  • [FLT: 1 ] [ [ [FLT1] این ابزار متخصص در لایحه حقوقی با گزارش قوی در مورد نرخ تحقق، مجموعه ها و سودآوری توسط مشتری یا موضوع. داشبورد TimeSolv اجازه می دهد تا شما را به فیلتر کردن داده ها را با تاریخ، وکیل و نوع ماده، آن همچنین ارائه می دهد (F:2LTbudget در مقابل واقعی).
  • Practice Panther: برای رابط کاربر پسند خود شناخته شده است، تمرین پانتر صورتحساب خودکار، پورتال پرداخت و تجزیه و تحلیل دقیق از جمله DSO و آمار فاکتور را بهبود می بخشد.همچنین دارای ویژگی هایی برای تنظیم یادآوری های پرداخت خودکار و صورتحساب های تکراری است که می تواند سرعت جمع آوری را بهبود بخشد.
  • ] برای شرکت های بزرگتر یا کسانی که نیاز به تجزیه و تحلیل پیشرفته دارند، Advocate هوشمند بینش مبتنی بر هوش مصنوعی را در الگوهای صورتحساب، تشخیص غیر رسمی و مدل سازی پیش بینی روند درآمد ارائه می دهد.

هر یک از این ابزارها می تواند به شما در نظارت بر معیارهای کلیدی بدون تلاش دستی کمک کند، هنگام انتخاب نرم افزار، ارزیابی اینکه آیا آن را با سیستم های حسابداری و زمان موجود خود ادغام می کند و یا خیر، و اینکه آیا گزارش های قابل تنظیم ارائه می دهد که مطابق با اهداف شرکت شما باشد؛ منابع خارجی مانند ABA مرکز منابع فنی حقوقی [F:1] و [F:2.com]

پیاده سازی: چگونه با Billing Analytics قانونی شروع کنیم

انتقال به یک فرهنگ صورتحساب مبتنی بر داده ها یک شبه اتفاق نمی افتد.این مراحل را برای ادغام تجزیه و تحلیل در استراتژی بهینه سازی درآمد شرکت خود دنبال کنید:

  1. کیفیت داده های فعلی خود را انکار کنید.[۱۰] قبل از اینکه بتوانید به تجزیه و تحلیل اعتماد کنید، اطمینان حاصل کنید که ورودی های زمان شما دقیق و سازگار هستند.هر گونه داده های میراث را پاک کنید و استاندارد کنید که چگونه زمان ثبت شده است (به عنوان مثال، حداقل افزایش، دسته های فعالیت).
  2. KPI ها و معیارهای خود را اصلاح کنید. 5 تا 8 معیار کلیدی را انتخاب کنید که با اهداف درآمد شما مطابقت دارد. [برای مثال، یک نرخ تحقق بالاتر از 90٪ یا DSO زیر 40 روز را انتخاب کنید.
  3. Adopt یک ابزار تجزیه و تحلیل صورتحساب [حتی یک ویژگی گزارش ساده ساخته شده در نرم افزار مدیریت عمل شما می تواند یک شروع خوب باشد.به تیم خود در مورد چگونگی تولید و تفسیر گزارش ها در صورت امکان، تعیین یک "قهرمان داده" که می تواند به متخصص برای تجزیه و تحلیل تبدیل شود.
  4. کادرهای بررسی منظم برنامه ریزی ماهانه یا فصلی بررسی تجزیه و تحلیل با شرکای خود و یا تیم مدیریت تمرکز بر روند و خارج از کشور به جای نوسانات روزانه.استفاده از این جلسات برای تصمیم گیری در مورد اقدامات و اختصاص مالکیت.
  5. اقدام و خطا را در نظر بگیرید.[۱۰] هنگامی که شما یک مشکل را پیدا می کنید، مانند نرخ نوشتن بالا برای یک شریک خاص، علت ریشه را بررسی می کند و تغییر را پیاده می کند، سپس داده های ماه آینده را نظارت کنید تا ببینید آیا بهبود چوب را جشن می گیرد و داستان های موفقیت را در سراسر شرکت برای ساخت و ساز خرید-in به اشتراک می گذارد.

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی با بهترین ابزارها، شرکت ها می توانند به دام هایی که ارزش تجزیه و تحلیل صورتحساب را تضعیف می کنند، سقوط کنند:

  • بار داده: ردیابی معیارهای بسیار زیادی می تواند منجر به فلج شود.بر روی تعداد انگشت شماری که بیشتر به طور مستقیم بر درآمد و جریان نقدی تاثیر می گذارد، با نرخ تحقق، نرخ جمع آوری و DSO شروع کنید، سپس دیگران را به تدریج اضافه کنید.
  • تشخیص زمینه کیفی: اعداد به تنهایی داستان کامل را نمی گویند.یک مشتری با درک کم هنوز هم ممکن است استراتژیک مهم باشد.همیشه تجزیه و تحلیل جفت با قضاوت شریک.
  • ثبت زمان در زمان: اگر وکلا در مورد زمان ورود به زمان ثبت نام، تجزیه و تحلیل شما به طور منظم اهمیت ورودی دقیق و به موقع زمان را تقویت می کند.
  • تغییر: برخی از شرکا ممکن است با داده هایی که ناکارآمدی را نشان می دهند، تهدید شوند. تجزیه و تحلیل فریم به عنوان یک ابزار برای بهبود سلامت مالی شرکت و پاداش دادن به اجرا کنندگان بالا استفاده از زبان مثبت و مشارکت شرکای در تنظیم معیارهایی که آنها احساس مالکیت می کنند.
  • پیوند از پیگیری: آسان است برای تولید گزارش اما سخت به عمل بر روی آنها.طراحی افراد خاص برای اجرای تغییرات و ردیابی نتایج بدون پاسخگویی، تجزیه و تحلیل تبدیل به یک تمرین علمی.

پیشرفته Analytics: مدل سازی پیش بینی و اتوماسیون

هنگامی که شرکت شما با تجزیه و تحلیل توصیفی راحت است (چه اتفاقی افتاد)، می توانید به تجزیه و تحلیل پیش نویس و پیش نویس حرکت کنید.

  • جریان نقدی پیش بینی کننده: [FLT 1] از الگوهای جمع آوری تاریخی برای پیش بینی آینده قابل پیش بینی و پیش بینی کمبود پول نقد استفاده کنید.این می تواند به شما در برنامه ریزی برای حقوق و دستمزد، سرمایه گذاری سرمایه گذاری سرمایه گذاری یا توزیع شریک کمک کند.
  • امتیاز رفتار کلی: مدل های قطار برای شناسایی اینکه کدام مشتریان احتمالا پرداخت دیر یا بحث، اجازه می دهد تا ویژگی های پیش از عمل ممکن است شامل مقدار فاکتور، تاریخ پرداخت، صنعت و نوع ماده باشد. برخی از شرکت ها از تجزیه و تحلیل رگرسیون برای اختصاص نمره ریسک به هر مشتری استفاده می کنند.
  • کارکنان عملیاتی: تجزیه و تحلیل که در آن زمان و ترکیب نرخ وکیل بالاترین حاشیه موثر برای انواع خاص ماده را به دست می آورد، و به عنوان مثال، وظایف کشف روزمره ممکن است سودآورتر باشد زمانی که با یک چتر قانونی در 150 / ساعت بیش از یک شریک جوان در 300 / ساعت.
  • نقد و بررسی نوشتن: تنظیم قوانین که هر نوشتن بیش از درصد مشخصی از لایحه اصلی برای تایید شریک زندگی را پرچم. AI حتی می تواند نشان دهد که آیا نوشتن بر اساس الگوهای تاریخی از موضوعات مشابه توجیه می شود.

در حالی که تجزیه و تحلیل پیشرفته ممکن است نیاز به منابع علوم داده اختصاصی یا سیستم عامل های تخصصی داشته باشد، حتی شرکت های متوسط می توانند با رگرسیون ساده مبتنی بر اکسل یا استفاده از ویژگی های AI ساخته شده در نرم افزار صورتحساب جدید (به عنوان مثال، بینش های "تسلی" Clio یا تجزیه و تحلیل پنتر) شروع کنند. کلید این است که یک پایه محکم از داده های تمیز و معیارهای سازگار قبل از پیچیدگی ایجاد کنید.

شرکت هایی که به طور موفقیت آمیز تجزیه و تحلیل پیش بینی را اجرا می کنند، اغلب یک بهبود 5 تا 10 درصد در درآمد کلی در سال اول را می بینند، با توجه به مطالعات موردی که توسط Law Practice Today] منتشر شده است ، سرمایه گذاری در تجزیه و تحلیل به سرعت زمانی که حتی یک نشت درآمد قابل توجه را جلوگیری می کند.

نتیجه گیری

تجزیه و تحلیل قانونی دیگر لوکس نیستند - آنها یک ضرورت استراتژیک برای شرکت های حقوقی هستند که می خواهند درآمد را به حداکثر برسانند و رقابتی باقی بمانند. با ردیابی معیارهای بحرانی مانند نرخ تحقق، نرخ جمع آوری، نرخ موثر و DSO، شما به دست آوردن دید به جایی که شرکت شما پول از دست می دهد و فرصت های رشد دروغ می گوید.

شروع کوچک: بررسی داده های خود، انتخاب سه KPI و بررسی آنها ماهانه.همانطور که شما اعتماد به نفس، گسترش تجزیه و تحلیل خود و اتخاذ ابزار که متناسب با اندازه و پیچیدگی شرکت خود را.شرکت که متعهد به فرهنگ تصمیم گیری آگاهانه داده است، کسانی که در یک بازار به طور فزاینده رقابتی رشد می کنند، تجزیه و تحلیل بیلینگ نه تنها در مورد کاهش ضرر است - آن را در مورد باز کردن درآمد کامل از عمل بالقوه خود را باز می کند.