Table of Contents
雇员手册裡的免责者是什麼?
一份雇员手册中的免责声明是一份正式的聲明,其中澄清了文件的法律地位,限制了雇主的責任。 它明确规定,手册不是一份具有约束力的雇用合同,政策可以隨時修改,而且手册中的任何部分都不保障继续就业。 免责声明者通常出现在第一頁或手册前方的獨立部分,通常配以一份雇员認證表。 其首要功能是保護組織,使其不至於被說成是一份暗示的雇用合同,否则可以用於雇主的不法解雇或違背合同诉讼。
免责者的形式各有不同,依法域和公司需要而定。 有些包括一份意願雇用表(特别是在美國 ) , 而其他的則侧重于非合同語言和公司修改政策的权利。 在某些情况下,免责者也涉及保密性、知识产权或包含在手册中的不披露协议。 不管格式如何,起草完善的免责声明都是一种风险管理工具,可以加强雇主的權利,为所有员工设定明确的期望。 沒有一份,详细描述程序的手册可能會被誤解為具有约束力的承諾,使組織面临法律责任。
免责書應該是雇员在開放手冊時所讀到的第一項内容。 它為其他文件定下了基調, 并明确了所描述的政策是指南, 不是合同條件。 很多組織在歡迎信或目錄之后立即提出免责書, 確保在任何政策語言被審查之前都能看到。 這種放置是有意的:法院常常會審查免责書是否顯得足以讓一個合理的雇员被通知。
為何要為您的組織提出免责條件
防止合同索赔的法律保护
加入免责條件的最迫切理由就是防止员工們認為這本手册是具有约束力的雇用合同。 法院认为,在手册中,模糊或不通的言辞,如“永久就业 ” 、 “ 我们将永远遵守渐进式的纪律 ” 、 “ 确保每年提薪 ” , 都可以形成默示合同。 強烈的免责條件明确驳斥任何此类解释,指出手册只供参考和指导目的。 這可能是贏得不法解雇诉讼和面临昂贵的和解或陪审团裁决的區別。
暗示合同的概念因法域而异。 在有些州,任何可以合理理解为允诺的言論都可能產生合同义务。 例如,如果一本手冊說“雇员不经过正式的審查程序就不會被终止 ” , 一個法院可能會把這看作是一個有约束力的承諾。 精心寫成的免责書可以抵擋這點,指出手册中的任何政策都不會产生可执行的權利。 雇主們也應該避免文件中其他地方的矛盾言語,例如使用绝对條件的渐进式纪律政策,因为这可能损害免责書的效力。
增加工作能力
美國大部分州(蒙大拿州是显著的例外)都假定工作是隨意的,意思是任何一方都可以因任何合法原因随时解除關係。 免责声明强化了这一原则,指出手册中的任何内容都不會改變工作隨意的性质。 对于多個州或國家的公司,免责声明有助于使信息标准化,并减少就业状况的模糊性。
光是說工作是自愿的是不够的。 免责書中也應澄清,任何經理、監督或代表都无权签订口头或书面协议,改變意愿關係。 沒有這種語言,员工可以辯論經理人口头承諾的「工作保障」或「长期工作」會產生暗示性合同,即使手册的免责書上另有聲明。 很多組織都表示,任何意願地位的修改都必須以书面方式做出,并由指定的公司官員簽署。
建立真實的员工期望
無免說服,员工可能會把手動政策理解為不可改變的保障。 例如,一項被詳細描述的休假政策可能被视为是带薪休假的承諾,即使公司後來修改或取消。 一項免责政策澄清了政策由公司自行決定而修改,通常有通知或無通知。 這可以幫助员工理解,他們不能无限期享受特定福利,而且他們應該保持官方更新。
對於獎金、佣金和基于绩效的獎勵政策而言,這尤其重要。 如果一本手册详细描述了獎金公式,但沒有包含可以修改此政策的免责声明,那么,如果公司改變了此公式,那么依靠此公式的员工可能會有有效的申請。 免责声明者會保護公司根据企業需求、經濟条件或战略優先權而調整赔偿方案的灵活度。 如果员工對某政策是否是保障或指導有不确定性,它也會鼓勵员工或他們的經理人澄清。
减少争端和误解
手冊有時包含對公司文化、團結團結或相互尊重的渴望性言語。 雖然這些言語是正面的,但如果员工辯論公司不符合自己所宣示的标准,這可以成為騷擾或歧視申請的證據。 一個不可言喻的說法是,手冊不是合同,政策不能产生超出法律要求的可执行的承諾。 這降低了內情怨恨升入法律行動的可能性。
以「我們致力于提供一個沒有歧視的、尊重的工作環境」為例。 這種說法是正面的, 但若有員工聲稱公司未履行此承諾, 則會對公司不利。 免责者澄清, 這種說法是渴望性的, 并不打算在法律所加的以外建立法律义务。 也幫助HR和管理层更自由地交流政策和期望,而不必擔心每份內部交流都可以在诉讼中用作證據。
展示良好信仰和勤勉精神
包括一份用簡易的語言寫成的、由律師審查的免责證書,顯示雇主已采取合理措施告知员工手册的非合同性。 法院和监管者可能把這看成是善意的證據,在诉讼或審查中是有利的。 如果某位员工事后声称自己不知道手册的局限性,這也提供了清晰的文線。
善意不只是法律概念,它也是实用的概念。當員工覺得雇主對手冊的性质是透明的時,他們就不會感到政策變更會被誤解。有效的免责證為透明雇主和雇员之间的关系奠定了基础,而这种关系从一开始就是明确的期望。它也表明,本组织认真遵守了命令,并投入了适当的文件和法律审查。
強力解說器的關鍵元件
工作表
使用「這本手冊不是工作合同, 也不保證繼續工作。 您或公司可以隨時解除關係, 無論是否有理由或意識到」。 有些專家建議多處强化這項訊息, 例如, 在免责條目中, 以及用人政策部分中,
該公司代表除了指定官员之外,沒有任何代表有权修改意願關係。 這阻止了员工們声称經理人口头表達了工作保障的承諾。 也考慮增加一句,澄清不管手册中描述的什么政策或程序,包括业绩审查、纪律程序或福利方案,就业的意願性都适用。
沒有合同条款
明确表達這本手冊並非在雇主和雇员之間立下明示或暗示的契约, 避免用「我們承諾」或「你有權」等詞, 除非您有合法準備遵守這些條款。 反之, 使用 : 「 這本手冊只是為了信息目的, 且不是一份明示或暗示的雇佣合同, 也不改變您工作的意志性 。
該不簽合同条款應足够宽泛,以涵盖手冊中的所有政策、程序和聲明,以及經理或HR的任何口头或书面通信。 有些組織也包含一些語言,澄清手冊不建立任何第三方受益人權,这意味着不能由任何非雇员,如家庭成员或承包商來實施。 這多加的一層保護對與分包商或临时工打交道的公司尤其有用。
修改政策的权利
包括一句話, 由公司保留在任何時間、 是否通知下更新、 修改或刪除政策的权利。 這只會保護您, 如果企業需要改變, 您必須改變利益或行為規則。 例如 : 公司保留修改、 中止或取消本手冊中描述的任何政策或利益的权利, 隨時或不通知, 以它所認為的為宜。
修改条款的权利可以保持公司适应不断变化的环境的能力,比如新法、經濟壓力或商業策略的改變,而不必被鎖在过时的政策中。 修改条款也消除了任何政策修改需要员工同意或提前通知的期待。
不再有继续就业的保障
強調這本手冊並未建立任何工作保障。 甚至關於绩效審查或紀律程序的声明, 也應以公司可能偏离的語言為序。 樣本條目是:「這本手冊所描述的政策和程序只是指導。 公司可以隨意離開, 且本手冊中的任何條目都不得被理解為是對繼續工作的承諾 。 」
該條款對描述進步的纪律、绩效改善計劃或解雇程序的政策特别重要。 如果手冊上寫著 : “ 雇员在解雇前會收到书面警告 ” , 這可以被理解成是强制性的。 免责者應該澄清,公司保留跳過步子或根据情況使用不同程序的权利。 也有助于在需要立即解雇的情况下——比如在不端、安全侵犯或舞弊案件中——保護公司。
司法
法律因州、省或國家而异。 例如, 加拿大有些省份要求有特定通知期或完全禁止使用任意語言。 类似地, 很多歐洲國家都有美國式的免權保護措施, 美國式的免權可以破壞。 和當地的律師合作, 讓你的免權申請符合你的司法權。 如果您在多個地方工作, 請考慮一份附有特定司法權的免權申請書。
遠端员工的公司面临更大的复杂性。 如果您在多個州或國家雇用员工,您可能需要遵守各地方法律的免责声明。 一個在加州有员工的公司可能需要用語言來應對加州在工作或暗示合同方面更嚴格的規矩。 最安全的方法是包含一個适用于所有员工的免责声明,另外一個附录或特定司法權的增编。 您的法律顾问可以幫助您決定哪些司法權需要特殊待遇。
法律陷阱和如何避免
与工作律師合作
任何文章都無法取代專業的法律咨询。 學會的雇工律師會審查您的手册, 以了解可能會發生的責任, 并确保您的免责聲明符合最新的法庭判決和規定。 如果您的公司在多個州或國家雇用员工, 这一点就尤为重要, 因為必須處理相爭的法律。
找個專門於工作法、經驗於你業務的手冊審查的人。 他們應該熟悉你司法體系的最近案例法, 瞭解法院如何解釋免判語言。 要求一個類似組織的免判詞樣本來看看一個完整的版本。 一個好的工作律師會不僅审查免判詞, 而且會檢查其他可能產生意想不到的合同义务的語言。
避免內部矛盾
一個常见的錯誤是在手冊前方加上強烈的免责詞,但會在其他地方使用合同語言,例如,在獎金政策中說:「如果你符合Y條件,你將得到X的獎金 。 ” 這種承諾可以取代一般的免责詞, 并建立可執行的權利。 整個文件要保持一致性。 如果你想保持灵活性,就避免像“我們永遠會”或“你得到保障”那樣的絕對語言。
找找那些可以被理解為承諾的語言,包括「雇员有權獲得、」「公司保証」、「你將得到、」或「公司將無情」。 用更灵活的替代物來取代, 如「公司可能提供、雇员可能有资格獲得、」或「公司一般遵循 」。 目的是保留手册的效用, 作為指南,同时取消任何可能用于建立合同索赔的語言。
定期审查和更新
免责者不是設定和忘記的。 随着法律的變化和你的生意進展, 您的免责者可能需要更新。 例如, 遠端工作的兴起引起了跨州線工作的員工的領域和隨意狀態的問題。 至少每年一次, 并在任何重大的法律變更之後, 都重新檢視您的手冊 。
設立一個行事曆提醒, 每12個月來審查您的免责申請, 或是更常地審查您的公司是否發生重大變化, 如兼并、收购、擴大到新州、或勞動員組成的變化。 也審查免责申請書, 任何當有法院在您所經營的地區內對暗示合同或意願工作做出重大判決。 过时的免责申請書可能比沒有免责書更糟糕, 因為它會在覆盖范围留下空白時, 提供假的安全感 。
需要簽署的承認
免责書最有效的方式是,附上一份簽名的認證表,以確認雇员已讀取、理解并同意手册的非合同性。 這些簽名表存放在每名雇员的人事檔案中。 沒有承認,雇员可以聲稱自己從未看到免责書,有可能削弱你的辯護。
認可表應該是和手冊本身不同的文件, 它應該按位置或版本號來參考免權表。 包括一些語言, 表示雇员承認其工作是自愿的( 如果适用) , 并且他們明白手冊並沒有建立合同。 請確保表格是在雇员啟動日期之前或之后不久簽署的。 對於現任雇员, 只要手冊或免责表更新, 請在安全的地方簽署新的認可表。 最好在工作期和离职后幾年中, 最好保持簽署表, 包括物理檔案和數位備份。
如何有效整合你的解開聲明
战略安置
免责声明放在一個显著位置,通常是手册的第一或第二頁,放在歡迎信或目錄之后。有些組織在就业政策部分的开头和承認部分再次加入,目的是在讀完详细政策之前,确保每位雇员看到它。
想想用一個視覺提示, 如粗體的標題或遮蔽的盒子, 來吸引對免權的注意。 有些公司將免權提示放在一個单独的頁面上, 上面有一個显著的通知, 如「重要通知: 這本手冊不是合同 。 」 免權提示越顯得越顯得越難, 员工越是說自己不知道其內容。 如果您的手冊是數字化的, 請考慮讓免權宣告成為彈出, 或是要求员工在存取完整文件前先按下「 我認可 」 。
使用普通語言
法律术语可以混淆员工,降低免職效果。用各層员工都能理解的清晰直截了當的英文寫作。例如,不要用太複雜的句子或拉丁語。例如,不用「這本工具本身不构成合同,」來寫「這本手冊不是合同 。 使用短句、 動聲和日常語言。 如果您需要包含精確性的法律名詞, 請用括弧或脚注來對齊。
試驗一下您對不同部门和不同教育層的员工的免職申請的可讀性。請他們解釋免職申請的意義。如果他們不能解釋,那末,你們要加以修改,以便澄清。任何人不能理解的免職申請,法庭可能會發現,一個理智的员工不會理解免職申請的意義,他們可能完全不理會。
设计有效的承認表
建立一份雇员必須簽署和返回的承認表。 表格應該提到免责声明, 并注明雇员理解手冊不是合同, 工作是自愿的( 如果适用 )。 保留簽署的表格, 即使在雇员離開後仍保留, 幾年之後可以出現。
認證表还应包括一份聲明,指雇员收到了一本手冊(或知道如何存取),而且他們要負責讀取和遵守手冊的內容。有些公司也提出問題,指雇员是否對手冊有任何疑問,从而可以早日解決所持的疑問。如果你使用电子認證系統,請确保它能抓住簽證日期和時間,而且記錄可以防篡改。對於拒絕簽證的员工,記錄拒絕和您為提供手冊和解釋手冊目的而采取的步骤。
結 论
一個清晰、突出、法律上審查的免责證,以确保它符合可适用的法律,并准确反映你公司的意向。 如果它和一份员工認證表和定期更新相结合,它就成為管理風險和维持生产性工作場所的重要工具。
今天你花錢起草一份适当的免责書,可以省下你巨大的法律費用、法庭時間和名譽的損害。 這也向员工表明,你的組織很珍惜透明度,而且工作是正直的。 免责書不是您所期望的承認,而是一個积极主动的步骤,以确保每個人都從頭就明白基本規矩。
也探索資源資源, 來自人資管理協會(), SPHRM 樣本免述政策, 美國平等工作機會委員會( EEOC指南指導手冊[), 或國家獨立商聯盟(NFIB 手册免述建議)。