了解雇员和承包商之间的根本区别

每個依靠員工和独立承包商混合工作队伍的组织都面临着建立一本能准确反映這兩種團體不同的法律和业务地位的手册的挑戰。 誤解誰是員工和承包商,就可能導致高價的懲罰、退税和官司。 一本精密的手冊不僅是告知,更是清晰地表達了這些區別,以此保護你的生意。 你所寫的政策必須反映出,在你的公司核心业务中,员工是一部分,接受你的监督,并有权获得法定的保护,而承包商則在自己的企业中运作,控制他們的工作方式、時間和地点。

法律分類及其影响

美國劳工部和國稅局使用多因素的考驗,包括行為控制、金融控制以及各方關係,來決定工人是雇员還是獨立承包商。 您的手冊應該承認, 承包商不受联邦工資法(例如公平劳动标准法)和工時法(例如公平劳动标准法)的管轄, 也不受到许多国家的工人保護。 例如,承包商在FMLA下,沒有资格享受加班、最低工资保障、家庭假和醫務假。 相對之下, 雇员受到這些法律的保护,而你的政策必須反映他們的權利。

由於分類不公的後果很嚴重, 每個被分類的工人可能會被處以1萬美元以上, 您的政策應該明白指出, 每個工人的分類是由他們的工交事實來決定的, 而不是由他們的職位或簽署的協議。 鼓励經理者重審工人分類的[[FLT: 0] IRS 指南, 並在聘请承包商之前征求法律顾问的意见。 您的手冊可以作為使用标准的參考, 但這絕不應取代正式分類的定義。

稅金和福利

最重要的政策不同者之一是稅務待遇。 對於雇员,您的公司扣下聯邦和州所得税、社保和醫療保險金,并支付失业保險和工人的補償金。 您的政策必須描述工资的報告流程以及雇员完成表格W ⁇ 4的责任。 然而,獨立承包商要负责支付自雇稅,并按季度估算稅金。 他們沒有資格享受公司赞助的医疗保险、退休計劃缴款、付酬休假,或公司向雇员提供的任何其他附加福利。

您的手冊中應包含一個清晰的說明, 即承包商沒有資格享受任何雇员福利。 當您提供人寿保險、殘疾保險或通勤福利等自愿福利時, 這就尤为重要。 即使您提供了一份单独的承包商协议文件, 在公司手冊中重复排除福利的功能(在對承包商的一個清晰標記的章节中) , 也避免了混淆。 例如, 您可以寫道 : “ 獨立承包商要為自己的医疗保险、退休储蓄和稅務負責。 它們不在公司病假、休假、假日或育儿假政策中 。 ” 這種語言用一個简单的表格來對雇员和承包商的權利作比較, 使這項區別立即可以被理解。

在您的手冊中手冊中做分立的政策區塊

一個既指雇员又指承包商的單份手冊,如果您小心地安排它,就可以有效。最可靠的方法是使用只對雇员、只指承包商或兩組人有明确標籤的章节。 避免像“所有工人必須...” 那樣的模棱两可的語言,而不澄清您指誰。 反之,寫出“所有雇员必須...”和“所有承包商必須...” , 以免留下任何誤解的余地。 以下是需要分開語言的關鍵政策领域。

补偿和支出政策

工資通常會得到薪水或時薪, 薪水按定期表( 每周、 每兩週或每月) 處理。 您的手冊應該說明工資的周期、 加班的計算方式( 以及加班的用途 ) 、 提交停工要求和確保准确時間的流程。 承包商的薪水是按獨立承包商協定的條件支付, 通常是按固定的、 時數或里程碑的, 而不是通过您的公司系統記錄時間。 其补偿政策應該在承包商協定中, 而不是在手冊的员工部分中討論。 然而, 您可以在書中加入一份簡介的政策性说明, 指出承包商的发票是經應付帳的部批准, 并在第一次付款前必須在檔案上寫上有效的W%9 。

支出偿还是需要分離的又一方面。 雇员若需要支付企業相关支出, 即旅行、用品、客戶娛樂, 一般會提交支出报告, 並且按照您的旅行和支出政策得到偿还。 雇员若遵守國稅局的責任計劃規則, 通常不需交稅。 另一方面, 承包商要支付自己的企業支出, 除非合同另有明确规定。 您的手冊應該指出, 公司不支付承包商的企業支出, 除非他們簽署了书面协议, 規定了偿还, 即使如此, 偿还也可能會被當做承包商的應纳税收入。

工作日程和位置的灵活性

您的员工政策可能包括出勤、守時和標準工時。 如今很多雇主都提供混合或遠距選擇,但员工仍應在核心工時中可以使用,并遵循公司休息、用餐和加班的規則。獨立承包商控制自己的工時表 — — 他們決定工時、工地和工時。您的手册應該尊重此自主性,避免對承包商强制实行出勤規定。 相反,政策可以簡單地說:「獨立承包商不受公司标准工時、出勤政策或休息要求的制约。他們的工期表由合同条款和双方的相互同意來決定。 ”這可以保護您的公司不失意地行使可能导致重新分類控制。

位置灵活性也不同。 在家工作的員工通常必須遵守您公司所授許的家用辦公室安全要求和數據安全政策。 承包商可以在自己選擇的任何位置工作,只要符合合同的可達要求, 并保持公司資料的保密性。 您的手冊可以重申承包商要為自己的工作區、 设备和網路連通負責, 公司通常會為员工提供物品。

行为守则和保密性

一個单一的行为守则可以适用于兩種人,但您必須適當地加以裁量。 雇员受更广泛的行為期望的约束,如反虐待、不歧视、利益冲突、著裝法、社交媒體指南和工作场所安全。承包商也需遵守法律行为标准和合同中任何与职业道德相关的条款,但他們不必遵循雇员内部的具体政策,如不請其他雇员或参与公司社交活动。保密對兩人都至关重要;您的手册中应包括一個對雇员和承包商都有约束力的保密政策。然而,尽管雇员的义务是通过就业协议和手册來履行的,但承包商的义务也應编入其书面合同。 強烈的政策可能說:「所有个人—— 雇员、承包商和临时工人—— 都必須保護專有和保密的信息。承包商的具体义务在獨立的承包商协议中得到了详细说明 。 ”

需要明确区分的關鍵政策區域

許多政策要求分別處理, 以避免法律曝光。

知识产权与非隔离

雇员在公司就业范围内自動將所創造的知识产权指定給公司,這是大部分法域的法律缺省。 您的手冊應該重述此政策, 描述雇员披露發明、著作權和其他創作的責任。 對承包商來說, 知识产权不是自動的。 沒有书面协议, 承包商可以保留工作產品的所有权。 您的政策必須强调所有承包商必須簽署一份书面协议, 其中包括工作合同条款或知识产权的转让。 手册可以提醒项目管理者, 任何承包商都不得在未完全执行的涉及IP所有权的合同下开始工作。 樣本政策是 : “ 承包商為公司制造的所有工作產品的權, 包括軟體、 設計、 文件和銷售材料, 必須以书面形式明确轉至公司。 主管者必須核实承包商的协议是否包含IP 指派条款才开始工作 。 ”

考绩和解雇

雇员需要遵守绩效審查程序、渐进式的纪律、以及符合雇用法和公司合同的解雇政策。 您的手冊應該解釋評估标准、 紀律審查步骤和自愿辭職程序。 對承包商而言, 绩效評估完全按照合同的工作范围、 期限和质量标准。 如果承包商一直未能達到商定的里程碑, 您可以在協議中的解雇条款下解除合同。 您的手冊應該指出, 公司绩效審查周期不适用于承包商, 而且他們的聘用可以隨時按合同条款結束。 這可以防止你把承包商當做是合同人, 也就是在绩效管理中, 這種待遇可以被當成在不正確的分類诉讼中的控管證據。

解雇語言尤其敏感. 雇员手册常常描述解雇的理由,通知期和最后的薪水要求. 對於承包商,政策應該指出:"公司可以终止承包商的协议,只要有合同通知条款,也可以不因任何理由终止. 承包商无权要求解雇金,福利的繼續,或者任何适用于雇员的解雇保護. 美国劳工部关于雇用关系的簡介 强调控制程度和關係的持久性如何影响分類,从而需要不同的解雇政策.

争端解决和治理法

工資商可能要像手冊中描述的那樣,要求员工通过內務申訴程序、调停或仲裁來解決爭議。很多公司在员工手冊中加入强制性仲裁条款,尽管這是個正在演化的法律领域。獨立承包商通常在合同中有自己的爭論解決机制,比如在指定的司法管辖区內具有约束力的仲裁。手冊可以指出,公司的内部冤情程序只提供给员工。對承包商而言,爭議只受书面协议条款的管束。 此外,手冊可以规定合同爭議将按照公司总部所在地的法律而不是更灵活的雇主雇主管辖規則來解決。

寫入政策時要避免的常见陷阱

這種人可能會被視為是「不小心模糊了員工與承包商之間的界限」。

錯誤的分类風險

最大的陷阱是把承包商當做是用紙上的工夫。 您的手冊中不應該包含一些政策, 建議公司控制承包商如何工作, 例如要求承包商出席员工會議、使用公司電子系統、遵守服裝規則、或提交時間表, 以达到任何目的, 而不是發表发票。 这些行动向管理者和法院發出一個共同的錯誤是, 寫出一個政策, 寫下「 所有工人出于安全原因必須使用公司设备 ” , 這可以适用于承包商, 但是如果公司授權使用這些设备, 看起來就像雇主的雇主關係。 安全的方法是 : “ 要求承包商在進入公司系統時使用安全裝置和連接方式。 它們可以使用自己的设备或公司提供的设备, 它們在合同中已指定, 但公司不監控日常使用這些设备 。 ”

另一個陷阱是只把承包商纳入到員工活動中,比如年度工作評論、員工認可方案、全公司所有員工會議等,以討論策略。 如果你的手冊不慎邀請「全体隊員」參加, 出席的承包商可能會認為他們被當做員工。 使用精确的定義:內部活動的「員工 」 , 以及「承包商 」 , 如果你選擇在工程的「by> ’ 基础上邀請他們。

語言與強制不相符合

您的手冊只和它一致的应用一樣強。 如果您的政策在书面上對員工和承包商加以区别, 但执行不一, 例如, 您允許一些承包商在沒有合同的情况下享受有薪假期或报销开支, 您就提供證據證明這項分类是錯的。 您的公司通常會邀請承包商使用停車、 供物柜或破房, 只要這些便利设施不只保留給員工, 都行。 但是, 如果您給承包商的ID徽章, 光是授權于建筑物, 不會造成錯誤的分類, 但與徽章相關的存取和控制程度可能會有問題。 [[FLT: 0]] 人力资源管理的神靈感(SHRM) 提供了手册創用指南[FLT: 1] , 强调了對實用书面政策進行稽核的實用做法的重要性。

起草和更新您的手冊的实际步骤

建立一本對員工和承包商正確的手冊需要一個系統化的方法。 從對目前勞工的審查開始:列出每個提供服务的個人,确定他們的分類,並確認你對每個承包商都有一份书面合同。然後,审查一下现有的政策,問:「這是否只對員工适用? ? ? 兩者都适用? ? ? 」 答案是「只對員工業人員」的,政策應該明白地指出這一點。如果答案是「只對工業人員」,你可能需要一個单独的部分或一個不對員工業适用的政策的注解。如果兩者都包含在保密、數據保護或工作场所安全等,政策就应包括一個涵盖承包商的定义,而不會暗示對工業的管制。

使用目錄表列出「雇员政策」和「承包商政策」的分章。 在承包商部分,只包括與他們相關的政策:行为守则(如果修改 ) 、 保密性、 费用偿还(如果适用 ) 、 知识产权和合同的终止。 不包括带薪休假、福利或渐进式纪律的政策。 相反,只有在政策适用于兩類人時才交叉引用雇员手册,并使用清晰的語言,如「此政策适用于所有為公司工作的人,包括雇员和独立承包商 。 」

定期更新您的手冊, 以反映出就业法的變更。 例如, 獨立承包商對員工的無數法律指南[[FLT: 0]] 提供了一個明確的概要, 包括數個州使用的「 ABC 測試 」 。 您的手冊應該指出, 承包商的政策會因修改而修改, 符合單一協議的條件。 安排與您的法律團體或HR 顧問的年度審查, 以确保您的語言不會在意識上產生雇主的關係。

結 论

工資與工資商政策的不同不僅僅是方便的問題, 也是遵守法律與操作明晰的基石。 設計一本手冊, 明确且一致地分清每個團體的權利、責任與利益, 保護你們的組織不被誤解分類, 减少工人的困惑, 建立透明文化。 花時間去編寫分類,使用精確的語言, 以及訓練經理者在日常實際中遵循這些政策的重要性。 一本寫得精密的手冊是你們的第一防線, 也是你們保持工作關係清晰、公平和合法合理的最佳工具。