為何你的雇员手册必須處理工資與工時法

精心設計的员工手册是任何符合要求的工作场所的基本工具。它规定了明确的期望,傳達了员工的權利,并在政策得到一致和公平执行時提供了法律辯護。在工資法和工時法方面,這項指標尤其高。 錯誤的步調,不管是无意的還是系统性的,都可能导致成本高昂的群體行動诉讼、美國劳工部的調查、重大的拖欠薪酬獎金和名譽損。通过在您的手册中嵌入清晰、合法合理的工資政策和工時政策,你不仅保護你的組織不受責任,而且與你的勞工友建立信任的根基。 這份全面指南贯穿了關鍵的成分、共同的陷阱以及确保您的手册符合聯邦和州要求的最佳做法,幫助你建立一份文件,既能成為遵守的盾牌,又能成為交流的工具。

理解基金:《公平劳动标准法》

公平劳动标准法(FLSA)是關于最低工资、加班、紀錄和童工的联邦主要法律。它适用于年收入至少50万美元的多数公私雇主,如果他們从事州际商業,甚至小企業也可以被包。FLSA定下了联邦最低工资(目前是7.25美元/小時), 要求加班工资是每工作週工作40小時正常工资的1倍半。 然而,很多州都有更高的最低工资和更慷慨的加班门槛,有些城市也有自己的地方性法规。 [ 您的手冊必須明确表明,公司會遵守更高的聯邦、州或地方性标准。 簡單的說法,如"我們將永遠遵守最有利于雇员的法律",可以防止混淆,并表现出良好的信心。

工時、工資和扣除的時間都必須保持准确的記錄, 但有些州需要更長的保留期。 手冊應描述時間追蹤方法, 包括時間表、電子應用程式或人工工作表, 并強調員工必須記錄所有工作時數。 任何政策都不得鼓勵或允許停工。 更多細節, 參考美國勞工部的FLSA頁。

豁免与非豁免雇员分類

工資和工時诉讼最常见的原因之一是雇员的分類。 FLSA 分類為兩類:免費和免費。 非免費的員工有權享受加班,而免費的員工則不享受。要符合免費條件,雇员必須符合特定的工资和職位考核。最常的免費包括行政、行政、专业、外銷和電腦員工。 您的手冊應該清晰描述這些類別,包括薪水阈值(目前為每周684美元,或每年35,568美元,但根据聯邦法律,很多州有更高的门槛)和每類人的主要職責。它也應指出,如果發現有失業,那么就立即改正分類,而且公司不會只因雇员有特定職位而免費。 提供通常属于每類的工作角色的例子,并警告不要只給任何有管理责任的人分配免費標牌,而不檢查職位考試。

國家特例豁免規則,請參考資源, 如 [[FLT: 0]] 的 SHRM 小企业資源中心[[FLT: 1]] 。

州和地方法律考量

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州法可能存在分歧的要地

  • 最低工資:。 許多州都制定了更高的最低工资, 并每年調整。 包括一個表格或與公開的目前州薪率清單的連結 。
  • 某些州要求每天8小時后加班(例如加州)或12小時后加班(例如阿拉斯加)。
  • 美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、美國、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、日本、
  • 預期排程:[ 俄勒岡州紐約市和其他司法管辖区要求提前通知排程和為最後的 ⁇ 分變換提供補償.
  • 工薪: 带薪病假、解雇后休假付款和其他休假法相差很大。 有些州要求支付未用假期,而另一些州则不要求。
  • 最後的付款期限:[ 加州要求解雇后立即付款;其他州允许几天甚至下個定期付款日。

該手冊中應包含一個明確的說明, 任何州或地方法律若提供比聯邦法律更大的保護, 公司會遵守更保護性的標準。 对于多州雇主, 考慮保持總政策, 并加入州特有補充品, 分发给這些地點的員工。

基本工资和工時政策

總的遵守聲明之外, 您的手冊應該詳細列出以下操作政策。 每個政策必須用簡單的語言寫成, 并贯穿全組織。

1. 最低工资政策

提供一個例子 : “ 如果服務者直接工資每小时2.13美元,而小費總和總和卻達7.25美元,公司就能确保小費不足的差別 ” 。 也應應答聯邦和州政府關于小費集資和小費共享的規則,并包括一份所有小費都屬於員工的說明,除非有有效的集资。

2. 加班薪酬政策

  • 清楚界定工作周(例如星期日至星期六)。
  • 解釋加班的薪率是每工作周40小時以上所有工時的1.5倍(或适用的州限)。
  • 說明加班必須事先由主管批准,
  • 包括計算正常利率的規則,其中包括非隨機獎金、佣金、班次差价和其他補償。 一個簡單的例子可以幫助你:「如果你的工時收入是15美元,
  • 也必須遵守國務院的規定。

3. 保存和记录

  • 描述時間記錄方法(电子時鐘、手機應用程式、紙面時報表等) 。
  • 要求員工記錄所有工作時間,
  • 禁止工作於「日內」。
  • 解釋一下時間記錄是如何由經理每周審查與批准的。
  • 提醒員工,假造時間記錄是采取纪律行動的理由,直至并包括解雇。
  • 位址四舍五入政策: 如果您使用四舍五入( 例如, 近四分之一小時) , 表示它必須是中性的, 永遠不會有系統地減少薪資。 DOL 允許四舍五入, 如果它既用于兩拳, 也不會造成在一段时期内的低薪 。

4. 餐休和休息

如果州法律要求休餐(例如,每班5或6小時30分鐘), 說明休餐時間和方式。 也提到休息(通常是每4小時10分鐘) 。 如果休息是不付薪的, 指出在休息期中, 雇员必須完全解除一切職責 — — 不接聽電話、 檢查郵件或做工作。 在工作日(有些州允许休餐, 工地可以召回) , 解釋有限的情况和书面协议的要求。 包括州法律允许的取消休餐的程序。

5. " 呼喊 " 和 " 等待 " 政策

通常,如果要求雇员留在雇主的房地或以其他方式限制其有效使用(例如不能从事个人工作),那么這些工時就算作工作时间。如果雇员可以离开房地,但必须在短时间内响应,那可能就不可赔偿。 手册應該概述报告“召工”身份、如何记录——召工时间以及如何处理补偿時間(如果公共部门允许)的程序。 许多私人雇主不能提供加班时间,而不能在FLSA和州法律中做加班。

6. 旅行時間和培训時間

解釋一下工作日間工作地之間的行程是可赔偿的。 通常不付工地和回工作地的往返費用, 但也有例外(例如, 下班後的家鄉工作旅行, 或是在正常通勤區以外接送員工的旅程 ) 。 訓練時間一般是付費的, 除非是自愿的, 不在正常工時內, 不與工作有關, 其它工作也不同时做。 提供例子:「星期六的必修安全研討會是付費的; 在家上可不做可選擇的線上課 。 」

7. 扣减和支付频率

列出合法扣稅的類別(稅、福利、扣稅、法院命令的兒童抚养费)和禁止的類別(例如,降低最低工资的統計扣稅、扣除某些州的现金收銀機短缺)。 列出薪工表(例如,星期五每兩週一次)和支付方法(直接存款、支票或薪工卡)。 包括雇员如何改變直接存款信息的政策。 也涉及自愿和非自愿解雇的最终薪工單的時間, 以及一些州要求立即支付。

8. 最后薪酬

描述最後的薪水到期日, 包括自愿解雇( 辭職) 和非自愿解雇( 延期或解除) 。 很多州都有严格的期限( 例如, 加州立即下岗, 其他州72小時內 ) 。 提供明确的政策以避免懲罰, 并指示管理者將最后的時間記錄及时轉至工資。 也解釋未用假期或带薪休假的支付方式( 如果州法律或公司政策要求) 。

承包商 错误分类

工資和工資的執行中, 一個日益熱門的方面是把員工誤為獨立承包商。 FLSA 和很多州都使用「經濟現實」的考驗, 估計诸如控制程度、利弊機會、資訊投資、關係的永續性、工作是否與企業相關等。 您的手冊應說明所有工資都依法律指南被适当分類, 公司會定期審查獨立承包商的關係。 如果您使用承包商, 包括一個单独的政策, 確保他們不在你的工資政策中, 也不符合享受員工資福利, 必須保持自己的保險、稅金和執照。 [[[FLT: 0]] 絕不使用手冊, 不意外暗示承包商有资格享受員工資福利或工資保護。 , 該在一個專題中提供明确的分別, 并提醒管理者在未经HR批准的情况下, 自己不能重新定級工資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資資

關於分類的更進一步讀取,請參考DOL Fact Sheet 13。

执法、懲罰和責任風險

美國劳工部的工資和工時司會調查控告并進行有针对性的審查。 私人原告律師也常在FLSA或州工资法下提出集体诉讼。 懲罰可以包括回薪、违约赔偿金(比未付工資高一倍 ) 、 律師費、以及重犯或故意犯法的民事錢錢。 在一些州,不支付工資會引致公司官員的刑事指控和个人责任。 此外,劳工部也增加了對错误分类和下班的重視,在零售和招待部有大規模的和解。

該手册不能威脅员工對工資問題的抱怨。它必須包括明确的反报复政策, 保護那些提出控告、參與調查或行使FLSA或州法下權利的员工。 FLSA有強烈的报复保護, 以及任何在你的手册中暗示的报复, 如「提出不實的申請會產生纪律」, 若它似乎能阻遏合法抱怨, 可在法庭上對你使用。 相反, 它要正面地說:「我們鼓勵员工將任何工資問題提交HR, 而不必害怕纪律或报复。

起草和维持您的手冊的最佳做法

  • 找個雇員律師來審查你的手冊, 以了解你所處處地區的聯邦、州和地方法律是否得到遵守。
  • 工資法會經常變化, 新的法令會很快通過。 設立一個行事曆提醒, 以每年至少一次審查和更新政策, 以及任何重大立法變更。
  • 提供如何實施政策的培训, 特别是加班授權、准确的時間記錄、分類決定等。 管理者絕不應在下班時做非正式交易。
  • communication changes: 當您更新工資政策時, 將變更分給所有員工, 并取得簽署的認證。 請使用電子郵件摘要、 所有手會議或专用的網頁 。
  • 保持認證記錄 每個員工都簽署收據頁面, 說明自己讀取了手冊, 對於辯護政策未傳達的申述, 至关重要。 儲存署名認證, 并保留至少是工期, 以及任何可适用的时效。
  • 該插入包含所有當地需要的政策(例如加州病假通知、紐約的薪酬頻率通知、俄勒岡州受保护的假期通知)。
  • 稽核時事做法 : [[FLT: 1] 定期把實際時間記錄和薪工單記錄作比對。 尋找自動加速度修正的樣式, 缺少鐘表/ 出局時間, 或是相當四舍五入的環狀, 以利雇主。 立即改正任何問題 。
  • 寫作時似乎向新雇員解釋, 卻從未看過薪工資政策。 使用例例數及澄清「 正常率」 等棘手名詞。
  • 包括一個免责者:[ 說明手冊不建立雇用合同, 政策隨時可以修改,

結 论

工資和工資的預算不是一次性的工程,而是反映目前法律遵守和公司价值的活文件。 仔细地界定豁免和不豁免的角色, 處理州和地區的變化, 勾勒明確的時間和打破政策, 以及定期更新, 你大大降低了高價的訴求的風險。 更重要的是, 你建立透明環境, 讓工資了解他們的權利, 相信他們每工作一個小時都能得到公平酬勞。 花時間和法律顾问的錢來讓你的手冊在法律保护和員工士氣上得到報酬。 首先要彻底地審查你目前的政策, 把它和最新聯邦及州的要求作一比, 并做今天必要的修改。 你的未来, 以及你的員工, 都將感謝你。