了解合同的目的

在您起草單詞前, 退後一步問 : [[FLT: 0]] 這份合同的用意是做什麼? [FLT: 1] 合同不只是一系列法律条款; 它是一個路线图, 規定期望、 分配風險、 以及提供预期破裂時的补救。 明確的在一開始就确定目的, 使雙方必須從開始就將目標調整。 例如, 如果您正在起草服務協議, 工作範圍必須非常具体, 中立的第三方可以讀它, 并确切知道需要什麼可交付的項目。 沒有這個明確度, 您就打開了通向昂贵的誤會的門 。

也考慮一下商業背景。 這是一次性的購買、长期合作還是用人安排? 每种類型都要求不同的重點。 銷售合同應該注重付款条件和所有权的轉換。 合资企業協議需要详细的治理和退出条款。 軟體授權交易必須涉及知识产权和使用限制。 您可以完全了解目的, 裁量所有条款以達到此目的, 消除歧視。 例如, 如果合同是建築工程, 包括了與檢查相關的里程碑。 如果是咨詢協議, 請指定工時數及預期。 此定向方法會降低之後的爭議機率 。

使用清確與精確的語言

假象是可执行性的敵人。 使用簡單直截了當的語言, 避免使用混淆而不是澄清的法語。 而不是寫作「 第一部分的一方將赔偿」 , 寫作「 卖方將為買主所有損失提供補償 」 。 定義合同的起始時關鍵名詞, 例如, “ 服務” 意指 X, “ 信使信息 ” 意指 Y, “ 有效日期 ” 意指 Z。 這可以減少合同被執行時的誤通風風險 。

使用錯誤的字眼可以產生意想不到的權力或責任。 也避免像「合理」這樣的模糊形容詞, 而不界定上下文中「合理」的意思。 例如, 「快速交付」應該成為「在收到命令後十個工作日內交付」。 語言精確時, 幾乎沒有爭論的余地。 即使放置一個逗號, 也改變了條目的意義, 著名的「牛津逗號」 爭議中也可以看到。 需要時間校對每一句, 以明晰和一致性。

明确界定范围和可交付性

加入一個详细的时间表或附录, 列出可達的、 里程碑和接受標準。 如果合同是軟體發展專案的, 請指定确切的功能、 性能標準和測試程序。 使用可測的測量: 「 軟體必須在兩秒內載入標準的硬件」 而不是「 軟體必須快速執行 」 。 這可以阻止「 我以為你會包含這項」 爭議, 因為期望沒有記錄到 。

需要使用普通英文摘要

有些合同在每節的开头有短短的「簡短的英文」摘要, 對於小企業主或非法律利益關注者來說, 這對可能不是專家的,

包含密钥合同元素

一個結構完善的合同包含所有重要方面。 以下是最關鍵的元件的擴大分解。 連缺失一個都可能產生一個缺口, 導致爭議 。

所涉缔约方

列出每一方的完整法律名称, 并在适用的情况下, 包括公司成立和注册地址。 避免會造成混淆的昵稱或縮寫。 如果有多个实体, 如母公司、 子公司或子公司, 澄清他們是合同的当事方、 第三方受益人, 還是只提及 。 以此避免了對誰可以执行協議的疑問 。

条款和条件:

本節是合同的核心。 列出每個方欠另一方的每項責任, 盡其实际可能详细。 服務合同包括反應時間、 質量标准、 報告要求和承納程序。 對於銷售協議, 指定保釋、 免費和知识产权所有。 使每項义务可以衡量, 以便客观地驗證履约。 使用動作動詞 : “ 卖方 [ [FLT: 0]] 将在每月15日前提交[[FLT: 1] 季報 。 避免像“ 提供報告” 那樣的被动建構, 而未指出提供者 。

支付細節

說明具体数额、 貨幣、 付款時間表、 方法( 如電匯、 ACH、 信用卡 ) 。 包括逾期付款的罚款、 利率( 如法律允许的 ) 、 以及价格變更條件。 如果合同涉及里程碑付款, 則要將它們和特定可交付的付款挂钩, 并界定會產生付款的動機。 也澄清誰承担了運輸、 稅金或海關稅等成本。 模糊的付款條件是小商業爭議的最常見的根源 。

期限和终止

定義起始日期和結束日期或提供自動展期的机制( 例如, 除非任何一方每年通知60天 ) 。 终止条款應包括“ 原因” 终止 , 例如在指定时间内不能治愈的重大違法行为 , 以及「 無故” 终止 , 通常在30 或 60 天的通知期 。 說明终止後發生的事: 退回保密材料、 支付在终止前完成的工作、 保密和赔偿义务的存续 、 以及任何無能力或非邀約期。 终止後的轉變應平稳, 以避免被困守的資產或未完成的工作 。

争端解决

包括一個從非正式商議開始的一步一步的流程, 例如, 在纠纷發生後十天內就提出「 交談與授權」 要求。 然後轉而進行仲裁; 很多合同都规定在任何一方可以提起诉讼之前必須要進行调解。 在调停后, 指定纠纷會提交仲裁或诉讼。 如果仲裁, 說明它是否具有约束力, 适用哪些仲裁规则( 如 AAA 或 JAMS) , 以及仲裁人是如何被選取的。 另请指出仲裁的场所和支配法律 。 考慮增加一項条款, 讓主流的当事人可以收回其法律费用和費用, 从而阻止無意义的訴求, 并鼓励早日和解。 [[FLT: 0] 美国律师协会提供详细的争端解决条款資源[[FLT: 1]。

限制赔偿责任和赔偿

限制一方可以向另一方要求的金额, 例如, “總的赔偿责任不得超过過去12個月中支付的合同价值” 或 “限额是100万美元 ” 。 如果當地法律允許, 排除懲罰性及後果性損失 。 赔偿条款要求一方保護另一方免受第三方的追索, 常见于服務協議, 由卖方為客戶的知识产权侵犯提供赔偿 。 具体來說, 包括哪些損失: 律師費、 和解費、 法庭費。 还包括提出追索的程序, 以及如果被追索方不合作會發生什麼 。

強制 Majeure

該條款為發生超出各方控制的非常事件(天災、大流行病、戰爭、政府行動或供應鏈斷)的行為找借口。 定义何為不可抗力事件,包括有义务在合理时间内通知另一方,并尽量减少其影響。 在《COVID》之后的世界中,不可抗力条款比以往更加重要。現在很多合同中也包含一個涵盖經濟下滑的"物質不良變化"条款,尽管在标准模版中這些條款不太常见。 Nolo的法律百科全書提供了不可抗力的明确解釋。

解決潜在的風險才會成為爭議

預期中會出錯, 寫下一些可以減輕風險的條件。 以下是一些共同的風險领域, 值得明确涵盖 。

保密和資料保護

包括一個保密条款, 界定保密期限( 如「终止後五年」 ) 、 例外( 公開資訊、 獨立發展、 從第三方取得資訊而不受限制 ) 。 對於涉及個人資料的合同, 客戶姓名、 郵件地址、 健康記錄等, 加入一個符合 GDPR 、 CCPA、 PIPEDA 、 或 巴西 LGPD 等 關聯私隱法的資料處理增编。 指定安全措施、 資料違背通知程序、 資料回覆或關閉等。 不處理資料保護, 可能導致管制性罚款和集体诉讼。

所需保 保 保 付

要求另一方承担适当的保險政策 — — 一般责任、職業責任(errors & unit), 工人的补偿,網絡責任和总括保險 — — 并指定您的公司為那些保險的附加保單。 在工作開始和每次续聘之前, 需要提供保險( 保險证书) 的證明。 还要求保單提供至少30天的取消或不续聘通知。 這保護您的生意, 如果另一方的疏忽造成損失或者第三方控告你們倆。

更改控制和修正

任何合同都無法幸存。 將正式的變更訂單流程建構成協議。 任何對範圍、價格、時間或可交付的變更, 必須是书面的, 并由雙方簽署。 這可以防止後來有人說「 我們口头同意變更 」 , 這是目前商業關係中最常發生的爭議。 變更訂單應指定對價格、 行程表以及其他任何影響性條款的調整 。

核查

給每個人檢查與性能相關的記錄的權利, 例如, 以實際成本為基礎的支付成本加合同, 或是以服務協議為基礎的服務協議, 以及審查服務層协议的遵守。 指定通知期、 檢查範圍和被審查記錄的保密义务。 透明度會建立信任, 也使一方更難隱藏不遵守。

起草和避免其發生的常见陷阱

包括三項重複的問題:

模糊語言與假設

使用「盡最大努力」、「商业上合理」、「盡快」等詞, 或「不客观定義」等詞, 引發歧見。 而非「盡最大努力」, 說明需要的具体行动:「每周至少要花20小時於計畫,

缺少 Boilerplate 條件

博利普拉特条款,例如管辖法律、地点、整个协议(合并条款)、放弃、可分割性以及通知条款,可能似乎不重要,但都防止了程序問題上的爭議。例如,完整的协议条款阻止任何一方声称合同外的口头承诺是可执行的。通知条款规定了如何和在何地必须交付法律通知,消除了是否正确发送通知的爭議。不要跳過這些。

忽略管理法和地点

如果合同未指定管辖法律,法院會适用自己的法律衝突規定,這可能會造成不祥的结果。總是要指出哪一個州或哪一個國家的法律來管理合同。另外,選擇會議地點 — — 哪個法院或仲裁地會受理爭議。如果你的总部在紐約,而另一方在加州,要求紐約的所有诉讼都可能對加州一方造成沉重的负担。但它也保護你不必在遠方的地點提起诉讼。

与战略和同情进行谈判

起草只是一半的戰鬥; 商議會塑造最后的協議。 協議通過了解您的定義、取舍和出發點來準備。 [[FLT: 0]] 以公平的價格開始, 保護您的利益, 而不會引起如此的片面阻力。 使用簡單的語言來解釋每個條款的目的, 這會建立信任, 减少摩擦。 例如, 而不是說「我們的标准的補償条款」 , 說:「 如果第三方稱您的產品違反了他們的專利權, 這條就保護我們。 我們想確保我們不會被留守在這些成本上 。

記住, 合同是合作工具。 如果您在片面的條件上推得太用力, 你可能贏得條款, 但會失去商業關係。 相反, 承認非必要項目, 以取得關鍵的保護。 請保持開放, 記錄修改稿中的所有商定修改 。 [[FLT: 0]] 美国小商業管理局提供合同談判基本條款的指導[[[FLT: 1]] , 這能幫助您排位 。

尋找法律審查

法律專家可以找出漏洞, 确保遵守本地和工業的規定, 并建議其他語言來提升你的地位。 不要只依靠網上找到的樣本, 它們很少符合您的確切情況, 可能包含在您的司法體內已过时或無法實施的条款。

找律師時, 給他們個完整的背景: 經營關係、你最關心的風險、任何前期談判、以及先前的草案。 要求他們解釋每個拟议的修改, 以便你理解其意義。 法律審查成本雖然比起不合理起草的合同诉讼成本,但比起诉讼成本,它是微不足道的。 如今,很多小企業都使用平价法律服務來做合同審查,這甚至讓一些小協議也付得起。

定期更新合同和标准化模板

合同不是靜態文件。 随着你的生意進展, 新的產品、 規定或風險描述, 您的合同也需要進化。 定期審查: 每年標準協定, 以及當有重大變化時。 特别注意大流行或天災等重大破壞後的不可抗力條件, 并檢查高價索赔或業務標準變更後的責任上限 。

建立通用合同型態的标准化樣本, 例如自由职业協議、 供应商定购單、 不披露協議、 獨立承包商協議。 标准化能确保您工作的一致性, 減少起草時間, 也讓您的團隊更容易在设定的參數內商洽談。 但總要对照樣本來審查最後的合同, 以捕捉意想不到的偏差。 Common management software, 如Ironclaid 或 DocuSign CLM, 可以幫助版本控制、 批准工作流程、 以及自动提醒更新。 [[FLT: 0]] Ironclad 的平台被广泛用于合同生命周期管理[[FLT: 1] , 并可以防止很多行政錯誤導的爭。

檢查法律和工業變更

繼續了解影響你合同的法律變更, 新的資料隱私規定(例如美國的州級隱私法)、更新的消費保護規定、轉移工作分類(例如獨立承包商與雇员測試), 或變更ISO授權等業務標準。 訂閱信託來源的法律更新, 如] Nolo 的法律百科全書[ 或你的業務協會。 许多律所也公布合同法變更的免費警示。

如何不破壞關係地實施你的合同

合同只和它的执行一樣好。但执行并不需要要求告訴。 總是要先遵循纠纷解決程序:公開交流、試圖重新商討、在和解前再升級。 記錄所有通信 — — 保留郵件、发票、变更單和性能記錄的副本。 良好的紀錄保存使执行更加簡單,如果需要證明違法的話。

如果違約, 即刻行動。 發出正式的书面通知, 列明違約和合同中规定的治療期( 如果有的話) 。 提供解決方案, 有時做小的出让或提供付款計劃, 拯救關係和生意。 然而, 絕不在沒有书面修正的情况下放棄基本义务, 否则你將开创一個先例, 以待你。 如果爭議不能友好解決, 采用合同商定的方法, 仲裁或诉讼。 注意公訴可能损害双方的声誉, 所以首先用尽所有私人补救办法。 [[FLT: 0]] 美国律师协会的争议解决科就执法策略提供了额外的資源[[FLT: 1]。

結 论

有效的合同起草是一種策略性技能,可以減少爭議,保護你的生意。通过理解目的、使用精确的語言,包括所有必要的元素、預測風險、公平談判、以及寻求法律審查,你就能建立能耐時日的協議。定期更新和合理执行可以确保你的合同符合你的生意目標。今天花時間來仔细起草,这将在時間、錢和明天的壓力方面节省更多的錢和精力。