了解现代商业合同中的尽责

每個商業合同都代表著對未來結果的計算賭注。 無論你是否簽署了一份供應商協議、合营企業、發照交易或雇佣合同, 談判中作出的承诺在墨水打紙時都成為了具有约束力的义务。 然而很多組織卻匆忙地走過這一刻, 相信握手、 模糊的球場或久遠的關係而不確認事實。 這種信任可能很貴。 研究表明, 每三份公司合同中就有一份合同造成某种形式的爭議, 低級的尽职是主要贡献者。 应有的注意是將賭注轉為知情決定的系统性調查。 這是一個在你們做出之前, 調查反方法律地位、 金融健康、 操作能力、 遵從态势和名聲譽的每個重要方面。 這篇文章提供了一個全面指南, 以切实的勤勉、 实际步骤和真實的世界背景來做。

合同中什么是克盡职责?

克尽职守是签订任何重要商業協議前的一次彻底、客观的調查。 克勤守并不是單一的活動,而是一系列的審查,涉及法律、金融、操作、遵章和名譽领域。 目的是確認對方可以兑现其承諾,其表述是准确的,而且合同签订后不會出現任何隱瞞的責任。 克勤守也幫助您找出談判的杠杆點 — — 也就是另一方地位上的弱點,可以用来取得更好的條件、保証或赔偿。

不同类型尽职调查的目的不同,最常见的类别包括:

  • 法律上的应有注意 —— 證實對方的法律存在、所有制结构、知识产权和诉讼歷史。
  • 分析资产负债表、现金流量、債務水平、信用和收入預測。
  • 以「社會安全」為主,
  • 確保遵守環境、數據隱私、反貪污及商業制裁法。
  • 研究新聞檔案、客戶回應、業務意識及行政背景。
  • 由於所有國際法例都遵守稅法,
  • 科技與網路安全應當注意 – 檢視IT基礎、數據安全協議、軟體授權及脆弱性管理。

需要的只是簡單的供應協定, 財務與運作檢查可能就足夠了。 對於買賣或长期战略合作, 您需要的幾乎全部。

為何要盡力而為,是不容商榷的

逃離克尽职守的後果不是理論上的,

  • 避免法律爭議。 未经法律審查而簽署的合同可能包含一些有悖适用法律的模棱两可的条款或條件。 模糊性會滋生诉讼。 例如, 缺失的终止条款可能困住你生意多年來在不良的關係中。
  • 防止金融損失。 表面看似穩定的合伙人可能背負著隱瞞的債務或面临即將到來的現金紧缩。 如果他們违约, 你可能會失去预付款、 库存或收入。 根据國際合同和商业管理協會2021年的一项調查, 低廉的合同管理成本組織平均會得到9%的年收入。
  • 和一個有環境侵犯、勞動虐待或不道德行為的對手聯系會玷污自己的品牌。 在社交媒體的年代, 問題的搭檔消息傳得很快, 也有可能損壞客戶的信任。
  • 确保運作的连续性。 如果一個主要供應商因能力限制或質素問題不能按时交付, 您的整个生产線可能會被磨碎到停止。 運作的克尽职守有助于您確認它們能一致地满足您的量和質素要求 。
  • 確保更好的談判杠杆。 深知對手的缺陷,如未决诉讼或依赖一個客戶,可以讓你占上風。 你可以要求更強的保釋、性能保函或价格調整。

低價的投資是合同不善可能損失的一小部分。 即使是微薄的承擔(數萬美元的法律及帳務費),

克尽职守的关键领域

全面尽职調查包括多個方面,下面我們深入探索每個關鍵區域。

1. 法律上应有的注意

法律上的克尽职守是任何合同的基石。 您必須確認對方是他們所聲稱的對方, 而且他們有合法權力來签订協議。 主要任務包括:

  • 審查公司成立證、協會條件、 以及登記地州或國立的 立場證書。
  • 要求董事會做出决议 批准特定交易 并有權力地找出簽名者
  • 分析對方與第三方签订的所有重大合同 找出與你協議相矛盾的非無效條款 排他性义务 或改變控制規定
  • 調查或威脅到诉讼、仲裁或政府調查。 即使對方可能占上風,诉讼的成本和分散注意力也可能损害到工作。
  • 確認對方持有清楚的權位, 且不存在第三方的索求。
  • 也將對此進行審查。 評估反貪污法(例如「外國貪污行為法 」) 和貿易制裁的遵守情形。 贿赂官員或與被制裁实体打交道的合伙人會使你的生意面临被追诉的风险。

聯邦貿易委員會的企業指導[提供合同基本原理和消費保護資源。

2. 金融尽职

金融尽职讓你清楚了解對方的經濟健康。 這在提供信贷、支付大笔预付款或承担长期义务方面至关重要。 包括:

  • 要求對對方做三到五年的已審核的成份。 如果對方沒有被審核, 請要求審查或編譯的成份, 加上稅收報告 。
  • 分析流动性比率(現值比率、速率)、債務對股本、利得率和现金流量趋势。 尋找持續的下行趋势或未解的暴增。
  • 取得 Dun & Bradstreet 或 Equifax 等機構的商業信用報告。 注意支付歷史以及任何判斷或留置 。
  • 透過網路上對此的報導,
  • 查核一些隱性資金, 如未提供資金的退休金、待稅務稽核、或有的訴求的資金。
  • 估計在談判中提供的收入與支出預測的現實性。

要求銀行對付、稅務報告、個人財務報告。 Cross ⁇ 參考客戶清單及合同,

3. 克尽职守

專業尽责回答問題:他們能實際上兑现所承諾的嗎? 這對供應合同、製造合夥人和外包協議都很重要。

  • 能力和可伸縮性。 交易方能不瓶颈地處理您的訂單量嗎 ? 利用率是多少 ? 他們有擴展的計劃嗎 ?
  • 质控。 [[FLT: 1] 它們持有什麼憑證( ISO 9001, Six Sigma等) ? 质保程序有文件嗎 ? 要求最近的质量報告和客戶控告記錄 。
  • 科技與系統。他們的IT系統是否現代化、安全可靠?他們有災難恢复和業務持續計劃嗎?
  • 工資是否熟练、穩定? 高更替率或勞動爭議可能打亂產業。
  • 是否依靠單一源供應商? 他們最近是否經歷過災難(例如天災或地缘政治事件)?

盡可能, 參觀對手的設施。 親眼看到操作會發現文件不能處理的問題。 安排對製作經理和一線工作人员的訪問,以估量能力和士氣。

4. 遵守和监管

許多業務都受到嚴格管制。 合伙人不遵守規定,可能會遭到罚款、吊銷執照,甚至刑事指控,从而蔓延到您的生意。

  • 確認對方持有所有必要的許可, 處理廢物、 排放物及有害物。
  • 協定是否要分享個人資料( 客戶資訊、 雇员記錄) , 確保對手遵守 GDPR 、 CCPA 、 或 LGPD 等法律。 請求他們的隱私政策、 資料映射、 事件反應計畫。 問問最近的安全審查或違反規定。
  • 反貪污與反洗钱。 [[FLT: 1] 重視他們的行為規則、訓練計畫與告發机制。
  • 確認遵守最低工资、加班、工作安全、以及反歧视法。
  • 出口管制和贸易制裁。 如果合同涉及跨界交易,核实对方不在任何制裁名单上(OFAC、EU综合清单),并核实他们是否持有必要的出口许可证。

美國商務部的工业和安全局提供可能影響國際合同的出口管制条例的最新信息。

5. 技术和网络安全

科技與網路安全應盡职责, 也值得自己注意。 即使合同不是主要關注科技,

  • IT基建和架构。 估計硬件、軟體和網路系統的年齡和可靠性。 這些系統是使用難於保障或集成的傳統系統嗎 ?
  • [ [FLT: 0]] Data 保護習慣。 [[FLT: 1] 檢查加密标准、 存取控制、 資料備份程序、 保留政策。 要求從過去12個月中取得穿透測試或脆弱性掃描的結果 。
  • 軟件授權與遵守。 确保對手持有對方使用的所有軟件的有效授權, 特别是如果您的合同涉及軟件的合用开发或發行。
  • 要求概要列出過去三年來任何數據違反或網路事件, 包括根源分析及补救措施。
  • Vendor 管理。 如果對方本身依靠第三方科技商家, 評估他們如何管理這些關係。 它們的供應鏈中的薄弱环节會成為你的問題 。

國家標準與技術研究所 網絡安全框架[是衡量對手安全态势的有用資源。

6. 公道的尽责

公開的尽职尽责有助于避免可能損害品牌的合夥人。 即使法律與金融檢查是清白的, 一個有毒害性公共形象的對手會傷害你的生意。 步骤包括:

  • 搜索新聞檔案和法律資料庫, 以查詢涉及公司或高管的負面媒體、官司、管理行動或醜聞。
  • 也透過社群媒體的意見。
  • 查閱業務監督人員報告及評分,
  • 提供商或合作伙伴(經許可),
  • 查證重要高管的背景, 包括過去的刑事判决、民事判決、以及多事公司的董事。

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克尽职守程序:一步一步指南

有效的克尽职守不是一刀切的行為,而是有條理的流程,增加了一致性,减少了錯失重大風險的機率。

1. 计划和界定范圍

在要求文件前, 請澄清您需要知道的事情 。 範圍應該反映出合同型態、 業務、 交易值以及您的風險容限。 建立一個包含所有相關方面的明確清單。 指派一個專業的團隊或外部顧問來領導每個領域。 對於大或複雜的項目, 請考慮使用專案管理工具來追蹤進度 。

2. 發送正式文件要求

制定一份“应予注意要求清單”,并送交对方。

  • 公司成立證書 良好信誉 和董事會決議
  • 過去三至五年的已审定的財產和稅收
  • 和客戶、供應商、放款人和合伙人签订物料合同。
  • 保險單 索赔記錄 和债券文件
  • 許可證、許可證和管制文件
  • 資訊科技安全報告、隱私政策、破解歷史
  • 組織圖和重要行政傳記

設定合理的截止日期, 使用安全的虛擬資料室來分享檔案。 編輯任何不相關的保密信息來保護您的資料 。

3. 及早聘用专家

內部團隊沒有全面審查所需的專業能力

  • 公司律師[ 法律实体核查、合同法和纠纷分析。
  • 已授權的公共会计师和财务分析[,用于财务报表审查和比率分析。
  • 工業專家[ 運作或技術評估(例如環境工程師、IT安全審查員、供應鏈索顧問)。

專業建議的價格與失敗的合同成本相比是很小的。 更多關於劣等合同的隱性成本, 参见哈佛商業評論文章[[FLT: 0]] “壞合同的高成本”[[FLT: 1]。

4. 现场探访和面試

文獻只讲述部分故事。 在可行的情况下,去對手總部、製作設施或數據中心。走在地板上,觀察操作,問問。 安排對高级管理人员的訪問,以及中間經理和前線員工的訪問,他們常常知道高管所淡化的問題。 对于國際交易,考慮使用本地代理人或顧問。

5. 分析调查结果和评估风险

把所有的結果汇编成一份有條理的克尽职守報告。

  • 可接受[]-可通过合同条款加以管理的小问题。
  • 以增收保釋、補償、保險或調整價格,
  • 不可接受 [[FLT: 1] – 表示你該離開協議的紅旗。

包含一個概列風險和拟议減輕策略的表格。 此報告成為您的核心談判工具 。

6. 与手頭调查结果进行谈判

以對手的優點和弱點有清楚的意識重新參與談判。

  • 要求合同中针对已查明的風險作出具体陈述和保证。
  • 協商赔偿条款 轉移未披露的問題的責任。
  • 要求履行公債 信用证 或代管安排
  • 調整支付條款(例如里程碑支付而不是前期支付).
  • 包括與特定預設事件相關的终止權 。

這種交易在紙面上看來是好的, 但沒有盡到应有的注意, 並不值得长期痛苦。

避免的常见陷阱

也讓你們免於費錢的監控:

  • 〔 [FLT: 0] 〕 取消此流程。 [[FLT: 1] 期限很緊, 但跳過步子會導致盲點。 必要时, 請商議更長的排他期, 或是先審查高風險區域的分期操作 。
  • 过于信任。 [[FLT: 1] 魅力的CEO或十幾年的關係不能取代驗證。 數據而不是直覺應該能推动決定 。
  • 合同条款很重要, 但只是其中一部分。 交易對手的实际能力、財政健康以及遵守規定等都很重要。
  • 無法解釋文件空白、訪談時避開答案、公司結構常見變化、或官司歷史等,
  • 試圖在家中盡一切辦法省錢, 往往會造成專家一時發現的錯誤。
  • 」當你對交易感到激動時, 你可能會無意中低調地打擊風險。
  • 跨界合同涉及不同的法律制度、货币、語言和文化规范。

不足的尽职调查对世界的真正后果

以匿名例子來描述低效的克尽职守成本,

一個中產電子制造商與一個新供應商簽署了一份为期三年的獨家供應協議, 供應商的價格比市場低20%。 制造商不經财政尽职, 相信了供應商的銷售投資。 合同签订半年後,供應商提出破產, 揭發了大量未披露的債務。 供應商沒有其他供應商排隊, 也失去了230萬美元的生产停業和對自己客戶的罰款。 簡單的信用檢查和審查會暴露供應商的不穩定現金狀態。

一個軟體公司與一個外国的合夥人签订了轉賣協議。 一年後, 該合夥人因收買政府官員以獲勝而被起诉。 軟體公司因「知情或應該知道」的違章被FCPA調查。 法律費超過100万美元, 公司股票在新聞爆發後下降了12%。 對於合夥人的領導權的例行背景調查和對其反貪腐政策的审查都將揭發風險。

兼并、收购和聯盟研究所的研究發現, 近一半的兼并毀掉了股东价值, 以及缺乏应有的注意, 一直被引為主要原因。

結 论

克尽职守不是簽署前的一個行政負擔或一個盒子。 克尽职守是你們生意的安全和成功的一项战略投資。 你系统地調查法律、金融、操作、遵章、技術和名譽因素,就將希望的握手轉為數據支持的決定。 你早點找出風險,從強勢位置商討,避免合作會使你們的組織陷入瘫痪。

盡情履行應當注意, 成為你合同流程中不可商榷的標準。 建立檢查單、 訓練你的團隊、 以及在需要时與專家合作。 和失敗的合同成本相比, 你花在前面的時間和錢都微乎其微。 對於合同风险管理和最佳做法的資源, 美國律师协会的[[FLT: 0] 商法部[[[FLT: 1] 提供了宝贵的合同示范指南和文章。 記住: 簽名只像前期調查一樣安全 。