法律专业人士在时间是主要资产的环境中运作。 将时间转化为收入的能力几乎完全取决于一家公司如何管理开票周期和支付条件。 客户可能对其发票的生成方式、预期何时付款、或如果支付迟到会发生什么了解不多。

律师和客户之间摩擦最常见的原因包括:许多争议源于对计费周期和支付条件的误解;通过理解法律计费机制,双方都与一致的期望建立了关系;这一条涵盖了法律计费周期的组成部分、现有计费安排的类型、支付条件的作用以及维持健康的财务工作流程的最佳做法。

法律计费周期是什么?

法律开票周期是律师记录时间、提交发票和收取付款的时间范围。 与许多在销售时付款的消费者服务不同,法律开票通常遵循延期模式。工作进行、时间记录、客户在周期结束时收到声明。 法律开票周期通常由律师负责。

开票周期的长短在律师事务所之间差别很大,月周期是最常见的,特别是在中大公司。 独行行律师和小公司往往将开票周期与月历周期统一起来,以简单易行。 一些公司对持续进行中的事项使用季度周期,如公司律师聘用人。 诉讼重点公司有时在案件里程碑-8212(即取证、动议听证或调解)之后开票。 每一种方法都具有稳定现金流量和客户满意度之间的权衡。

是什么驱动计费周期的时间安排

计费周期的选择取决于以下几个因素:

  • 案件复杂: 高量交易事项受益于里程碑计费,而正在进行的咨询工作符合每月周期。
  • 资源:[ 计费团队只能处理如此多的发票,拥有专用计费部门的较大公司往往倾向于每月周期.
  • 客户偏好:[ 公司客户往往要求与自己的会计日历保持一致. 客户在每月15日关闭账簿时,可能更喜欢相应的发票.
  • 监管要求: 在信托会计规则要求定期对账的法域,账单周期可以围绕这些最后期限来安排。

精心选择的开票周期为双方提供了可预测性。 客户知道何时可以预期发票,而律师事务所可以合理准确地预测现金流入。

共同法律收费做法

法律收费安排的结构决定了开票周期的运作方式,了解这些结构对于解释发票和了解付款条件至关重要。

计时计费

小时计费仍然是许多实践领域默认的模式,律师以雇用函中通常规定的加薪跟踪她的时间,常见的加薪包括6分钟(0.1小时)或15分钟(0.25小时)的积分. 计费周期结束时,所有记录的时间都是总和,乘以律师QQQ8217;小时费率.

收取账单时需要小心时间和详细记录。收到200页的复杂诉讼事项发票的客户,应当能够清楚地看到所完成的工作与所收取的费用之间的关联。

计时账单的一个优点是客户只支付实际完成的工作的费用,权衡的条件是,在发票到来之前,一个事项的总成本仍然不确定。 对费用敏感的客户往往倾向于提供成本可预测性的替代安排。

平价费

平价为确定的法律服务范围设定单一价格。 这一模式在诸如无争议离婚、简单遗嘱准备、住宅房地产关闭和交通票防等日常事务中很常见。 平价安排中的计费周期可能包括从代理开始算起的单一发票,或者付款可分为两到三笔。

从客户的角度看,平价费用消除了观看计数器运行的焦虑。 从律师事务所的角度看,平价费用需要精确的范围界定。 如果律师低估了完成工作所需的时间,那么这一业务就变得无利可图。 这一风险迫使许多公司只对工作流程非常可预测的事项使用平价费用。

留存和信托会计

保留人是指委托人为保证律师的可用性并为未来工作提供资金而预付的款项,保留人的作用取决于它是在收到时获得的,还是受托持有的。

在遵循美国律师协会示范规则的法域,正在进行的诉讼或交易工作的大多数保留人必须存入客户信托账户(IOLTA ) 。 公司在完成工作并出具针对保留人的账单之前,不能将这笔钱当作自己的账款。 这一框架保护了客户QQ8217;资金和防止所有权冲突。

基于保留人关系的记账周期通常遵循一种模式:律师事务所工作,记录时间,将时间与保留人余额相对应,并在余额低于门槛时通知客户。 当保留人达到最低(通常是500美元或1000美元)时,客户必须在进一步工作之前补充,这种安排确保了律师事务所从未提供超过短期的无担保信贷。

应急费

意外开支安排在人身伤害、集体诉讼和某些商业诉讼事务中是常见的。 律师从追偿中获得了一定比例的QQ8212;通常在25%至40QQ8212之间;如果案件不成功则不收取任何费用。 意外开支安排的计费周期与客户基本无关,因为没有定期付款,而是在整个过程中跟踪其时间和费用,并在和解或判决时收取费用。

即使在纯粹的应急案件中,公司也常常预付费用,如起诉费、专家证人费和作证费。 聘用书应具体说明这些费用在计算应急费之前或之后是否从回收中偿还。 这一区分可以大大改变律师的QQ8217;有效追偿和客户的QQ8217;净收益。

计费周期如何塑造客户关系

开账单的节奏会影响客户对法律服务价值的看法。在成熟的律师-客户关系中,客户在可预见的时间和一贯的详细程度上期望开具发票。当这种期望得到实现时,信任就会建立。当发票到迟、难以理解或有错误时,这种关系就会受到影响。

透明是核心原则。 客户看到时间输入、支付和调整的清晰分类,了解律师QQQ8217之间的联系;了解努力和取得的成果。 准备良好的发票功能是沟通工具,而不仅仅是付款需求。

理解支付条件

付款条款规定了客户在收到发票后必须汇款的条件,这些条件通常在业务约定书中列明,并且可以在每个发票的上下方发布通知加以强化。

法定账单中的共同支付条款

  • Net 30:客户从发票日期起有30天的时间提交付款,这是企业对企业法律服务中最常见的术语.
  • Net 15: 用于个别客户或大量消费者事务的较短窗口。
  • 在收到: 发票后,预期会立即付款,这一用语在留存者用完或统一收费协议涵盖单一事件后很常见。
  • 在里程碑上:[ 付款是由法院备案、调解会或和解协议执行等具体事件触发的。

延迟收费是支付条件中的一个关键部分,但往往没有得到足够的重视。典型的延迟收费是每月1.5%,相当于每年18%。有些法域对延迟收费作了限制,或要求在聘用书中披露利率。律师在适用延迟收费之前,应先核实其管辖范围内的规则。

安装付款计划

高额法律账单可能会给个别客户和小企业带来财政困难。 一些律师事务所通过提供分期付款计划,让客户在3至12个月内支付大量余额。 账单周期从单一净期转向经常性付款时间表。 接受信用卡付款的公司通常会自动设立月票,以强制执行付款计划。

如果客户的财务情况在任期内恶化,安装计划就有不付款的风险。 同意分期付款计划的公司也应保留中止代理或停止支付的权利,这项权利的行使必须符合关于退出代理的道德规则。

明确支付条款在防止争端方面的作用

费用纠纷往往可以避免。 最可以避免的分歧是客户认为她有更多的时间支付,总债务减少,或者收费结构不同于发票上的内容。 当支付条件在业务约定书中明确列出并在每张发票上重述时,模糊之处就消除了。

说明付款条件时应包括的关键要素:

  • 确切的到期日或计算方法(例如, ⁇ 8220; Net 30从发票日期 ⁇ 8221;)
  • 可接受的付款方法(支票、电汇、信用卡、ACH)
  • 是否预期有留存资金补充,以及何时
  • 延迟收费百分比和延迟收费前的宽限期适用
  • 公司是否对未清余额收取利息
  • 不付款的后果,包括可能退出的后果

尽管条件明确,但付款拖延仍然存在,有效的计费系统在到期日之前和到期之后自动生成提醒,在到期日之前三天发送提醒,有助于客户优先付款,在到期后五天发送提醒,促使在余额严重逾期之前采取行动。

管理计费周期和支付条件的最佳做法

实施结构化的计费和支付程序可以减少行政间接费用,改善现金流动,加强客户关系。

使账单程序标准化

标准化的计费程序确保了一致性。计时员每天或至少每周输入时间。 晚录会失去准确性,并吸引客户怀疑。 整个公司的截止日期(如每月最后一个星期五)可以让计费小组在可预见的时间里审查、调整和生成发票。

投资计费软件

现代法律计费软件取代了人工跟踪和电子表格式发票。 Clio、MyCase、PactPanther和Zola Suite等产品将时间跟踪、发票生成、付款处理和信托会计结合起来。这些工具降低了错误风险,并允许客户在收到发票后几秒钟之内在线支付发票。接受在线付款的公司报告收取时间大大加快。

上岗期间的付款条件

许多费用纠纷可以追溯到初始磋商期间所说的话和聘用书中所写的内容之间的空白。 一个彻底的登机过程包括签字前与客户的聘用书面对面或电话审查。这一对话应当涵盖计费周期、预期每月发票的金额、付款期限、延迟收费以及争议收费程序。

提供详细发票

客户收到单行发票的发票为: \ 8220; 提供的法律服务 \ 8221; 由客户来判断收费是否合理。

  • 每项任务的叙述性说明
  • 每个条目的日期、时间和持续时间
  • 按类别分列的付款(文件费、复印费、邮资、旅费)
  • 多个事项的客户端的事务名称和编号
  • 留存额(如果适用)

详细的发票还有助于公司在客户后来对收费提出质疑时为其收费辩护。 在许多法域,审查收费申请的法院将查看发票,以确定收费是否符合相关道德守则中的因素。

专业 处理逾期付款

尽管条件和程序最好,但有些客户会落后。 迟付的对策应该随着逐步升级:

  1. 到期日后三至七天内发出礼貌的电子邮件提醒
  2. 十四天内打个电话
  3. 30天后发出正式书面通知,在雇用函中提及付款条件
  4. 提议将余额调整为分期付款计划
  5. 合理期间后仍未清偿的,审慎考虑提取.

律师如果决定退出不付款,必须遵循其管辖范围内的道德规则,大多数要求书面通知当事人,有寻找新律师的合理机会,并免除退出所引起的任何偏见。

法律账单的不断演变

传统的计时收费模式正面临企业客户的压力,要求确定成本,以及要求将以前由合伙人完成的任务自动化的技术的压力。 固定收费、上限收费和成功收费等替代收费安排越来越常见。 这些安排的计费周期往往比小时安排简单、更可预测。

以屏蔽链为基础的智能合同被提议作为实现信托会计和支付发放自动化的一种方式。 在这种系统下,当数字记录证实律师完成了一项特定任务时,支付会自动发放。 虽然广泛采用的做法仍然充满猜测,但法律账单的自动化趋势已经确立。

客户也越来越成熟的法律服务消费者。 使用在线公司组建服务或调解平台的客户可能会期待一种电子商务式的开票经验:即时发票、一击支付和自动收账。 没有提供现代开票经验的法律公司可能会让客户失去竞争对手。

结论

法律开具账单周期和付款条件构成任何法律实践的业务支柱,一个与客户偏好相一致的周期,加上明确沟通和一贯执行的付款条件,减少了争议,提高了收款率,在入职期间花费时间解释开具账单过程的律师为透明和信任的关系奠定了基础。

投资现代计费软件、提供详细发票和以专业精神处理逾期付款的公司会发现计费过程会成为稳定而不是冲突的来源。 反过来,客户从确切了解其所欠的、到期的和如何支付而受益。 在建立在信任和沟通基础上的行业中,明确的计费做法不是可选的 — — 8212;它们是至关重要的。

律师们应参考关于收费的ABA示范规则1.5和适用的州律师协会规则,在“ABA法律惯例今日资源库中,希望改进收费工作流程的法律公司负责人可以找到有用的基准,例如“Clio法律趋势报告”[等行业调查,提供关于不同业务环境的收费周期偏好和平均收集时间的数据,这些资源可以帮助公司保持与不断变化的客户期望和监管要求相一致。