理解小企业所有人商业合同的基本要素

对基本要素的共同误解

许多小企业的业主认为,合同必须经过公证或用法律条文写成才能有效,这不是真的。 虽然公证有助于证明签名,但大多数合同在没有公证的情况下是可以执行的。 重要的是所有六个要素都存在,而且条款都得到了明确的表述。

另一个误解是口头协议永远无法执行,实际上口头合同可能具有约束力,但很难证明。对于任何重大商业交易(在许多国家超过500美元),《欺诈法规》[要求由寻求执行的当事人签署书面合同,并始终以书面形式提出重要的协议。

保护你的小企业的补充条款

除了基本要素外,每一项商业合同都应包括预测问题和界定关系的具体条款,这些条款将一项基本可执行的协议变成一项保护良好的协议。

付款条件和发票

明确列出预计付款时的到期金额、可接受的付款方法以及任何延迟收费或利息收费。包括付款完成后、分期付款或经常性付款。对于持续服务,请具体说明计费周期和如何处理有争议的收费。

交付品和时间表

确切地界定将提供哪些货物或服务,以及何时提供,使用可衡量的标准,例如, " 在6月1日之前交付500件定制T恤衫 " ,而不是 " 很快交付T恤衫 " 。 如果项目涉及里程碑,请列出每个项目,并列出最后期限和接受标准,从而防止范围纠纷。

保密和不披露

如果在商业关系中分享专有信息,则包括一项保密条款,限制另一方使用或披露该信息,在分享客户名单、商业秘密或财务数据时,这一点尤为重要。为了给予额外保护,除了合同条款外,还应考虑一项单独的不披露协议(NDA)。

解决争端

具体如何解决争议。 选择包括谈判、调解、仲裁或诉讼。 仲裁往往比法院更快、费用更低,但可以限制你的上诉权。 如果您选择诉讼,请具体说明必须提交诉讼的管辖权(州和县 ) 。 这避免了“向法院起诉 ” 。

终止条件

通常的理由包括违反合同(有补救期)、破产或方便(有通知期),还澄清终止时发生的情况——归还财产、最后付款和保密义务的存续。

赔偿

赔偿条款要求一方承担另一方在具体事件发生时的损失,例如第三方诉讼。 例如,如果承包商未经许可使用版权音乐,他们就补偿你的任何索赔。 这一条款转移了风险,在服务合同中尤其重要。

赔偿责任限制

将损害赔偿数额限定为一方当事人可以从另一方收回,许多合同将赔偿责任限制在合同下支付的总金额之内,不包括间接损害(利润损失、商业损失),没有这一条款,你可能会面临远远超过合同价值的巨额索赔,但是,对于故意不当行为或人身伤害,有些限制是无法执行的,与律师核对。

强制 Majeure

“不可抗力”(法语指“超级武力”)为发生超出当事方控制的非常事件——自然灾害、战争、大流行病、政府行动——提供借口。 条款应列出具体事件,并阐明合同是中止还是终止。COVID-19大流行病使这一条款成为必须具备的条款。

管理法

指定哪个州的法律来规范合同的解释。如果你在德克萨斯州,你的客户在加利福尼亚州,那么你希望德克萨斯州的法律能够避免法律上的意外。选择一个拥有可预见的商法且对您来说方便的法域。

小企业应知的各类商业合同

取决于行业,您可能会遇到几种标准合同表。了解合同表的结构有助于您定制特定状况的基本要素。

服务协议

用于向客户提供服务——咨询、清洁、网络开发等。如果创建内容或代码,则应当包括详细的工作范围、支付条件和知识产权所有权。

货物合同的销售

这些合同受《统一商法典》第2条管辖,涉及有形产品的销售,主要条款包括交货条件(FOB运输点或目的地)、保修和退货政策,包括规格、数量和价格。

不可拆分协议

保密信息共享之前必须具备基本条件. NDA定义什么是保密,保密期限,以及例外(公共信息,独立开发),它们可以是相互的(双方共享秘密)或单方面的(一方披露).

独立订约人协定

雇佣自由职业者或分包商时,合同会澄清他们不是雇员。 它应该涉及支付、知识产权、非邀约和遵守纳税义务(1099 vs. W-2)。 错误的分类会导致国税局和劳工部付出高昂的罚款。

伙伴关系和专卖局长业务协定

如果您的企业拥有共同所有者,那么书面协议就是至关重要的。协议中列出了所有权百分比、利润分享、决策权、买卖条款,以及合伙人离开或死亡时会发生什么。如果没有协议,你将不遵守法律,这可能与你的意图不符。

小企业主实用起草提示

写合同从头开始可能令人害怕,但是你可以不通过法律学位来保护你的生意,遵守这些指导方针.

• 使用普通语言。 写作仿佛向朋友解释协议。避免“何处”和“今后”等古老的短语。 明确的合同减少误解。
• 具体化。 将“合理努力”等含糊不清的术语改为具体标准。
• 保持一致性。 在一个地方界定关键术语(例如“服务”、“客户”、“有效日期”)并始终一致地使用这些术语。
• 编号你的节和段落。 这使合同更容易参照和修改。
• 使用附录来提供复杂的细节。 如果一个工作范围长达三页,请将其作为时间表附后,而不是挤压主要协议。
• 说明整个协议。 包括一个“合并条款”,规定书面合同取代所有先前的讨论,从而阻止一方当事人声称口头承诺应当执行。
• 签名和日期. 双方应签名. 对于电子拷贝,使用像DocuSign或Adobe Sign这样的提供审计线索的服务.

什么时候聘请律师

个人合同为常规、低风险交易服务,但在下列情况下,您应咨询律师:

• 合同价值相当高(例如超过10 000美元)。
• 合同涉及你的知识产权或敏感数据。
• 你们正在组建一个商业实体或合伙企业。
• 另一方当事人提出一份长期、单方面的合同(“粘合合同”)。
• 你对条款不放心

一个好商业律师可以起草你最常见协议的模板,从长远来看可以节省你的钱.

检查合同时避免的红旗

即使是写好的合同 也能隐藏陷阱 注意这些危险迹象:

• 违约赔偿金过多。 惩罚你的条款远远超出实际伤害,可能无法执行,但它仍然可以迫使你支付。
• 自动续约条款。 合同每年续约,除非提前几个月通知。请标出日历,以避免不必要的承诺。
• 非资格或非邀约条款。 这些条款可以防止你与类似的客户合作或雇用前雇员,确保这些条款的范围和期限合理。
• 转让条款。 如果另一方当事人可以不经你同意将合同转让给竞争对手,则你最终可以为不受欢迎的合伙人工作。
• Vague 赔偿语言。 “对任何和所有索赔给予赔偿”等词语可能非常宽泛,试图将赔偿限于因重大过失或故意不当行为引起的索赔。

商业合同中的考虑作用

考虑是交换的价值,而且常常是最误解的因素。 双方都必须给出价值。 在雇用合同中,雇员的考虑是他们的工作;雇主的考虑是工资。 如果你承诺免费做一些事情,那承诺不是合同,而是礼物。

考虑也可以是承诺做一些你以前没有义务做的事情,或者不做你有权做的事情。例如,供应商可以同意不向竞争对手出售以换取量折扣。这种容忍是有效的考虑。

过去的考虑是否有效?

通常情况下,没有。 如果你在签署合同之前就已经履行了一项服务,那么过去的行为不能成为对新承诺的考虑。 法院称之为“最后考虑 ” 。 总是需要重新考虑新的承诺。

如何确保相互同意

相互同意或意见一致意味着双方理解和自愿同意相同的用语。 这就是为什么含糊不清的语言是危险的。 如果你认为“净30”是指发票日期的30天,而你的客户认为这意味着交货日期的30天,那么,人们就不会真正地理解。

为了避免这种情况, 请在签名前讨论每个重要术语。 请发送一个确认您理解的简要邮件, 并要求对方回复确认其理解。 这将会形成额外的书面记录 。

失职、不当影响和陈述错误

如果一方强迫另一方签署(协议),施加不当压力(不当影响),或谎报实质性事实(欺诈性歪曲),法院可以撤销合同。 小企业主不应该在压力下签署合同。 如果客户说“现在就签署或解除交易 ” , 你的同意可能会受到损害。

法律能力: 您的业务能输入合同吗 ?

企业必须拥有授权,独资人拥有完全授权,合伙企业,任何普通合伙人可以约束合伙企业,除非合伙协议有限制。对于有限责任公司或公司,签署人必须是授权官员或经理。如果未经授权的雇员签字,合同不得对企业强制执行。

为了安全起见,包括一个条款,规定签字人代表他们有权约束该实体,最好还是附上授权签字的理事会决议或业务协议摘录。

结论

理解商业合同的基本要素对小企业主来说不是可选的 — — 这是保护你的时间、金钱和声誉的基本技能。 通过确保每份合同包含有效的报价、接受、考虑、法律能力、法律目的和相互同意,你创造了可执行的减少风险的协议。

基本条款之外,增加特定条款,包括支付、保密、争端解决和终止等。 简单合同变成了全面的盾牌。 总是谨慎地审查合同,注意红旗,并在利害关系高时咨询法律专业人士。

关于进一步的指导,请参考小企业管理局关于写作合同的指南[或审查[]。