雇员分类法是什么?

雇员分类法是任何雇用工人的企业遵守法律的支柱,这些法律决定了工人在法律上是雇员还是独立承包商,这种区别由联邦和州由国内税收局、劳工部和州劳动机构执行的条例管辖。 将分类问题正确,因为它影响到工人的支付方式、税收的处理方式、他们能得到的福利以及劳动保护。 小企业主面临特别的风险:分类错误可能导致税收、惩罚、利息、法律费用以及名誉损害,从而使一家年轻公司瘫痪。

分类法的基础就是普通法检验,该检验侧重于企业对工人的控制程度。 IRS采用三要素检验,检查行为控制、财务控制以及关系的性质。 许多州都补充或取代了这一检验,特别是更严格的ABC检验[,特别是在像工作经济和运输这样的行业。 根据ABC检验,工人被推定为雇员,除非企业能够证明所有三个条件:(A)工人不受企业的控制,(B)工作不在企业正常经营过程之外,(C)工人独立从事同一类型的贸易、职业或业务。 举证责任完全转移到雇主身上,使遵守更加困难。

除了这些测试,劳动和劳工部还根据《公平劳动标准法》使用经济现实测试[。 这一测试考察了工人的经济依赖企业还是真正在自己经营。 各种因素包括工人的利润或损失机会、投资性质、关系的持续性和控制程度。 小企业主必须遵循重叠的、有时相互冲突的联邦和州标准,这就是为何一刀切的做法很少奏效的原因。

为什么分类很重要?

正确的分类并不是事后行政行为 — — 它具有重大的法律和财政权重。 一个被错误分类的工人可以引发审计,从而揭示出系统性的不遵守行为模式,导致大量负债。 在紧缺地区经营的小企业可以在DOL调查或国税局工资税评估后为生存而斗争。

纳税义务

雇主必须扣去联邦所得税、社会保障和医疗保险税,从雇员工资中支付雇主的税额。 2025年,雇主在社会保障税中的份额是6.2%,医疗保险为1.45%,工资总额是7.65%。 独立承包商负责自己支付15.3%的自营职业税。 当企业将雇员误列为承包商时,国税局可以评估企业所有未付工资税,加上可达40%的拖欠工资的罚款。 国税局还对未缴纳的信托基金税(即雇员被扣发工资的部分)的责任人处以100%的罚款(“信托基金追缴处罚 ” ) 。 这一点可以从业主、官员或工资管理者那里亲自收取。

福利和保护

雇员有权得到独立承包商不会自动得到的多种保护,包括《联邦劳动保障法》规定的最低工资和加班费、失业保险、工人赔偿、《家庭和医疗假法》规定的家庭和医疗假以及《联邦雇员和医疗假法》规定的健康保险的延续。 此外,拥有50名或50名以上全职雇员的雇主必须提供《可负担的护理法》规定的负担得起的医疗保险,否则将面临处罚。 分类错误可能导致企业无法提供这些福利,导致对拖欠工资、罚款和损害的诉讼。 近年来,分类上的阶级诉讼,特别是在工作经济中,产生了数百万美元的解决办法。 即使企业胜诉,单靠法律费用就可能具有破坏性。

法律责任和声誉

除了税收和福利义务,错误的分类还会产生州工资法、反报复法规和歧视法下的法律曝光。 独立承包商不在第七编、美国残疾人法或类似的保护范围之内。 如果工人被错误分类,然后遭受歧视或骚扰,企业可能面临更多的索赔。 政府机构越来越多地将错误分类作为工资盗窃的一种形式。 纽约和加利福尼亚州等州建立了联合工作组,在各机构之间共享数据,并追捕雇主。 公共执法行动 — — 罚款、新闻稿和诉讼 — — 损害企业的声誉,并可能吓走客户和顶层人才。 与此相反,适当的分类表明企业重视公平的劳动做法和道德操作。

如何对工人进行适当分类

正确的分类要求仔细地、逐个地分析每一种工作关系。 国税局提供了三要素检验标准,但州法律可以补充或推翻这些标准。 小企业主应避免一概分类 — — 对待所有工人的方式与对待监管者一样是红旗。

行为控制

行为控制检查企业是否有权指导如何开展工作。 因素包括: 企业是否提供方法或程序培训? 它是否设定工作时间,要求服从特定程序,或者要求按特定顺序完成工作? 企业是否规定工作的顺序或者要求工人遵循详细的工作范围? 越是控制,工人就越有可能是雇员。 例如,一位自由抄写员在自己时间使用自己的工具进行研究和写作,并用自己的副线出版,他可能是承包商。 但必须参加每周团队会议,遵循客户规定的品牌风格指南,使用客户的项目管理软件,并遵守客户规定的严格期限,这有可能是雇员。

财务管制

财务控制考虑工人是否在企业中投入了大量资金,并面临利润或损失的风险。 关键因素:工人是否没有偿还费用?他们是否在自己的设备、工具或软件上投资?他们能否向多个客户推销服务?他们是否自己定价或谈判费用?独立承包商通常要承担成本,并作为追求利润的实体运作。 例如,拥有一辆冷藏卡车、支付燃料和维修费用并为多个餐厅服务的送货司机可能是承包商。 使用公司面包车、由企业支付燃料、只为一家公司提供燃料的司机可能是员工。 劳工部的经济现实测试强调工人的利润或损失机会是最重要的因素。

双方关系

关系的性质通过书面合同、安排的持久性以及工人是否获得雇员类型的福利来评估,长期、无限期的关系意味着雇员;独立承包商一般受雇于特定项目、定期或提供具体结果;如果工人获得带薪休假、医疗保险、退休计划或其他福利,这强烈表明雇员之间的关系;书面合同有助于澄清关系,但实际日常做法比纸上的话更重要;监管者超越了工作安排的实质。

当怀疑依然存在时,小企业主可以提交IRS表格SS-8,要求确定工人身份,但可能需要六个月或更长的时间,并可能引发审计。 许多企业却寻求IRS的私人裁决,以建立重要的承包商关系,这提供了更明确的指导,但费用昂贵和耗时。 最安全的办法是与了解联邦和州要求的税务专业人员或就业律师协商。

常见的错分类设想和陷阱

某些商业做法和行业特别容易出现错误分类,对这些常见陷阱的认识可以帮助小企业主避免代价高昂的错误。

吉格经济与自由商

工作日的兴起造成了广泛的混乱。 里德沙雷司机、送餐信使、自由撰稿人、图形设计师和虚拟助理常常被当作独立的承包商对待。 但是,州法律越来越多地质疑这一分类。 加利福尼亚州于2019年通过了[国会法案5(AB5)[,为大多数工人编纂了ABC测试。 在纽约,《自由法案》要求独立承包商签订书面合同并及时付款。 包括伊利诺伊州、马萨诸塞州和新泽西州在内的其它州也采用了类似或更严格的标准。 如果一个工作日的工人日程被算法严格控制,如果他们不能谈判费率,或者如果他们必须穿制服并使用企业品牌,那么他们可能会被错分类。 许多平台模式的固有控制需要将这些工人推向国家测试下的员工地位。

季节工和临时工

雇佣季节性帮助的企业——假日零售、夏季节、农业收获或景观美化等——往往试图将这些工人归类为独立的承包商,以避免工资税、工人报酬和失业保险。 但季节性工人通常是雇员。 仅靠季节性工作本身并不是承包商。 如果企业确定时间,提供工具(如现金登记、割草机、制服)和指导他们的任务,他们就是雇员。 工作间歇性并不能减轻工资义务。 此外,许多州对失业保险实行季节性雇员豁免,但这不影响税务分类或FLSA目的。

向承包商过渡的前雇员

削减成本的常见措施是将前雇员转为独立承包商,通常承担相同的职责、工作空间和同样的监督。 这种做法受到国税局和劳工部的严格审查。如果工人在同样条件下继续履行同样的任务,这种分类将被视为一种虚假的。 监管者将新安排与旧安排进行比较,如果除了标签外几乎没有改变,那么企业就有可能在法院中败诉。小企业应当避免将现有雇员重新分类。如果建立新的商业关系,它必须反映真正的独立性:承包商应当为其他客户工作,控制自己的日程,使用自己的工具,并承担财务风险。 任何更不值得惩罚的,都会受到处罚。

在线平台和算术工作者

使用Upwork, Fiverr或TaskRabbit等在线平台的企业可能认为平台员工是自动独立的承包商。 虽然平台通常会这样对待他们,但雇佣企业与员工之间的实际关系可以形成雇佣关系。 如果企业直接监督员工,提供绩效反馈,或者需要独家提供,平台的分类并不能保护企业免于责任。 法律分析侧重于雇佣实体与员工之间的具体安排,而不是平台的一般条款。

最近的发展和法律趋势

雇员分类法的发展速度比以往任何时候快。 小企业主必须跟上联邦和州的变化。

联邦规则的改变

2024年,劳工部发布了最终规则,用强调经济现实因素的版本取代了先前根据《联邦联邦劳动法》进行的独立承包商测试。 新规则侧重于两个核心因素:(1) 工人的利润或损失机会,(2) 企业和工人投资的性质。 其他因素,如持久性和控制,仍然被考虑,但重视度较低。劳工部关于这一规则的概况介绍见于[https://www.dol.gov/agenics/whd/fact-sheets。 然而,这一规则并不预先排除更严格的国家法律,而且其解释可能与未来的行政当局发生改变。 小企业主不应认为联邦的灵活性意味着他们不会受到国家执法的伤害。

州一级立法

加利福尼亚的AB5是一个里程碑,但远非孤立。 纽约的自由不是自由法案[要求签订书面合同,保护独立承包商免遭迟付和报复。 马萨诸塞州采用了严格的ABC测试。 伊利诺伊州在2023年对大多数工人采用了ABC测试。 新泽西州劳工部对ABC进行了严格的测试。 一些州也为部分独立但经济上依赖的工人建立了第三类——“独立承包商”或“中介工人”,但很少有人实施了这类类别。 州法的拼凑为多个州的企业创造了复杂性。 至少,小企业主必须遵守工人工作所在州的法律,这与企业所在州可能有所不同。

增强执行和数据分析

2023年,美国联邦贸易局宣布与联邦贸易委员会合作,共享信息和协调执法,特别是在工作经济中。 单一工人投诉可能导致全面调查。 积极主动的合规是最佳的国防企业 — — 在投诉前进行定期审计和纠正错误分类的小企业。

确保遵守的步骤

小企业主可以采取具体、成本效益高的行动,减少错误分类的风险,这些步骤应纳入常规业务,而不仅仅是一次。

  1. 进行工人分类全面审计。 检查每个作为独立承包商对待的工人。适用IRS三要素测试和适用状态测试(例如,在有测试的州进行ABC测试)。记录你对每个工人的分析,包括行为控制、财务控制以及关系性质的证据。请为每个承包商保留一份书面备忘录。
  2. 使用起草良好的书面协议。 强有力的独立承包商协议应阐明工作范围、交付品、付款条件以及承包商控制其时间表和方法的事实。包括一个条款,说明承包商提供自己的工具,可以自由地为其他客户工作。但记住:合同必须反映实际情况。实际上受专职监督的工人的锅炉协议不会保护你。
  3. 隔离雇员和承包商。避免让雇员和独立承包商在同样条件下执行同样的任务。如果承包商替换雇员,应认真重新考虑该角色是否真正具有独立资格。如果该工作正在进行,它很可能是雇员的角色。
  4. 寻求专业指导。 专门从事就业税的雇佣律师或税务专业人员(注册代理人,注册代理人)可以提供一种分类意见,如果企业是诚信行事,就可以保护企业免受某些州的处罚。对于高价值的承包商关系,请考虑国税局的私人信件裁决。
  5. 保存完整的记录。 保存发票、合同、承包商营业执照证明、控制自己交易时间表的证据以及支付自己税款的证据。 在纳税年结束后至少保留这些记录四年(如果国税局标明了回报日期).
  6. 每年审查分类。 法律发生变化,商业关系也不断演变。年度审查确保每个工人关系都符合独立标准。如果承包商开始接受更多的指导或专为您的业务工作,那么他们就重新分类为雇员。每年更新书面协议也显示出诚意。

小企业主的资源

几个政府机构和组织就雇员分类提供权威的、定期更新的指导,小企业主可以利用这些指导做出知情的决定。

利用这些资源可以减少猜测,并有助于小企业主遵守规则。 投入时间来了解分类规则比在以后对抗政府审计或集体诉讼要便宜得多,压力也小得多。

结论

雇员分类法不是任选的遵守任务;它们直接反映了企业对待工人的方式。 雇员和独立承包商之间的区别影响到税收义务、福利待遇、法律保护和总体商业风险。 随着联邦和州一级的执法力度的加大,无视分类规则可能导致灾难性的财务和声誉损害。 通过适用IRS的三要素测试,了解具体国家的法律,如ABC测试,进行定期审计,以及咨询专业人士,小企业主可以保护其企业免受昂贵的处罚和诉讼。 适当的分类不仅仅是一项法律要求 — — 它是吸引最佳工人并与客户和监管者建立信任的公平、可持续和负责任的商业做法的基础。