为什么新企业家必须做主税准备

开业需要杂乱无章的产品开发、营销和客户服务 — — 所有这些都需要注意现金流。 但一个连最有才智的创始人都一再出轨的领域是税收准备。 美国的税法有其规则,这些规则会第一次出现企业主,简单的监督会引发惩罚,拖延现金流,并将一个有希望的第一年变成守法噩梦。 在你提交文件之前理解最常见的税收准备错误,不仅让你在税收季节度过,而且让你的辛苦收入保持更多。 下面我们打破那些让新企业家失去警惕的错误,同时采取一些可以避免的错误。

错误1:记录保存不当或混乱

为什么它会伤害

纳税时间到来后,您需要完整、准确的每笔交易情况。 没有有组织的记录,您就可能缺少扣减、少报收入或高付报酬。 更重要的是,国税局要求您用收据、发票和银行对账单来证明你的扣减。 一张混乱的收据或分散的电子表格让审计更加痛苦和昂贵。 没有一套严格的记录系统也使得您难以跟踪全年的经营业绩,让你对趋势视而不见,直到为时已晚。

常见的记录保存漏洞

  • 失去数字收据或未能支持它们提供云服务
  • 占用一年中累积的小现金交易(例如停车费、小费、零用金采购)
  • 支出分类不一致(用销售方式放出办公用品扭曲利润分析)
  • 未记录商务旅行里程,省去了可合计数千美元的扣减额
  • 忽视年终银行账户和信用卡调节,导致报告收入出现错误

解决方案

使用诸如 [[FLT: 0]] 的会计软件, 或从第一天起使用 Xero 。 即使一个简单的电子表格, 也比没有更简单。 每周留出15分钟来调节交易。 使用像 Excensify 或 sheebox 这样的应用程序保存收据的数字副本。 记住: IRS 可以在归档后三年内( 如果你们报告不足的话, 最多6次) 审核回报, 因此保存记录。 基于云的系统也防止硬件故障导致数据丢失 。

错误2:个人和企业财务的混合

隐藏危险

使用一个单一的银行账户来购买你的早咖啡和客户发票可能觉得很方便,但会造成会计上的噩梦。 当个人资金和企业资金混合起来时,你就会失去IRS所期望的清晰的纸面线索。 这在审计期间会提高红旗,因为税务机构可以认为某些支出是个人支出而不是与企业有关的支出。 此外,混合财务会破坏对你的有限责任公司或公司的法律保护,因为法院可能会“揭开公司面纱”并追究你个人对企业债务的责任。

后果

  • 由于支出文件不明确,审计风险增加
  • 年终时浪费时间进行分类,往往导致扣减错失
  • 失去合法扣除,因为无法证明是商业开支
  • 以专卖局长或公司身份经营的,有可能打穿公司面纱
  • 没有单独财务记录,难以获得商业贷款或信贷额度

如何修复它

立即打开一个专门的企业支票账户和一个单独的企业信用卡。 把它们当作神圣的: 永远不要个人购买。 使用一个与这些账户同步的商业会计平台。 如果您需要将个人资金投入企业, 请用书面票据清楚地记录为贷款或资本捐助。 这种干净的分离不仅满足了国税局的要求,而且让你准确了解了企业的财政状况。

错误3:忽略价值扣减

新企业家出局的地方

税法中包含着专门用来帮助小企业的减税。 然而,许多新企业家要么不知道它们的存在,要么害怕声称它们存在。 通常被忽略的减税包括:

  • 简写方案每平方英尺(最多300平方英尺)可以提供5美元。 简写方案可以提供1美元,但可以提供1美元,以支付1美元。
  • 启动费用 — — 头5000美元组织和启动费用可以在第一年扣除。 超过15年摊销的费用。
  • 车辆的商业使用 – 2023年里程(每英里65.5美分)或实际开支,以两者中你所得的扣减额为准。请同时记录。
  • 健康保险费 — — 如果你自己支付保险金,你可以为你自己、你的配偶和受抚养人扣除保险费,降低调整后的总收入。
  • 教育和培训[ —— 维持或提高与你目前业务(不是新行业)有关的技能的课程、书籍、网络研讨会和会议是完全可以扣除的。
  • 设备和软件 – 在第179节下,您可以在您投入使用的当年扣除合格资产(计算机、机械、离Shelf软件)的全部成本,但不得超过限额。
  • 退休缴款 — SEP IRAs, SIMPLE IRAs, 或独家401(k) 缴款在建巢卵时减少应纳税收入.

为何对审计的恐惧会让业务倒退

有些企业家因为担心审计会随之而来而跳过扣减。 但国税局并没有针对有适当文件记录的合理扣减。 真正的风险是,而不是声称你有权享受什么。 为了安全起见,要保持清晰的收据和书面解释每笔支出与你的企业的关系。 如果扣减感到激进,请问国税局不要放弃。

错误4:将工人误列为独立承包商

法律和财政陷阱

雇用自由职业者或兼职帮助对于新企业来说很常见,但独立承包商和雇员之间的区别不仅仅是标签。国税局采用了多因素测试,侧重于行为控制、财务控制以及关系类型。如果将工人视为承包商,但国税局后来将他们重新归类为雇员,则你面临:

  • 未缴纳的社会保障和医疗保险的退税加雇主的份额
  • 迅速加重的处罚和利息
  • 加班、工人补偿和失业保险的潜在责任
  • 工人关系受损和可能的诉讼

如何正确处理

使用IRS表格SS-8作为指南,但不要只依靠它。如果你控制工作的时间、地点和方式——而且工人在经济上依赖你——他们很可能是雇员。当怀疑时,请咨询就业律师或顾问。对于合法的独立承包商,在支付费用之前,必须先签署书面协议并收集完整的W-9。使用表格1099-NEC报告600美元或600美元以上的付款。

错误5:未缴纳估计季度税额

美国税收制度的现实

雇员的薪水不计税,但作为企业主,没有人为你扣税。国税局期望你每季度支付收入和自营职业税,通常是4月15日、6月15日、9月15日和次年1月15日。如果未能支付足够的估计付款,即使你在年申报截止日期前付清全部金额,也会受到罚款和利息。罚款按2210表计算,对高收入者可能相当大。

如何计算和支付季度税

  1. 估计年净利润(收入减去可扣除的费用),如果您的业务是季节性的,则保守。
  2. 将自营职业税率(净收入15.3%)提高到社会保障工资基数,再加2.9%)加上所得税。
  3. 每季度付款除以4。
  4. 通过IRS直接支付或电子联邦纳税支付系统支付.

如果收入无法预测,请使用年化分期付款法(表2210)避免年初超额支付。A CPA可以帮助您进行季度预测。记住:如果您至少支付本年度90%的税或上年度100%的税(如果您的AGI超过150 000美元,则110%),对少付的罚款可以避免。

错误6:忽视销售税义务

不只是给零售商

许多新企业家认为销售税只适用于有形产品。 事实上,许多州对数字商品、服务甚至SaaS订阅征税。 规则因州、甚至城市而异。 向多州的客户出售? 你可能在这些州有[nexus(实体或经济存在),引发了征收和汇款税。 最高法院[ 南达科他州诉Wayfair案的裁决允许各州对基于经济活动的“州外销售者”征税,通常是10万美元的销售额或200笔交易。

忽视销售税会有什么后果

  • 某些州对未缴纳税款的个人责任(特别是如果作为独资人经营)
  • 超过原应纳税额的利息和罚款
  • 多个州同时进行审计,造成合规噩梦
  • 无法追溯向客户收取销售税,所以你吃成本

如何保持对人的尊重

研究各州税收部的网站,了解什么是应纳税。使用销售税自动化工具,如TaxJar(现为Frede的一部分),与您的电子商务平台融合。在您有关系的各州登记销售税许可。即使您在这段时间内收税0.0美元,也按时报到。如果您迅速扩大规模,考虑使用专门从事多州销售税的州税的州税。

错误7:没有自营职业税计划

15.3%的惊喜

雇员与雇主分担社会保障和医疗保险税。作为自营职业者,您支付社会保障的22.5%,医疗保障的2.9%。 社会保障的净收入为15.3%,直到社会保障工资基数(2023年为160,200美元,每年调整)为止。 超过这一限额,医疗保障部分继续维持在2.9%(超过20万元的高收入者,每25万人共同提交婚姻申请,则增加0.9% 。 许多新企业家忘记了这一点,并对他们的税收法案感到震惊。

管理自营职业税

将自营职业税纳入季度估计的支付额。在计算调整后的总收入时,您可以扣除自营职业税的一半,这可以略微减轻您的所得税负担。如果您的企业结构是一家S公司,您可以通过支付合理的工资和支付其余部分作为分配来节省自营职业税,但这需要工资单、1120-S申报表和专业指导。储蓄必须与增加的行政费用相比权衡。

错误8:逾期提交或请求延期,不理解后果

自动扩展不是免费通道

提交4868表格自动延长6个月以提交回报。然而,它并没有延长支付任何应交税费的时间。 如果你提出延期但到原定到期日不支付至少90%的税款,那么,按未付金额(加利息)每月将支付0.5%的滞纳金。 罚款上限为25%的未交税。

最佳做法

即使你无法在4月15日之前完成回报,也估计你的纳税责任并尽可能多地支付。 利用延期来收集缺失的信息 — — 不是拖延付款。如果你欠了钱,请联系国税局,以订立分期付款协议(第9465号表格),而不是无视账单。 国税局也为极端困难提供了妥协的报价,但这应该是最后的手段。

错误9:没有专家帮助的DIY 税务准备

独自去冒险

尽管税收软件已经改进,但它无法取代合格会计师协会或注册代理的判断 — — 特别是针对一个具有独特情况的新企业。 软件可能会提出一般性问题,但不会主动地识别出你行业特有的扣除因素,就实体结构提出建议,或帮助你规划未来的增长。 更重要的是,如果你犯错,你只负全责。 专业人员可以在审计中代表你,而软件公司一般不会这样做。 会计师协会的成本往往被他们发现的节省和帮助你避免的处罚所抵消。

什么时候雇一个专业的

  • 你有库存 员工 或多种收入来源
  • 您在受监管的行业(医疗保健、法律、房地产)经营。
  • 移民局或国家税务局通知您。
  • 想要长期减税, 不只是活到今年。
  • 您有国外收入、密码交易或复杂的扣除。
  • 你正在考虑进行股份制选举或其他实体重组。

良好的税收优惠成本会花费很多钱,但往往会用错扣、惩罚和压力来节省你。 在聘用前与潜在顾问面谈;询问他们在新企业和你的行业的经验。 寻找像 SAB 、EA 或 税务律师这样的资格证明。

错误10:为税务目的选择错误的经营实体

实体结构为何重要

许多新企业家不考虑税收影响,就拖欠独资企业或独资企业的独资企业。 你选择实体会影响你的自营企业税负担、扣除损失的能力和接受审计的机会。独资企业很简单,但所有净收入都须缴纳自营企业税。 如果您选择独资企业(不受关注的企业)或S公司,则独资企业可以被征税。 S公司可以减少自营企业收入税,但会增加工资和备案的复杂性。 C公司面临双重征税(公司所得税加股利税),尽管对期待再投资利润的高成长企业来说,这也许是值得的。

如何选择

想想你的预期利润水平、拥有者人数、希望筹集外部资本以及个人资产保护的需要。 如果你的净利润低于6万美元,那么独资企业或单一成员有限责任公司通常最简单。 随着利润的增长,S公司的交易变得有吸引力 — — 但只有在你承诺经营工资单的情况下。 在选举之前,总是咨询一个注册会计师或企业律师;IRS要求S公司选举在您希望其生效的当年的3月15日之前提交。 选择的缺陷可能每年花费数千种不必要的税收。

建立税务基金会

新的企业家的纳税准备并不仅仅是申报表, 年度过程始于1月1日,

  1. 组织数字化 – 使用基于云的会计、收据捕获和文档存储。 费用类别的一致命名惯例在年底节省了几小时。
  2. 分离一切 — — 银行账户、信用卡和支付处理器(如Frede或PayPal). 永不混合个人资金和企业资金。
  3. 每日追踪里程和开支 — — 年终时不要依赖内存。使用里程跟踪应用程序,如MileIQ或Everlance。
  4. 发自伦敦 — — 以S公司为单位,定期经营工资。 给自己发工资或保证付款 — — 如果你是独资企业,则按季度估算支付收入和自营税。
  5. 季度税审查表 – 与您的《协定》会面或使用税收预测软件在下一个最后期限之前调整估计的付款。
  6. 监管者销售税和工资 – 提前申报期限,特别是如果你扩展到新州。 为所有州和联邦的到期日设定日历提醒。
  7. 税法经常改变;去年的实际情况可能现在不适用。 税法经常改变,但税法却被改变。 税法的改变却被改变。 税法的改变让税法的改变更加明显。

目标在于将守税从负担转变为竞争优势。 通过回避这些常见的错误,降低审计风险,在业务中保持更多的现金,释放精神能量,专注于你最擅长的工作:增加你的冒险。

本条仅供参考,不构成税务建议。请有执照的《注册会计师条例》或税务律师就你的情况提供指导意见。