起草尽量减少商业纠纷的合同的提示

考虑商业背景。 这是一次性购买、长期合伙还是就业安排? 每类都需要不同的强调。 销售合同应侧重于付款条件和所有权转让。合营协议需要详细的治理和退出条款。软件许可证交易必须涉及知识产权和使用限制。 通过透彻理解目的,您可以调整每个条款,以达到这一目标并消除模糊性。 例如,如果合同是用于建筑项目,则包括与检查挂钩的里程碑。如果是咨询协议,请具体说明小时数和预期结果。这一有针对性的做法会减少以后发生纠纷的可能性。

使用清真语言

模糊是可执行性的敌人,使用简单直截了当的语言,避免混淆而不是澄清的法理语,而不是写"第一部分的当事人应当赔偿",而是写"供应商将赔偿买方的所有损失",在合同开始时定义关键术语——例如"服务"是指X,"通信信息"是指Y,"有效日期"是指Z,这降低了合同执行时的通信错误风险.

动词要谨慎。 “ 共享” 强制规定一项义务; “ 可以” 允许; “ 将” 表示未来行动。 使用错误的词可以产生意想不到的权利或义务。 也避免“ 合理” 等模糊形容词, 而不界定“ 合理” 的含义。 例如, “ 迅速交付” 应该是“ 在收到命令后10个工作日内交付 ” 。 当语言准确时, 几乎没有辩论的余地。 即使放置单一逗号, 也可以改变条款的含义 — — 正如“ 牛津逗号” 有关合同解释的争议中著名的所见。 需要时间来校对每一句, 以明确和一致。

明确界定范围和可交付成果

包含详细的时间表或附录,列出可交付性,里程碑和验收标准. 如果合同是用于软件开发项目,请具体说明确切的特征,性能标准和测试程序. 使用可测量的度量标准:"软件必须在标准硬件上装入两秒内"而不是"软件必须快速运行". 这使得"我以为您会包含"在预期没有记录时产生的争议.

需要使用简单的英文摘要

有些合同在每一节开头都受益于关于关键义务的简短的"普法英语"摘要,这对可能不是专家的小企业主或非法律上的利害相关者特别有帮助,摘要并不取代法律文本,而是使合同更容易获得,并减少了出奇的机会,例如在赔偿条款之前,你可以添加:"这一条款意味着每一方同意为某些类型的债权支付对方的赔款——为例外而仔细阅读".

包含关键合同要素

一份结构完善的合同涵盖所有重要领域,下面是最关键部分的扩大细分,即使缺失一个部分也会造成导致争端的缺口。

所涉缔约方

指明每一方的法律名称,并在适用的情况下,包括注册公司和注册地址。避免可能造成混淆的昵称或缩写。如果存在多个实体,如母公司、子公司或子公司,则澄清它们是合同的当事方、第三方受益人,还是仅提及,从而避免了以后由谁强制执行协议的问题。

条款和条件:权利和责任

本节是合同的核心,列出每一方欠对方的每一项义务,尽可能详细,如实际。服务合同包括响应时间、质量标准、报告要求和验收程序。对于销售协议,请具体说明保单、免责声明和知识产权所有权。使每项义务可以衡量,以便客观地核实履约情况。使用动作动词:“供应商[]将在每月15日前提交季度报告。”避免被动的构建,如“应提供报告”而不说明谁提供这些报告。

付款详情

说明确切数额、货币、付款时间表和方法(如电汇、ACH、信用卡),包括迟付罚金、利率(如果法律允许的话)和价格变化条件。如果合同涉及里程碑付款,请将它们与具体的交付额挂钩,并界定触发付款的因素。还澄清谁承担运费、税收或关税等费用。模糊的付款条件是小企业纠纷的最常见来源。

期限和终止

定义开始日期和结束日期或提供自动续约的机制(如"除非任何一方每年发出60天通知") 终止条款应涵盖"因故"终止——如在规定时间内无法治愈的重大违约——和"无故"终止——一般在30或60天的通知期内. 说明终止后发生的情况:退回机密材料,支付终止前完成的工作,保密义务和赔偿义务的存续,以及任何无资格或非邀约期间. 终止后的过渡应顺利避免搁浅的资产或未完成的工作.

解决争端

包括一个从非正式谈判开始的逐步过程——例如,在纠纷发生后10天内“满足和授予”的要求。然后转到调解;许多合同规定调解是任何一方都可以起诉的强制性条件。调解后,具体说明纠纷是会提交仲裁还是诉讼。如果仲裁,说明它是否具有约束力,适用哪些仲裁规则(例如AAA或JAMS),以及如何挑选仲裁员。还请说明仲裁地点和管辖法律。考虑增加一个条款,允许占支配地位的当事方收回其法律费用和费用——这阻止了轻率索赔,并鼓励早日解决。[美国律师协会就争端解决条款提供详细资源。

该条款为发生超出当事方控制的非常事件——自然灾害、大流行病、战争、政府行动或供应链中断——而开脱了理由。 定义什么是不可抗力事件,包括有义务在合理时间内通知另一方并尽量减少其影响。 在《公约》签署后的世界中,不可抗力条款比以往任何时候都更为重要。许多合同现在还包括一个涵盖经济衰退的“物质不利变化”条款,尽管在标准模板中这些条款不太常见。 诺洛的法律百科全书对不可抗力提供了明确的解释。

解决潜在的风险,使其成为争端

主动风险管理是坚实合同的标志,应预先确定可能发生什么错误,并写出减轻这些风险的条款,以下是一些共同的风险领域,应当明确涵盖。

保密和数据保护

如果敏感信息将被分享,包括一个保密条款,其中定义了什么是保密的,保密期限(如“终止后五年”)和例外(公共信息、独立开发的信息、从第三方获得的信息不受限制),对于涉及个人数据的合同——客户姓名、电子邮件地址、健康记录——增加一个符合相关的隐私法的数据处理增编,如GDPR、CCPA、PIPEDA或巴西的LGPD。 具体说明安全措施、违反数据通知程序、以及数据返回或合同终止时的销毁。 不解决数据保护问题可能导致监管罚款和集体诉讼。

保险要求

要求对方承担适当的保险单——一般责任、职业责任(errors & uncess),工人赔偿,网络责任和伞式保险——并指定您的公司为这些保险单的额外投保人。在工作开始和每次续约之前,要求保险证明(保险证书),还要求保险单至少提供30天的注销或不续约通知。如果另一方的过失造成损失或第三方起诉你们俩,这保护您的业务。

更改控制和修正

任何合同都无法幸存下来,在协议中构建正式的变更订单程序,任何对范围,价格,时间表或可交付品的变更都必须以书面形式进行,并由双方签署,这防止了后来声称"我们口头同意变更"的说法——这是持续经营关系中最常发生的争议来源之一,变更订单应当明确价格,时间表以及其他任何受影响的条款的调整.

记录和检查

赋予各方检查与履约有关的记录的权利,例如,在基于实际成本付款的加成本合同中,或在服务协议中,对遵守服务级协议的情况进行审计。 具体说明被检查记录的通知期、检查范围和保密义务。 这种透明度可建立信任,使一方更难掩盖不遵守情况。

起草和避免这些缺陷的常见陷阱

即使善意的合同也可能有导致争端的陷阱。

模糊语言和假设

使用"最大努力","商业上合理"或"尽快"等没有客观定义的词语会招致分歧,而不是"最大努力",来阐述所需的具体行动:"每周至少为项目投入20小时,并提供每周进度报告". 如果你依赖于对未来事件的假设——如市场条件或监管批准——在合同中说明这些假设,以便如果改变,双方可以重新谈判.

缺少的布尔普拉特条款

博利尔普特条款——例如管辖法律、地点、整个协议(合并条款)、放弃、可分割性以及通知条款——可能显得不重要,但它们防止了对程序问题的争议,例如,整个协议条款阻止任何一方声称合同外的口头承诺是可执行的,通知条款具体规定了必须如何和在何处发出法律通知,消除了关于通知是否适当发出的论点,不要略过这些。

忽视管理法和地点

如果合同没有具体规定管辖法律,法院将适用自己的法律冲突规则,这可能导致不利的结果。总是规定哪个州或哪个国家的法律管辖合同。另外,选择地点——哪个法院或仲裁地点将审理纠纷。如果总部设在纽约,而另一方在加利福尼亚,要求在纽约进行所有诉讼可能给加利福尼亚当事方带来沉重负担。 但这也保护你不必在远离本国的地方提起诉讼。

与战略和同情进行谈判

起草只是战斗的一半;谈判决定了最后的合同。通过了解你的必须拥有、权衡和离开的要点来准备。[] 以公平报价开始保护你的利益,而不会引起如此片面的抵制。用简单的语言来解释每个条款的目的——这建立了信任并减少了摩擦。例如,不要说“我们的标准赔偿条款 ” , 说“如果第三方声称你的产品侵犯了他们的专利权,这一条款将保护我们,我们想确保我们不会被留下来承担这些费用。”