雇员手册中的免责声明是什么?

员工手册中的免责声明是一份正式声明,其中澄清了文件的法律地位,并限制了雇主的赔偿责任。 声明明确指出,手册不是有约束力的就业合同,公司可以自行决定改变政策,手册中没有任何内容保证继续就业。 免责声明者通常出现在手册的第一页或靠近手册前方的独立部分,通常与员工承认表搭配。 他们的主要职能是保护组织,使其不声称手册创造了隐含的就业合同,否则可以用来对抗雇主的不当终止或违反合同诉讼。

拒绝承认者的形式取决于管辖权和公司需要。 某些包括一份自愿雇用声明(特别是在美国 ) , 而另一些则侧重于非合同语言和公司修改政策的权利。 在某些情况下,拒绝承认者还涉及手册中包含的保密性、知识产权或不披露协议。 不管格式如何,起草完善的拒绝承认者都是一种风险管理工具,可以加强雇主的权利,为所有雇员设定明确的预期。 没有一份手册,详细描述程序的手册可能被误解为具有约束力的承诺,使组织面临法律责任。

免责声明应该是雇员在打开手册时首先读到的一件事,它为文件的其余部分定下了基调,并明确指出,所述政策是准则,而不是合同条款,许多组织在欢迎信或目录之后立即提出免责声明,确保在审查任何政策语言之前就看到免责声明,这种安排是有意的:法院往往审查免责声明是否足以使一个合理的雇员得到通知。

为什么为你的组织提出免责声明

法律保护合同索赔

列入免责声明的最令人信服的理由是防止雇员认为手册构成具有约束力的雇用合同,法院认为,手册中的含糊或杂文——例如 " 长期雇用 " 、 " 我们将始终遵守渐进纪律 " 或 " 确保每年提高工资 " ——可以产生默示合同,强烈的免责声明明确驳斥任何这种解释,指出手册仅供参考和指导目的,这可以是赢得错误的终止诉讼和面临昂贵的解决或陪审团裁决之间的区别。

隐含合同的概念因法域而异,在一些国家,任何可以合理解释为承诺的声明都可能产生合同义务,例如,如果一本手册说“雇员不经过正式审查程序不会终止 ” , 法院可能会认为这是一种有约束力的承诺。 写得很好的否认声明者通过宣称手册中的任何政策都不会产生可执行的权利来抵消这一论点。 雇主们也应该避免文件中其他地方的矛盾语言,例如使用绝对条款的渐进纪律政策,因为这样做会损害否认声明者的效力。

加强自愿就业

在大多数美国州(蒙大拿州是一个显著的例外 ) , 就业是自愿的,这意味着任何一方都可以随时以任何合法的理由终止关系。 免责声明强化了这一原则,指出手册中的任何内容都不会改变就业的自愿性质。 对于在多个州或国家经营的公司来说,免责声明有助于信息标准化,并减少就业状况的模糊性。

仅仅说一个句子中说就业是自愿的是不够的。 免责声明者还应澄清,任何经理、主管或代表都无权达成口头或书面协议改变意愿关系。 没有这种语言,雇员可以辩称,经理口头承诺的“工作保障”或“长期就业”创造了一项隐含的合同,即使手册的免责声明者另有声明。 许多组织都声明,任何对意愿地位的修改都必须以书面形式提出,并由指定的公司官员签署。

现实雇员期望

员工们可以不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说不说

这一点对于奖金、佣金和基于业绩的奖励政策尤为重要。 如果手册详细描述了奖金公式,但没有说明可以修改政策的免责声明,那么如果公司改变该公式,依赖该公式的雇员可能拥有有效的索赔要求。 免责声明保护公司根据业务需求、经济条件或战略重点调整补偿方案的灵活性。 它还鼓励员工在对某项政策是否是一种保障或准则缺乏把握时,寻求HR或其经理的澄清。

减少争端和误解

手册有时包含关于公司文化、团队合作或相互尊重的渴望语言。 虽然这些声明是积极的,但如果员工认为公司不符合自己宣布的标准,它们可以成为骚扰或歧视索赔的证据。 一种否认者解释说,手册不是合同,政策不会产生超出法律要求的可执行承诺。 这降低了内部冤情升级为法律行动的可能性。

例如,一本手册可能说“我们致力于提供一个没有歧视的相互尊重的工作环境。” 这是一种积极的言论,但如果雇员声称公司没有履行这一承诺,则可以用来对付公司。 一份否认声明澄清,这种言论是渴望性的,无意在法律之外产生法律义务。 也帮助人力资源和管理层更自由地交流政策和期望,而不用担心每一次内部交流都可以作为诉讼的证据。

显示良好信仰和勤奋精神

包括用简单语言写成的免责声明,并由法律顾问审查,这表明雇主已采取合理步骤让员工了解手册的非合同性质。 法院和监管者可以将此视为诚信的证据,这在诉讼或审计中是有利的。 如果员工后来声称自己不知道手册的局限性,那么它也提供了明确的文件线索。

诚信不仅仅是一个法律概念,它也是一个实际概念,当雇员认为雇主对手册的性质透明时,他们就不会感到政策改变会受到误导,有效的免责声明为透明度的雇主与雇员关系奠定了基础,从一开始人们的期望就很清楚,它也表明,该组织认真对待遵守问题,并投入了适当的文件和法律审查。

强有力的免责声明的关键组成部分

威尔就业声明

如果贵组织在自愿管辖地区运作,请明确说明就业是自愿的,手册中没有任何内容改变。请使用如下语言:“本手册不是就业合同,也不保证继续就业。你的就业是自愿的,意思是,你或公司可以随时终止关系,不论是否有理由或通知。” 一些专家建议在多个地方加强这一信息,例如在免责声明中,以及在就业政策部分中再次加强这一信息。

最好能包括一个声明,即除了指定的官员外,公司代表无权修改意愿关系。 这阻止了员工声称经理的口头声明创造了具有约束力的工作保障承诺。 也考虑增加一句,澄清无论手册中描述的任何政策或程序,包括业绩审查、纪律程序或福利方案,就业的自愿性质都适用。

无合同条款

明确声明手册没有在雇主和雇员之间订立明示或默示的合同,避免“我们承诺”或“你有权”等词语,除非你在法律上愿意承诺执行这些条款,而是使用:“本手册仅供参考,不构成明示或默示的就业合同,不会改变你就业的自愿性质。”

合同条款应足够广泛,以涵盖手册中的所有政策、程序和声明,以及管理人员或人力资源的任何口头或书面来文。有些组织还载有一些文字,说明手册没有创造任何第三方受益人的权利,这意味着不能由任何非雇员,如家庭成员或承包商强制执行。这一额外保护层对与分包商或临时工人打交道的公司特别有用。

修改政策的权利

包括一条句子,即公司保留随时修改、修改或删除政策的权利,无论是否事先通知,完全由公司自行决定。 这保护了企业需要改变,必须改变利益或行为规则。 例如:“公司保留随时修改、暂停或取消本手册中描述的任何政策或利益的权利,无论是否事先通知,只要公司认为适当。 ”

该条款常常被忽视,但成为免责声明的最实际内容之一。 没有该条款,雇员可以认为,在雇用日期有效的政策在其雇用期间应保持不变。 修改条款的权利保留了公司适应不断变化的情况的能力,如新法律、经济压力或商业战略的转变,而不会被锁在过时的政策中。 该条款还消除了对政策改变需要雇员同意或事先通知的任何期望。

继续就业的保障

强化手册不会为就业保障创造任何保障,甚至关于业绩审查或纪律程序的声明都应以公司可能偏离这些声明的语言为前言,一个条款样本:“本手册中描述的政策和程序只是准则,公司可以自行决定偏离,本手册中的任何内容都不应解释为继续就业的承诺。”

该条款对于描述渐进纪律、改进业绩计划或终止程序的政策特别重要。 如果手册说“雇员在终止合同之前将收到书面警告”可以解释为一种强制性程序。 免责声明者应澄清,公司保留根据具体情况跳过步骤或使用不同程序的权利。 该条还有助于保护公司在需要立即终止合同的情况下,例如,在不当行为、违反安全规定或欺诈案件中。

具体语言

法律因州、省或国家而异。 比如,加拿大的一些省份要求有具体的通知期或完全禁止使用任意语言。 类似地,许多欧洲国家拥有美国式的免责声明可能破坏的强有力的雇员保护。与当地法律顾问合作,将你的免责声明适用于你的管辖范围。如果您在多个地点运作,请考虑附带一份具体管辖权的增编的一般免责声明。

远程雇员的公司面临更大的复杂情况。 如果您在多个州或国家雇用雇员,可能需要遵守每个地点法律的免责声明。 总部设在加利福尼亚州的雇员公司可能需要语言,解决加利福尼亚州在自愿就业和默示合同方面更为严格的规则。 最安全的方法是包含适用于所有雇员的一般性免责声明,并为具体管辖区单独提供附录或增编。 您的法律顾问可以帮助您确定哪些管辖区需要特殊待遇。

法律陷阱和如何避免它们

与就业律师合作

任何条款都不能取代专业法律建议。 知识丰富的就业律师将审查您的手册,以确定潜在的责任,并确保您的免责声明符合最新的法院裁决和条例。 这一点尤为重要,因为必须解决相互冲突的法律问题,如果您的公司雇用多个州或国家的员工,则这一点尤为重要。

选择律师时,请寻找一个专门从事就业法工作并具有你行业手册审查经验的人,他们应该熟悉你法域最近的案例法,了解法院是如何解释免责语言的。请一个类似的组织提供免责声明样本,看看一个完整的版本是什么样子。 一个好的就业律师将不仅审查免责声明,而且他们还将检查手册中的其他内容,了解可能造成意外合同义务的语言。

避免内部矛盾

一个常见的错误是在手册的前面加上强烈的免责声明,但随后在其他地方使用合同语言——比如,奖金政策中说“如果符合Y标准,你将得到X的奖金。” 这种承诺可以超越一般免责声明,并创造可执行的权利。 在整个文件中确保一致性。 如果你想保持灵活性,就避免绝对语言,如“我们将永远”或“你得到保障 ” 。

全面审查手册,以查明每一种本票或绝对语言。 寻找可以解释为承诺的短语,包括“雇员有权获得”、“公司担保”、“你将获得”或“在任何情况下公司都不得获得 ” 。 用“公司可能提供”、“雇员可能有资格获得”或“公司一般遵循”等更灵活的替代语取代这些词语。 目的是保留手册作为指南的效用,同时消除任何可用于提出合同索赔的用语。

定期审查和更新

免责声明不是设定和遗忘的。 随着法律的改变和你的生意的发展,免责声明可能需要更新。例如,远程工作的兴起引起了跨州线工作的员工的管辖权和意愿地位的问题。至少每年审查你的手册,并在任何重大的法律变更之后审查。

设定日历提醒,每12个月审查一次你的免责声明,或者更频繁地审查一次,如果您的公司经历了重大改变,比如合并、收购、扩张到新州或劳动力构成的转变。 每当有重大法院判决在您运营的管辖区内对暗示合同或自愿就业做出裁决时,也要审查免责声明。 过时的免责声明可能比完全没有免责声明更糟糕,因为它在覆盖范围留下空白的同时,会给人一种虚假的安全感。

需要签名确认

免责声明如果配上一份签名的承认表,证明雇员阅读、理解并同意手册的非合同性质,那么其效果最大。 这些签名的表存放在每位雇员的人事档案中。 没有承认,雇员可以声称他们从未见过免责声明,这有可能削弱你的法律保护。

承认表应该是与手册本身分开的文件,它应该按地点或版本编号提及拒绝声明书。包括说明雇员承认其就业的自愿性质(如果适用),而且他们知道手册没有订立合同。确保表格在雇员开始日期之前或之后不久签署。对于现有雇员,在更新手册或拒绝声明书时,请他们签署新的承认书。在安全地点保留签名表,最好是在就业期间和离职后几年内保存实际档案和数字备份。

如何有效地整合你的免责声明

战略安置

将免责声明放在显著位置——通常是手册的第一或第二页,紧接欢迎信或目录之后,有些组织在就业政策部分开头,并在承认部分再次列入,目的是确保每个雇员在阅读详细政策之前看到。

考虑使用一个视觉提示,如粗体标题或阴影盒来吸引对免责声明者的注意。一些公司将免责声明放在一个单独的页面上,并附有一个显著的通知,如“重要通知:手册不是合同 ” 。 免责声明越明显,员工就越难声称自己不知道其内容。 如果您的手册是数字的,请考虑让免责声明成为弹出,或者要求员工在访问完整文件之前点击“我承认 ” 。

使用纯语言

法律术语可以混淆员工,降低免责声明的有效性。用各级员工都能理解的清晰直截了当的英语写。 避免过于复杂的句子或拉丁语词汇。比如,不用“本文书本身并不构成合同 ” , 写“本手册不是合同 ” 。 使用短句、主动语音和日常词汇。 如果您需要包含精确性的法律术语,请在括号或脚注中将其与普通语言解释相配。

以不同部门和不同教育层次的员工样本来测试你的免责声明是否可读。请他们解释免责声明的含义。如果他们不能准确解释,请修改,以便清楚。 任何人不懂的免责声明都无法提供保护。 法庭可能会发现,一个合理的员工不会理解免责声明的含义,他们也可能完全无视。

设计有效的承认表格

创建单独的确认表格,让雇员签名并返回。该表格应提及免责声明,并声明雇员理解手册不是合同,而且就业是自愿的(如果适用的话 )。将签名的表格保存在安全档案中,即使在雇员离开后保留这些表格,因为索偿可能在几年后出现。

承认表还应包括一份声明,说明雇员收到了一本手册(或知道如何查阅),他们负责阅读和遵守手册的内容,有些公司还询问雇员是否对手册有任何疑问,从而创造了尽早解决关切问题的机会,如果使用电子承认系统,确保记录能记录签名日期和时间,并且可以防止篡改,对于拒绝签字的雇员,记录拒绝书和您为提供手册和解释其目的所采取的步骤。

结论

将精心设计的免责声明纳入员工手册是良好的人力资源实践的基石。 它提供了关键的法律保护,澄清了雇主和员工之间的关系,并有助于防止代价高昂的误解。 免责声明应当明确、突出,并在法律上进行审查,以确保符合适用法律,准确地反映您公司的意图。 如果与员工的承认表和定期更新相结合,它将成为管理风险和维持生产性工作场所的重要工具。

今天你为起草一个适当的免责声明而付出的努力可以节省你巨大的法律开支、法庭时间和声誉损害。 这也向员工表明,你的组织重视透明度,并且廉洁地运作。 免责声明并不是你期望问题的承认 — — 这是确保每个人都从一开始就了解基本规则的积极主动步骤。

欲获得更多指导,请探索来自人力资源管理学会(]SHRM的免责政策样本),美国平等就业机会委员会(EEOC手册指南),或全国独立商业联合会(NFIB手册免责建议)的资源. 今天采取主动积极的做法可以保护你的组织明天.