FMLA 休假和加班:导航两个联邦就业法的交叉

《公平劳动标准法》和《家庭和医疗假法》是雇主必须遵循的两部影响最大的联邦就业法。 《公平劳动标准法》为符合条件的工人提供了工作保护、不带薪的重病假、家庭护理责任和与军事有关的需要。 相反,《公平劳动标准法》规定了联邦最低工资和加班工资要求。这些法律独立运作,但在实践中经常相互交织,给必须同时遵守这两项规定的雇主造成了混乱。 持续存在的误解是,在《公平劳动标准法》上花费的时间是40小时的门槛,引发加班义务。 这一假设是不正确的,可能导致工资差错、合规风险和可能的诉讼。 该条明确、可操作地打破了这些法律的相互作用、雇主必须跟踪的、以及如何建立防止代价高昂的错误的制度。

《家庭和医疗假法》:核心要求

谁是有资格获得调频LA许可的人

雇员必须满足三个条件才能享受FMLA假:他们必须为雇主工作至少12个月(不需要连续工作),在休假前12个月至少完成1,250小时的服务,并在雇主至少有50名雇员在75英里半径范围内工作的地方工作,这些门槛排除了很大一部分员工,这意味着许多因医疗或家庭原因要求休假的雇员实际上无权享受FMLA保护,雇主在提出要求时必须仔细评估其资格。

合格休假理由

联邦劳工和劳工部规定,符合条件的雇员在12个月期间有权最多休12周的无薪假,原因如下:

  • 婴儿出生和新生儿护理
  • 在第一年内安置儿童供收养或寄养;
  • 妨碍雇员履行基本职务的严重健康状况
  • 照顾配偶、子女或健康状况严重的父母
  • 家属服现役引起的紧急需要
  • 受保军人重伤或患病的军人的照顾假(最长26周)

继续工作保护和福利

304. 联邦雇员福利互助会的休假是受工作保护的,即雇主必须恢复雇员的相同职位或同等职位,在返回后享有同等的工资、福利和工作条件;雇主还必须在休假期间保持雇员集体健康保险的覆盖面,其条件与雇员继续工作的条件相同;联邦雇员福利互助会不要求带薪休假;享有无薪、工作保护的休假;但是,雇主可以要求雇员替代累积带薪休假——例如休假、病假或个人日——以涵盖联邦雇员福利互助会的部分或全部期间;美国劳工部的联邦雇员福利互助会遵守规定的资源就资格、认证和雇主义务提供了详细指导。

根据《公平劳动标准法》,加班工资

豁免和非豁免分类

《联邦劳动法》要求非免责雇员在一周内领取的加班费至少是40小时以上工作的所有小时的正常工资的1.5倍,符合特定工资水平和职责标准的雇员可被归类为免时,这些类别包括行政、行政、专业、计算机和外部销售雇员,错误分类是联邦劳动法诉讼的经常来源,雇主必须进行彻底的工作分析,以确保免税分类在法律上是可辩解的,单凭工作资格不能确定豁免地位;雇员的基本职责和工资必须满足适用的测试要求。

小时工作算什么

对于非免税雇员,工作时间包括雇员遭受痛苦或获准工作的所有时间,无论雇主是否提出要求,其中包括在正常工作时间以外检查和答复工作电子邮件、设立或清理工作站、参加必要的培训以及工作日间旅行等任务上花费的时间;雇员被解除职务和自由从事个人活动的时间一般不计入工作时间;加班时间根据工作周实际工作的总小时计算;雇员没有为雇主提供身体或建设性服务的时间不计入加班门槛计算;工资和小时司的加班页提供了有关免税、计算方法和记录要求的完整信息。

FMLA 如何与超时计算离开交互

FMLA 小时不工作小时

雇主必须理解的是,非工薪阶层雇员休假时间——无论是无薪的还是替代带薪假的——不被认为是为FLSA加班而工作的小时,FLSA为为为雇主提供服务所花费的时间和雇员不工作的时间划出明确的界限,FMLA休假属于后一类,即使雇主要求雇员使用带薪假来支付休假,这些带薪时间仍然是休假时间,而不是工作时间,在雇员领取工资的意义上是可予赔偿的,但是他们并不算在40小时的加班门槛。

将非免责雇员视为每周工作40小时,并使用累积病假休假8小时的FMLA休假,该雇员只工作40小时,不需加班,8小时带薪病假是单独补偿,而不是工作时间,如果该雇员使用休假时间或私人银行支付休假费,则适用同样的原则。

带薪假的替代及其影响

雇主可以要求或允许雇员用累积带薪假代替不带薪的FMLA假,这种替代做法是常见的,但并不改变基本《联邦劳动和社会保障法》对这些时间的分类,带薪休假时间是带薪的,但并未工作,雇主必须确保工资发放制度明确区分工作时间和带薪休假时间,以避免误算加班,如果雇员每周工作38小时,并且使用2小时带薪病假进行FMLA合格的医疗任命,则每周为FLLSA目的工作的时间总数仍然是38小时,而不是40小时,即使雇员领取了40小时的加班费,也不需要加班。

中断调频LA休假和加班繁复

中断的FMLA休假,即雇员因单一的资格原因单独休假,非连续休假,增加了复杂性。 例如,正在接受治疗的雇员每星期一可能休4小时的假,为期数月。在雇员工作满时加额外时数的几周,加班仍与实际工作时间相比。 FMLA小时本身从加班计算中减去,而不是加在其中。

具体的例子如下:非免责雇员每周工作44小时,并使用PTO休息4小时,休息4小时。雇员工作44小时,因此雇主拖欠4小时的加班费,是44小时正常工资的1.5倍。PTO的4小时按雇员的正常工资分别支付,不计入加班计算。雇主必须确保工资系统正确适用加班费,只适用于实际工作的44小时,而不是包括假期在内的48小时。

跟踪和报告最佳做法

准确的计时至关重要,雇主应使用一种涵盖两种不同类别的系统:实际工作时间和带薪休假时间;当指定休假为调频法合格时,系统应标出这些时间为调频法假期,并排除加班工作时间计算;统一编码和明确报告可防止可能导致加班费或休假时间不必要的加班工资支付不足的错误;薪金工作人员应接受培训,审查工作时间和调频法假期时间的雇员的每周时间记录,以确保正确的计算。

实际遵守战略

离休记录保存系统

遵守的基础是可靠的时间保存系统,它区分实际工作时间和带薪休假,《联邦劳动保障法》要求雇主保持每天工作时间和每个工作周总工作时间的记录,《联邦劳动保障法》要求跟踪休假情况,并将休假定为《联邦劳动保障法》的资格,将这些规定纳入单一系统,减少错误风险,雇主应配置工资软件,将《联邦劳动保障法》的休假时间自动排除在计算加班门槛值之外,同时仍按适当费率补偿这些时间。定期审计时间记录可能会发现错误分类,以免出现问题。

清除书面政策和雇员沟通

雇员需要了解他们的薪酬工作,特别是在休假和加班时如何交叉。 雇主应该在员工手册和政策文件中加入明确的措辞,说明加班完全基于实际工作时间,而且任何带薪休假时间都不计入加班门槛。 一份政策说明样本可能写道 : “ 加班工资是根据您在工作周内实际为公司工作的工时总数计算的。带薪休假,包括病假、休假、个人日数和调频法假,分别得到补偿,不计入加班工作时间。 ”这一说明有助于管理预期,减少工资投诉或误解的可能性。

休假和加班规则培训经理

主管和管理人员往往是雇员需要休假时的第一个联系点,他们应当接受关于FMLA和FLSA基本要求的培训,包括如何承认潜在的FMLA资格情况,以及如何避免作出可能造成赔偿责任的声明或决定,例如,经理告诉雇员工作44小时,在同一周请4小时的FMLA假,造成雇员期望在44个工作时间加班的情况,这是正确的,但是经理告诉雇员FMLA休假算加班,不加班不会产生不正确的信息,可能导致工资索赔。经理应当知道将与休假有关的问题直接交给人力资源,不应当独立地就加班资格作出决定。

国家法律差异和多国遵守

联邦法律设定了最低限额,而不是上限。 许多州颁布了自己的家庭和医疗休假法,规定了更广泛的覆盖面、更长的休假期限或带薪休假福利。 一些州还制定了不同于《联邦劳动法》的加班法,如8小时或12小时之后的每日加班,或某些行业的门槛较低。 多个州的雇主必须遵守为雇员提供更大保护的法律。 这会造成行政的复杂性,特别是在州休假法与国家加班规则相互作用时。 人力资源管理司的州休假法资源为确定适用要求提供了一个起点,但雇主也应该咨询熟悉其有员工的具体管辖地区的法律顾问。

共同的合规风险和如何避免风险

超额计算 FMLA 工作时间

一些工资系统或人工操作可能无意中将带薪休假时间包括在计算加班费所用的总时数中,这可能导致雇主支付实际未上班的加班时间,这虽然一般不是一种违反法律的行为,但浪费了公司资源,并造成不准确的工资记录,更成问题的是,如果系统由于误计入了休假时间而低估了工作时间,那么雇主可能无法支付40岁以上实际工作时间的加班费。

雇员的分类错误

将雇员归类为不符合FLSA工资和职责测试的免加班,是严重不遵守规定的行为,如果同一雇员也休FMLA假,雇主将面临两条风险:对未支付的加班工资的潜在责任、违约赔偿金、FLSA规定的律师费以及FMLA规定的潜在干预或报复索赔;雇主至少应每年审查所有免职分类,并记录每项确定的依据。

报复风险

雇主必须保证业绩评估、纪律决定和解雇决定基于合法、非报复性的理由,并且有充足的证据。 雇员要求或使用FMLA假后不久采取的任何消极行动都将受到严密审查。

记录保存缺陷

联邦劳工局和联邦劳工局都规定了具体的记录保存要求,如不保持准确完整的记录,则会受到劳工部的处罚,并削弱雇主在诉讼中的地位。 DOL的联邦劳工局遵守《联邦劳工局》协助网页[提供了帮助雇主评估其记录保存做法的工具和资源。雇主至少应保留3年的时间记录、休假记录、工资记录和相关文件。

建立和谐和可持续的办法

调频法假期与加班工资之间的关系遵循一个直接的原则:休假时间不是工作时间。 但是,在不同的员工队伍中正确应用这一原则,其时间安排、休假模式和州法律保护需要有意识的系统设计。 投资准确时间跟踪、明确政策、管理人员培训和定期合规审计的雇主将减少他们的法律风险,为其员工创造一个更加公平、透明的工作场所。 调频法和调频法各自服务于不同的目的,但当雇主花时间了解他们如何互动和构建尊重两套义务的程序时,它们在实践中可以共存。