包括不歧视和反骚扰政策的法律提示

州和地方差异

最常见的法律缺陷之一是没有考虑到规定比联邦法规更严格义务的州和地方法律。 比如,加利福尼亚州的《公平就业和住房法》禁止基于医疗条件、政治派别、移民身份、军事/退伍军人身份等额外特征的骚扰。 纽约的人权法同样扩大了保护范围。 多个司法管辖区的雇主必须确保其政策反映最高适用标准。 一个良好做法是包含符合联邦要求的“保护底线 ” , 同时增加任何州或地方义务。 一些州 — — 如纽约和加利福尼亚州 — 还要求在性骚扰定义、报告程序和年度培训任务方面使用具体语言。 如果不纳入这些州的具体要求,可能导致罚款和增加责任。

不断变化的骚扰定义

美国最高法院认为,骚扰必须“严重或普遍”以造成一种敌对的工作环境,但下级法院已经澄清,即使一件事件是令人震惊的,也可以提起诉讼,例如人身攻击或严重的明确威胁。继2020年在[Bostock诉Clayton County[(590 U.S. )案中作出划时代的裁决之后,第七编中的“性”类别现在包括性取向和性别认同,因此,政策应反映骚扰包括基于性取向和性别认同的歧视行为,而不仅仅是出生时指定的性行为。此外,平等就业机会委员会和几个法院已经认识到,基于怀孕、分娩或相关医疗条件的歧视也可能构成性别歧视。政策必须足够广泛,以涵盖这些不断变化的解释。

有效政策的关键要素

一项在法律上健全的不歧视和反骚扰政策应该不仅仅是一份被禁止的行为清单,它应该是一个活的文件,提供明确的指导,使人们对报告程序充满信心,并对报复表示零容忍。

被禁行为的明确定义

这项政策必须明确、易懂地界定什么是歧视和骚扰。 避免“不适当行为”等模糊的语言。 相反,提供具体的例子:种族污蔑、冒犯性笑话、不受欢迎的性进步、对残疾的贬低性评论或攻击性形象的传播。 包括身体和口头行为,并明确可以通过电子邮件、社交媒体、短信或其他电子通信进行骚扰。 许多州条例要求政策包括性骚扰的具体定义。 例如,加利福尼亚州要求雇主定义“对等”骚扰(为性好处提供就业福利)和“敌对环境”骚扰(不合理地干扰个人工作业绩的行为 ) 。 解决“第三方骚扰” — — 客户、供应商或客户对雇员的骚扰 — — 并澄清该组织将采取适当行动,而不论来源如何。

政策范围

明确政策不仅适用于实际工作场所,也适用于与工作无关的外部活动、公司赞助的旅行和与企业有关的社交媒体的互动。如果贵组织有远程员工队伍,政策必须明确涵盖虚拟互动——视频通话、聊天平台和电子邮件——以及可能发生的任何个人会议。一些政策还涉及与本组织互动的非雇员,如客户或送货人员。通过扩大范围,该组织减少了在传统工作环境以外的灰色地区发生的骚扰风险。

报告程序和保密

雇员必须确切知道如何报告侵权行为而不必担心暴露。政策应提供多种报告渠道,例如指定的人力资源代表、遵守规定热线、匿名的在线门户和/或主管。强调可向其中任何个人提出报告,而且组织将迅速采取严肃行动。应明确处理保密问题:虽然组织将尽可能保密,但不能保证绝对保密,因为调查可能需要与人数有限的人分享信息,但必须了解。确保雇员在可行的情况下保护他们的身份,不会因提出诚信报告而受到报复。还宜列入一个章节,鼓励目睹骚扰的雇员报告骚扰,即使他们不是直接目标。这有助于创造一种分担责任的文化。

调查进程

概述一旦收到报告,该组织将采取的步骤; 说明调查将迅速、彻底和公正; 说明谁将进行调查(内部HR或外部培训的调查员); 典型的时间表; 投诉人和据称骚扰者都将有机会提出证据和证人; 包括承诺将调查记录在案并提出一份书面报告; 政策还应注意到,该组织将在调查期间采取临时措施保护投诉人,如更改时间表或在必要时请带薪假; 许多州,如纽约,现在要求将骚扰调查政策列入雇员手册; 为了显示公平性,政策应解释该组织不会预先判断结果,并将在作出裁定时适用“证据的预先证据”标准(即,更有可能而不是没有发生违反政策的情况)。

纪律行动

明确阐述违反政策的潜在后果,包括口头或书面警告、培训和咨询,直至包括解雇,政策应规定纪律不仅适用于骚扰者,而且适用于知道行为和不采取行动的管理人员,或参与骚扰的证人,一贯适用纪律措施对遵守法律至关重要——不一贯的执行可能导致声称受到不同待遇,政策还应指出,违反规定可能导致其他补救办法,如调动、失去监督权或禁止今后参加公司活动,不妨包括一项声明,说明该组织保留采取其认为适当的任何行动的权利,包括视行为的严重程度立即终止。

防止报复

一项强有力的反报复条款是不容谈判的,报复要求是向平机会提出的最常见指控,即使根本的歧视或骚扰要求没有提出,也往往会成功。政策应明确禁止对任何报告侵权行为、参与调查或反对非法行为的人采取任何不利行动,包括终止、降级、不合理的负面业绩审查、威胁或微妙的工作条件变化。鼓励雇员立即报告任何认为的报复行为。此外,政策应规定,任何被发现从事报复行为的个人将受到严厉的纪律处分直至终止。还明智的是,应提醒管理人员和主管人员,他们绝不能采取任何可能被视为报复性的行动,即使他们认为基本报告是没有根据的。记录所有业绩评估和就业决定,都有助于为报复行为辩护。

起草和执行政策的法律要点

拥有正确内容只是斗争的一半;政策起草、分配和执行的方式决定了其法律效力。 以下是制定和保持政策以接受审查的法律最佳做法。

就业法专家

每个组织都应该有一位在就业法方面有经验的律师审查自己的不歧视和反骚扰政策,最好是了解该组织运作的具体行业和州。 律师可以帮助调整政策,使其适应独特的风险领域,例如复杂的报告结构、工会环境或多州业务。他们还可以就最近的法院决定或可能影响政策执行的监管变化提出建议。建议每年进行一次法律审查,以保持政策及时性。 此外,考虑由多样性、公平和包容顾问审查你的政策,以确保政策与超出最低法律要求的最佳做法保持一致。

定期更新反映法律变化的政策

就业法是动态的,例如,纽约州要求每年更新其防止性骚扰的示范政策;加利福尼亚州定期扩大其受保护类别清单;联邦关于#MeToo ⁇ era骚扰的指导仍在演变;确定每年至少一次审查政策的时间表,并在重大法律发展之后审查政策;在更新时,向所有雇员明确通报变化并获得签名承认;过时的政策可能是一种责任——它们造成虚假的遵从感,并可能被用于诉讼,例如,一项未提及性别认同或性取向的政策可以被援引为雇主不打算保护这些群体的证据,即使联邦法律现在要求这样做。

提供全面和互动培训

宣传政策是不够的;雇员必须理解;培训对所有雇员都是强制性的,对负有预防和解决骚扰额外责任的主管和管理人员应单独进行更详细的培训;平机会强调培训应当“互动”和“基于实际”而不是一次性在线模块;纳入骚扰的实实在在的例子(匿名),讨论报告程序和揭开报复的神话;有些州规定具体培训内容;例如,加利福尼亚州要求主管每两年接受2小时的防止性骚扰培训,纽约要求每年对所有雇员进行培训;记录所有培训,包括提供出席记录和材料。考虑为人力资源工作人员、法律顾问和高级领导人增加专门的角色模块,确保他们了解他们更有责任作出反应。

保持政策分发和培训的明确文件

如果出现法律申诉,文件是雇主的最佳辩护。 保留每个雇员签名的确认,确认收到政策和培训。保留培训完成记录,包括日期、时间和内容。 如果发生调查,这些记录表明该组织采取了合理的步骤来预防和解决骚扰问题。平机会的指导方针强烈建议雇主保留这些记录至少三年,有些州需要更长的保存时间。 除了签名的确认外,还要保存一份更新政策的记录和每个版本生效的日期。

确保政策易于获取

雇员不能遵守或受益于他们无法找到的政策。政策应在多个地点突出显示:在公司内联网上张贴,包括在雇员手册中,以入职包形式分发,并在法律允许的普通领域贴贴贴。对于劳动力偏僻的组织,确保数字化的无障碍性——以残疾人能够使用的格式提供政策,例如屏幕阅读者兼容的PDF或简洁的文本版本。有些州要求将政策翻译成雇员所讲的主要语言。例如,纽约要求以英语提供性骚扰政策,如果有要求,则以其他语言提供。对于劳动力所讲的两种或三种最高语言提供政策的最佳做法是。

建立问责和一致性文化

全世界最好的政策是,如果领导不一贯地执行,就毫无价值。 不一致的执法——例如,对低级别雇员进行骚扰的纪律约束,但让明星演员发出警告——会造成责任和破坏信任。 高级管理层应该明显地支持政策,树立尊重行为模式,确保所有报告都得到认真对待,而不管被调查者的立场如何。 任命专职的遵纪守法官员或设立工作场所文化委员会可以帮助使问责制制度化。定期的气候调查和反馈循环也可以发现政策可能需要完善的领域。 此外,考虑定期对投诉数据进行审计,以查明模式 — 例如,如果某些部门产生更多的投诉,它可能表明需要有针对性的培训或更深入的文化干预。

全球和跨部门考虑

这条条款主要侧重于美国法律,而从事国际行动的组织也必须遵守它们开展业务的每个国家的法律。 比如,欧盟的《平等待遇指令》和2010年的《英国平等法》提供了与美国法律不同的保护。 政策应该统一,以达到所有地点的最高标准,同时尊重当地的程序要求。 此外,现代骚扰申诉往往涉及交叉性 — — 雇员在种族和性别、残疾和年龄等受保护特征的组合下遭受歧视。 仅解决单一轴歧视的政策可能无法充分保护面临复杂偏见的个人。 培训调查人员以适当识别和处理交叉申诉。

结论

在今天的法律和社会环境中,不歧视和反骚扰政策不是可选的,它们是组织诚信、雇员福利和法律保护的根本。 通过在现行法律框架内制定政策,以明确、全面的内容加以制定,并以深思熟虑的法律指导加以实施,各组织可以建立所有人都感到受到尊重和重视的工作场所。 定期审查、一致执行和公开交流确保这些政策继续有效,并适应不断变化的法律和工作场所动态。 归根结底,投资于强有力的政策是对公平和尊重文化的投资,使人人都能受益。