雇用独立承包人时的法律责任

B因素对于承包商执行对企业身份至关重要的任务的企业来说是最难满足的。 加利福尼亚州第22号提案对基于应用的运输和交货公司提供了部分豁免,但ABC测试仍然是许多州的默认标准。 在州ABC测试下进行错误分类可能导致高额罚款、拖欠工资、民事处罚,甚至任意违规情况下的刑事责任。 多个州的企业必须跟踪每个法域的标准,因为有些州对不同的法规适用不同的测试。

起草一份强有力的独立承包者协定

书面合同不仅仅是一种最佳做法,它是一种防止错误分类要求的辩护,起草良好的协议记录了当事人的意图和关系结构,但是,单靠合同不能凌驾于工作安排的现实之上,法院将超越文件的范畴看待关系的实际运作情况。 如果日常现实看起来像雇用关系,那么任何合同都无法保护企业免于责任。 但清晰性从一开始就有助于双方了解他们的权利和义务,并在监管机构或法院审查安排时提供意图的证据。

包括下列内容的基本条款:

每项独立承包者协定都应具体涉及下列领域:

• 工作范围和可交付性: 准确界定承包商将提供何种服务、预期成果、最后期限和接受标准。使用客观、可计量的标准而不是主观的质量评估。避免使用意味着直接监督或指导如何开展工作的语言。
• 付款条件: 具体说明收费结构—— 充值费、小时费率或项目基数—— 付款时间表,绝不向承包商支付薪金或提供像带薪休假一样的福利,因为这些安排与雇员的报酬相仿,只包括承包商不承担利润或损失风险的费用偿还规定。
• 保密和不披露: 保护商业秘密和专有信息,承包商应同意不披露或使用项目外的机密数据,并在完成后归还或销毁敏感材料,包括构成机密信息的定义。
• 知识产权所有权: 由于为租借学说所作的工作一般不适用于独立承包商(版权法规定的有限情形除外),因此包括一项明确的转让条款,规定在雇用业务中创造的所有工作产品自动分配给雇用业务,涵盖版权、专利、商标和商业秘密。
• 独立订约人地位:承认承包人是自营职业者,负责自己的税收、保险和福利,说明承包人有权为其他客户工作,而且不存在雇用关系。
• 终止条款:界定任何一方如何结束关系和必要的通知;避免待命预期或无限期的交战期;承包者关系应有明确的终点,或任何一方可随意终止,不处罚。
• 保险要求:具体说明承包人必须维持的种类和最低保险额,包括一般责任保险,以及适用的工人赔偿和职业责任保险。

避免雇用类似语言

合同不应赋予雇用企业决定承包商具体时间、地点或工作方法的权利,除非实际上没有这种控制。即使合同使用正确的语言,雇用企业实际控制可以推翻合同。

税务和报告义务

独立承包商在雇用时的主要法律责任之一是遵守纳税报告要求,与雇员不同,独立承包商不须由雇用企业缴纳所得税、社会保障、医疗保险或失业保险费,而是直接支付自营职业税,雇用企业必须向任何承包商发放表格1099-NEC[(无雇员补偿),在日历年内支付600美元或600美元以上,并向国税局提交副本。

国家税务局和国家税务局对错误的分类进行了严格审查,因为它剥夺了政府的薪资税收入。 如果国家税务局将工人重新分类为雇员,企业可能要承担工资税、利息和罚款的退税。 在某些情况下,企业也必须支付工人在社会保障和医疗保险税中的份额。 国家机构可以对不扣国家所得税或支付失业保险费的行为处以额外惩罚。 为了减少风险,企业应当定期进行分类审计,特别是在建筑、运输和技术服务等高风险行业的承包商参与的情况下。

许多州还要求企业在雇用独立承包商之前向州劳动机构登记。 一些州规定企业必须在规定的时间范围内报告新的承包商聘用情况。 不遵守这些注册和报告要求会导致罚款和增加审计风险。 咨询税务专业人员以确保联邦和州义务都得到遵守。

保险和工人保护

雇主通常不需要为独立承包商提供工人补偿保险、失业保险或健康福利。 但是,各州的法律差异很大。 在一些州,雇用企业必须核实其承包商是否拥有足够的保险。 例如,加利福尼亚州要求企业确认,如果承包商从事可能被认为有害的工作,独立承包商拥有工人补偿保险。 在建筑业和高风险行业,如果承包商不自己投保,则企业仍可能要为承包商的伤害承担责任。

合同中增加一项要求,要求承包商维持这些保险单,保护双方;在工作开始前要求保险证书,并核实整个业务期间的保险范围仍然有效;该证书应把雇用企业列为承包商一般责任保险的额外保险;对于现场工作的承包商,考虑要求工人赔偿保险以免受工作场所事故引起的索赔;在一些法域,不核实承包商的保险可能导致雇用企业被视为工人赔偿的法定雇主。

反歧视法和独立订约人

《民权法》第七编、《美国残疾人法》以及大多数联邦反歧视法都保护雇员,而不是独立承包商。 但是,一些州和地方司法管辖区已经将保护范围扩大到了独立承包商。 比如,纽约市根据人权法禁止歧视独立承包商。 加利福尼亚州的《Unruh民权法》适用于所有商业关系,包括与承包商的关系。 《负担得起的护理法》的不歧视条款也延伸到计划参与者,如果允许承包商参加集体健康计划,他们可能包括承包商。

即使没有法律要求,公平对待所有工人——雇员和承包商——并尊重他们,减少法律风险,改善工作场所文化;避免合同中歧视性的语言,并确保关于雇用或终止承包商的决定是基于合法商业理由,而不是受保护的特点;考虑执行统一的承包商甄选程序,筛选技能、经验、定价和可获性等客观标准;骚扰政策应明确包括承包商,以澄清无论分类如何,都不容忍骚扰任何工人。

知识产权所有权:经常出现的闪点

如果独立承包商创作了可版权的作品,那么美国版权法的默认规则是,除非有书面协议赋予雇用企业的权利,否则承包商拥有版权,为雇用学说而作的工作只适用于雇员和少数特定类别的委托工作——例如为集体作品、电影片的一部分或其他视听作品、翻译或补充工作作出贡献,即使如此,当事方也必须书面同意,这意味着作为承包商聘用的软件开发者、图形设计者或内容作者在没有有效转让的情况下保留对工作产品的完全所有权。

任何雇用承包商开发软件、写作内容、设计图形、制作音频或视频或创建任何无形作品的生意,都必须在合同中包括一项明确的知识产权转让条款,该条款应规定,所有可交付的商品,包括版权、专利、商标和商业秘密,在创建时立即不可撤销地分配给雇用企业。请指明该转让具有约束力,承包商同意执行完成转让所需的任何补充文件。

此外,在适用的情况下考虑列入 " 为雇用而作的工作 " 说明,尽管它不是转让的替代物,合同还应要求承包商披露其包含的任何先前存在的材料,如密码库或库存图像,并为这些要素发放许可证,如果没有适当的转让,企业可以发现自己没有所有权,无法承担它所支付的工作,从而导致费用高昂的纠纷和潜在的诉讼,对于专利发明,包括专利权的单独转让,并要求承包商在专利申请程序中进行合作。

常见的错分类陷阱和如何避免它们

错误分类索赔往往源于模仿雇员关系而不是独立承包商安排的模式。

• 控制时间表和方法:要求承包商按特定时间工作,按一套任务顺序工作,或完全从公司地点工作。
• 排他关系: 防止承包商为其他企业工作或为多个客户服务.
• 提供工具和工作空间:向承包商提供办公桌、计算机、电话、软件许可证或公司电子邮件地址,特别是如果承包商没有维护自己的办公室或设备。
• 长期或无限期的约定:将承包商视为永久固定,而不是将其保留在一个有确定结束日期的离散项目上。
• 融入企业: 承包商出席员工会议,接受员工业绩审查,佩戴制服或徽章,使用员工手册,或参加公司活动.
• 自动偿还费用: 支付日常业务费用,而无需承包商承担任何费用,这就取消了损益部分。

为了避免这些陷阱,应构建关系,强调承包商的独立性。 允许承包商自行设定时间、使用自己的设备、从自己的地点工作并为多个客户服务。 证明承包商有机会获得利润或损失 — — 例如,通过引用固定费用或控制费用。 定期审查使用IRS或DOL测试的安排。 如果关系看起来像雇用关系,在监管者干预之前考虑重新分类。

持续遵约的最佳做法

保持合规性并不是一次性事件,随着工作性质或业务的改变,承包商的分类也会发生变化。

• 进行年度分类审计。 对照经济现实、IRS和ABC测试审查有代表性的承包商关系样本。在业务约定结束后至少三年内记录分析并保存记录。
• 保存已签署的合同、发票、保险证明、W-9表格以及实际如何行使控制(或未行使控制)的文件。
• 培训管理人员。 确保监督承包商的任何人了解他们不能指导承包商的方法、决定其时间表或把他们当作雇员对待。
• 使用一致的登船过程。 任何工程开始前,每个承包商都要签署标准协议并提供完整的W-9。使用核对表确保所有文件都得到收集和核实。
• 寻求法律咨询. 在有疑问时,请咨询专门从事工人分类工作的就业律师或注册会计师. 主动的法律审查比为错误分类要求辩护的费用要低得多.
• 监控州法的改变. 工人分类法迅速演变,订阅来自DOL,IRS和相关国家机构的更新,以保持了解新的要求或执法重点.

为了获得额外资源,美国小企业管理局提供了一份独立承包商指南,其中涵盖了基本内容,并提供了与国家特定规则的联系,国家立法机构全国会议还维持了对错误分类立法逐州追踪。