加州员工手册为何需要特别注意

加利福尼亚州的就业法是美国最全面、最保护雇员的法律之一。 对于在州内工作的雇主来说,员工手册不仅仅是一个有用的参考,它是一个法律文件,必须遵守一系列广泛的法规、条例和法院裁决。 如果不纳入法定政策,公司将面临诸如加利福尼亚公平就业和住房部(DFEH)和劳动标准执行司(DLSE)等机构的诉讼、处罚和行政行动。 一份精心起草的手册,经过加利福尼亚州有执照的就业顾问的审查,既可以防止责任,也可以成为公平、透明的工作场所的基础。

这份指南涵盖了强制性法律内容、建议的最佳做法以及每个加利福尼亚州雇主都应纳入手册的法律领域。 因为州法律经常通过新的法规、法规更新和法院裁决而变化,因此手书至少必须每年审查和更新。

强制性法律政策

加利福尼亚州法律明确要求手册包括若干具体政策,虽然以下清单并非详尽无遗,但包括雇主必须解决的最关键条款,以便继续遵守。

1. At 威尔就业声明

加利福尼亚州确认就业原则,但手册必须明确表明,任何固定时期的就业都得不到保障,说明应避免可能形成默示合同的语言,例如,应省略诸如 " 长期就业 " 或 " 仅因原因终止你的工作 " 等词语,而强烈的 " 将拒绝声明 " 也澄清,手册本身不是就业合同。

“ 语句: “[公司名称]的就业在

2. 反歧视、骚扰和报复政策

加利福尼亚州的《公平就业和住房法》禁止基于实际或认为受到保护的特征的歧视、骚扰和报复,包括种族、宗教信仰、肤色、民族血统、血统、身体残疾、精神残疾、健康状况、遗传信息、婚姻状况、性别、性别、性别认同、性别表达、年龄(40岁及以上)、性取向、军职和退役军人地位、怀孕或相关条件。

  • 界定被禁止的行为(包括同事、监督员或第三方的骚扰)。
  • 概述正式和非正式申诉程序,并指定多个报告渠道。
  • 保证迅速、公正地进行调查,并描述纪律结果。
  • 包括明确的反报复条款。

加利福尼亚州法律还规定[预防培训,根据AB 1825(主管)和SB 1343(所有雇员),手册应提及培训要求和时间表。

3. 工资、工时和休息政策

加利福尼亚州的工资和工时法是全国最严格的法律之一。 一本符合要求的手册必须针对以下几个方面:

最低工资和加班费

州最低工资由法律规定(目前雇员人数为26人或以上的雇主为15.50美元/小时,但需编制索引),有些城市和县的最低工资较高,例如旧金山、洛杉矶和埃默里维尔,手册应规定每个地点适用的最低工资,加班是每天8小时以上、每周40小时以上、或连续第七天工作头8小时以上工作的时间,每天12小时以上工作的时间或连续第七天8小时以上工作的时间需要双重时间,加班的豁免范围比联邦法律要窄;错误分类是经常发生的诉讼来源。

餐饮休息时间

每日工作超过5小时的雇员有权享受30分钟不间断的膳食时间,如果工作超过10小时,则享受第二次膳食时间;只有在有限的情况下才允许休假;每工作4小时必须尽量提供10分钟的休息时间(每8小时工作20分钟),每个工作期间的中间必须尽量提供休息时间;手册应说明休息时间和时间安排;如不能提供全休时间,则需要支付每错休时间一小时的保险费。

薪金定数要求

根据《劳动法》第226和226.3条,雇主必须提供逐项工资报表,列明工资总额和净额、所有扣减、包括工资期日期、雇主姓名和地址、雇员的法定姓名、雇员社会保障号码或雇员身份号码的最后四个数字以及小时或计件工资率。 手册应指示雇员及时审查工资基数并报告差异。

最后薪资

雇员如无通知即辞职,必须在72小时内支付工资;解雇或至少提前72小时退出的雇员必须立即支付工资。 手册应解释雇主发放最后工资的程序。

4. 家庭假和医疗假

加利福尼亚州提供多项假期待遇,这些假期往往与联邦法律重叠。 手册必须对此作出明确解释,因为雇员可能同时根据不止一项法律有资格休假。

  • 加利福尼亚州《家庭权利法》:规定,在12个月之内,为与新子女或雇员或家庭成员的健康状况严重者提供最多12周的无薪工作保护假,涵盖雇员5人或5人以上的雇主(比FLA的50-雇员规则的门槛要小 )。 重要的是,它也涵盖家庭伴侣和父母亲。
  • 怀孕残疾假:每怀孕一次,因残疾条件,最多4个月不带薪休假。
  • 国家残疾保险,为休假与新子女建关系或照顾重病家庭成员的工人提供部分工资替代,手册应说明雇员如何向就业发展部提出申请。
  • 新《育儿假法》: 将CFRA的权利扩大到较小的雇主(20-49名雇员),以便与婴儿建立关系。

手册必须包括雇员在休假期间继续享受保健福利的权利、恢复权利和请假程序(一般在可预见的情况下提前30天通知)。

5. 工人报酬

加利福尼亚州要求每个雇主都承担工人赔偿保险并在工作场所张贴通知。 手册应告知雇员如何报告伤病情况、在何处接受治疗以及禁止因提出索赔而遭到报复。 手册应列出保险人的姓名和承运人的索赔号码(如果适用的话 ) 。

所需额外政策(加利福尼亚州)

6. 带薪病假

根据2014年《健康工作场所和健康家庭法》,大多数雇员每工作30小时至少可累积一个小时带薪病假(或相当于一次性总付),每年不得超过48小时(6天 ) 。 手册必须解释应计、使用(对雇员或家庭成员,包括指定人员),通知要求和禁止报复。 许多城市(如伯克利、奥克兰、旧金山、圣莫尼卡)都有自己的带薪病假条例,这些条例可能更为慷慨。

7. 哺乳住宿

劳动法第1030条要求雇主为雇员提供私人、干净的地点(除卫生间外)来配乳,并有合理的休息时间。 手册应该说明如何要求住宿以及雇主有义务提供冰箱和水槽。

8. 犯罪历史和背景调查

加利福尼亚州的“禁止黑盒”法(AB 1008)禁止雇主在有条件的招聘之前询问候选人的犯罪史。 手册应说明公司的背景调查政策,包括个人化评估程序以及雇员获得任何不利决定中使用的报告副本的权利。 此外,《消费者调查报告机构法》要求进行消费者调查报告之前书面披露和授权。 《劳动法》第1024.5和1024.6节严格限制为就业目的使用信用报告。

9. 隐私政策

雇主可以监测电子通信、计算机使用和物理场所,但《加利福尼亚侵犯隐私法》[(CIPA)和《电子通信隐私法》要求予以披露,手册应明确说明监测情况(例如电子邮件、互联网使用、视频监视)以及雇员对公司提供设备的隐私没有期望,关于药物测试政策,国家法律一般只允许安全敏感职位进行严格的限制——随机测试。

10. 预防工作场所暴力

根据《第553号联邦法令》(2024年生效),雇主必须执行工作场所暴力预防书面计划,并将其纳入手册或作为一项独立政策,该计划必须确定责任人,列出事件报告程序,并描述培训要求。

建议的政策和最佳做法

除了法定任务外,某些政策加强了遵守,并促使其明确性。

  • 行为守则: 职业行为、利益冲突、馈赠和外部就业的标准。
  • 守时和出席: 规则,用于计时/出局,要求请假,以及报告缺勤.
  • 技术和社会媒体: 可接受的使用公司设备、专利信息的保密性以及社会媒体活动准则(同时保护NLRA的权利)。
  • 工作场所安全:]卡尔/OSHA规定的伤害和疾病预防方案,包括紧急程序、危险报告和个人防护设备。
  • 缺勤: 涵盖陪审团职责、证人职责、军事休假(统一服务就业和再就业权利法、USERRA)、投票假、学校活动假(父母/监护人)和器官/骨髓捐赠假的全面休假汇总表。
  • 宗教住宿: 根据FEHA,雇主必须合理安排宗教活动,除非这样做造成不必要的困难,手册应说明申请住宿的程序。
  • 吹哨人保护: 加利福尼亚州吹哨人法规(《劳动法》第1102.5,6310节)保护举报违法员工。 一项强调不报复环境的政策鼓励举报。

远距离和混合型部队的特殊考虑

许多加利福尼亚州雇员远程工作,往往跨州线。 手册应该解决政策如何适用于边远工人的问题 — — 特别是守时、膳食/休息遵守、费用偿还(根据《劳动法》第2802条,必要的开支必须)以及家庭办公室的安全检查。 如果雇员在加利福尼亚州以外工作,雇主必须了解其他州的法律,但手册应该注意到加利福尼亚州法律对加利福尼亚州雇员的规范。

语言和获取

如果10%以上的劳动力使用英语以外的语言,那么加利福尼亚州法律要求用英语提供安全培训、工资通知和某些政策。 尽管整个手册没有严格要求,但提供双语版本可以避免不公平待遇的指称。 联邦联邦健康与健康部经常建议以劳动力的主要语言提供手册。

仲裁协议和免责声明人

根据加利福尼亚州法律(加利福尼亚州最高法院在[] Viking River Cruises诉Moriana[] 及其后的法典修正案中澄清),放弃具有代表性的PAGA索赔要求的仲裁协议可能无法执行,如果雇主选择包括一项仲裁政策,则必须是一份单独的、独立的文件,而且不能成为就业条件,手册应明确指出任何仲裁协议不是手册本身的一部分,而是受手册本身条款的制约,否认手册不产生合同是至关重要的。

同样,手册应在第一页中包含合同权利的免责声明,说明手册仅供参考,政策可随时改变,雇员应查阅最新版本。

可执行性和常见缺陷

即使是符合要求的手册,如果载有与加利福尼亚州法律相矛盾的语言,也可以产生赔偿责任。

  • 加班需要事先批准(不合法;加班以工作时间为准,而不是以批准为准)。
  • 要求病假前使用假期(病假是一项受保护的权利;休假必须在终止时支付)。
  • 包括“无过错”的出勤政策,这些政策不考虑CFRA、PDL或残疾假。
  • 使用广泛的“保密”条款,这些条款可以使《国家劳资关系法》保护的协同活动处于低潮。
  • 未将最新版本的手册副本列入每个雇员的人事档案,或未能取得经签名的收据。

承认表至关重要,没有承认表,雇员可能后来声称他们从未见过保险单,该表应说明手册不是合同,而且将保持雇用关系不变。

定期修订和法律审查

加利福尼亚州的就业法每届立法会议都会有所改变。 仅在过去几年中,新的法律就影响了带薪病假、COVID ⁇ 19补充假(现已到期)、工作场所暴力预防、扩大的CFRA(现在包括小雇主)以及限制非无资格协议和不披露条款。 雇主至少每年一次在重大立法修改之后安排对其手册进行法律审计。 在起草和修订过程中,与加利福尼亚州有执照的就业律师协商是将风险降至最低的最佳方式。

资源

雇主可参考这些官方资料来源,以获得补充指导:

一份全面、符合法律要求的雇员手册是雇主可以做出的最有价值的投资之一。 通过满足上述加利福尼亚州的具体要求 — — 并针对法律发展定期更新政策 — — 雇主可以保护其企业、尊重雇员权利,并建立一种信任和问责的文化。