外包协定的法律考虑

跨界遵守

对于跨多个法域运作的组织,外包合同应处理跨界数据转移问题,必须制定适当的保障措施——如SCC、具有约束力的公司规则或适当的决定,否则双方将面临重大的罚款和名誉损害,协议还应具体说明哪些国家的法律管辖合同以及如何解决争端,特别是如果供应商位于不同的法律制度中。

责任、赔偿和保险

外包合同必须把赔偿责任限制在可管理的数额之内,通常与在规定时间内支付的费用挂钩。 但是,某些风险——如违反保密、IP侵权或重大过失——应当排除在上限之外。 赔偿条款保护每一方免受因对方行为而引发的第三方索赔。 此外,供应商应当拥有适当的保险,包括网络责任、职业责任和工人赔偿。 协议应当要求保险证明,并规定最低保险限额。

需要的保险类型

保险是关键的风险转移工具,供应商应当保持错误和遗漏保险、网络保险和一般责任保险,协议应当要求供应商将客户指定为额外投保人,并根据要求提供保险证明,对于高价值业务,考虑要求提供具体的网络保险单,包括数据违约应对费用、通知费用以及监管罚款,与保险经纪人合作,根据正在处理的数据的性质和数量确定适当的保险限额。

赔偿范围

赔偿条款应该是互惠的,但可能因所涉风险而不对称。 供应商应当就供应商的疏忽、故意不当行为、违约或违法行为引起的索赔向客户提供赔偿。 客户应当就客户提供的材料、指示或违约引起的索赔向供应商提供赔偿。 双方都应当就各自出资引起的第三方IP侵权索赔相互赔偿。 赔偿方通常控制索赔的辩护,但赔偿方应当有权批准影响其利益的和解条款。

风险管理和争端解决

调解和仲裁是常见的选择,条款应具体说明规则(例如AAA或ICC)、仲裁地点和诉讼语言,包括分级办法——先谈判,然后调解,然后仲裁——可以鼓励友好解决,解决不可抗力事件、对违反《服务贸易总协定》行为的赔偿以及监督供应商履约情况的审计权利,定期的合规审计,无论是宣布还是未经宣布,都有助于尽早发现问题,并强制执行合同标准。

强磁和业务连续性

不可抗力条款可以免除发生双方无法控制的意外事件,如自然灾害、流行病或网络攻击时的履约责任。 该条款应当界定什么是不可抗力事件,要求迅速通知,并概述后果,如中止债务或终止事件持续发生。 供应商还应当维持一个业务持续计划,供客户审查并批准。 该计划应当涵盖备份系统、替代设施和恢复时间目标。

审计权利和业绩监测

客户应该保留对供应商的业务、系统和遵守协议情况进行审计的权利。 审计权利应该包括用于核查账单、安全控制、数据处理做法和SLA业绩的财务记录。 协议应该规定审计频率、通知期、范围和费用分配。 对于敏感的业务,考虑允许不经事先通知的审计或第三方审计。 供应商必须提供充分合作,并访问相关的人员、系统和文件。

起草和谈判最佳做法

起草阶段确定了整个关系的基调,从一开始就让具有外包和相关行业经验的法律顾问参与进来,使用明确、毫不含糊的语言,避免可能与具体交易不相适应的锅炉条款。本着诚意谈判关键条款,认识到过于片面的协议可能导致合作紧张或供应商财务问题。考虑列入最有利的客户条款,以确保供应商在合同期内提供竞争性费率。此外,列入变更控制程序,以满足不断变化的业务需求,而不重新谈判整个合同。

签署前的尽职调查

在签署合同之前,对供应商进行彻底的尽职调查:审查财务健康、声誉、过去的诉讼、安全认证(如ISO 27001、SOC 2)和参考。对于长期或高价值的聘用,考虑分阶段实施,并设定与支付挂钩的里程碑。请保险证据、审查独立审计员的样本报告,并与当前和以前的客户交谈。尽职调查有助于及早发现潜在的红旗,并在谈判期间提供影响力。

更改控制程序

业务需求不断演变,外包协议必须适应变化,而不需要全面重新谈判合同。 变更控制程序应当规定如何提出、审查和批准对范围、定价、时间表或可交付成果的修改。 包含基于范围变化的定价调整机制,并设定限制,限制在不正式修改的情况下能够吸收多少变化。 这一程序可以减少摩擦,并确保双方在关系成熟时保持一致性。

治理结构

明确的治理结构对持续管理外包关系至关重要。 协议应建立一个联合指导委员会,确定升级路径,并设定会议时间表。 包括定期业绩审查、争端升级和沟通协议的规定。为双方指定联络点,并具体说明如何跟踪和解决问题。 善治防止小问题发展成为重大争端,并让双方都专注于相互成功。

外部承包中的数据保护和隐私