就业与独立承包商关系是大多数企业的经营支柱。 虽然口头协议或握手交易在短期内可能有效,但它们造成了巨大的法律和财政风险。 精心起草的书面协议是一份共同的路线图,协调了对补偿、义务、知识产权和终止的预期。 这是一项关键的风险管理工具,而不仅仅是一项正式要求。

公司和工人在缺乏明确、符合法律要求的合同的情况下,被迫依赖违约国家法律,而这些法律可能无法反映任何一方的具体意图。 这种模糊性往往导致昂贵的诉讼、税收处罚以及专业关系受损。 无论新行政官员还是自由职业开发者,将时间和法律资源投入到强有力的协议中,对于可持续的商业运作都是至关重要的。 该指南探讨了起草有效的雇用和承包商协议所需的基本原则和具体条款。

基础区别:雇员与独立订约人

在起草单一条款之前,正确划分劳动者类别至关重要,这是就业法中最常见的高风险领域,员工与独立承包商之间的差别不是由协议中的头衔决定,而是由工作关系的实际性质决定,政府机构采用具体的法律检验来确定分类,如果弄错了,将会导致严厉的处罚。

为何要分类

雇员有权获得独立承包商所没有的范围广泛的法律保护,其中包括《公平劳动标准法》规定的最低工资和加班、工人的补偿保险、失业福利、家庭和医疗假以及反歧视法规定的保护,雇主还必须扣扣雇员的工资税(社会保障、医疗保险和所得税),对于独立承包商,企业一般不扣扣税或提供福利。

错误分类的经济影响令人吃惊。 发现错误分类的企业可以对拖欠工资、未付加班费、未付工资税、罚款以及本应提供的福利成本负责。 国税局、劳工部和国家机构积极对错误分类的企业进行审计。

"控制权"和经济实绩测试

国税局采用普通法检验法,侧重于企业对工人的控制程度,分为三类:[]行为控制(企业控制如何、何时和在何处完成工作?],]财务控制[](工人是否在设备方面有重大投资、未偿还的开支或利润或损失的机会?],以及 当事人之间的关系(是否有书面合同,是否提供了福利,工作是否是企业的关键职能? )。

劳工部采用更广泛的“经济现实”检验标准来确定工人在经济上是否依赖雇主,这一检验标准考察工人的利润或损失机会、工人和雇主的相对投资、关系永久程度以及工作是雇主业务不可分割的一部分的程度。

许多州,特别是加利福尼亚州,其ABC测试已经颁布了更严格的标准。 根据ABC测试,除非企业能够证明(A) 工人不受控制,(B) 工作不在正常经营过程之外,(C) 工人独立从事既定行业或业务,否则就推定为雇员。 鉴于这些复杂和不同的标准,仅仅依靠标有“独立承包商”的锅炉合同是不够的。 需要对实际的工作安排进行透彻的分析。

关于分类因素的官方指南,企业应审查IRS工人分类准则,载于 IRS.gov。

起草有力的就业协议

就业协议巩固了雇主与雇员之间的理解,应当明确阐明关系条款,保护雇主的商业利益,同时向雇员提供其作用和报酬的确定性。虽然有些国家规定不“自愿”就业,但书面协议可以修改这一违约,或者简单地确认,以避免混淆。

就业与终止

美国绝大多数的就业是“自愿的 ” , 意思是任何一方都可以随时终止关系,无论出于何种原因(不是非法的)或没有任何理由。 为了保持这一地位,协议应当包含一个明确、毫不含糊的 意愿条款[。 这一条款应当规定,除非公司指定官员签署书面文件,否则不得修改雇员的自愿身份。

对于高管或关键员工,“原因”终止条款很常见,它定义了终止的具体理由(如盗窃、重大疏忽、定罪),允许雇主在不解雇的情况下终止合同。协议还应规定通知期、解雇费以及解雇时的公平待遇。 塞弗朗斯一揽子计划往往以签署解除索赔(离职协议)为条件。

补偿、公平和福利

这一部分必须明确列出基本工资、工资频率和任何佣金或奖金结构。这里的含糊性是诉讼的主要来源。如果奖金是自由裁量的,协议必须明确声明奖金得不到保障,并且可以由雇主酌情改变或取消。对于佣金,请确定佣金的赚取方式(例如,订单、装运或支付),何时支付,以及解雇时未付佣金的情况。

股票补偿(股票期权,限制性股票单位)是一个复杂的领域,协议不应详细列出股票计划本身,而应参考具体计划文件和赠与协议,应指示雇员审查这些文件的全部条款,包括附设附表和税务问题。

协议中一般没有详细列出福利,但计划文件(例如401(k),健康保险,带薪休假)应注明福利可由公司自行决定改变,这是一个良好做法。

知识产权转让

这一点对技术和创意公司来说可以说是最重要的条款。 如果没有适当的知识产权分配条款,雇员可以保留对他们在工作上创造的发明或作品的权利。 协议必须赋予公司对与企业有关、在就业期间创造或使用公司资源的任何工作产品的所有权利。 这应当包括专利、版权、商标、商业秘密和发明。 协议还应包括一份可版权作品的“为聘请而制造的作品”声明。

某些州,如加利福尼亚州和明尼苏达州,限制完全在员工自身时间上创造的发明的转让,没有公司资源,这些发明与公司当前或预期的业务无关。 协议必须规定这些例外才能执行。 员工应当在协议所附的时间表上列出任何先前的发明。

限制性公约:非强制性、非强制性和不胁迫性

这些条款保护公司的合法商业利益,A[不披露协议[ (NDA))阻止雇员使用或分享机密信息,这是标准且一般高度可执行的,条件是“机密信息”的定义不过分宽泛。

无竞争力条款是争议最大的条款,它们限制雇员离开后在某一时期和地理区域为竞争者工作,2024年初,联邦贸易委员会(FTC)发布了一项规则,基本上禁止国内无竞争力者,尽管其执行目前仍然受到阻碍,面临法律挑战,许多州(加利福尼亚州、纽约州、科罗拉多州、马萨诸塞州)对无竞争力者有严格的规则,它们的范围、期限(往往是6-12个月)和地理范围一般必须合理,必须保护合法的商业利益,为了更多地了解这些条例的现状,请参考FTCTC.gov。

非邀约条款防止离职雇员向公司的客户、客户或其他雇员请客,这些条款一般比非竞争者更具有可执行性,它们要有效,就应当明确界定“邀约”(例如直接与间接、目标与一般营销)。

争端解决和仲裁

许多雇主都包含强制性仲裁条款,要求与就业有关的纠纷通过私人仲裁而不是通过法院解决,这些条款往往还包含一种类诉讼放弃[],阻止雇员加入集体诉讼,美国最高法院支持对雇员的仲裁协议的可执行性,使这些协议成为控制诉讼风险和费用的有力工具,但条款必须明确、明显,并经过考虑后予以支持,协议应规定仲裁提供人(例如JAMS、AAA),仲裁地点,以及费用如何分割(通常是雇主支付大部分费用)。

拟订有效的独立订约人协定

订约人协议的目的与雇用协议不同,当企业雇用经营独立贸易或业务的个人或实体时,即为使用,核心原则是,承包商控制其工作手段和方法,而业务则侧重于结果或可交付成果,强有力的订约人协议可加强关系的独立性,明确界定商业条款。

界定工作范围和可交付成果

与可能描述广泛作用的雇用协议不同,承包商协议应侧重于具体的项目、工作范围或可交付成果 ,范围越具体,独立承包商的分类就越强,避免模仿雇主控制的语言,如规定具体时间、要求举行每日状况会议或要求承包商承担“所要求的其他职责”,而是确定具体可交付成果的最后期限、里程碑和接受标准。

写得很好的范围包括起始和结束日期、具体任务、性能标准以及提交和批准工作的明确程序。如果范围发生变化,协议应当要求签署变更令。这可以防止“镜像蠕动”,这可以模糊关系线条,并导致支付纠纷。

付款条件和开支

承包人协议在付款结构方面通常比雇用协议更灵活,共同结构包括固定的项目费、小时费率或日/周费率,协议必须具体说明金额、发票提交方式和付款期限(例如净额30),为了保持独立承包人的地位,承包人通常应负责自己的费用,除非另有协议,如果费用得到偿还,协议应详细说明所涉费用,并要求收到收据。

为了防止拖欠,承包商应考虑包括迟付费用、逾期付款利息和未收到付款时停止工作的权利,协议还应规定承包商没有资格享受雇员福利、带薪休假或任何形式的离职。

知识产权与为雇用工作而开展的工作

IP所有权是承包商协议中最常受到诉讼的争议. 与员工不同,版权法中的"为聘请而做的工程"学说只适用于非常特定类别的承包商(如翻译,测试,对集体作品的贡献),对于大多数项目,承包商保留全部版权,除非有书面的权利转让.

因此,一项强有力的承包商协议必须包含一项明确对合同下创建的所有工作产品的IP转让,这应当涵盖版权、专利、商标和其他知识产权,承包商还应同意协助企业完善这些权利(例如签署专利申请),对于承包商使用的开源工具或先前已有的工具,应当在协议中附上一份IP背景清单,企业应当获得许可证,以便将其作为项目的一部分使用。

独立订约人的地位、保险和赔偿

协议应明确规定承包商是一个独立的承包商,而不是雇员,它应声明承包商对自己的税收、福利和工人赔偿负责,但记住,单凭这一声明并非法律盾牌;实际的工作关系必须反映这种独立性。

一项强有力的赔偿条款要求承包商对由于承包商的工作而造成的损失、索赔或损害,特别是IP侵权或违反保密规定而使该企业无害,该企业还应要求承包商承担具体的保险单,例如一般责任保险、专业责任(错误和遗漏)保险和工人赔偿保险,要求保险证明是保护双方的标准商业惯例。

为了更详细地从工人的角度审视如何构建这些关系,诺洛公司在Nolo.com[上提供了一份独立承包商的有用指南。

最佳做法和法律合规

起草协议只是第一步,确保协议符合法律,有效执行是真正工作的开始,过时或不一致地适用合同会造成比完全没有合同更大的责任。

遵守联邦和州法律的情况

就业法和承包商法因州而异,在德克萨斯州有效的合同在加利福尼亚州可能完全无法执行。在多个州经营的企业必须特别小心。例如,带薪病假法、工资法和工时法以及限制性的契约法差别很大。 合同的法律选择和 条款将决定哪个州的法律适用。 通常最好选择企业总部所在的州,但如果雇员或承包商主要居住在另一个州并在那里工作,法院可以拒绝适用该法律。

企业还必须确保遵守《联邦劳工和社会保障法》、《美国残疾人法》第七编和其他联邦反歧视法。雇员手册应与就业协议保持一致,以避免产生与意愿地位相矛盾的默示合同。人力资源管理协会(人力资源管理协会)在 STHRM.org[上提供了大量遵守和手册编制资源。

适用中的清晰性和一致性

尽可能避免法律上的规定。 最好的合同用英文写成, 以便双方了解他们的权利和义务。 在“ 定义” 一节中定义所有关键术语。 使用“ 包括但不限于” 来避免意外排除。 一旦合同模板定稿, 就必须一致适用。 使用标准雇用协议为一名“ 雇员” , 使用不同合同为另一名从事相同工作的人提供不同待遇或默示合同。

对独立承包商来说,对待承包商尤其重要。 如果公司使用标准承包商协议,但随后向承包商提供公司笔记本电脑、公司电子邮件、公司培训和直接日常监管,那么合同不会让他们免于错误的分类。 行为必须与语言相符。

审查和谈判进程

未经适当审查,不得签署任何协议。鼓励企业主让有经验的就业律师审查合同。对于雇员和承包商来说,就关键条款进行谈判是明智的。雇主应当准备在不太关键的项目上灵活地捍卫其标准条款(例如知识产权分配、不披露),谈判期间作出的任何修改都应当在双方签署的协议的最后、干净的复印件中加以记录。

常见的陷阱来避免

即便有最佳意图,企业也常常犯错误,使其协议无法执行或产生法律责任。 了解这些陷阱是最好的辩护。

过期模板的危险

使用从互联网下载或从十年前回收的合同是一种高风险策略。 规范非竞争者、仲裁、数据隐私和工人分类的法律在不断发展。 五年前完全合法的协议现在可能包含无法执行的条款。 例如,许多老合同缺乏当前最高法院先例下有效的仲裁协议所需的具体语言,或者包含过多的非竞争者,这些在某些国家现在被禁止。 定期审计和更新合同模板是关键的商业卫生做法。

错误的工人分类和“佩尔马-蓝瑟斯”

错误分类仍然是最大的陷阱。 将长期、完全一体化的工人作为独立承包商对待是审计师的旗子,有时这被称为“perma-lancer ” 。 如果一个工人作为承包商受雇多年,则完全为一家公司工作,使用公司设备,并遵循经理的指示,那么他们几乎肯定就是法律规定的员工。 企业应该定期审计其承包商关系,以确保按照现行法律和工作惯例,分类仍然有效。

过度限制和恶意

企业往往试图包括过于宽泛的限制性契约或赔偿条款。法院讨厌这些条款。 如果非竞争能力在地域上是无限的或持续数年,那么法院就有可能将其全部删除(或者视国家情况拒绝“蓝铅笔 ” )。 同样,要求承包商赔偿企业本身的过失的补偿条款可能与公共政策无效。协议必须合理才能强制执行。 诚心诚意的谈判和根据真正的商业需求调整限制比试图在过于激进的术语中溜走要有效得多。

结论

明确、起草完善的就业和承包商协议不仅仅是行政手续,而是战略性商业资产。 它们保护知识产权,界定财务预期,管理法律风险,为解决争端提供明确的框架。 通过正确划分工人类别,认真关注限制性契约和知识产权分配,并保持联邦和州法律的不断演变,企业可以建立坚实的合同基础。

虽然本指南全面概述了关键原则和条款,但并没有取代合格的法律专业人员的建议,就业法非常细致,而且有管辖权。 与分类审计、知识产权盗窃或不当终止诉讼在财务和业务上造成的破坏相比,起草与律师的有力协议的成本是最低的。 投资适当的法律文件是对企业长期稳定和成功的投资。