管理法律账单是律师事务所和独行律师们的长期挑战。 计费时间仍然是大多数法律账单模式的基石,但是准确和透明地跟踪这些时间往往比做容易。 客户越来越多地要求了解他们所付出的代价,任何模糊之处都可能削弱信任或导致昂贵的纠纷。 对于律师来说,错误的时间跟踪直接影响收入、生产率甚至道德规则。 该指南涵盖了你需要知道的所有东西,以便有效跟踪和管理你律师的可账单时间 — — 从理解什么是计费时间到利用现代工具使程序无缝。 无论你是一个监督合伙人、独行律师还是客户,以下战略都将有助于你建立一个公平、高效和可审计的制度。

了解法律情况下的可计费时间

计费时间是律师花费在可以向客户收取的工作上的时间单位。 但并不是每分钟都有律师工作可以收取费用。 行政任务、内部会议、商业发展和无偿工作往往属于不可收取费用类别。 区别在于计费时间直接驱动收入,而非计费时间是必需的间接费用。 明确了解何为可收取费用的工作是准确跟踪的第一步。

什么构成可付款的工作?

与客户直接相关的工作通常包括法律研究、起草文件、出庭、客户咨询、审查信函和谈判解决。 与反对律师或案件专家沟通的时间通常也是可以收取的。 但是,每个公司都制定自己的政策。 有些公司认为旅行时间是客户的,而另一些公司则认为旅行时间是可收取的,而另一些公司则不计。 关键是从一开始就要有律师和客户同意的明确政策。

可记账和非可记账时间的差别

无法申报的时间包括诸如开单、公司管理、营销和内部培训等行政职责。虽然这些活动对开展一项活动至关重要,但不能将这些活动传给客户。不把开单时间与不开单时间分开会导致发票不准确。律师应该记录两类人员,分析他们的利用率,即占总工作时间的百分比,而且可以申报。低利用率可能表明效率低下或工作量不平衡。

为何追踪事项准确

准确跟踪可计费时间不仅仅是要获得报酬,而是要建立信任和专业精神的基础。 以下是律师和客户在时间保持问题上的精确性的关键原因。

确保透明的账单和客户信任

客户在看到具体任务所花费的时间明显明细时更有可能接受发票。 详细实时的条目显示律师正在积极处理案件并尊重客户的预算。 透明度降低了对纠纷开具账单的可能性,并促成了长期关系。 美国律师协会认为,客户投诉的主要来源之一不明朗或收费过量。 准确的跟踪消除了这一模糊性。

提高律师的生产率和律师的办事效率

律师们在仔细跟踪时间时,会更加意识到他们如何度过自己的一天。 这种认识可以揭示出一些模式 — — 比如花费过多的时间去完成低价值的任务或者中断时间而消耗到可计费的时数。 管理人员可以使用时间数据重新分配工作,设定现实目标,并找出培训需求。 随着时间的推移,这会导致更高的生产率和更好的工作与生活平衡。

避免开具账单的争端和合法违规索赔

如果客户觉得收费过高或工作未经适当授权,开立账单纠纷就可能升级为恶意索赔。准确的记录通过提供对所做工作的可辩解的说明来保护律师。定期审计确保记录正确和合理。 许多不当行为保险人要求公司保持详细的时间记录;不这样做会危及保险。简言之,准确的跟踪是一个风险管理工具。

追踪计费时间的有效战略

实施正确的战略可以将时间跟踪从工作流程转变为精简的工作流程,事实证明,以下做法在所有规模的法律实践中都是有效的。

利用法定时间跟踪软件

手动记时与纸张或电子表格一起容易出现错误和遗漏。 现代法定时间跟踪软件可以自动捕获、 与实践管理工具结合并简化发票。 平台有 [[FLT: 0]] Clio [[FLT: 1]], [[FLT: 2] TimeSolv [[FLT: 3]], 以及 [[[FLT: 4] MyCase [FLT: 5]] , 专门为律师事务所设计。 它们提供诸如时间器等功能, 用于跟踪运行时的移动应用程序, 以及用于分类工作的活动代码。 寻找与您的计费系统和日历相结合的软件, 以尽量减少重复输入 。

实施一个一致的时间捕获进程

最佳工具没有一贯的程序是无用的。 设定一条全局的规则, 即时间条目必须在工作完成时记录, 而不是在一天或一周结束时。 记忆迅速消退, 细节变得模糊。 鼓励律师为每项任务开始定时, 当任务中断时停止。 对于不易定时的任务, 如阅读电子邮件或审查文件, 使用6分钟或15分钟加薪的制度。 标准加薪( 通常为6分钟( 0.1小时)) , 常见于法律计费, 也便于准确的四舍五入。

使用详细描述和活动代码

类似“审查文件”这样的条目是不够的。 客户想知道哪些文件、哪些事项和取得了什么成就。更好的描述包括目的和结果 : “ 审查和分析了来自反对合同纠纷的律师的50页发现答复 — — 确定了三个关键反对意见 ” 。 活动代码(比如,用于研究的101个,用于起草的103个)增加了另一个分类层次,有助于报告和审计。 许多时间跟踪系统允许您创建与您业务领域相一致的定制代码。

设置计费政策和沟通

在业务约定开始前,制定明确的计费政策,包括小时费率、最低计费加薪(例如0.1小时)、什么是可计费的旅行时间、以及如何处理费用。在业务约定书中记录这些政策。客户了解规则后,发票上的意外次数会减少。定期审查政策,以确保政策符合国家收费标准。ABA示范规则1.5要求收费合理,透明的计费政策有助于满足这一要求。

培训工作人员并确保遵守

时间跟踪是一种必须强化的习惯。 提供所选软件和公司开具账单政策的培训。 设定每天入帐的预期并定期进行审查。 一些公司使用利用率指标(例如80%的工作时间应该可以开具账单 ) , 并将奖金或业绩审查与遵守时间记录程序挂钩。 不遵守规定的问题应立即得到解决,因为由一位律师草率跟踪可能会损害整个公司的开具账单的可信度。

管理和审查计费时间

追踪只是战斗的一半,定期管理和审查确保收集的数据能够产生可采取行动的见解和准确的账单。

进行定期审计和对账

每月或每季度对时间条目进行审计。 查找红旗: 没有描述、 任务时数异常高或低, 或工作时间以外记录的时间。 调和时间记录与案件活动记录, 确保不漏任何内容。 审计还发现意外的双开或四舍五入错误, 从而可能增加发票。 让不开账单的合伙人或行政经理提供客观监督 。

分析利用率和可实现率

使用率是可用时数中可计费的百分比。 实现率是实际收取的计费时数的百分比。 这两个指标都至关重要。高利用率但低的实现率表明注销太频繁,也许是因为开价过高或客户纠纷。 相反,低利用率表明效率低下。利用您的时间跟踪软件的汇报功能生成月度仪表板。 律师、实践领域和客户的比较率可以确定趋势。

向客户提供详细发票

一张只一次性总付的光彩发票会破坏信任。 相反, 发送一张按日期、 描述和时间列出每个条目的发票。 许多公司都包含按类别列出任务摘要。 使用发票作为显示价值的机会: 如果一项复杂的研究节省了客户的钱或谈判避免了诉讼,请在评论中注明。 详细的发票还使客户更容易提问和迅速解决纠纷。 根据《法律日报》2023年的一项调查, 78%的公司客户更喜欢逐项发票而不是摘要格式。

计费时间跟踪和如何避免这些错误的常见错误

甚至有经验的律师也陷入了共同的计时陷阱。 识别这些陷阱可以帮助你建立一个更可靠的系统。

终日依靠记忆

等待工作日结束记录时间会导致被遗忘的任务、四舍五入的估计和模糊的描述。 避免使用连续运行的定时器。 对于不连续的任务,请在完成后立即写下快速的笔记。 许多律师携带一个小笔记本,或者在手机上使用语音笔记来获取细节,以免其消失。

记录不足或记录过错的时间

记录不足的情况是,律师对每分钟开账单感到内疚,或者在电话打完之后忘记开始计时。在任务不必要地加起来时,记录过多。两者都是不道德的,可能导致纠纷或纪律处分。使用计时器来诚实地记录,并定期将记录的时间与日历进行比较以确认准确性。如果你始终发现账单远低于工作时间,请调整程序。

未能正确分类时间

在同一条目中混合可收帐和非可收帐的任务会混淆发票, 并使得利润分析变得不可能。 总是将客户端的工作与坚定的管理分开。 使用不同的活动或事项来处理每种类型。 例如, 如果您要用30分钟的休息时间读取一个合法日记, 除非它直接涉及一个活跃的客户端事项, 否则是不可收帐的。 明确的分类也会帮助您证明需要注销或折扣的理由 。

自动化和一体化的作用

技术继续重塑律师跟踪时间的方式。自动化减少了人工努力,提高了一致性。 以下是最有影响力的创新。

自动计时器启动和停止

高级时间跟踪工具可以启动基于触发器的定时器, 如打开客户端文件、 安排会议或发送电子邮件。 有些系统与电话系统整合, 以记录通话时间并将其与事项连接。 自动计时器消除了记忆开始和停止的摩擦, 这是记录不足的常见来源。 查找根据您的日历事件提供“ 自动拖曳” 的软件 。

与日历和电子邮件合并

当您的时间跟踪器与日历同步时, 会议和预约可以自动转换为时间条目。 同样, 电子邮件集成可以将消息标为可收帐信息, 并用一击即可指定给一个事项。 这样就可以在不需要在应用程序之间切换时创建一个无缝的工作流程。 大多数现代实践管理平台都提供这种集成。 对于使用云端系统的公司来说,这种集成对于维持实时记录至关重要。

AI- 辅助时间条目

新兴的AI工具可以分析电子邮件、文件和日历事件,以建议时间条目。比如,如果在讨论发现的电话上花费30分钟,AI可以提出一个带有描述的条目。这些工具虽然仍然成熟,但可以减轻人工输入的负担,并抓住本来可能错过的可计费时间。评估任何AI工具在通过之前的准确性和遵守计费规则。

结论

有效跟踪和管理可计费时间对现代法律惯例来说并非是可选的,它们对于财务健康、客户满意度和监管合规性来说都是基础性的。 通过了解哪些是可计费工作、采用可靠的软件、实施一致的程序和定期审查衡量标准,律师可以将时间跟踪从负担转化为战略资产。 客户从透明的计费中受益,公司也获得了优化业务所需的数据。这里概述的提示和战略为在计费中实现准确性和信任提供了路线图。无论您是管理自己时间的合伙人还是监督团队的合作伙伴,都使时间跟踪成为一种规范的习惯。 其结果将是更有利、更合乎道德和更符合客户期望的做法。