理解共同所有制中的分担开支

共同开支——通常称为共同开支——包括经营和维持公寓的共同部分的费用,典型的项目包括景观美化、除雪、建筑保险、电梯维修、走廊的清洁服务、储备基金捐款和共同地区的公用事业,这些开支通常根据公寓申报或主契约中规定的公式分配给单位所有人,最常用的方法是根据百分比所有权,往往与单位的平面面积或 " 共同利益 " 百分比成比例。

理解精确分配方法在产生争议之前至关重要。所有者必须不仅知道他们预期支付什么费用,而且知道如何计算和审计这些费用。 当分配公式模糊不清或被认为不公平时,冲突几乎是不可避免的。 例如,如果声明含糊地规定董事会应“公平”划分开支,所有者可能争论“公平”的含义。 明确明确的收费时间表,加上透明的财务报告,是防止与支出有关的分歧的第一道防线。 董事会应该在年度预算数据包中提供样本计算,说明每个所有者的份额如何从公式中得出。

共同分担费用争端的共同原因

虽然每个社区都不同,但大多数支出纠纷属于反复发生的类别,认识到这些模式有助于董事会和业主在案件升级为正式投诉或诉讼之前解决根源问题。

分担费用安排不平等或不明确

当分配公式没有得到充分记录,或者当所有者认为它具有任意性时,就会产生争议。一个拥有大阳台的单位可能会感到被平等收取的阳台修理费所负担不公平。或者,如果最初分配的百分比不一致——也许没有明确的理由而给予一些单位更高的义务——则可能需要法律质疑。董事会应该定期审查分配公式,并在必要时修改申报(经所有者批准)以纠正不公平现象。

有关赡养责任的分歧

由谁为两单元共用的墙壁漏水管付费? 烟囱清洁是共同开支还是个人责任? 管辖文件中关于“有限共同要素”的模糊性往往导致这些冲突;有限共同要素——如瓦房、公共建筑或指定停车位——通常由业主维护,但有时属于协会责任;董事会必须明确界定哪些是常见项目,哪些是业主维护,最好是在移动时分发的书面维护信息总库中。

延迟付款或付款纠纷

停止支付特别摊款或月费的业主可能会引发连锁纠纷,因为其他业主会痛恨负担,而社团会挣扎着支付账单。 这些纠纷往往与收取问题结合在一起,需要法律干预。 延迟支付还迫使董事会投入储备基金或获得短期贷款,当业主质疑为什么收费增加时,会进一步产生摩擦。

有关预算拨款的不当沟通

董事会可能批准包含意外细列项目的预算,例如新的安全系统或主要屋顶维修,但没有充分解释理由。 业主对突然增加费用感到惊讶,可能拒绝支付,声称董事会单方面采取行动。 细列项目、储备研究和多年规划缺乏透明度是一个重大的摩擦点。董事会应在专门会议上提出年度预算,允许业主在表决前提出问题和表达关切。

解决争端的战略

解决共同的争议需要一种系统的方法,尊重管理性文件,鼓励对话,并且只在必要的时候才会升级。 以下战略从最低到最正式的排序,反映了共同协议细则中通常包含的争端解决阶梯。

1. 彻底审查理事会的文件

在讨论之前,先拿出公寓的申报、细则和任何与开支有关的董事会决议。 确定分配、评估和争议解决的具体措辞。 争议的答案往往用黑白字写成。 比如,如果章程规定董事会的分配决定是“最终和有约束力的 ” , 除非是任意或反复无常的,业主可能意识到他们的投诉缺乏法律依据。 鼓励双方大声读取相关章节。 这一简单步骤可以消除许多误解,特别是在业主从未审查过其管理文件的情况下。

检查争议解决条款

许多管辖文件都包含金融纠纷的强制性调解或仲裁条款,如果是这样,当事人在诉诸法院之前必须遵循这一程序,忽视这一条款可能导致诉讼被驳回和增加法律费用。

2. 公开交流和方便会议

如果文件不能解决问题,下一步是公开和相互尊重的对话。董事会应邀请所涉所有人参加他们能够表达其关切的会议。目标不是“赢”而是理解每个观点。董事会应积极听取并解释其支出或分配的理由。考虑利用中立的调解人——协会的经理或退休的董事会成员——保持对话的建设性。会议期间,侧重于事实:发票、预算电子表格和宣言的有关部分。避免个人攻击或提出无关的不满。A会议的书面摘要,包括商定的下一步步骤,防止今后误解,并在争端升级时作为文件。

3. 调解和谈判

当直接沟通失败时,正式调解是诉讼最符合成本效益的替代方案。一个专业调解人——通常是一名受过解决冲突培训的律师或退休法官——与各方会面,帮助他们找到一个彼此可以接受的解决办法。调解是自愿的、保密的,而且通常比诉讼快得多。调解的作用不是决定谁是正确的,而是帮助各方达成自己的协议。协会通常在章程中有一个调解条款;如果没有,任何一方都可以建议这样做。许多国家还通过地方法院或非营利组织提供社区调解方案。[ 社区调解全国协会 能够帮助找到一个提供者。调解特别有效,因为它在解决财务问题的同时重建信任,对源于通信不当或人际紧张关系的争端。

4. 正式仲裁

如果调解不能导致协议,那么具有约束力的仲裁是下一步。在仲裁中,公正的仲裁员听取双方的证据,并发布通常为最终和可执行的裁决。仲裁不如法院正式,但结构比调解更合理。仲裁往往比诉讼更快,费用也更低,尽管当事人通常放弃上诉权。许多共有财产文件要求对评估或共同开支的争议进行仲裁。请检查指导性文件,以便获得“仲裁”条款。[美国仲裁协会 提供了针对社会协会纠纷的规则和行政服务。

5. 寻求法律咨询和正式法律行动

当所有其他途径都失败时,与专门从事共有法的律师协商至关重要。 律师可以审查文件,评估各方立场的力度,并就诉讼风险提出建议。 法律行动应该是最后手段,因为它昂贵、耗时,并且可能损害社区关系。 但是,如果纠纷涉及明显违反声明的行为,例如董事会收取不当特别评估或未遵循分配公式,诉讼可能是执行规则的唯一途径。 业主们还应该理解,许多法院要求所有人在案件进行期间将有争议的金额存入代管账户,防止协会在诉讼期间遭受经济损害。

关键提示:在提起诉讼前,双方都应该确认其州共有法是否规定了首先进行调解或仲裁的法律义务。 在佛罗里达州和加利福尼亚州,如果不尝试其他纠纷解决方案,可能无法收回律师费。

保险委员会防止争端的作用

董事会不仅在解决争端方面,而且在预防争端方面都发挥着关键作用。 一个积极主动的董事会可以通过透明度、教育和精心设计的政策来减少费用冲突的频率和严重程度。

透明的财务报告

提供月度或季度财务报表,明确显示收入、支出和储备基金捐款。包括每个细列项目的细目,并突出上期的变化。这些文件张贴在安全的所有者门户网站上,并通过电子邮件分发。当所有者能够确切地看到其资金流向何处时,他们不太可能怀疑管理不善。考虑在非会计师详细报表的同时提供 英文摘要。此外,公布储备研究报告和未来资金需求时间表,以便所有者了解费用可能随时间推移而增加的原因。

清空支出 共享政策

董事会应该采取正式政策,确定共同开支的分配方式、特别摊款的征收方式以及需要董事会立即采取行动的紧急开支。 该政策应该参考管理文件,并包括典型开支的例子。 将这项政策分发给所有所有人,然后每年在迁移中确定明确的预期,减少模糊性。

定期交流和所有者教育

举行专门讨论预算和即将实施的项目的年度会议。 请所有者询问计划支出的问题。 当重大修复工作预期到来时, 发送通讯或电子邮件更新。 拥有者越是了解情况, 就越不可能因费用增加而失去警惕。 董事会还可以在社区网站上创建一个专门网页, 解释共同支出、 分配公式和经常提出的问题。

将争端解决纳入细则

协会应该更新其章程,以包括一个多步骤的争议解决程序:非正式会议、调解、仲裁,以及必要时最终的诉讼。 这一结构为当事人提供了一条明确的道路,减少了直接上法庭的可能性。 也向业主表明董事会认真对待公平。

法律框架和国家差异

共有的纠纷由共有公寓的私人文件、州法规以及在某些情况下联邦法规相结合。 大部分州都制定了共有公寓法或统一共同权益所有权法(UCIOA),规定了分配开支、满足要求和董事会权力的默认规则。 例如,加利福尼亚州[ 达维斯的《共有权益发展法》[ 包括了披露、选举和争议解决的详细规定。在佛罗里达州,共有公寓法要求进行保留研究和具体的财务报告。董事会和所有者应当熟悉各自州的具体法律。 许多州还设有政府机构来处理共有公寓投诉,如佛罗里达州商业和专业监管部或其他州的房地产委员会。 咨询熟悉当地法律的律师对复杂的纠纷总是可取的。

财务透明:社区信任的支柱

协会必须保持详细的财务记录,包括保存所有发票、收据、银行对账单和储备研究报告的副本。 所有人有权在大多数州检查这些记录,但有合理的限制,如事先通知和检查限于工作时间。 通过基于云的门户方便地获取文件,促进信任和减少怀疑。 考虑进行年度独立审计或成本较低的财务审查。 外部会计师可以核实协会正在遵循自己的政策,资金得到恰当核算。 审计的成本远远低于对被指控的挪用行为提起诉讼的成本。

建设合作社区文化

最终,避免支出纠纷的最佳方式是培养合作和分担责任的精神。 董事会可以通过承认自愿、庆祝社区里程碑和创造社会互动机会的业主来做到这一点。 当业主感到自己与邻居有联系,并投资于社区的成功时,他们更愿意接受合理的支出分配,通过友好的分歧来工作。 另一个实际步骤是组建由拥有财务专长的业主组成的财务委员会。 该委员会可以审查预算,建议节约成本的措施,并充当董事会财务决策的咨询板。 当业主参与这一过程时,他们不太可能对结果提出质疑。

结论

共同分担开支的争议在多所有者社区几乎是不可避免的,但它们并不需要破坏社区和谐。 通过了解开支的分配、公开沟通、在诉讼前使用调解和仲裁以及保持透明的金融惯例,共有协会可以高效和公正地解决冲突。主动的管理——清晰的政策、详尽的文件和合作文化——首先减少了发生纠纷的可能性。 当争端确实发生时,本条概述的战略为解决提供了一条路线图,既尊重每个人的权利,又维护社区的福祉。 对于额外资源,社区协会协会协会[为董事会成员和业主提供了最佳做法、示范文件和教育计划。