如何适当跟踪加班时间以确保遵守法律

集体诉讼诉讼的风险越来越大。 当系统性的超时诉讼影响到多个雇员时,原告的律师往往会依据《联邦劳动保障法》提起集体诉讼。 这些诉讼可能导致价值数百万美元的和解或判决。 仅国防费用就可以使小企业瘫痪。 最好的辩护是积极主动地遵守,并有准确的时间记录。

名誉损害和雇员道德

经济处罚之外,违规会损害你的雇主品牌。 员工感到被剥削的更有可能离开、投诉或提起集体诉讼。 负面媒体报道会损害客户的信任。 相反,公平薪酬做法的声誉有助于吸引和留住顶尖人才。 在劳动力短缺的行业,合规可以成为竞争优势。 求职者越来越多地在格拉斯门等平台上研究雇主审查,而工资纠纷则是负面审查中常见的主题。

审计风险增加

报告一旦提出,你的组织可能会被标记为随机审计。 劳工部的调查人员将检查所有的工资记录,而不仅仅是投诉员工。 记录保存不良或系统性错误可能导致整个员工队伍的拖欠支付订单。 审计可能需要几个月时间,并干扰正常业务。 除了劳工部的审计外,国家劳工机构可以自行进行调查。 多州雇主可能面临多个管辖区同时审计,每个管辖区都有不同的记录保存要求和惩罚结构。

选择时间跟踪方法

选择正确的系统是加班合规的基础。该方法必须准确记录工作时间,防止欺诈,并与您的工资流程相结合。以下是常见的选择,按可靠性和精确度排序。正确的选择取决于您的员工规模、行业和预算。

手动计时表

纸张或电子表格计时表成本低廉,但容易出错。员工可能绕行时数,忘记记录开始/停止时间,或故意失时。主管也会犯数据输入错误。手工方法需要不断核实,并且不会建议任何员工人数超过少数的组织使用。如果必须使用这些方法,则执行严格的政策,要求员工和管理人员每天签注。使用预先编号的表格跟踪已发和返回的计时表。对照安全徽章刷卡或计算机登录/日志记录等记录核对手动表。

生物计量系统

指纹、面部识别或视网膜扫描器消除了拍打,确保合适的人进入。 这些系统非常准确,但需要先行投资。 隐私问题和监管(如伊利诺伊州生物计量信息隐私法)必须经过员工的明确同意和数据处理政策来解决。 某些州要求具体披露生物计量数据的存储、使用和销毁情况。在将任何员工纳入生物计量系统之前,必须获得书面同意。保持加密和访问控制,以防止数据被破坏。

综合数字平台

现代基于云的时间跟踪软件会自动对条目进行回合,旗子缺失的冲撞,并实时计算加班。许多平台也会管理 PTO,调度班次,直接与ADP,Gusto 或QuickBooks 等发薪供应商融合。实例包括 副、T Sheets, 和 clockify [。 对于额外的合规, 查找在批准后锁定计时表的特性, 并保持无法编辑的审计线索。 系统应该支持针对不同员工群体和地点的多个支付规则。 自动通知错过的冲撞或接近加班门槛值, 帮助管理人员在合规问题出现前进行干预 。

移动和远程跟踪

与远程和外地工作人员相比,带有GPS地理网的移动应用程序可以记录工作地点的准确的时钟/出勤时间。这可以防止员工要求他们不工作的时间,并有助于跟踪不同地点之间的旅行时间。确保应用程序记录所有的编辑和时间戳,以便没有痕迹地覆盖原始数据。对于跨多个时区工作的员工,系统必须记录雇员在当地时区的时间,并转换为雇主的时区支付工资。有些州要求远程员工在回复电子邮件或接通正常时外工作电话时,必须获得补偿。移动跟踪可以捕捉到这种本来看不见的工作。

准确跟踪加班的最佳做法

拥有一个系统只是战斗的一半。 您还必须执行每天推动遵守的政策和程序。 一致执行是遵守的组织与那些面临惩罚的组织之间的区别。

明确的政策和雇员培训

制定详细的加班政策,列入雇员手册。

• 加班的定义如何(例如,在某些州,每周超过40小时,每天超过8小时)。
• 加班工作必须事先得到批准。
• 未经许可加班的后果(仍需要支付工资,但允许采取纪律行动)。
• 如何报告时间表错误和更正的截止日期。
• 禁止全天工作,禁止任何要求全天工作要求的举报程序.

每年对管理人员和雇员进行这些政策的培训。强调所有工作时间都必须记录,即使不是事先批准的。如果雇主知道或应该知道工作已经完成,则不记录仍然有义务支付。如果员工队伍多样化,则提供多种语言的培训。测试时使用简短的测验,并保留至少三年的培训记录。