了解减税及其对你企业的影响

对小企业主来说,每节省一美元税额,就等于一美元,可以重新投资到增长、设备或雇佣中。 税收减免直接减少了你的应纳税收入,而这一收入又降低了你欠国税局的金额。 与税收减免(减低你的税收账单美元换美元)不同,扣除还减少了必须纳税的收入。 关键在于知道哪些费用符合资格,以及如何正确记录,以便你能够充分利用税法。

许多企业家将钱留在桌上,因为他们要么意识到费用是可扣除的,要么没有保持足够的记录。 国税局允许扣除经营你企业时发生的"普通和必要的"费用。 普通费用是你们行业中常见和接受的;必要的费用是帮助和适合你们企业的。 这一宽泛的定义涵盖各种费用,从租金和工资等显而易见的费用,到商业相关教育或开办费用等不太为人知的扣除。

了解个人支出和企业支出之间的差别至关重要。如果您为个人和商业目的使用某个项目,通常只能扣除企业使用部分。这在车辆、家用办公室和手机中很常见。 通过掌握规则,您可以在完全遵守规则的同时大幅降低您的纳税责任。

每个小企业主应知道的关键可扣减费用

许多企业主熟悉办公用品和旅行等基本扣除,但经常忽略许多开支。 下面是主要可扣除类别的详细分类,包括具体规则和限制,你需要了解。

办公室用品和业务费用

此类物品包括日常消耗品,如笔、纸张、打印机墨水、邮资和清洁用品,还包括小型工具、软件订阅(如QuickBooks或Adobe)以及商业书籍或杂志。如果这些物品的使用寿命不到一年,国税局并不要求您利用这些物品。所有收据,即使是小额购买,只要快速地加起来,就保留。对于每个单位花费2,500美元或更少的项目,您可以立即通过最低安全港选举(国税局2023-24年税收程序提供了更新的门槛值)来支付费用。

旅费和车辆费用

商业旅行费用如果是普通的和必要的,则完全可以扣除,包括机票、旅馆住宿、出租汽车、餐饮(但不得超过50%),甚至还有延长旅行期间的洗衣或干洗。车辆费用有两种方法:标准里程率(2024年每英里67美分,每年调整)或实际费用法(燃料、修理、保险、折旧等)。你可以选择哪个可扣除,但如果使用标准里程率计算车辆在服务第一年,则以后年份必须保持一致。保持详细的里程记录,包括日期、目的地、商业目的和行驶里程。没有记录,国税局可以拒绝扣除。

设备、技术和软件

计算机、显示器、打印机、服务器、售点系统以及专用机械可扣除。根据税法第179条,您可以扣除合格设备的全部购买价格(2024年最高为1,160,000美元,淘汰门槛为2,890,000美元 ) 。 这是小企业的有力工具,因为它允许您在购买当年注销全部成本,而不是在几年内贬值。软件订阅、云服务、网站托管费也可扣除。对于持有永久许可证购买的软件,您可能需要在36个月以上摊销,但年度订阅费在支付的年度中完全可以扣除。

内政部

如果您经常且专门使用部分住宅用于商业,您可以申请家庭办公扣除。“正常且独家”意味着空间只用于商业 — — 不得作为客房或游乐区翻一番。您可以使用简化方法(每平方英尺5美元,最多300平方英尺,最多可扣除1,500美元)或常规方法(根据您用于商业的住宅的百分比计算的实际支出 ) 。 常规方法包括部分租金或抵押利息、房产税、水电费、保险和修理。请注意,家庭办公扣除并不增加审计风险,这与流行的神话相反,但确实需要仔细的记录。

专业服务和承包商

向律师、会计师、簿记员、顾问和其他独立承包商支付的费用完全可以扣除。 如果您在一年中向个人承包商支付600美元或更多,则必须在1月31日之前发放1099-NEC表格。 否则会导致国税局的罚款。 还可以扣除企业指导、继续教育课程和与你行业相关的认证费用。

广告、营销和企业促进

所有与促销您的业务相关的费用都可以扣除,包括网站设计和托管,社交媒体广告,Google广告,印刷广告,名片,小册子,甚至品牌笔或T恤等促销项目. 客户娱乐费用(比如带客户端吃饭)受50%的限制,但只有在餐前,餐中或餐后讨论商业。请注意商业目的和在场人员。

保险金

个人、配偶和家属的医疗保险费可扣除收入调整(不以7.5%的AGI底价为限),企业保险,如责任、财产或工人补偿,也可全额扣除,除非保险单用作企业贷款的抵押品,否则人寿保险费一般不可扣除。

利息和银行手续费

企业贷款利息、用于企业购买的信用卡和信用额度可扣除,还有银行服务费、商户费(信用卡处理)和企业账户的迟付费,对于信用卡利息,请确保您单独跟踪个人支出和企业支出,以避免拒绝。

最大限度地降低税收的先进战略

除了知道什么是可以扣除的,实施战略方法可以大大增加你的储蓄。 以下是一些精明的小企业主采用的先进策略。

购买时间和收入

如果今年的税率提高,那么考虑通过购买所需设备、储备物资或预先支付某些费用(比如保险或租金)来加快可扣税费用进入本年度。 相反,如果你预期明年的税率会降低,那么您可能会推迟向客户收取账单,直到12月31日以后才推迟收入。 这一被称为收入转移的战略,如果与您预计的应纳税收入的良好估计相结合,效果最好。

尽量扩大退休计划缴款

向公共教育部的保险协会、SIMPLE IRA或Solo 401(k)的缴款可以扣除,并降低你的应纳税收入美元对美元。 2024年,公共教育部的保险协会限额最高为补偿的25%(最高69 000美元),而Solo 401(k)限额为雇员递延23 000美元,加上最多为25 % 的自营职业收入作为雇主缴款(合计69 000美元),这些计划不仅降低你目前的税收账单,而且还建立退休储蓄税递延。

利用合格企业收入的优势 扣除

过关企业所有者(独资企业、合伙企业、S公司)可以享受199A节的扣减,允许您从中扣除不超过合格企业收入的20%。根据您的应纳税收入和企业类型(特定服务行业和企业面临淘汰),有一些限制。 为了最大限度地减少这一扣减,考虑诸如增加自己或雇员的W-2工资或购买符合折旧条件的资产等策略。规则很复杂,请咨询税务专业人员优化您的QBI扣减。

利用研发税收抵免

如果您的企业开发了新的产品、工艺或软件,您可能有资格获得研发税额抵免。这是对您的纳税责任的一美元换一美元抵免,而不仅仅是扣除。这一抵免可以抵消小企业的常规税收和替代最低税率。符合条件的活动包括开发原型、测试新材料或改进制造工艺。您需要记录您合格的研究支出(QRE)和开展的活动。

考虑雇用你的配偶或子女

配偶或子女为企业从事合法工作时,可以支付合理的工资,并扣除作为企业开支的工资。对配偶的支付可能要缴纳社会保障和医疗保险税,但一般不缴纳联邦失业税。对于18岁以下的子女,如果您的企业是独资企业或父母双方为伴侣的合伙企业,则工资免缴社会保障、医疗保险和医疗保险,这样可以将收入从高税收级别转移到子女较低级别,子女也可以开始向罗斯爱尔兰救济协会缴款。

小企业主在减税时的常见错误

即使有经验的企业家也有可能陷入一些陷阱,触发国税局的检查或导致他们错过宝贵的扣除。 了解这些错误可以节省你的时间、金钱和压力。 即便如此,也有可能让政府无法做出任何选择。

  • 在同一账户上将个人和商务费用相混合: 这就几乎无法证实扣除额。为您的业务开立单独的银行账户和信用卡。
  • 跟踪里程和车辆开支:[] 国税局需要同时的里程记录。
  • 俯瞰最小的安全港: 如果你不选,你可能被迫利用小买,失去即时的扣税优惠.
  • 省略扣除启动费用: 您可以在第一年扣除最多5000美元的启动费用(组织和资本),其余部分在180个月以上摊销。
  • 放弃扣除自营职业税: 您可以在表格1040上扣除你自营的一半的税,减少你调整后的总收入.
  • 要求家用办公室扣减错误:偶尔使用空间或供个人和商业使用,使扣减无效。
  • 省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省省

记录保存支持您扣减的最佳做法

您的记录质量会直接影响您扣减的成功。 甚至在您归档后数年, 国税局可能要求文件。 执行这些操作以保持审计准备状态 。

数字收款管理

使用Expensify,Shoeboxed,或QuickBooks等应用软件立即扫描和分类收据。只要数字副本可以辨认,并包含所有相关细节(vendor,日期,金额,业务目的),那么可以被国税局接受。在安全的云服务上存储备份。

维护一个行距记录

记录每次出差。 包括日期、 开始/ 结束的气温计读数、 目的地和目的。 对于个人旅行, 请分别记下。 许多里程跟踪应用程序( 如 MILEIQ、 TripLog) 将此进程自动化 。

单独的商业和个人财务

开立专用的业务检查账户和营业信用卡,专门用于业务交易,从而形成干净的纸质线索,简化了纳税准备。

食宿娱乐业务目的文件

饮食是扣除的,请记录参与者的名字、商业讨论要点和日期。娱乐(如果讨论商业,现在只有50%的可扣除额)适用同样的规则。如果把客户带到一个游戏中,并花时间谈论商业,那么门票和食物可以扣除50%。

保存记录至少七年

国税局通常有三年的时间来审计回报,但是如果收入少报超过25%,则可以追溯到六年。 对于财产等资产,保存记录直到出售或处置资产当年的诉讼时效到期。

结论:制定年度税收战略

最大限度减少税收并不是一年一次的活动。 最成功的小企业主将税收规划融入日常业务。他们实时跟踪支出,在大采购前咨询税务专业人员,并随着税法的变化调整策略。 虽然本指南涵盖许多机会,但每一行业都是独特的。 与注册公共会计师(CPA)或注册代理商合作,专门从事小企业税收,以适应你的具体情况。

以主动积极的方式扣除,您可以保留更多的辛苦所得,避免在备案时出现意外。 记住目标不仅仅是减少税收,而是在法律和道德上这样做。 将现有资源借入IRS小企业和自营税务中心[,并考虑使用像 QuickBooks这样的有信誉的软件来自动保存记录。 有了正确的制度,税收季节就成为反思你企业成长的时机,而不是寻找收入的时机。