为何属于《雇员手册》的多样化和包容政策

雇员手册往往是第一份正式文件,是新的雇用问题。 当考虑纳入发展投资银行政策时,这些政策实现了以下几个关键目标:

  • 明确的行为预期: 一项政策定义了可接受的行为,并明确禁止歧视,骚扰和报复. 雇员了解侵权行为的后果,知道如何报告关切.
  • 示范组织承诺: 包括DEIB政策,表示多样性和包容不仅仅是口号,而是嵌入公司文化和业务中,这与现在和未来的员工建立信任.
  • 支持遵守法律: 联邦和州法律——包括《民权法》、《美国残疾人法》和《就业年龄歧视法》第七编——要求雇主保持工作场所不受歧视,概述这些保护的手册有助于履行遵守义务,并可作为在索赔时作出真诚努力的证据。
  • 培养和留住顶尖人才:[ 2023年玻璃门调查发现,超过四分之三的求职者和员工认为,在评价公司时,多样化的员工队伍是一个重要的因素,明确的包容政策可以是招聘和员工留用方面的一个不同因素.
  • 指导管理人员和人力资源: 政策为处理申诉、住宿要求和纪律行动提供了一个一致的框架,从而减少了含糊不清和待遇不一致或有偏见的风险。

步骤1:评估您的现行政策和查明差距

在起草新政策之前,请审查您现有的手册,以确定在多样性、包容、平等机会和反歧视方面已经存在的内容。 寻找过时的语言、缺失的保护类别或缺乏可操作指导的模糊声明。 共同的空白包括:

  • 没有提到性别认同、性别表达或性取向(许多州都予以保护)
  • 缺少残疾、宗教习俗或怀孕的住宿政策
  • 缺乏明确的骚扰或歧视报告程序
  • 缺乏关于薪酬平等、包容性会议或无障碍沟通的语言
  • 微侵犯、无意识偏执或归属等关键术语没有定义

将人力资源、法律顾问和(如果可能的话)雇员资源小组或多样性委员会纳入审计。他们的观点将暴露盲点,并确保政策反映整个员工队伍中的经验。考虑进行一次保密的雇员调查,以了解雇员感到最易受伤害或最受排斥之处。这些数据将凸显手册必须弥补的差距。

步骤2:明确多样性、公平和包容目标

您的手册政策应该与您的组织更广泛的DEIB战略相一致。首先要阐明具体、可衡量的目标。例如:

  • “三年内,领导岗位中任职人数不足的群体增加20%。”
  • “对雇员参与年度调查中包含的问题达到95%的满意率。”
  • “确保所有职位都使用包容性语言,并接触各种人才库。”
  • “在12个月内将解决住宿申请的时间缩短30%。”

这些目标为您所制定的政策提供了信息,有助于员工理解规则背后的“原因 ” 。 考虑在手册中加入一个序言,阐述您对DEIB的愿景,并将其与公司价值观联系起来。 强有力的序言可以将这些政策设定为不是惩罚性限制,而是对人人能够繁荣的文化的承诺。

步骤3:写出包容、尊重的语言

语言问题:用专有或过时语言编写的政策可以疏远其旨在保护的雇员。

  • 使用不分性别的术语: 将“he/she”改为“he”或重新调整句子。 而不是“主席 ” , 使用“主席”或“主席 ” 。
  • ”] 避免使用“能力主义”语言:[ “盲”或“被”等术语可能有害。 相反,说“不知情”或“被”“迷惑 ” 。
  • 明确包含受保护类别:[ 列出种族、肤色、宗教、性别(包括怀孕、性取向、性别认同)、民族血统、年龄、残疾、遗传信息以及退伍军人状况。如果贵国或城市有额外的保护,则包括那些保护。
  • 酌情使用人第一和身份第一语言: 例如,“残疾人”被广泛接受,但一些社区(如自闭症个人)更喜欢身份第一语言,在怀疑时,请问雇员或咨询受到尊重的倡导组织。

代名词使用和首选名称

明确支持在手册中使用个人代名词和所选名称。 说明员工可以在电子邮件签名、姓名标签和会议介绍中分享代名词,并期望同事尊重地使用这些代名词。 说明管理人员和HR将更新内部系统以反映员工的首选名称,即使他们的合法姓名仍保留在工资单上。 这一小而有力的政策防止了性别错位和性别多样性的验证。

考虑增加一个DEIB关键术语(多样性、公平性、包容性、归属性、微观侵犯、无意识偏颇)的简短词汇表,以便所有员工都拥有共同的词汇。 词汇表可以减少误解,使员工们能够建设性地讨论包容议题。

步骤4:解决歧视、骚扰和报复问题

强有力的反歧视和反骚扰政策是任何发展投资银行部门的基础。

  • 强烈声明对歧视、骚扰或报复的零容忍。
  • 骚扰的定义宽泛,包括口头、身体、视觉和电子行为。
  • 被禁止的行为的例子(流言,笑话,攻击性评论,不想要的推进,威胁,微侵犯).
  • 明确报告程序,有多个渠道(例如直接经理、人力资源、匿名热线、专门的DEIB官员)。
  • 保证对投诉进行迅速和保密的调查,不会发生报复。
  • 违法行为的后果,包括可能终止和酌情移交执法部门。

明确声明该政策适用于所有员工、承包商、供应商和访客,并涵盖与工作相关的活动、数字平台和虚拟会议空间中的行为。 由于远程和混合工作环境可能模糊界限,因此包括诸如在Slack频道或Zoom通话期间骚扰评论的例子。

微观侵略和旁观者干预

培训员工识别和解决微观侵略问题,即往往无意中使个人边缘化的轻微攻击。在手册中,描述微观侵略(例如, " 你如此明确地为...的人阐明 " ),并澄清,虽然这些攻击可能并不总是达到骚扰的程度,但侵蚀了包容。 提供解决这些问题的框架:直接反馈、向管理人员报告、或采用旁观者干预策略。 积极主动地处理微观侵略问题表明,该组织严肃对待微妙的偏见。

步骤5:促进无障碍和平等机会

包容要求消除障碍,手册应详细介绍便利和公平准入。

  • 残疾便利: 参考《反倾销协定》,并解释要求合理便利的交互式程序,为指定的协调员提供联系信息,说明便利可包括人机组设备、灵活时间表、手语翻译或辅助技术。
  • 宗教住所: 概述雇员如何要求灵活举行宗教仪式,包括更改时间安排、请假时间或调整着装规范。
  • 怀孕和育儿假: 说明休假选择、哺乳室的准入和对怀孕雇员的不歧视保护。 强调与怀孕有关的条件应像任何临时残疾一样对待。
  • 付平: 说明你对公平赔偿的承诺,并概述雇员在不担心报复的情况下提出薪酬问题的程序。
  • 包容性会议和通信: 鼓励在会议上使用标题、无障碍文档(例如带有备选案文的PDF)和代名词共享。提供指导,说明如何为色盲参与者制作可辨别的幻灯片,并在可能时使用简单语言。

数字无障碍

随着远程工作的增加,数字无障碍至关重要。你的手册应该要求所有内部和外部通信——电子邮件、文件、内联网网页、视频——达到WCAG 2.1 AA标准,其中包括提供音频内容的文字记录并确保协作工具与屏幕阅读器兼容。指定一个无障碍卫士定期审计数字资源。

第6步:在赔偿中纳入薪资平等和反歧视

公平超越行为,它包括雇员的薪酬。 现在,许多州禁止雇主询问工资历史,并要求薪酬范围的透明度。 您的手册应当:

  • 说明赔偿决定是根据技能、经验和业绩作出的,而不是根据受保护的特征作出的。
  • 参考任何适用的薪酬透明度法律,并解释雇员如何能够因自己的作用而获得薪金幅度。
  • 禁止对讨论工资的雇员进行报复(在许多情况下,受《国家劳资关系法》保护)。
  • 概述提交薪资公平申诉的程序,包括人力资源中指定的联系人或第三方监察员。

如果有的话,考虑与您的组织的工资公平分析或承诺报告挂钩。 即使有一份定期工资审计意图的简短声明,也建立了可信度。

步骤7:起草过程中征求利益攸关方的意见

在真空中制定的政策往往没有达到目标。

  • HR和法律:确保遵守联邦、州和地方法律。
  • 雇员资源组:提供关于社区关注和首选语言的见解。
  • 管理人员: 帮助查明执行中的实际挑战。
  • 通信团队:[]确保可读性,并与品牌声音保持一致.
  • 前线雇员:[] 以小型跨功能团队进行重点小组或政策试点,以测试理解和适用性.

记录您收到的反馈,并解释它如何塑造最终政策。修改过程的透明度会促进信任,并让员工知道他们的声音很重要。

步骤8:对管理人员和工作人员进行政策方面的培训

政策只有其执行和理解有效,在手册更新后,提供包括下列内容的培训:

  • 发展投资银行新政策的内容及其重要性
  • 如何认识和防止微观侵犯、无意识偏见和骚扰
  • 报告关切的适当程序
  • 管理人员具体责任,如满足要求和模拟包容性行为
  • 如何就身份和包容问题进行相互尊重的对话

以多种形式(实况、记录、书面)定期提供培训,而不仅仅是在上岗期间,利用现实世界的情景和角色扮演来培养技能,根据人力资源管理学会,最有效的DEI培训正在进行中,并纳入领导力培养,包括一个专门为管理人员设计的单元,说明如何响应住宿要求以及如何促进包容性的团队会议。

步骤9:有效交流政策

即使是最优秀的写作政策,如果被埋没,也会被忽视。 让你的DEIB部分容易找到并参考:

  • 包含一个目录,其中明确列出DEIB部分。
  • 出版一份单页的反歧视和报告关键程序摘要。
  • 将手册(和政策更新)张贴在您的内联网上,并与每个员工共享一个PDF.
  • 在登机期间,专门召开一次会议,讨论发展投资银行的政策并回答问题。
  • 定期发出关于报告程序和现有资源的提醒,特别是在发生引人注目的事件或法律更新之后。
  • 创建快速查询卡, 并带有关键联系人和如何报告关注事项。 以数字形式和印刷形式在共同区域分发。

沟通不是一次性活动。当政策更新时,计划发布全公司公告,并邀请员工在现场的QQA会中提问。

步骤10:衡量影响和不断改进

发展投资银行的政策应当是活的文件。

  • 歧视或骚扰投诉的数量和类型(跟踪趋势)
  • 雇员调查归属、公平和心理安全问题
  • 各级和各部门的任职情况数据
  • 住宿要求的满足率和及时性
  • 培训完成率和知识保留率
  • 按人口群体分列的雇员更替率

例如,[美国平等就业机会委员会[EEOC]经常更新关于预防骚扰和合理便利的指导意见,并迅速纳入这些更新,让环境顾问和雇员反馈渠道了解哪些做法行之有效,哪些做法需要修订。考虑发表一份公共年度环境投资局报告,总结调查结果和计划改进情况,这表明对内部和外部利益攸关方都负有责任。

创造超越政策、

书面政策对于真正包容是必要的,但还不够。 为了从遵守到文化,将DEIB原则纳入日常做法:

  • 领导模式:高级领导应在所有方面的会议和包容性行为模式中参考DEIB政策——使用包容性语言,承认他们自己的偏见,公开支持各种便利。
  • 识别程序:[] 庆祝超前的经理和团队创造包容性环境,将包容性的衡量标准与业绩审查和奖金挂钩.
  • 背面环: 建立定期的触点——匿名调查、听话会、ERG圆桌会议——以收集雇员对手册效力和更广泛的文化的投入。
  • 互交意识:提醒员工,个人身份重叠,可能面临独特的挑战. 政策应足够灵活,以应对复杂的情景,如残疾黑人妇女或同样需要宗教住宿的非二进制员工.
  • Peer问责: 鼓励同事以尊重的方式相互问责,提供提供和接收包容性行为反馈的工具.

一份哈佛商业评论研究发现,具有综合的DEIB政策以及支持这些政策的文化的公司,都看到了更高的创新和较低的营业额。 这些政策本身是不够的;它们必须是对公平的广泛承诺的一部分,而这种承诺每天都在存在。

法律合规考虑

虽然该指南涵盖许多法律依据,但始终与熟悉你辖区法律的就业律师协商。

  • 1964年《民权法》第七篇——禁止基于种族、肤色、宗教、性别和民族血统的歧视
  • 美国残疾人法-要求合理便利,禁止基于残疾的歧视
  • 《就业歧视法》-保护40岁及以上工人
  • 《同酬法》-规定基本相似的工作同等报酬
  • 《怀孕歧视法》——禁止基于怀孕、分娩或相关条件的歧视

国家和地方法律可以增加受保护的类别(例如婚姻状况、犯罪历史、信用历史、军事状况),并需要制定额外政策(例如带薪病假、投票假、反欺凌) 全国州立法机构会议维持关于就业歧视的州法律的最新数据库,审查[ NCSL的就业歧视概览[,起点也是美国劳工部关于多样性和包容的指导。

结论

将多样性和包容政策纳入员工手册并不是一次性的对账框任务,而是持续致力于建设每个员工都能做出充分贡献并感受到归属感的工作场所。 通过评估当前差距、写出包容性语言、解决歧视和无障碍问题、培训员工、衡量结果和定期更新政策,你为公平增长奠定了基础。

一本设计完善的手册,其中包含强有力的DEIB政策,保护你的组织免受法律风险,吸引顶尖人才,并向员工发出他们欢迎自己的信息。从这些步骤开始,但不要停下来。让你的手册成为一份活的文件,随着你的组织的学习和成长而演变。为了获得进一步的指导,请参考来自人力资源管理政策库[的用于政策语言样本的资源。由于有意和坚持,你的手册可以成为一种强大的包容工具,而不仅仅是一份规则清单。