如何处理民间发现纠纷:律师和客户提示

相称性在发现中的作用

根据《联邦民事诉讼规则》第26(b)(1)条,发现必须与案件需要相称,相称性考虑利害关系问题的重要性、争议金额、当事方的资源以及与利益相比的负担,当发生纠纷时,律师应首先根据这一标准衡量每项请求,如果要求寻求累积、重复或可以从较不繁琐的来源获得的信息,那么答复应提出相称性反对意见,许多法院现在都期望当事方尽早谈判相称性,否则可能导致制裁或费用转移,例如,法院可命令请求方支付制作过于宽泛数据的费用,相称性分析不是静止的,因此双方应在整个发现过程中重新评估。

特权和工作产品索赔

保密是拒绝提供信息的最常见原因。法律保护律师与委托人之间的保密通信,以及预期诉讼的材料(工作成果),当一方当事人无意中生成特权文件或特权记录不足时,争端往往发生。为了避免升级,律师应当编制详细的特权记录,列明每份文件、日期、作者和收件人、申诉依据以及简要说明。如果记录过于模糊,法院甚至可以下令解封文件。如果客户与第三方共享通信或未能迅速申明,则必须理解这种特权可以放弃。根据联邦证据规则502,可以通过追溯协议减轻不正确的放弃。许多法院现在鼓励甚至要求这样做。律师还应当考虑使用预测编码,在制作前确定特权文件。

律师提示

律师是发现的第一线管理者,以下战略有助于在没有司法干预的情况下解决争端,并及时处理案件。

早期和有效的沟通

发现纠纷大多可以通过专业的会面和会面程序解决。在起草动议之前,律师应接听电话或安排视频会议。具体针对每一项反对意见和拟议决议。当双方理解潜在的关注问题时,如费用、保密或相关性,经常会出现创造性的解决办法(例如分阶段发现、搜索期限协议或使用特别主谋)。记录每一份来文,包括日期、参与者和结果。如果纠纷确实到达法院,真诚谈判的记录将显示遵守规则第26(c)条或37条要求。有些法官要求详细陈述会面和会面的努力,然后才考虑动议,因此,全面的文件记录是无法夸大的。

动议的战略使用

谈判失败后,强制或请求保护令就有必要了。 但提出动议应该是最后的手段,而不是第一本能。在采取行动之前,考虑成本效益:赢得动议会有助于你的案件还是只会制造敌意? 专注于真正影响证据的纠纷,如要求提供关键文件或证词。当你提交文件时,写出简明、事实包的简要说明,包括证明满足和满足要求的努力。突出相称性、相关性和不披露的任何偏见。应当提醒客户,动议做法可能花费数千美元,并可能拖延数周或数月。 并且,考虑法院可能命令败诉方支付第37(a)(5)条规则规定的当事一方的费用。 这一潜在的惩罚可以让双方专注于尽早解决争端。

管理电子发现争端

电子发现是冲突的一个主要根源,争端往往涉及电子邮件搜索的范围、制作形式(例如,原生图像与静态图像)、元数据保存和数据回收费用。为解决问题,律师应尽早就发现计划进行合作:商定保管人、日期范围、搜索条款和意外放弃特权的追溯协议(根据《联邦证据规则》第502条)。如果费用问题令人关切,应考虑使用预测编码(技术协助审查)以减少审查费用。当一方拒绝以可用格式制作电子信息交换系统时,要求进行强制的动议可能是适当的,但法院越来越期望当事方在没有司法控制的情况下就这些细节开展工作。Sedona会议为电子发现方面的合作提供了极好的指导方针,许多法官现在都在其案件管理命令中采纳这些原则。积极处理电子发现问题的律师往往避免最耗时的纠纷。

保留特权和记录争端

律师必须确保客户知道不与律师-客户关系以外的任何人讨论案件策略。当特权材料无意中被披露时,立即要求根据第26(b)(5)(B)条或适用的“抓回协议”归还。还保留详细的争议记录:对每一个有争议的问题,注明请求日期、异议、试图解决的尝试和任何法院裁决。如果争议再次出现,在发现动议和审判期间,该记录将十分宝贵。一些律师使用电子表格或案件管理软件跟踪每一争议,这也有助于为法院编写简明摘要。此外,在案件中,考虑尽早发布保密令或保护令,以防止敏感信息的披露,从而减少日后的特权争议。

在适当情况下寻求制裁

发现滥用行为——例如未能保存、错误的反应或一再阻挠——根据第37条对交战方的制裁;当对方的行为恶劣时,律师应毫不犹豫地寻求补救;制裁可以是罚款,也可以是不利的推断指示,甚至解雇;但是,制裁动议是重炮;只有在存在明显的恶意或偏见的情况下才使用;客户应理解,如果法院发现请求本身是报复性或过分热心,寻求制裁可能反射;制裁的标准往往很高:迁移方必须表明另一方的行为没有实质性理由;但是,有确凿证据的不遵守事实可以达到标准;在极端情况下,不履行判决或有偏见的解雇可能是适当的,特别是当一方篡改关键证据或一再违反法院命令时。

客户端提示

客户是主要的信息来源,也是承担发现费用的人,他们的合作对于迅速解决争端至关重要。

探索过程中你的作用

客户的首要责任是了解诉讼的持有情况。一旦诉讼得到合理预期,您就必须保存所有相关文件和数据,包括电子邮件、短信、语音邮件、社交媒体帖子和数字文件。否则将会导致对欺诈行为的处罚。与您的律师合作,向所有雇员和信息技术工作人员发出书面扣留通知。在您的律师说安全之前,不要删除任何内容。同样,请告知您的法律团队任何自动删除政策,如电子邮件保留设置或云存储自动清理,以便暂停。客户应指定一个单一的联络点来发现,以避免混淆并确保连贯的沟通。

文档保存和收藏

客户应该尽快收集响应性文件。 但不要自行选择要制作什么文件。 让您的律师决定什么是相关和特权。 当收集、保存元数据(日期、作者、修订)和监管链时, 请通知您的律师, 以便他们可以向这些提供者发出保存请求。 您收集的越早, 就越不可能出现关于丢失或更改证据的争议。 客户也应该意识到, 甚至临时文件、缓存版本和备份磁带可能都相关。 法医专家可以协助确保任何内容都不存在。 正确保存的成本几乎总是低于为窃取动议辩护的成本。

回应发现请求

接受发现请求时, 请与律师一起仔细阅读。 诚实地对待你所拥有的和没有的。 如果请求过于宽泛或繁琐, 您的律师会反对, 但您仍应确定您可以生产哪些部分, 而不过分困难。 请提供完整准确的信息; 半真实或遗漏只会加剧争议和风险制裁。 请不要销毁、 更改或隐藏任何文件。 如果您对需要什么不肯定, 请询问客户是否也准备后续请求, 并且绝不应该假设初始产品满足所有义务。 规则26(e) 规定, 补充义务要求当事人在得知先前的答复不完整或不正确时更新披露内容。 不补充本身就可能成为发现争议 。

与你的律师沟通

公开、及时与律师联系是避免发现纠纷的最佳办法。 客户们应该尽早报告发现的成本或范围。 如果您收到传票或请求, 请立即将传票转交给律师, 不要自行回复。 如果您知道员工可能进行诈骗, 或者发现有特权文件被意外制作, 请提醒律师。 主动的客户们是发现混乱的最有效的解药。 客户们也应该询问发现的时间和预算。 了解什么有助于管理焦虑, 防止最后一刻的急迫, 导致错误。 如果您感到无法应付, 请请您的律师优先处理最关键的请求 。

留医与合作组织

发现往往是案件最漫长和最乏味的阶段,即使有最优的计划也会发生争端。客户应该相信律师对何时和何时进行斗争和妥协的判断。 耐心和合作的留守,而不是与对方对抗的,将使解决变得容易。法院倾向于对待那些表示愿意满足合理要求的当事方,这种善意可以在审判或解决后支付红利。客户还应该避免在社交媒体或电子邮件中向反对律师表示沮丧,因为这种沟通可以用来对付他们。 相反,通过你的法律团队来表达关切,他们可以以专业方式处理这些问题。

发现争端的替代争端解决办法

当双方无法达成一致,而且双方都想避免正式动议时,替代性的争议解决方法会有所帮助。 许多联邦法官现在将发现纠纷提交地方法官,而地方法官将举行非正式会议并发布记录裁决。这一过程比完全动议的做法更快、更便宜。一些法院还提供早期中立的评估或使用特殊大师处理复杂的电子发现问题。如果律师意识到争议需要第三方干预,他们就应该毫不犹豫地请求这些选择。特别的主人在涉及大量ESI、元数据技术问题或需要详细审查的特权纠纷的案件中可能非常宝贵。 特殊大师的费用通常由当事人分担,但如果它能防止诉讼几周,则可能值得。 缔约方还应当考虑仅仅侧重于发现的调解:受过培训的调解人往往可以促进法官不会下令的妥协。

管理发现的技术和工具

现代技术可以大大降低争议的频率和严重程度。 电子发现平台,如相对论、Everlaw或Logikculll, 允许更快地进行审查、自动特权标记和透明生产日志。人工智能工具可以确定模式并预测哪些文件可能存在争议。 双方都可以从商定的搜索期协议和技术辅助审查中获益,这些协议和辅助审查为缩小范围提供了客观、可辨别的方法。当律师合作使用这些工具时,他们往往可以在他们接触法官之前解决格式和范围争议。 此外,安全的文件门户等协作工具可以简化材料的交换并提供显示文件制作时间的审计线索。 客户应当准备投资于适当的技术。 虽然这看起来成本高昂,但避免长期动议做法和拖延所带来的节余往往远远超出成本。 询问律师,如果律师知道费用分摊或上限,他们可以确保技术投资与案件价值相称。

法院在发现争端中的作用

法官在管理发现方面发挥着越来越积极的作用,特别是在复杂案件中。许多地区法院有长期的命令或案件管理计划,要求当事方尽早提交发现计划并及时报告任何争议。有些法官定期举行情况会商,以监测发现进展。当争端到达法院时,法官可以下令进行听证、由法官作出口头裁决或安排简报。近年来,法官不太容忍发现滥用,更愿意实施制裁。例如,2015年《联邦规则》修正案明确鼓励法院转移不成比例的发现请求的成本。律师应当承认法院是资源,而不仅仅是对手。如果发现争议确实难以解决,要求与法官会面,那么法官往往可以迅速解决。但是,法官们也期望当事方能够首先努力解决问题。 表现诚意的律师表现出诚意的努力,将赢得法院的信任。

避免发现争端的最佳做法

虽然没有任何战略能够消除所有争端,但下列做法将争端的可能性降到最低:

• 及早进入发现计划. 双方应在案件开始时开会,就特权日志和爪状协议的范围、格式、期限和程序达成协议。 详细的规则26(f)报告可以防止几个月的争论。
• 节俭使用标准形式的反对。 过度使用的锅炉反对会请法院审查并放弃有效的论点。 许多法院现在要求当事方具体说明每一项反对并说明为什么适用。
• 比例化. 不满足对每一份可能的文件的请求; 专注于证明你的权利要求或辩护的实际需要。 考虑与争议金额相关的费用。
• 迅速回复. 即使需要延期,也要事先沟通. 迟回复是恶意的红旗,可能导致放弃反对.
• e-discovery的合作. 早期就搜索条件,保管人和制作格式达成一致. 使用 合作发现框架[ 得到美国律师协会的认可.
• 非正式解决小问题。 如果缺少单一文件或未明确特权记录,在提出动议前接听电话,法院赞赏在没有司法干预的情况下处理小问题的当事方。
• 教育你的客户。 确保客户了解规则、最后期限和不遵守的后果。知情的客户不太可能引起无意的暴动。提供一份发现义务的书面摘要并定期检查。
• 使用发现预算。根据每个问题的重要性跟踪成本和分配资源。预算可以帮助律师和客户决定哪些纠纷值得斗争。
• 反常见陷阱。 例如,如果案件涉及商业秘密,则尽早谈判保护令。如果一方有不遵守规定的历史,则记录所有互动。

通过采取这些做法,律师和客户可以继续关注案情,而不是程序性争斗。

结论

公民发现纠纷是不可避免的,但并不需要破坏你的案子。 有效的沟通、对相称性和特权的深刻理解以及战略性地使用动议可以解决大多数冲突而无需浪费时间或金钱。 对于客户来说,合作、诚实和耐心至关重要。 通过合作和运用正确的工具,律师和客户可以高效地处理发现纠纷,并让案件走向公正的解决。关键是积极主动而不是被动。 无论是通过早期规划、技术还是替代性的争端解决,目标是将战场上的发现转化为为真相服务的富有成效的交换。

更详细的指导,请参考《联邦民事诉讼规则》,审查美国律师协会的实践指南,并考虑主要诉讼公司提供的实际建议,如]Proskauer. 额外资源包括:关于电子发现最佳做法的Sedona会议和关于示范发现命令的联邦司法中心。