如何确保《雇员手册》符合联邦和州法律

1964年《公民权利法》第七编

《美国残疾人法》

《家庭与医疗假法》

其他重要的联邦法律

• 就业歧视法(ADEA)保护40岁及以上工人。 其中包括一项在雇用、晋升、培训和解雇方面禁止年龄歧视的政策。 就业歧视法(ADEA) 保护40岁以上工人。
• ” 《遗传信息不歧视法》 – 禁止要求或使用遗传信息(包括家庭医疗史)来决定就业。 您的手册应说明基因信息不会被收集或考虑。
• 统一服务就业和再就业权利法 ——为在军队服役的雇员提供工作保护和福利,概述再就业过程和歧视禁令。
• 手册应该确认员工享有无危险环境、适当培训以及报告安全关切而不受报复的权利。 手册应该包含一个简短的章节,介绍报告程序和应急计划。
• "公平信用报告法" - 如果您进行背景调查,您的手册应当参考FLA所要求的单独披露和授权程序.

州法律增加复杂性和风险

州法律通常比联邦法律提供更大的雇员保护。 仅涵盖联邦要求的手册在州内可能不符合要求,差异可能很大,特别是在以下所列领域。 如果您在多个州运作,可能需要为每个州单独编写手册或增编。

最低工资和加班费变动

许多州设定的最低工资远远高于每小时7.25美元的联邦工资标准。 比如,截至2025年,加利福尼亚州的最低工资标准为16.50美元(快餐或保健工作者的最低工资标准更高 ) , 而华盛顿州为16.66美元。 纽约州有地区工资标准(纽约市对高州),你的手册必须说明每个工作地点的正确的最低工资标准。 加班规则也各不相同:加利福尼亚州每天需要1.5倍的正常工资,超过8小时(12小时的两倍),再加上连续7天的8小时加班。阿拉斯加州和内华达州在某些情况下有每日加班。 请检查州的工资和小时划分。

带薪病假和带薪家庭假

20世纪80年代,美国政府开始实行“带薪”制度。 超过十个州和许多城市现在都规定带薪病假。 应计率和使用规则不同:有些州每工作30小时需要1小时的假期(如俄勒冈州),而另一些州则规定每年最多不超过1小时。 您的手册必须解释应计、结转和允许的用途(包括家庭成员的),带薪家庭和医疗假方案也扩大了。 华盛顿、马萨诸塞州、康涅狄格州、科罗拉多州和俄勒冈州都有由工资税资助的州级计划。 这些计划与联邦医疗保险(FMLA)同时实施,通常为育儿假、护理和重病提供部分工资替代。 您的手册必须注意州计划、如何提交报销以及它如何与公司提供的假期协调。

扩大反歧视类别

州反歧视法通常包括联邦法律不包含的保护类别,如性取向、性别认同、婚姻状况、军队退伍状况、政治派别和医疗条件(包括某些州使用大麻 ) 。 加利福尼亚州的《公平就业和住房法》涵盖所有这些,而且更多。 纽约的人权法也保护人们免受基于移民身份的歧视。 您的平等就业机会政策必须列出您拥有雇员的每个州的所有适用保护类别。 州法律所覆盖的保护类别若不包含,即使雇员没有受到实际歧视,你也可能面临初步的歧视。

其他特定国家的政策

• 投票假: 许多国家要求有带薪或无薪的投票假,通常有事先通知的要求.
• 哺乳住宿: 虽然联邦法律要求哺乳母亲休息时间和私人空间(不是卫生间),但州法律可以增加隐私、近距离或设备的具体要求。
• 背景检查和禁忌:[ 许多州市禁止雇主在提供有条件的工作机会之前询问犯罪历史,或限制犯罪记录的使用.
• 支付透明度: 现在有几个州要求雇主在职位公布中披露工资幅度(例如纽约、加利福尼亚、科罗拉多、华盛顿)。 手册应提及,这些公布适用于所有职位广告。
• 无竞争力协议:一些国家严格限制或禁止无竞争力条款,特别是对低工资工人。 您手册中关于限制性契约的政策必须与州法律一致。

不遵守的后果:不只罚款

一本过时或不完整的手册可能导致严重后果。 最直接的就是在诉讼中做出不利判决的风险。 如果你的手册承诺要逐步遵守纪律,但你没有遵循这些步骤就解雇雇员,你可能会面临错误的解雇要求。如果你的反骚扰政策缺乏报告程序,平等委员会可能会发现你没有采取合理的步骤防止骚扰。 州监管者还负责审计手册。 比如,加利福尼亚州劳工专员可以对缺失的必要政策(例如带薪病假通知、带薪家庭假或反骚扰培训要求)发布处罚。 除了法律风险外,不一致或混乱的手册会削弱雇员的信任,并增加更替率。 诉讼和解决的成本远远高于彻底审查的投资。

起草《协作手册》的最佳做法

制定一本符合要求的手册需要一种有条理、积极主动的方法,并遵循这些最佳做法,以建立一个能够接受法律审查并支持你工作的队伍的文件。

1. 由地方律师进行法律审查

互联网上的通用模板是危险的。 就业法是高度本地化的。 不在您州执业的律师可能会错过一个关键细微的细微之处,比如加利福尼亚州要求将“举报者报复”政策与一般行为守则分开。 手册在发行前总是由熟悉您州具体法规的领有执照的就业律师审查。

2. 包含一个清晰的“遗嘱”免责声明

在“将就业”州(除蒙大拿州外),您的手册必须明确说明就业在“将就业”州,而该手册不是就业合同。这一免责声明应突出地出现,往往出现在第一页或导言中。许多州要求用粗体字母和大写字母写出。有效的免责声明如下:“本手册中没有任何内容产生明示或暗示的就业合同。用[公司名称]雇用在“将就业”州,这意味着你或公司可以随时终止关系,无论是否有理由或无通知。” 包含类似的免责声明,以避免产生既得权利。

3. 使用精准、特定语言

避免“员工将受到尊重”或“纪律行动是适当的”等含糊不清的言论。 相反,请描述具体程序:“骚扰应在事件发生后30天内向主管、人力资源或匿名热线[号码]报告。 公司将在5个工作日内确认收到,并在10个工作日内启动调查。” 具体性减少了模糊性,并表明对公平的承诺。然而,避免过于僵化的措辞,可解释为保证某一特定结果(例如“在发出3次口头警告后,将发出书面警告 ” )。 此类措辞可产生合同义务。

4. 地址叶相互作用和货币

员工通常需要同时使用多种类型的假期。 比如,休产假的员工可能有资格享受FMLA(无薪)、国家带薪家庭假(部分工资替代)和公司的短期残疾政策(全额工资替代 ) 。 您的手册应该解释这些假期是否可以同时运行。 手册还应该澄清哪个是主要称谓(如FMLA与州假同时运行),以及员工如何申请国家福利。 提供例子以避免混淆 : “ 如果您同时因同样原因有资格享受FMLA和华盛顿带薪家庭假,那么您FMLA应享权利的休时段计算,州计划可以提供部分工资替代 。 ”

5. 年度最新情况(视需要特别)

法律变化迅速。 设定一个经常性日历提醒,至少每年审查一次整个手册。 向美国劳工部、贵国的劳工部以及像人力资源管理这样的声誉良好的组织申请更新。 当新法律生效时,比如带薪病假扩展或薪酬透明度要求,立即更新相关政策,并重新分发受影响的网页或新版。 保留一个显示每次变化日期和性质的更改日志。

6. 获得签名致谢

手册分发给所有雇员(新雇员和现有工作人员),并需要签名或电子确认。 承认应说明雇员收到了手册,同意遵循政策,并理解手册没有产生就业合同。 在雇员就业期间和解雇后一段时间(如3至5年)内保留每个雇员人事档案中的表格。 如果发生诉讼,签名确认可以帮助确定雇员了解你的政策。

造成赔偿责任的常见陷阱

即使有最佳意图,手册也可能包含错误,使公司面临法律风险。

• ” 作出意想不到的承诺 — — “我们努力提供工作保障”或“你每年将接受业绩审查”等措辞可以被解释为具有约束力的承诺。 必要时使用免责声明,避免绝对。
• 竞争对手的手册 — — 他们的政策可能适合不同的国家、行业或公司文化。 对他们有效的可能违反你所管辖的法律。
• ” 遵守必要的国家政策[ — — 例如,如果国家授权的带薪病假和手册没有提到,那么从第一天起你就不符合规定。
• 增加新位置后可能要更新 – 在新状态下开设办公室而不修订手册可能导致该位置立即不遵守.
• 使用过时的术语-用目前尊重的术语(例如“残疾人”、无证件工人”)取代“被滥用的”,并更新对受保护阶层的提及,如果法律扩大(例如,在你的平等就业机会政策中增加“性别认同”)。
• 选择公司惯例 — — 如果你的手册说休假必须事先获得批准,但通常允许即兴休假,雇员可以辩称该政策是虚幻的。 将您的政策与实际做法相配合。