如何报销个人税收返还的商业开支

普通和必要的开支的例子包括原材料成本、办公租金、雇员工资、软件订阅费和专业费用。 即使是在其他情况下似乎不寻常的成本 — — 如贸易的专门工具或独特的营销活动 — — 如果它们符合行业特定标准,它们也符合资格。 关键的一点是,开支必须与你的企业创造收入直接相关,而不是伪装的个人成本。

还必须注意的是,创业费用——在业务开始前发生的费用——得到不同的对待,一般情况下,您可以在第一年扣除最多5,000美元的创业费用(其余的摊销时间为180个月),将某项费用适当分类为现期费用或资本是可能影响您扣减时间和总额的另一细微差别。

常见的可扣减业务支出

可扣除业务开支的范围很广,但并非每个开支都有资格。 下面是一份扩大的常见可扣除类别清单,以及适用于每个类别的重要规则。

办公室用品和设备

纸、笔、打印机墨盒和邮资等物品在购买当年可全部扣除,大型设备,如计算机、打印机、办公家具和机械,可通过折旧或第179节支出扣除,第179节扣减允许你扣除合格设备的全部购买价格,但不得超过规定限额(2025年,限额为1 220 000美元,但须逐步淘汰)。

旅行和运输

当地交通费用,如工作地点之间出差或与客户见面的里程,可以使用标准里程率(2025年,每英里70美分)或实际的车辆费用(汽油、石油、修理、保险、折旧)来扣除。

商业餐

根据现行法律(《税后削减和就业法》),与客户、前景或同事的商务餐通常可以扣除50%,只要与你积极经营业务直接相关或相关,而且您在餐时在场。 2017年后,娱乐费(音乐会、体育活动、高尔夫球外出)不再可以扣除。 保留每餐的日期、数量、业务目的和参与者的详细记录。

广告和营销

推动你企业的所有费用 — — 包括网站开发、搜索引擎广告、印刷广告、社交媒体宣传、名片和标志 — — 都可以全部扣除。 甚至当地活动赞助费或提供商业福利的慈善捐款(如社区节日的摊位)也可以作为广告扣除。

公用事业和因特网

拥有专门的家用办公室,您可以将部分家用设施(电、煤气、水)分配给企业。对于单独的商业地点,所有公用设施成本都可以100%扣除。主要用于企业的互联网和电话服务可以扣除;如果您有一条单行电话和商务电话,只能要求企业使用百分比。

专业服务

向会计师、律师、税务准备人、顾问和其他专业人员支付的费用一般可以扣除,其中包括业务咨询、合同审查和税收规划费,与开办或维护企业有关的法律费用也可以扣除,尽管与资本有关的法律费用(例如为企业购买房地产)可能需要资本化。

保险

商业保险的保险费(责任、财产、渎职、经营中断、工人补偿)可以完全扣除,自营职业者及其家人的健康保险保险费可以作为收入调整(而不是附表C所列的商业开支)扣除,条件是个人没有资格享受雇主补贴计划。

折旧和摊销

通常,在企业使用超过一年的建筑物、车辆、机械、计算机的有形资产,在使用寿命内,使用折旧法,如经修改的加速成本回收系统,加以扣除;第179节的扣减和奖金折旧(2025年,合格财产的80%)可以加速这些扣减;无形资产,如专利和版权,在15年中摊销。

如何报销商业开支

索赔扣减首先以保存良好记录为起点,最后以准确的税务表为结尾,独资业主和单人有限责任公司的主要形式是表C(表1040),商业利润或损失,如果作为合伙企业、S公司或C公司经营,则适用不同形式(例如表1065,表1120S)。

步骤进程

遵循这些扩大的步骤,确保你的说法正确和可辩护:

1. Gather All Document — — 收集收据、发票、银行对账单、信用卡对账单、里程记录以及证明您支出的任何其他记录。 只要数字副本清晰清晰且清晰,就可以接受。
2. 将每一支出 分类,将支出归为IRS确认的类别(例如广告、汽车和卡车费用、佣金和收费、合同工、耗竭、折旧、雇员福利方案、保险、利息、法律和专业服务、办公费用、养恤金和利润分享计划、租金或租赁、修理和维修、用品、税收和许可证、旅行、膳食和娱乐、水电费、工资和 " 其他 " 费用)。
3. 总计每类 – 合计每类中的数额。混合使用费用(例如用于商务和个人旅行的车辆)只计算业务百分比。您必须保持一个同时期的里程记录,以支持商务百分比。
4. 附表C 的合计数 — 附表C第二部分列出支出类别。在相应的行中输入您的合计数。如果表格(如“软件订阅”)上没有列出的类别,请在项目27a(其他费用)上列出,并在单独的报表中提供细目。
5. 与收入 的比对 – 从收入毛额中减去总开支,以得出净利润或损失。确保您报告的开支不超过您挣得的收入(除非您能够结转净营业损失)。
6. 准确性审查 – 双 检查所有数字是否与你的记录相符,且您没有报销任何个人费用。只有在需要时才在纳税申报表上附上文件(例如,为扣除家庭办公费,必须提交8829表)。

保存记录的最佳做法

良好的记录是你们在审计中的最佳辩护。国税局不需要特定的系统,但你们的记录必须清楚地显示每笔开支所涉及的人数、日期、业务目的和人员的关系。

• 使用单独的账户 –维持一个专用的业务检查账户和信用卡,以避免与个人交易相混合.
• 采用数字工具 – QuickBooks,Xero,或FreshBooks等会计软件自动分类支出,并可以链接到银行种子. Expensify或MileIQ等应用帮助获取收据和里程.
• 保存记录至少三年 — 国税局审计的时效通常从申报之日起三年(或从纳税之日起两年,以较晚者为准),对于资产,保留记录直到处置。
• 文件商业目的 - 对于任何可解释为个人开支(如餐食或家庭互联网计划),写一个简短的说明,解释商业原因.

索赔费用的特殊考虑

某些支出类型有独特的规则,可以制造陷阱或机会。理解这些规则可以帮助你避免常见错误。

内政部

家庭住房的固定部分作为主要营业地使用,可以扣除部分住房费用——抵押利息或租金、财产税、保险、水电费、修理费和折旧费。国税局提供两种方法:简化方法[(每平方英尺5美元,最高300平方英尺]]和正规方法(根据家庭商业用途百分比计算的实际支出),简化方法将扣除额限制在1 500美元,但要求少做记录。为了符合条件,必须只用于商业;可接受将空余卧室改建为办公室,但不定期工作使用餐厅表。

车辆支出

车辆开支的扣除有两个选择: 标准里程率或 实际开支 标准里程率(2025年每里程70美分)包括车辆运行费用——汽油、石油、修理、保险和折旧——而且计算起来容易。实际开支方法要求您跟踪所有车辆成本并计算营业使用百分比。您必须在使用车辆的第一年选择方法;在以后年份,您只有在最初使用标准里程率并转而实际开支(但不再返回)时才能进行转换。同时的里程记录(纸张或数字)对于这两种方法都是必不可少的。

饮食和娱乐

以上提到的企业餐食可扣除50%。娱乐费(座椅票、高尔夫球赛、体育赛事)不再扣除,但是,如果满足某些条件(例如雇主为轮班工人提供膳食),为雇主(或为雇员)提供便利的餐食可扣除100%。客户餐食仍是一种扣除,但您必须记录餐食期间的商业谈话。

折旧和第179款 支出

2025年,在设备采购总额超过3 050 000美元时,可以开始逐步退出。 某些新旧财产(2025年为80%)可以享受减值。 这两种选择都能够显著降低高收入年的应纳税收入,但需要谨慎规划以避免触发车辆的“豪华汽车”限制。

最大限度减少提示

保持守法,同时尽量减少扣除,需要做到彻底和谨慎。使用这些策略来减少您的税收账单,而不会升起红旗:

• 追踪一切,即使是小买 – 10美元软件订阅费和5美元停车费加起来,建立一个立即登录支出的系统。
• 完全分离个人和商业支出 – 使用单独的账户和信用卡。如果意外从商业账户支付个人费用,请及时偿还商业账户并记录偿还情况。
• 理解爱好损失规则[ — — 国税局可将一贯不盈利的企业重新分类为爱好,不允许扣除收入超过部分。 如果你显示多年的净损失,应准备证明盈利动机(例如通过正式的业务计划、单独的记录和努力赚取收入 ) 。
• 利用退休缴款 — — 自营职业者可以向公共保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险保险
• 收入州 水平扣除 – 某些州为小企业提供额外扣除或信贷(例如雇佣信贷、研发信贷)。 请检查州税务局网站,以获得指导。

避免常见错误

即使有经验的小企业主也陷入了这些陷阱。

1. 将个人开支作为商业开支 — — 国税局对可以个人使用的物品,如笔记本电脑、手机、车辆和包括大量个人时间的“商业”旅行进行严格审查。 只有企业使用部分可以扣除。
2. 20世纪80年代,美国政府开始对美国政府进行“反政府”政策改革。 —— 没有收据、取消的支票或其他书面证据,国税局可能拒绝扣除。 对于超过75美元的开支,强烈建议提供详细的收据;对于住宿,需要旅馆账单。
3. 费用分类不正确 — — 将基本建设改进错贴为修复(反之亦然)可以改变你扣减的时间。 延长资产寿命的一次性大成本一般应该折旧。
4. 错误使用标准里程率 – 如果您声称在前一年为同一车辆实际支出,或者您在经营中同时使用超过四辆车,则您不能使用标准里程率.
5. 俯视结转扣除 — — 一些支出(如净运营损失、资本损失、慈善捐款结转)必须逐年追踪。 结转的丢失留下了资金。
6. 当需要时不提交附表C — — 即使你的生意显示亏损,你也必须提交附表C(或适当的合伙/公司表格)来报告收入和支出。不提交表C会引发处罚。