为什么你的员工手册必须解决工资和工时法

精心设计的员工手册是任何合规工作场所的基本工具。它规定了明确的预期、传达员工权利,并在政策得到一致和公平执行时提供了法律辩护。 在工资和工时法方面,风险尤其大。错误步骤 — — 无论是无意的还是系统性的 — — 都会导致昂贵的阶级诉讼、美国劳工部的调查、重大的拖欠工资裁决和名誉损害。通过将清晰、合法合理的工资和工时政策纳入手册,你不仅保护你的组织免受责任,而且与你的员工建立信任基础。 这一全面指南贯穿关键内容、共同的陷阱以及确保手册符合联邦和州要求的最佳做法,帮助你创建了既是一个遵守保护又是一个沟通工具的文件。

理解基金会:《公平劳动标准法》

《公平劳动标准法》是联邦关于最低工资、加班费、记录和童工的主要法律。 它适用于年收入至少50万美元的多数公私雇主,如果从事州际商务,甚至较小的企业也可以包括在内。 《公平劳动标准法》规定了联邦最低工资(目前每小时7.25美元),要求加班工资是每周40小时以上正常工资的1/%。然而,许多州最低工资较高,而且加班门槛更宽,一些城市有自己的地方条例。 [ 您的手册必须明确指出,公司将遵守联邦、州或地方更高的标准。 简单的声明,如“我们将永远遵守最有利于雇员的法律”可以防止混乱,并表现出诚意。

除了工资标准,《联邦劳动和社会保障法》还规定了详细记录。雇主必须准确记录工作时间、工资和扣除至少三年,尽管一些国家要求延长保留期。手册应说明时间跟踪方法——无论是通过时间钟、电子应用程序还是人工操作表——并强调雇员必须记录所有工作时间。 任何政策都不应该鼓励或允许停工。 详情请访问美国劳工部《联邦劳动和社会保障法》的网页。

豁免与非豁免雇员分类

工资和小时诉讼最常见的来源之一是雇员分类错误。 FLSA将雇员分为两类:免薪和非免薪。非免薪雇员有权获得加班费,而免薪雇员则不享有。要符合豁免条件,雇员必须满足具体的工资和职责测试要求。最常见的豁免包括行政、行政、专业、外部销售和计算机雇员。 您的手册应当明确描述这些类别,包括工资门槛(目前每周684美元,或每年35 568美元,但根据联邦法律,许多州有更高的门槛)和每个类别的主要职责。它还应当规定,如果发现有误分类,将立即纠正,而且公司不会仅仅因为雇员有特定的工作头衔而免除其责任。 提供通常属于每个类别的工作角色的例子,并警告不要简单地给任何负有管理责任的人分配免薪标签,而不检查职责测试。

关于国家特定豁免规则,请参考诸如人力资源管理小企业资源中心等资源。

州和地方法律考虑

尽管联邦劳动保障局制定了基准,但许多州和市已经颁布了更严格的工资和工时法。 比如,加利福尼亚州要求每天加班8小时以上工作,而纽约的最低工资则因地区和行业而异。 一些城市,如西雅图和洛杉矶,已经支付了与工资法相互作用的病假条例。 您的手册必须解决这些差异,要么包括一个提及最高标准的单一全面政策,要么增加州特有增编。 一个日益增长的趋势是使用“只向上”的语句 : “ 我们将永远适用雇员最能保护的标准 ” 。

国家法律可能存在差异的关键领域

  • 最低工资: 许多州制定了更高的最低工资,并每年调整最低工资。包括一个表格或一个链接,以列出一个公众可以查阅的当前工资水平清单。
  • 加班: 一些州要求每天8小时后(如加利福尼亚州)或12小时后(如阿拉斯加)加班,另一些州则规定某些小时的双时间规定.
  • 休息时间: 加利福尼亚州、俄勒冈州和华盛顿州授权具体的休息时间和时间。手册应解释休息时间表以及如何记录这些时间表。
  • 预测性时间安排:[ 纽约市,俄勒冈州,以及其他法域要求提前通知时间安排,并对最后的 分钟更改给予补偿.
  • 时间工资: 带薪病假、解雇时的休假付款和其他休假法差异很大。 有些州要求支付未用假期,而另一些州则不要求。 国家规定,在休假期间,休假时间必须支付。
  • 最终支付期限:加利福尼亚州要求终止支付时立即支付;其他州允许几天甚至下一个常规支付日.

手册应明确声明,如果任何州或地方法律比联邦法律提供更大的保护,公司将遵守保护性更强的标准,对于多州雇主,考虑维持一项总政策,并增加分发给这些地点雇员的具体州增编。

基本工资和工时政策

除了一般的遵守声明外,手册还应详细介绍以下业务政策:每项政策必须用简明的语言写成,并在整个组织内始终如一地执行。

1. 最低工资政策

说明公司承诺支付所有工作小时的最低工资。 如果您已经告知员工(比如服务器、酒保),请解释小费信用补贴、直接现金工资,以及小费必须使总收入至少达到标准最低工资。 举个例子 : “ 如果服务器每小时收入2.13美元,而小费则使总工资达到7.25美元,那么公司确保小费不足时的差别。 ” 还要提及联邦和州关于小费共享和小费共享的规则,并包括一条声明,除非有效集合,否则所有小费都属于员工。

2. 加班费政策

  • 明确界定工作周(例如星期日至星期六)。
  • 解释加班的薪酬是每工作周40小时以上所有小时的1.5倍(或适用的州门槛值)。
  • 澄清加班必须事先由主管批准,但指出未经批准的加班仍会得到支付,但可能会受到纪律处分。
  • 包括计算正常工资率的规则,包括非全权奖金、佣金、轮班差价和其他补偿。 一个简单的例子帮助了您 : “ 如果您每小时挣15美元,并且当周得到100美元非全权奖金,您的正常工资率增加是为了加班计算。 ”
  • 使用“弹性工作周”方法的员工,请认真解释,并确保遵守劳动部的规定。

3. 记时和记账

  • 描述时间记录方法(电子冲动时钟,移动应用程序,纸质时表等).
  • 要求员工记录所有工作时间,包括开始/停止时间,休息时间,以及任何加班时间.
  • 禁止下班时间。强调在下班时间或下班时间之前不得从事任何工作,这包括阅读电子邮件、接听电话或准备工作材料。
  • 解释管理人员如何每周审查并核准时间记录。
  • 提醒雇员,伪造时间记录是采取纪律行动的理由,直至并包括解雇。
  • 地址四舍五入政策: 如果您使用四舍五入( 如最近的四分之一小时) , 则必须保持中性, 并且永远不系统地降低工资。 DOL 允许四舍五入, 如果它用于两种拳击, 并且不会导致一段时间内支付不足 。

4. 餐间休息时间

如果州法律要求休息时间(例如,每5或6小时轮班30分钟),请具体说明休息时间和如何休息,并提及休息时间(通常每4小时10分钟)。如果休息时间没有报酬,请说明休息时间必须完全解除雇员的所有职责——不接听电话、检查电子邮件或执行工作任务。对于在工作时间内(如果休息时间在工作场所进行,有些州允许休息,雇员可以重新上班),请解释有限的情况和书面协议的要求。如果国家法律允许,请列入取消休息的程序。

5. " 打电话 " 和 " 等待时间 " 政策

通常,如果要求雇员留在雇主的房舍内或在其他方面被限制有效使用时间(例如不能从事个人工作),这些时间就算作工作时间。如果雇员可以离开房舍,但必须在短时间内对电话作出反应,那可能就得不到赔偿。手册应概述报告“召工情况”的程序、记录“召工时间”的程序以及(如果公共部门允许)补偿时间的处理方式。 许多私人雇主不能提供补偿时间来代替加班,例如检查《联邦劳动保障法》和国家法律。

6. 旅行时间和培训时间

解释一下工作日工作期间在工作地点之间旅行的时间是可赔偿的。通常不支付从家到第一个工作地点和返回的时间,但也有例外(例如,下班后上班旅行,或将雇员带离正常通勤区)。培训时间一般是支付,除非是自愿的,在正常工作时间之外进行,与工作无关,没有其他工作同时进行。提供例子:“星期六必须举行安全研讨会,但可能不会在家里上任。 ”

7. 扣减和支付频率

列出合法扣税类型(税、福利、扣发、法院命令的子女抚养费)和禁止的扣税类型(例如,统一扣税,将工资降低到最低工资以下,对一些州现金登记册短缺的扣发)。 说明工资时间表(例如,星期五每两周一次)和支付方法(直接存款、支票或工资卡)。包括雇员如何改变直接存款信息的政策。还涉及自愿和非自愿解雇的最终工资检查时间,并指出一些国家要求立即支付。

8. 最后薪资

说明何时到期最后工资——无论是自愿终止(辞职)还是非自愿终止(延期或解除)——许多州都有严格的最后期限(例如,加利福尼亚州立即解除合同,其他州72小时之内),提供明确的政策以避免处罚,并指示管理人员将最终时间记录及时转交工资发放部门,并解释未用假期或带薪休假的支付方式(如果州法律或公司政策要求的话)。

独立订约人

工资-小时执法中一个越来越热的领域是雇员作为独立承包商分类不当。联邦劳工局和许多国家都采用 " 经济现实 " 的检验方法,评估诸如控制程度、利润或损失机会、设备投资、关系永久性以及工作是否与企业不可分割等因素。你的手册应说明所有工人都根据法律准则适当分类,公司将定期审查独立承包商的关系。如果使用承包商,则包括一项单独的政策,确认他们没有被你的工资政策涵盖,没有资格享受雇员福利,必须维持自己的保险、税收和许可证。 绝不使用手册不慎暗示承包商有资格享受雇员福利或工资保护。 在专门一节中作出明确区分,并提醒管理人员未经人力资源批准不得自行重新分类工人。

关于分类的进一步解读,见DOL概况介绍13。

执行、处罚和责任风险

美国劳工部工资和工时司调查投诉并进行有针对性的审计。 私人原告律师也经常根据联邦劳动和社会保障法或州工资法提出集体诉讼。 处罚可包括拖欠工资、违约赔偿金(两倍于未支付工资 ) 、 律师费、以及重复或故意违规的民事罚款。 在有些州,不支付工资会导致公司官员的刑事指控和个人责任。 此外,劳工部还更加关注错误分类和下班时间工作,在零售和招待部门有大量的结算。

这份手册不能以对工资问题抱怨的负面行动威胁雇员。 它必须包括明确的反报复政策,保护那些提出控诉、参与调查或行使FLSA或州法律下权利的雇员。 FLSA有强大的报复保护,而你手册中的任何报复暗示,如“提出虚假的主张将导致纪律约束 ” , 如果这似乎可以阻止合法申诉的话,可以在法庭上对你使用。 相反,它应该正面地说:“我们鼓励雇员在不担心纪律或报复的情况下将任何工资问题提交HR。 ”

起草和维持手册的最佳做法

  • 参与律师: 请就业律师审查你的手册,以了解你所工作的每一地点遵守联邦、州和地方法律的情况。法律变化迅速,特别是在州一级。
  • 工资法经常改变,新法令可以很快通过。 设定一个日历提醒,每年至少审查和更新一次政策,并在任何重大立法变化之后进行。
  • 培训经理和人力资源:[ 如果主管忽视,即使最好的手册也是无用的。提供如何实施政策的培训,特别是关于加班授权、准确的时间记录和分类决定的培训。 管理人员绝不应该就下班时间进行非正式交易。
  • 社区变化: 当您更新工资政策时, 将修改分发给所有员工并获得签名的承认。 请使用电子邮件摘要、 所有手的会议或专门的内联网网页 。
  • 保存承认记录:[ 每位雇员在收据页上签字,说明他们阅读和理解了手册,这对于防止声称政策没有传达至关重要。存储签名确认书并保存至少为就业期限加上任何适用时效。
  • 考虑州增编: 对于多州雇主,创建州专用的插入,而不是单一的无益手册. 确保该插入涵盖所有当地需要的政策(例如加利福尼亚病假通知、纽约工资频率通知、俄勒冈州受保护休假通知)。
  • 审计时间做法: 定期将实际时间记录与工资记录进行比较。寻找自动补正、缺少时钟/出票时间或连续四舍五入有利于雇主的规律。立即纠正任何问题。
  • 写作时似乎向一个从未见过工资单政策的新雇员解释。请举出例子,并澄清“正常利率”等棘手术语。
  • 包括免责声明: 说明手册没有订立就业合同,政策可随时修改,同时承认工资和小时守法义务受法律管辖,不能免除。

结论

工资和工资手册并不是一次性的,而是反映当前法律合规和公司价值的活的文件。通过仔细界定豁免和不豁免的角色,解决州和地方差异,概述明确的时间安排和中断政策,并承诺定期更新,你将大大减少费用高昂的诉讼风险。更重要的是,你将建立一个透明的环境,让员工了解他们的权利和信任他们每工作一小时都能得到公平报酬。在法律保护和员工士气方面,投入时间和法律顾问来获得手册的好处。首先要彻底审查你目前的政策,将其与最新的联邦和州要求进行比较,并做出必要的修改。你的未来,以及你的员工,将感谢你。