了解雇员隐私权

雇员隐私权包括保护工人在就业期间不无故侵犯其个人生活、个人信息和身体空间的法律和道德保护。 这些权利来自联邦和州法规、宪法保护、普通法侵权(类似侵犯隐私)的拼凑,甚至包括诸如欧盟内部或与欧盟合作的公司的一般数据保护条例(GDPR)等国际框架。 在美国,没有适用于所有雇员的单一联邦隐私法;相反,保护来自具体部门的法律(例如医疗数据的健康保险可携带性和问责法、背景调查的公平信用报告法)以及可能赋予更广泛权利的州宪法和法规,特别是在加利福尼亚、伊利诺伊州、纽约和马萨诸塞州。

雇主必须认识到,雇员对工作场所的隐私抱有合理的期望,法院通常会将这些期望与雇主的合法商业利益相平衡,例如,雇员可能会合理期待在锁紧的办公桌抽屉中享有隐私,但不会在用于商业目的的公司发行的电子邮件账户中享有隐私,随着技术的发展,私有的与受监督的之间的界限变得越来越细微,在雇员手册中详细讨论隐私权不仅仅是法律合规问题,而是建立信任和透明度文化的一个基础步骤。

在您的手册中要处理的密钥隐私区域

一份综合手册应明确涉及员工隐私的几个不同领域,每个领域都有各自的法律义务、风险和最佳做法。

个人资料的收集和储存

雇主通常收集个人可识别的信息,如社会保障号码、直接存款的银行账户细节、紧急联系人、福利医疗信息,甚至时间跟踪的生物鉴别数据。手册应明确说明收集何种数据、收集目的、储存方式(例如加密数据库、安全服务器)以及谁可以访问。手册还必须解释公司的数据保存和销毁政策,以避免无限期储存,增加违反风险。可能有必要提及某些行业遵守《Gramm-Leach-Bliley法》[或类似条例。对于加利福尼亚州的雇主,经《加利福尼亚隐私权法》修正的《加利福尼亚消费者隐私法》规定了额外义务,包括雇员有权知道收集哪些个人信息以及有权要求删除。手册应明确述及公司如何处理此类请求和适用的例外。

工作场所监测和监视

监测可以包括审查电子邮件、互联网使用、电话、视频监控、按键记录和公司车辆或设备的全球定位系统跟踪。手册必须说明监测发生的情况、为何进行监测(例如安全、生产率、合规)以及如何通知雇员。许多国家要求明确同意或事先通知。例如,康涅狄格州、特拉华州和纽约州有法律要求雇主在监测电子通信之前提供书面通知。政策还应界定什么是可接受的个人使用公司资源,并澄清雇员对雇主拥有的系统没有隐私的期望。最佳做法是将监测范围缩小到特定与工作有关的目的,而不是全面监测。例如,不持续按期进行按键记录,而是考虑对安全异常进行跟踪。这一政策应平衡对工人自主权的监督。

个人空间的隐私

个人隐私延伸到柜子、桌子、档案柜、袋和破碎的房间。 手册应规定,公司尊重个人财产,但保留出于防止盗窃、确保安全或进行调查等合法商业原因对公司拥有的空间和设备进行检查的权利。这些检查应在合理通知和尊重雇员尊严的情况下进行。关于搜查带入工作场所的个人物品,如包或背包的政策应明确阐明并获得合同支持。雇主必须意识到,在某些国家,如果搜查涉及集体谈判协议下的工会员工,则可能受到强化审查。 包括一项条款,即公司不会以任意或骚扰方式进行搜查,有助于最大限度地减少法律风险。

医疗和保密保健信息

《美国残疾人法》和许多州法律严格限制了雇主如何询问、使用和披露医疗信息。 手册必须解释医疗信息作为保密的、与人事档案分开储存的,并且只在知情的基础上(如为住宿、急救或遵守工人补偿)才披露。 对于受《健康保险可携带性和问责法》约束的雇主,适用其他保障措施。明智的做法是,明确禁止基于健康状况的歧视,并概述在不担心报复的情况下要求合理住宿的程序。《残疾人法》互动程序应当用普通语言描述:残疾雇员可以要求修改,雇主将进行真诚的讨论,以找到有效的解决方案。医疗记录应当保存在安全、锁紧的档案中,而且严格地根据商业需求向人力资源人员和有关管理人员开放。

社会媒体和义务外行为

许多雇主对雇员社交媒体活动有政策,特别是在涉及公司时,但是,《国家劳资关系法》等法律保护某些形式的在线协调活动(例如讨论工资或工作条件),手册应避免过于宽泛的限制,而应侧重于禁止骚扰、披露商业机密信息以及公司虚假化,此外,一些国家禁止雇主要求或要求个人社交媒体账户的密码,该政策应尊重非正常行为,同时明确影响工作场所的非法或有害行为仍可处理,例如,如果将公司的产品置于更广泛的工作条件讨论范围,那么可能会保护公司产品,但雇主也应澄清个人社交媒体在公司时间使用或使用公司资源时受到与电子邮件和互联网使用相同的监测政策。

生物计量信息

随着指纹扫描仪、面部识别和视网膜扫描的出现,时间或访问控制,生物鉴别隐私已成为热门的法律领域。 伊利诺伊州(Biometeric Information Privil Act,或BIPA),德克萨斯州和华盛顿州对生物鉴别识别器的收集、通知、同意和数据保存都有严格的要求。 手册必须包含符合适用州法律的具体政策,包括生物鉴别数据的存储方式(如加密、安全服务器 ) , 保存时间(通常直到员工离开或目的实现) , 以及雇员离开时删除的程序。 例如,BIPA需要一个书面政策,包括数据保存的具体目的和长度。 伊利诺伊州雇主还应注意到,BIPA允许私人诉讼权,导致重大损失。 精心制定的政策,加上适当的同意表,是不可或缺的。

远程工作和内政部隐私

随着远程工作对许多人来说是永久性的,雇主监测和雇员隐私的界限模糊了。手册应解决对公司发布的设备和家庭办公室互联网连接的监测期望。雇主应澄清,虽然公司发布的设备受到监测,但公司不能不经同意通过网络摄像头或音频来监测个人空间。关于安全的家庭网络、使用虚拟网络和数据保护做法的政策有助于防止安全漏洞,同时尊重雇员的家庭环境。例如,政策可以要求远程工人使用公司提供的路由器或允许双要素认证进入公司系统。此外,手册应具体说明公司如何处理远程环境中的数据违反,包括如果雇员的家庭网络受损,报告程序。关于工作使用个人设备的明确准则也十分必要,包括雇主可以在多大程度上擦除或访问这些设备的数据。

遵守法律:一个复杂的网络

雇员隐私由联邦、州和地方法律的复杂组合来管理,手册必须反映适用于雇主具体地点和行业的条例,主要联邦法律包括《电子通信隐私权法》(涵盖通信被截取)、《存储通信法》(用于获取存储的电子邮件)和《遗传信息不歧视法》(禁止使用遗传数据),州法律,特别是在加利福尼亚州,与《加拿大计划生育方案》/《预防歧视法》一起,可以对处理雇员个人信息的雇主规定额外义务,对欧洲或全球工作人员来说,《一般数据保护条例》要求有合法的基础来处理雇员数据、透明度和数据主体权利,手册应明确提及最严格的适用法律,以确保统一保护。定期咨询法律顾问,并参照诸如人力资源管理的可靠指导。此外,在多个州开展业务的雇主应考虑一项超过最限制性要求的统一基线政策,并由具体司法管辖区的增编加以补充。

起草和执行隐私政策的最佳做法

使用 Clear, 特定语言

尽可能避免法律行为。 员工应该能够读取一个政策, 并确切了解收集的数据、 如何使用, 以及他们的权利。 请用实例来说明 : “ 我们可以监视超过 10 MB 的电子邮件附件, 以防止恶意软件 。 特定性可以减少模糊性, 并增强信任 。 考虑在手册中为复杂的政策使用项目点或表格, 尽管对于 HTML 输出, 使用未排序的列表 。

定期更新政策

隐私法的迅速发展,手册至少应每年审查一次,并传达给所有员工。技术变化,如新的监测软件、云存储供应商或AI工具,可能需要政策调整。过时的政策可能比任何政策都差,因为它会产生虚假的预期。例如,如果手册说电子邮件没有监测,但公司后来又自动扫描数据,那么这种差异可能导致隐私索赔的成功。 建立一个正式的审查周期,并结合理由来记录变化。

培训管理人员和雇员

政策只有在理解时才起作用。 举办解释隐私保护和员工责任的培训课程。 管理人员必须特别小心,不要违反政策,例如,要求密码或未经授权访问个人档案。 文件培训的出席情况表明合规方案应尽职尽责。 适合不同角色的培训:信息技术工作人员需要深入的数据安全实践,而一般员工需要了解存在哪些监控以及如何报告违规行为。

尊重隐私,平衡生产力

监控性能是有可能的,而不是过度的。比如,使用键盘记录来跟踪产出。在走廊和休息室等常见区域进行视频监控是普遍接受的,但厕所或更衣室的摄像头几乎总是违法的。手册应该阐明每种监控的合理商业理由,这帮助员工接受合理的监管。在使用新的监控工具评估必要性和尽量减少侵入性之前,考虑进行隐私影响评估。

提供隐私关注的联络点

指定一名隐私干事或人力资源代表,雇员可以向其提问或报告涉嫌的侵权行为。在手册中包括电子邮件地址或电话号码。为侵犯隐私行为建立保密报告渠道(例如匿名热线),迅速调查所有投诉和文件调查结果。在大型组织中,可能要求根据GDPR配备一名专职数据保护干事;较小的公司可以将隐私责任分配给高级人力资源领导人。

包括一项不报复政策

明确声明公司不会对任何诚实地报告隐私问题的雇员进行报复。 当雇员害怕说话时,报复要求会代价高昂,损害公司声誉。 这项政策应与公司的一般反报复条款相提并论,并在培训中得到加强。

雇员隐私处理不当的后果

隐私权利得不到正确处理会导致严重后果。 侵犯隐私的法律诉讼、违反数据的集体诉讼或监管机构(如FTC、州检察长)的处罚可能高达数百万美元。 除了直接法律责任外,处理隐私会侵蚀士气、增加营业额和损害雇主品牌。 在当今竞争的人才市场,尊重隐私的声誉可能是一个巨大的招聘优势。 例如,一个遭受广泛宣传的数据违反的公司可能发现吸引顶尖人才更难,特别是在隐私意识高的技术和创意领域。 精心起草的手册是您的第一道防线,但必须得到真正重视保密和数据保护的文化的支持。

新出现的隐私趋势和未来的考虑

雇佣、业绩跟踪和工作场所监控方面的人工智能正在引发新的隐私问题。 一些法域,如纽约市,现在要求对AI雇佣工具进行偏见性审计。手册应该承认公司将遵守自动化决策使用限制。另一个趋势是扩大限制雇主在下班后接触的“断开权”法律,这些法律对监测非值班通信有隐私影响。员工的数据可移植性和删除权也可以根据国家隐私法扩大。保持手册的动态和前瞻性将有助于公司在监管任务改变前进行调整。此外,越来越多地使用可穿戴技术(如公司健康跟踪器),提出了在传统医疗环境之外收集健康数据的问题。 政策应该解决这些数据何时以及如何收集和使用,包括选择进入同意和退出权。

结论

手册中阐述员工隐私权是对遵守法律、工作场所文化和业务诚信的关键投资。通过明确界定数据收集、监测、物理空间、医疗信息、非值勤行为和生物鉴别方面的政策,您创造了一个透明环境,使员工感到受到尊重和保护。定期更新、彻底培训和强大的非报复文化进一步加强了这些保护。目标不仅仅是避免诉讼,而是在组织及其员工能够蓬勃发展的场所促进信任关系。为了进一步阅读员工隐私最佳做法,请参考EEOC关于手册的指南[和关于获取员工医疗记录的OSHA标准。 花时间来审查您的手册,你的员工和你的企业将更适合使用这些手册。