理解雇员和承包商之间的根本区别

每一个依靠雇员和独立承包商混合劳动力的组织都面临着一个挑战,即要编写一本准确反映这两个群体不同的法律和业务状况的手册。 对谁有资格成为雇员而不是承包商的误解会导致代价高昂的处罚、退税和诉讼。 一本写得精明的手册不仅能通过明确这些区别来保护你的企业,而且能说明问题。 你所写的政策必须反映这样一个事实:雇员是公司核心业务的一部分,受你的监督,并有权获得法定保护,而承包商则能管理自己的企业,并控制他们的工作方式、时间和地点。

法律分类及其影响

美国劳工部和国税局利用多种因素的测试,包括行为控制、财务控制以及双方的关系,来决定工人是雇员还是独立承包商。你的手册应该承认,联邦工资法和小时法,如公平劳动标准法,以及许多州专门保护的工人,都不适用于承包商。 比如,承包商没有资格享受加班费、最低工资保障、家庭假和医疗保险。 相反,雇员受到这些法律的保护,而你的政策必须反映他们的应享权利。

由于错误分类的后果很严重——每名错误分类的工人可处以10 000美元以上罚款,因此,你的政策应明确指出,每个工人的分类是由他们的工作关系事实决定的,而不是由他们的头衔或签署的协议决定的。鼓励管理人员审查IRS工人分类准则,并在雇用承包商之前与法律顾问协商。你的手册可以作为所使用的标准的参考,但绝不能取代正式的分类确定。

税收和福利义务

税收是政策差异最大的一个因素。 对于雇员,您的公司扣留联邦和州所得税、社会保障和医疗保险金,并支付失业保险和工人补偿费。 您的政策必须描述工资报告过程以及雇员填写表格的责任。 然而,独立承包商负责支付自己的自营职业税,并按季度估算纳税额。 他们没有资格享受公司赞助的医疗保险、退休计划缴款、带薪休假或公司向雇员提供的任何其他边际福利。

手册中应明确表明承包商没有资格享受任何雇员福利计划。 这一点特别重要,因为您提供诸如人寿保险、残疾保险或通勤福利等自愿福利。 即使您提供了单独的承包商协议文件,在公司手册中重复福利排除,在为承包商明确标明的章节中重复,避免混淆。例如,您可以写到:“独立承包商负责自己的医疗保险、退休储蓄和纳税义务。 他们不在公司病假、休假、假日或育儿假政策范围之内。” 这一措辞加上一个比较雇员和承包商福利待遇的简单表格,使得这种区别立即成为无障碍的。

在您的手册中编译单独的政策章节

一本既针对雇员又针对承包商的手册,如果仔细地组织起来,就能够有效。 最可靠的方法是使用明确标签的章节,这些章节仅适用于雇员、只针对承包商或两个群体。 避免“所有工人必须......”这样的模棱两可的语言,而不澄清你指谁。 反之,写“所有雇员必须......”和“所有承包商必须......”则不会留下误解的余地。 下面是关键的政策领域,其中必须使用不同的语言。

赔偿和开支政策

雇员通常得到工资或小时工资,工资按固定时间表(每周、双周或每月)处理。您的手册应解释工资周期的频率、加班的计算方法(以及加班应如何计算)以及提交请假申请和确保准确守时的程序。承包商的付款是根据其独立承包商协议的条款——通常是固定的、每小时或里程碑式的——支付,不通过公司系统记录时间。他们的补偿政策应在承包商协议中讨论,而不是在手册的雇员部分讨论。但是,您可以包括一份简短的政策说明,说明承包商的发票是通过应付帐款部门批准的,并且在第一次付款之前必须存档。

支付费用是需要离职的另一个领域,雇员因商业开支——旅行、用品、客户娱乐——通常提交费用报告,并按照您的旅行和费用政策得到偿还,如果雇员遵守IRS负责的计划规则,则通常不向其偿还费用,而承包商则需支付自己的业务开支,除非合同另有明确规定,你的手册应说明,公司不偿还承包商的费用,除非他们签定了书面协议,规定偿还费用,甚至可以将偿还费用作为承包商的应纳税收入。

工作时间表和地点

独立承包商控制自己的日程安排 — — 他们决定何时、何时以及如何完成工作。你的手册应该尊重这种自主权,避免对承包商强制实行出勤规则。 相反,该政策可以简单地说“独立承包商不受公司标准工作时间、出勤政策或中断要求的约束。他们的日程安排由合同条款和双方协议决定 。 ” 这保护了您的公司不会无意中行使可能导致重新分类的控制。

地点灵活性也不同。在家工作的员工通常必须遵守你公司授权的家单位安全要求和数据安全政策。承包商可以从自己选择的任何地点工作,只要他们符合合同规定,并保持公司数据的保密性。你的手册可以重申承包商负责自己的工作空间、设备和互联网连接,这些公司通常为员工提供物品。

行为守则和保密性

雇员必须受到更广泛的行为期望的约束——反骚扰、不歧视、利益冲突、着装规范、社交媒体准则和工作场所安全。 承包商还必须遵守法律行为标准以及合同中与职业道德有关的任何规定,但他们不必遵守内部雇员的具体政策,如不请其他雇员或参加公司社会活动。保密对两个群体都至关重要;你的手册应包括一项对雇员和承包商都有约束力的保密政策。然而,虽然雇员的义务是通过就业协议和手册来履行的,但承包商的义务也应写入其书面合同。强有力的政策可能说,“所有个人——雇员、承包商和临时工人——都必须保护专有和机密的信息。承包商的具体义务在其独立承包商协议中详细列出。”

需要明确区分的关键政策领域

除了补偿和时间表外,其他若干政策要求单独处理以避免法律风险,如果采用“一刀切”办法,每个领域都有自己的合规风险。

知识产权与不歧视

雇员自动将他们在就业范围内创造的知识产权分配给公司,这是大多数法域的法律违约。你的手册应重申这项政策,并描述雇员披露发明、著作权和其他创造品的责任。对承包商来说,知识产权不是自动的。没有书面协议,承包商可以保留对工作产品的所有权。你的政策必须强调所有承包商必须签署一份书面协议,其中包括一项工作合同条款或知识产权转让。手册可以提醒项目经理,任何承包商在未充分执行的涉及知识产权所有权的合同的情况下都不得开始工作。样本政策: " 承包商为公司创造的所有工作产品,包括软件、设计、文件和营销材料,都必须以书面形式明确转让给公司。管理人员必须核实承包商的协议中包含一项IP分配条款,然后才能开始工作。 "

考绩和终止

员工需要接受业绩审查程序、渐进纪律以及符合就业法和公司合同合同雇用关系的终止政策。 您的手册应该解释评估标准、纪律程序的步骤以及自愿辞职程序。 对于承包商来说,业绩评估完全按照合同的工作范围、期限和质量标准进行。 如果承包商始终未能达到协议的里程碑,您可以在协议中的终止条款之后终止合同。 您的手册应该注意到,公司业绩审查周期不适用于承包商,而且他们的聘用可以在任何时候根据其合同条款结束。 这样做可以防止人们将您在绩效管理中像雇员一样对待承包商的看法,这种看法可以用作错误分类诉讼中的控制证据。

终止合同的措辞特别敏感,雇员手册常常说明终止合同的理由、通知期和最后工资核对要求。对承包商来说,政策应规定: " 公司可以终止承包商的协议,不论是否有理由,但需遵守合同通知的规定。承包商无权领取解雇费、继续享受福利,或任何适用于雇员的终止合同的保护。 " 美国劳工部关于雇用关系的概况介绍强调控制程度和关系的长期性如何影响分类,从而强调需要制定不同的终止合同政策。

争端解决和治理法

员工可能被要求通过手册中描述的内部申诉程序、调解或仲裁解决争议。 许多公司在员工手册中包括强制性仲裁条款,尽管这是一个不断发展的法律领域。 独立承包商通常在合同中有自己的争议解决机制,比如在特定法域的有约束力的仲裁。 手册可以指出,公司的内部投诉程序只提供给员工。 对于承包商来说,争议完全受书面协议条款的制约。 此外,手册可以规定合同争议将根据公司总部所在国的法律而不是更灵活的雇主-雇员管辖规则来解决。

撰写政策时要避免的常见陷阱

即使是意图良好的手册,如果无意中模糊雇员和承包商之间的界限,也会产生法律风险。 最常见的两处陷阱是分类错误的风险和语言或执行不一致。

错误分类风险

最严重的陷阱是将承包商当作雇员对待,同时在纸面上称呼他们。 您的手册不应该包含一些政策,表明公司如何控制承包商的工作,比如要求承包商参加员工会议、使用公司电子邮件系统、遵守服装规则或提交时间表,目的除了发票之外。 这些行动向监管者和法院发出控制信号,一个常见的错误是写出了一个政策,其中写道“所有工人出于安全原因必须使用公司设备” , 这适用于承包商,但是如果公司授权使用设备并控制设备的使用,那就看起来像是雇主雇员关系。 更安全的做法是说 : “ 承包商在进入公司系统时必须使用安全设备和连接。 ”他们可以使用他们自己的设备或公司提供的设备,这在合同中已经写明了,但是公司不监测他们每天使用这些设备的情况。 ”

另一个缺点是只让承包商参加员工活动,如年度业绩审查、员工识别方案或全公司讨论战略的全方位会议。 如果你的手册无意中邀请“所有团队成员”参加这类会议,那么出席的承包商可以事后辩称他们被当成员工。 使用精确的定义:内部活动的“雇员”和“承包商 ” , 如果你选择在项目的基础上邀请他们。

语言与执行不一致

手册的力度只相当于一贯适用。如果您的政策在书面上对雇员和承包商加以区分,但执行方式不一致——例如,您允许一些承包商在没有合同的情况下休带薪假日或报销开支——您就创造了证据表明该手册的分类是错误的。手册的语言应当对照实际做法加以审查。如果您的公司经常邀请承包商使用员工停车、供应衣柜或休息室,那么只要这些设施不只为员工保留,就属于罚款。但是,如果您给承包商颁发了允许进入大楼的身份证,单凭这种证件不会造成错误的分类,而可能带来与徽章有关的准入和控制水平。人力资源管理协会(SHRM)提供了关于手册编制的指导,强调了审计实际做法与书面政策相矛盾的重要性。

起草和更新手册的实际步骤

制定一本正确处理雇员和承包商的手册需要一种系统的方法。首先,从审计现有员工开始:列出每个提供服务的个人,确定其分类,确认每个承包商都有书面合同。然后,审查每个现行政策,并问:“这是否仅适用于雇员?只适用于承包商?对两者?”如果答案是“只针对雇员的”,政策应明确指出这一点。如果答案是“仅针对承包商的”,则可能需要单独一节或说明,说明政策不适用于雇员。如果两者都涵盖,例如保密、数据保护或工作场所安全,政策应包含一个涵盖承包商的定义,但不暗示就业控制。

使用目录,列出“雇员政策”和“承包商政策”的单独章节。 在承包商部分,只包括与雇员业务相关的政策:行为守则(如果修改的话)、保密、费用偿还(如果适用的话)、知识产权和合同终止。 不包括带薪休假、福利或渐进纪律政策。 相反,只有在政策适用于两个群体时才参照雇员手册,并使用明确的措辞,如“这项政策适用于所有为公司工作的个人,包括雇员和独立承包商。 ”

定期更新手册以反映就业法的变化。例如,关于独立承包商与雇员的零法律指南 提供了一份明确概要,说明正在演变的国家标准,包括若干州采用的“ABC测试 ” 。你的手册应注意到,承包商的政策可依照个别协议的条款通过修正加以修改。安排与你的法律团队或人力资源顾问进行年度审查,以确保你的语言不会无意中产生隐含的雇主关系。

结论

手册中雇员和承包商政策之间的差异不仅仅是一个方便的问题,而是遵守法律、明确操作的基石。 通过设计明确和一致区分每个群体的权利、责任和利益的手册,你保护你的组织免受错误分类要求、减少工人之间的混乱、建立透明文化。 花时间来制定单独的章节、使用精确的语言、对管理人员进行日常实践中遵循这些政策的重要性的培训。 写得精密的手册是你的第一道防线 — — 以及你保持清晰、公正和合法员工关系的最佳工具。