Tại sao tài liệu bảo tồn định nghĩa thành công trong việc thuyết phục bất động sản

Trong bất cứ trường hợp kiện tụng bất động sản nào, kết quả thường dựa trên chất lượng và sự hoàn chỉnh của các hồ sơ được lưu giữ. Dù bạn là người thi hành, hưởng lợi, hưởng lợi, hay ủy thác, hiểu vai trò quan trọng của việc bảo tồn tài liệu có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một giải pháp nhanh chóng và một cuộc chiến pháp lý được kéo dài. Các tòa án dựa trên bằng chứng hữu hình, các thiết bị tín dụng, tài chính, thư và hồ sơ y học, để tái thiết lại ý định của người bị nhượng bộ, đánh giá ảnh hưởng quá mức, và bảo đảm tài sản được phân phối theo luật pháp.

Tuy nhiên, quá nhiều gia đình và thậm chí các chuyên gia pháp luật đánh giá thấp sự nghiêm ngặt cần thiết. một tài liệu bị mất một bản check bị hủy bỏ, một email thảo luận về một cuộc tranh chấp, một codiciil đã được ký - có thể tạo ra sự mơ hồ mà nhiên liệu nhiên liệu cho việc kiện tụng đắt tiền. hướng dẫn mở rộng này đi qua mọi khía cạnh của việc bảo tồn tài liệu trong các cuộc tranh chấp bất động sản, từ các lệnh pháp lý cho các chiến lược thực tế, vì vậy bạn có thể bảo vệ tính toàn vẹn của các bất động sản và vị trí của bạn tại tòa án.

Nền tảng pháp lý bảo tồn

Việc bảo tồn tài liệu không phải là một ý tưởng hay, nhưng là một bổn phận pháp lý, vì tòa án đưa ra “một khi người ta dự đoán trước sẽ có một cuộc tranh luận về việc xét xử, thì việc này sẽ đưa ra những người có quyền kiểm soát các hồ sơ liên quan, kể cả những người thi hành luật sư, kế toán và các tổ chức tài chính.

Luật cấm đoán và bổn phận chung

Nhiều nhà lãnh đạo và quản trị phải giữ lại giấy tờ bất động sản trong một thời gian nhất định sau khi chết hoặc đóng cửa. Chẳng hạn, luật pháp chung cũng áp đặt một nhiệm vụ phụ thuộc vào những người thi hành và ủy thác tín nhiệm để giữ lại sách báo chính xác và bảo tồn chúng cho những người bị tước quyền truy tố. Nếu bạn hủy bỏ hoặc bị mất giấy tờ, thì một tòa án cho rằng sẽ bị mất bằng chứng bị cáo buộc về giáo lý của bạn.

Để tổng quát về thời gian lưu trữ đặc biệt của bang, hãy tham khảo ý kiến về nguồn lực của Hiệp hội luật sư Hoa Kỳ về việc phân bổ tài chính .

Sự xúi giục và nguyên nhân gây ra

Một tổ chức kiện tụng là chỉ thị đình chỉ việc tạm dừng việc phá hủy tài liệu vì việc kiện tụng được dự đoán hoặc chờ đợi. Trong các cuộc tranh chấp bất động sản, việc tạm giữ nên được tiến hành ngay khi có bất cứ điều gì sau:

  • Một cuộc thi di chúc chính thức được đệ trình hoặc đe dọa.
  • Một câu hỏi về sự hợp lệ của một tu chính án tín dụng.
  • Những lời cáo buộc về ảnh hưởng quá đáng, sự lừa đảo hoặc sự thiếu khả năng xuất hiện.
  • Một người sở hữu kỷ niệm nhận được một lá thư yêu cầu từ một người thừa kế hoặc chủ nợ.
  • Một bên quan tâm yêu cầu kế toán và người đại diện nghi ngờ một thách thức.

Một khi được khởi xướng, cần phải truyền đạt cho tất cả những người quản lý tài liệu có khả năng liên quan. Chỉ cần nói với một người là “giữ mọi thứ như là không đủ; một thông báo ghi rõ những loại hồ sơ (v.g., tài chính, hồ sơ y tế, thông tin liên lạc điện tử) là thiết yếu. Việc không thực hiện một cách đúng đắn có thể dẫn đến việc trừng phạt như tiền tệ, chỉ thị bồi thẩm đoàn, hoặc thậm chí không được phê duyệt.

Những loại tài liệu cần được bảo tồn

Không phải tất cả tài liệu đều có trọng lượng tương đương trong việc kiện tụng bất động sản, nhưng phạm vi bảo tồn nên rộng. các tòa án hiếm khi bị phạt quá mức; chưa được bảo vệ có thể gây tử vong. các loại sau đây là điển hình, và mỗi loại nên được xem xét trong kế hoạch bảo tồn của bạn.

Tài liệu phụ phần mềm

  • Di chúc (và tất cả các bản sao, kể cả bản thảo và bản dịch cũ).
  • Công ty và tu chính án.
  • Công cụ tin cậy và bất kỳ sửa đổi nào (các sửa đổi, sửa đổi, giải mã).
  • Quyền lực của luật sư và chỉ thị chăm sóc sức khỏe.
  • Tự chấp nhận bản khai và lời khai của nhân chứng.
  • Bất cứ tài liệu nào liên quan đến quá trình soạn thảo, bao gồm ghi chú luật sư và thư từ.

Tài chính và tài sản

  • Báo cáo ngân hàng, báo cáo đầu tư và hồ sơ môi giới về đời người bị suy giảm, đặc biệt là những năm trước khi chết.
  • Tài liệu bất động sản, báo cáo danh hiệu và giấy tờ đánh giá.
  • Cho vay, ghi chú và các dòng tín dụng.
  • Thuế thu nhập (thành viên và bang) ít nhất trong năm năm qua, mặc dù nhiều bác sĩ đề nghị giữ lại tất cả tiền thu nhập trong suốt thời gian người bị suy giảm.
  • Tiền thuế quà tặng và tài liệu về quà hàng năm bị loại.
  • Hồ sơ kinh doanh nếu người bị xử lý sở hữu một công ty được tổ chức chặt chẽ, trong vài phút, các thỏa thuận cổ đông, các thỏa thuận mua bán.

Liên lạc và ghi chép cá nhân

  • Thư điện tử thư từ giữa các cố vấn và bị bác bỏ (ttorney, kế toán, kế toán, kế hoạch tài chính).
  • Thư, bài, hoặc ghi chú từ người bị xử lý thảo luận về ý định hoạch định bất động sản.
  • Hồ sơ y tế và đánh giá khả năng tâm lý từ bác sĩ hoặc bác sĩ tâm thần.
  • Lịch trình, nhật ký hoặc nhật ký làm sáng tỏ mối quan hệ và tâm trí của người bị suy giảm.
  • Thông điệp văn bản và các cuộc đối thoại trên ứng dụng, ngày càng được công nhận thành bằng chứng.

Mục ghi thứ ba

Trong trường hợp có ảnh hưởng quá đáng, bằng chứng cho thấy người bị xử lý bị cô lập bị cô lập hoặc bị người chăm sóc kiểm soát giao tiếp, chẳng hạn như hồ sơ ghi lại sự thay đổi đột ngột trong cuộc gọi hoặc cuộc viếng thăm của người bị cắt ngang.

Đọc tài liệu về tình trạng tâm thần của người bị kết án

Sự kiện người bị xử tử có bằng chứng về tình trạng tâm thần của người bị xử tử vào lúc thi hành di chúc hoặc sự tin tưởng là quan trọng nhất, kể cả việc không những đánh giá về khả năng chính thức mà còn cho thấy sự sáng suốt hay bối rối hàng ngày.

Hồ sơ y khoa và tâm lý học

Hãy tìm những ghi chú về chứng bệnh mất trí, Alzheimer, trầm cảm hoặc những tác dụng phụ của thuốc, một ghi chú của một bác sĩ tâm thần chuyên khoa về bệnh lý “sự suy nhược về nhân tính, địa điểm và thời gian của bệnh viện, thời gian của di chúc có thể là bằng chứng mạnh mẽ của khả năng này.

Những lời khai và thẩm vấn

Việc thu thập lời khai của những người tương tác với sự bác bỏ vào thời điểm thi hành bản án, không chỉ những nhân chứng, hàng xóm, hàng giáo phẩm, thợ cắt tóc và những người khác.

Hậu quả của việc không giữ gìn tài liệu

Khi một bên phá hủy hoặc mất đi bằng chứng có liên quan, tòa án có rất nhiều quyết định để khắc phục thành kiến.

Sự chính trị bị bãi bỏ

Sự bắt bớ có thể bao gồm:

  • Ban giám khảo nói rằng họ có thể cho rằng bằng chứng bị thiếu sẽ làm tổn thương trường hợp của người điều tra.
  • Hình phạt phạt ): Chi phí kiện cáo về tội giam giữ, hoặc ngay cả phí của luật sư.
  • Trong những trường hợp đặc biệt, tòa án có thể ngăn cản người tố cáo bằng chứng về một số lời tuyên bố hoặc biện hộ, hoặc phán quyết chống lại chúng.

Một trường hợp mốc có liên quan đến một người thi hành án, người đã xé hồ sơ tài chính của người bị xử tử để giấu đi sự tự cho mình không đúng.

Mất đi tính tin cậy

Ngay cả khi không được thi hành, một bên không thể tạo ra những tài liệu quan trọng gây tổn hại uy tín của họ với tòa án. thẩm phán có thể xem việc ghi chép không đầy đủ như bằng chứng của một thiếu sót của một vị trí vị trí thấp hay đức tin xấu, có thể ảnh hưởng đến quyết định về việc gỡ bỏ hoặc trả phí. trong một trường hợp, một người ủy thác không giữ đủ hồ sơ được yêu cầu trả phí cho những người phụ kiện, mặc dù các nhà tài liệu không thể chứng minh được thiệt hại thực sự.

Những thực hành tốt nhất để bảo tồn tài liệu

Việc lập kế hoạch bảo tồn trước khi cuộc tranh chấp xảy ra dễ hơn là tranh chấp sau khi kiện cáo được đệ trình.

Tạo một bộ phát minh tài liệu trung tâm

Ngay khi bạn tham gia vào một bất động sản, hãy tạo một kho hàng chủ liệt kê mọi vị trí tài liệu - bản sao, tập tin số và hồ sơ được tổ chức bởi các bên thứ ba.

  • Kiểu tài liệu và ngày tháng.
  • Địa điểm (hộp tiền an toàn, tủ hồ sơ, văn phòng luật sư).
  • Định dạng ( giấy, PDF quét, email, tập tin điện tử bản xứ).
  • Custodian (người hay thể chế giữ bản gốc).
  • Ngày xem xét cuối cùng và liệu tài liệu có sẵn sàng truy cập không.

Thi hành một giao thức tổ chức thuyết phục

Làm việc với luật sư để soạn thảo một lá thư bảo tồn để xác định tất cả các loại bằng chứng và hướng dẫn mọi người bao gồm kế toán, cố vấn tài chính và thành viên gia đình để bảo tồn mọi thứ. Gửi thư qua email và thư được cấp chứng nhận. Tiếp tục với những lời nhắc nhở tuần hoàn, đặc biệt nếu người quản lý mới được phát hiện, thư cũng nên cấm cài đặt phần mềm xóa vĩnh viễn tập tin hoặc xóa ổ cứng.

Bảo mật các tài liệu gốc

Di chúc và quỹ tín thác gốc không bao giờ nên được cất giữ trong tủ an toàn hay ngăn kéo. Dùng két sắt chống cháy trong văn phòng chuyên nghiệp, hộp ký gửi ngân hàng (với các hướng dẫn truy cập với luật sư), hoặc kho tài liệu luật sư của bạn. Đối với các bản gốc số - như di chúc số được ký kết ở đâu cho phép - cho phép - cho phép chúng với kho lưu trữ thứ ba đủ điều kiện để cung cấp các dấu vết kiểm tra và bảo tồn siêu dữ liệu. Nhiều tòa án quận chấp nhận di chúc, có thể phục vụ như bản gốc của tòa án.

Name

Quét tất cả tài liệu giấy ở độ phân giải cao (300 dpi tối thiểu, màu). Lưu dạng PDF có khả năng tìm kiếm bằng Nhận dạng kí tự. Giữ ít nhất ba bản sao: một trên ổ được mã hóa cục bộ, một trên một dịch vụ đám mây với lịch sử phiên bản (v. d., Google Work, Google OneDrive), và một với luật sư của bạn. Hãy kiểm tra thường xuyên bản sao để đảm bảo khả năng đọc. Hãy xem một nền quản lý tài sản số mà có thể truy cập và thay đổi dấu vết.

Bảo tồn các đĩa siêu âm và điện tử

Tài liệu điện tử có ngày siêu dữ liệu (ngày tạo, tác giả, chỉnh sửa lịch sử) mà có thể là quan trọng để chứng minh tính xác thực hay dòng thời gian. Đừng chuyển đổi thư điện tử sang PDFs mà kẻ đầu dải; xuất khẩu sang định dạng PST/OST hoặc dùng nền tảng hỗ trợ việc lấy siêu dữ liệu. Bảo tồn tập tin bản địa khi có thể. Đối với tài khoản mạng xã hội, hãy sử dụng công cụ bảo tồn như lưu trữ các chức năng tải xuống hay dịch vụ phần ba có thể chụp ảnh bằng các nhãn thời gian.

Vai trò của công nghệ trong việc bảo tồn sự sống hiện đại

Kỹ thuật đã biến đổi việc bảo tồn tài liệu, nhưng cũng đưa đến những cạm bẫy mới, đó là xóa “tập tin trong hệ điều hành hiện đại thường để lại dấu vết, nhưng cố ý xóa hoặc làm mờ mây có thể gây ra mất đi không thể cứu vãn được.

Nguy cơ cho việc lưu trữ mây và đồng bộ hóa bộ

Nếu người quản lý dùng các công cụ đồng bộ mây như Dropbox hay Google Drive, thay đổi tự động được truyền bá, thì việc kích hoạt tài khoản hoặc xóa các tập tin từ một thiết bị có thể xóa ở khắp nơi. Bảo đảm rằng người quản lý không thay đổi thành thư mục có khả năng liên quan mà không có sự chấp thuận của luật sư. Hãy xem xét những tài khoản đông lạnh khi người bị xử lý qua đời cho đến khi kiểm kê được việc kiểm tra.

Tập luyện tốt nhất E-Dscoct

Trong các bất động sản lớn hay phức tạp, có thể cần thiết để giải mã các e-discy chính thức. Tham gia một nhà cung cấp e-discovery có thể ảnh cứng ổ cứng, bảo tồn tài khoản truyền thông xã hội, và thu thập email theo cách âm thanh hợp pháp. Chi phí thường được hợp lý khi hàng triệu tài sản đang bị đe dọa. Cẩn thận tính cân bằng - một bất động sản nhỏ có thể không đảm bảo một bộ sưu tập pháp y đầy đủ, nhưng một bộ sưu tập mục tiêu của người quản lý chìa khóa nên được thực hiện với tài liệu phân loại chính xác.

Name

Tài khoản mật mã, vật kỷ niệm kỹ thuật số và tài khoản trực tuyến đang ngày càng là một phần của bất động sản. Để bảo tồn bằng chứng này, phím tài liệu, địa chỉ ví và tài khoản trao đổi. Đừng di chuyển tiền trước khi tham khảo ý kiến với tư vấn tư vấn, vì điều này có thể phức tạp hóa việc theo dõi và tạo ra trách nhiệm. Bảo tồn lịch sử giao dịch bằng cách xuất chúng từ nhà khám phá hay cơ sở trao đổi khối. Một số công ty quản lý tài sản số cung cấp dịch vụ kế hoạch tính chất bao gồm việc bảo mật bảo tồn phím.

Tài liệu đáng được xem là tài liệu hữu ích hoặc thừa kế

Nếu bạn không phải là người thi hành sự kiện, nhưng là người thừa kế hay người thừa kế, bạn không phải là bất lực. Bạn có quyền yêu cầu bản sao của tài liệu và thông báo sự mong đợi của bạn là mọi tài liệu được lưu giữ. Nếu bạn nghi ngờ tài liệu đang bị phá hủy, bạn có thể tìm một lệnh khẩn cấp để bảo tồn. - thường được gọi là lệnh tạm thời cấm hoặc lệnh sơ bộ để ngăn chặn sự ô uế.

Tài liệu liên lạc của bạn: gửi email cho chính bạn, giữ bản sao của thư bạn nhận được và duy trì dòng thời gian của những sự kiện đáng ngờ.

Làm thế nào các luật sư có thể củng cố kế hoạch bảo tồn của bạn

Việc tuyển một luật sư có kinh nghiệm kiện tụng bất động sản sớm là chiến lược bảo tồn tốt nhất.

  • Phát hành các lá thư bảo tồn chính thức và các giữ kiện tụng.
  • Phối hợp với kế toán pháp y, người xem tài liệu, và các nhà cung cấp điện tử.
  • Hãy xem xét những rủi ro về chính trị và tránh những lỗi thông thường, chẳng hạn như cho phép khách hàng “làm sạch các tập tin của bộ phận lưu trữ sau khi người ta đã than phiền.
  • Lệnh của tòa án cho hồ sơ của bên thứ ba nếu như bộ phận này từ chối hợp tác.
  • Giúp đàm phán các hiệp định bảo tồn các đảng nhằm giảm chi phí kiện tụng.

Để chọn luật sư, hãy xác nhận kinh nghiệm trong phiên tòa tổ chức và quen thuộc với những tiêu chuẩn pháp lý cụ thể về việc bảo tồn tài liệu trong thẩm quyền của bạn. và luật sư nên biết rằng đặc quyền tồn tại một phần hay hoàn toàn.

Giải pháp quốc tế và Hàng loạt

Khi tài sản liên quan đến tài sản hoặc những người hưởng lợi tại nhiều nước, việc bảo tồn có thể trở nên phức tạp hơn. Các thẩm quyền khác nhau có những quy định khác nhau về việc giữ lại tài sản, sự riêng tư, và bảo vệ dữ liệu. Chẳng hạn, việc phân bổ dữ liệu bảo vệ dữ liệu của Liên bang châu Âu (GDPR) có thể hạn chế mức độ dữ liệu cá nhân có thể được giữ lâu, có thể trái ngược với nhiệm vụ bảo tồn tài sản của Hoa Kỳ.

Kết luận: Coi sự bảo tồn như là ưu tiên, chứ không phải suy nghĩ về sau

Sự khác biệt giữa một lời tuyên bố thành công hoặc một lời biện hộ thành công và một vụ bị tổn hại thường đi xuống những gì đã được giữ lại và những gì bị mất.

Không quan trọng bạn đang ở bên nào, hãy nhớ rằng tòa án có giá trị rõ ràng hơn tất cả. Tài liệu được bảo quản tạo sự rõ ràng đó; tài liệu còn thiếu tạo sự hỗn loạn. Hãy đầu tư thời gian và tài nguyên hiện thời để bảo tồn những vấn đề, và bạn sẽ cải thiện rất nhiều cơ hội của bạn về một giải pháp công bằng. Để đọc thêm về thời gian biểu và nhiệm vụ cố định, các [FLT: 0] hướng dẫn thu âm [FL: 1) [FL: 1) cung cấp một đường dẫn cơ sở dữ liệu có ích cho tài chính, trong khi các trang web của nhà nước thường xuất bản cho các công tố viên thường xuất bản yêu cầu chi tiết nhất định cho kế toán.